Yn yr adran hon...

Beth sy'n newdd?

RS6 - Cerrig Milltir: Rheoli digwyddiadau allweddol ym mywyd elusen

(Fersiwn Rhagfyr 2003)

Cynnwys Newydd a Diwygiedig

Mae’r cyhoeddiad hwn wrthi’n cael ei ddiweddaru a chaiff ei gyhoeddi ar wefan y Comisiwn Elusennau cyn bo hir. Yn y cyfamser, dylech ddarllen y fersiwn Saesneg am yr wybodaeth ddiweddaraf. Diolch yn fawr.

Cynnwys

Cyflwyniad

Mae mwy na 180,000 o elusennau cofrestredig yng Nghymru a Lloegr. Mae pob elusen yn wahanol ac amrywiaeth elusennau yw un o'r nodweddion sy'n diffinio cymdeithas sifil fywiog. Bydd elusennau'n rhannu sawl digwyddiad cyffredin neu garreg filltir wrth iddynt ddatblygu, tyfu a newid. Gall y gwersi y mae un elusen yn eu dysgu fod o fudd i elusennau eraill trwy eu helpu i osgoi'r problemau cyffredin a manteisio ar brofiad arfer dda.

Mae cymdeithas yn troi fwyfwy at elusennau i ddarparu a chyflwyno gwasanaethau ac amwynderau allweddol, a disgwylir y bydd y gwasanaethau hyn yn cael eu darparu mewn ffordd drefnus, effeithiol ac atebol. Mae'r adroddiad yn ceisio chwarae rhyw rhan wrth gefnogi elusennau newydd ac elusennau sy'n datblygu trwy ystyried, o bersbectif y rheolydd elusennau, rai o'r materion y gall elusennau ddisgwyl eu hwynebu. Mae'n ceisio lledaenu'r wybodaeth a gafwyd o brofiad elusennau o ddigwyddiadau carreg filltir a dangos rhai o'r ffyrdd arfer orau o baratoi ar gyfer y rhain a delio â nhw. I ategu ein profiad o waith achosion, mae'r adroddiad hefyd yn cyflwyno canfyddiadau o arolwg sy'n casglu, am y tro cyntaf erioed, adborth gan elusennau a gofrestrwyd yn ddiweddar (1).

Crynodeb gweithredol

Diffinnir 'carreg filltir' fel newid sylweddol sy'n effeithio ar sawl agwedd ar rôl a gweithgareddau elusen. Gall hyn greu goblygiadau ar gyfer trefniadau llywodraethu'r elusen, rôl unigolion, rhwymedigaethau posib ac ati. Nodwedd carreg filltir yw bod rhaid ystyried sawl newid ar yr un pryd ac mae'r hyn a ddisgwylir gan ymddiriedolwyr ac aelodau staff yn cynyddu'n fawr.

Mae'r prif adroddiad yn ymdrin â'r materion a chamau datblygu yn hytrach na'r garreg filltir ei hun oherwydd mae nifer o'r materion sy'n cael eu hystyried yn yr adroddiad yn berthnasol i fwy nag un garreg filltir. Disgrifir cerrig milltir cyffredin ym mywyd elusen isod, ac mae'r adran yn yr adroddiad sy'n delio â'r materion allweddol cysylltiedig wedi'i nodi mewn cromfachau.

Y cerrig milltir y bydd elusennau yn eu hwynebu fel arfer wrth iddynt ddatblygu yw:

  • sefydlu eu hunain fel endid cyfreithiol ffurfiol (Dechrau arni);
  • cyflogi staff am y tro cyntaf (Rheoli newid);
  • cynllunio gweithgareddau'r dyfodol (Cynllunio at y dyfodol);
  • wynebu newidiadau yn eu trefniadau cyllido, e.e. cael grant, llunio contract i gyflwyno gwasanaethau neu sefydlu is-gwmni masnachu (Cyllido);
  • gwneud newidiadau i'w strwythur trefniadaethol neu lywodraethol (Rheoli newid);
  • prynu, atgyweirio neu werthu eiddo (Rheoli newid); a
  • dirwyn i ben neu newid cyfeiriad (Rheoli newid).

Mae Atodiad A y prif adroddiad yn darparu rhestr o gwestiynau y gall fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr ofyn i'w hunain ar gamau amrywiol datblygiad eu helusen.

Mae sawl carreg filltir ym mywyd unrhyw elusen. Mae'r adroddiad yn canolbwyntio ar y rheiny lle mae profiad rheoleiddio'r Comisiwn Elusennau yn ychwanegu persbectif a gwerth arbennig. Nid llawlyfr mo'r adroddiad; nid yw'n rhoi cyfarwyddiadau manwl ar yr hyn i'w wneud pan fyddwch yn wynebu pob carreg filltir. Yn hytrach mae'n tynnu sylw at y prif faterion y mae'r Comisiwn Elusennau yn eu gweld ac y mae angen i ymddiriedolwyr elusennau fod yn ymwybodol ohonynt.

Gall pob carreg filltir fod yn sbardun os yw'n cael ei rheoli'n dda ond gall achosi problemau fel arall. Mewn rhai achosion, bydd y Comisiwn Elusennau yn cymryd rhan oherwydd bod angen ein hawdurdod neu gyngor neu oherwydd bod yr elusen yn peri achos o bryder a all arwain at ymchwiliad. Yn fwy cyffredinol, mae dyletswydd statudol gan y Comisiwn i "hybu'r defnydd effeithiol o adnoddau elusennol"(2). Yn ein profiad ni, mae adnoddau'n cael eu defnyddio yn fwyaf effeithiol mewn elusen sy'n rheoli ei chyfnodau pontio yn dda. Mae hyn yn fwy tebygol o ddigwydd mewn elusen sy'n mabwysiadu persbectif tymor hir, gwybodus.

Dengys ein gwaith achosion fod elusennau yn aml yn profi cerrig milltir neu ddigwyddiadau pontio fel argyfwng yn hytrach na chyfnodau a ragwelir mewn proses. Mae modd adnabod y cerrig milltir a restrir uchod oherwydd bod elusennau newydd ac elusennau sy'n datblygu yn aml yn wynebu'r un digwyddiadau â'r rheiny sydd wedi mynd o'u blaenau ond heb y fantais o ddysgu o brofiad pobl eraill. Mae profiad yn cael ei drosglwyddo trwy gyrff mantell ac ymgynghorol ond yn ôl y cyrff hyn bydd elusennau yn aml yn gwneud rhy ychydig, yn rhy hwyr. Yn rhy aml o lawer, bydd elusennau yn ceisio cymorth a chyngor pan fyddant yn wynebu cyfnod pontio yn hytrach na phan fyddant yn paratoi ar gyfer hyn. Mae'r dystiolaeth hefyd yn awgrymu mai ymateb cyffredin elusennau yw ceisio ateb tymor byr yn hytrach nag addasu ei strwythur trefniadaethol er mwyn sicrhau y gall yr elusen barhau i weithredu'n effeithlon ac effeithiol yn ei sefyllfa newydd.

Gellir esbonio hyn yn rhannol trwy ddiffyg cynllunio digonol. Dim ond 49% o'r elusennau yn yr arolwg sy'n cynhyrchu cynllun blynyddol neu dymor hwy. Gall elusennau ddelio â digwyddiadau cerrig milltir yn llwyddiannus dim ond yng nghyd-destun strategaeth rheoli risg briodol. Mae persbectif tymor hir ac ymwybyddiaeth o gyd-destun gwaith yr elusen yn hanfodol er mwyn asesu risg yn briodol. Er mwyn i ymddiriedolwyr allu rheoli elusennau'n effeithiol, rhaid iddynt gael cynllun gweithredol, sy'n addas i faint ac anghenion yr elusen, yn seiliedig ar ymwybyddiaeth o gyfeiriad tebygol datblygiad eu helusen, dealltwriaeth o'r ffactorau cymdeithasol ac economaidd sy'n debygol o gael effaith arnynt ac ymwybyddiaeth o anghenion esblygol eu buddiolwyr.

Mae profiad gwaith achosion y Comisiwn Elusennau yn awgrymu nad yw ymddiriedolwyr bob amser yn gywir yn yr hyn y maent yn ei ddisgwyl ar gyfer eu helusen. Mae hyn yn cael ei gadarnhau gan ein harolwg: roedd 21% o elusennau wedi tanamcangyfrif gwariant neu oramcangyfrif incwm yn eu blynyddoedd cynnar; roedd 39% heb sylweddoli yr amser yr oedd ei angen i redeg yr elusen; ac roedd 18% heb sylweddoli cymhlethdod y gwaith cadw cyfrifon.

Nid oes gan nifer fawr (59%) o elusennau sy'n cyflogi staff a/neu wirfoddolwyr gynllun tymor hir neu flynyddol sy'n sicrhau y gallant fodloni eu hymrwymiadau fel cyflogwyr. Dim ond 58% sy'n ffyddiog eu bod yn deall y ddeddfwriaeth gyflogaeth ddiweddaraf.

Gall amgylchiadau gwaith yr elusen effeithio ar eu gallu i gynllunio at y dyfodol. Cyllido tymor byr a chyllido cyfyngedig sy'n cael yr effaith fwyaf sylweddol yn y cyswllt hwn. Dywedodd 69% o elusennau a gyllidir gan grantiau bod dibynnu ar gyllid grant tymor byr wedi amharu ar eu gallu i gynllunio eu datblygiad.

Mae lle i ymddiriedolwyr fod yn fwy rhagweithiol wrth sicrhau bod gallu trefniadaethol eu helusen yn cadw i fyny â'i thwf. Dywedodd 69% o'r elusennau yn yr arolwg nad oedden nhw byth wedi newid eu strwythur rheoli neu lywodraethu.

Dengys tystiolaeth y Comisiwn Elusennau fod ymddiriedolwyr elusennau, yn naturiol efallai, yn tueddu i ganolbwyntio eu sylw a'u hadnoddau ar eu buddiolwyr yn hytrach na'u strwythur trefniadaethol. Dywedodd 22% o'r elusennau yn yr arolwg bod rhedeg yr elusen o ddydd i ddydd yn cymryd y rhan fwyaf o'u hadnoddau, ac nid yw hyn yn gadael llawer o gyfle i ddatblygu systemau a strwythurau mewnol. Fel a nodwyd gan y Gyfarwyddiaeth Cymunedau Byw, mae buddiannau tymor hir buddiolwyr yn cael eu gwasanaethu'n well gan sefydliadau cadarn sy'n gallu defnyddio cronfeydd yn effeithlon.

Ar y cyfan, nid yw elusennau yn cyfathrebu neu'n cydweithio â'i gilydd i raddau helaeth iawn(3). Fodd bynnag, mae'r dystiolaeth yn awgrymu bod elusennau llai yn fwy tebygol o godi eu llygaid o'u gwaith bob dydd a mabwysiadu persbectif mwy strategol pan fyddant wedi sicrhau cyllid. Mae tystiolaeth yn cefnogi canfyddiadau Adolygiad Trawsbynciol diweddar y Llywodraeth, Rôl y Sector Gwirfoddol wrth Gyflwyno Gwasanaeth Cyhoeddus.

Prif neges yr adroddiad yw dylai cynllunio fod yn ganolog i ddull llywodraethu'r elusen ac, er mwyn cynnig gwybodaeth ar gyfer y broses gynllunio, dylai ymddiriedolwyr ddefnyddio'r profiad a'r gwersi a ddysgwyd gan elusennau eraill. Bydd cynllunio cadarn ac asesiad priodol elusennau o risgiau eu dull llywodraethu, cyllid a gweithgareddau yn hybu effeithlonrwydd, cynaladwyedd a thwf yn y sector.

Mae profiad gwaith achosion y Comisiwn Elusennau ac ymgynghori o fewn y sector yn dangos bod elusennau llwyddiannus yn:

  • meddu ar ddogfen lywodraethol sy'n cyfateb â realiti'r hyn y dymunant ei wneud;
  • meddu ar drefniadau llywodraethu sy'n cadw i fyny â newid;
  • pwyso a mesur er mwyn sicrhau bod y sgiliau a'r profiad/gwybodaeth ganddynt ar gyfer natur eu gweithgareddau, yn enwedig pan fyddant yn delio â sefyllfaoedd cymhleth megis trafod contractau neu sefydlu is-gwmni masnachu;
  • wynebu materion anodd neu emosiynol megis dirwyn eu helusen i ben neu drosglwyddo gweithgareddau;
  • sefydlog yn ariannol ac wedi:
    • gwarantu incwm digonol, neu ddigon amrywiol;
    • prisio eu gweithgareddau yn briodol a chyfyngu ar eu gwariant;
    • rhoi sylw digonol i gynllunio ariannol.

Roedd gwaith ymchwil ar gyfer yr adroddiad yn cynnwys dadansoddiad manwl o'n stôr o waith achosion a data arall a ddelir o fewn y Comisiwn Elusennau, arolwg o bob elusen a gofrestrwyd yn 1995 (naill ai am y tro cyntaf neu wedi hynny fel cwmni elusennol) ac ymgynghori ag elusennau, cyrff mantell a chyrff ymgynghorol.

Argymhellion

Mae rhai argymhellion wedi'u nodi isod y teimlwn fydd yn helpu elusennau i ragweld a delio'n llwyddiannus â'r cerrig milltir yn eu datblygiad.

  • Fel mater o arfer dda, dylai ymddiriedolwyr:
    • datblygu cynllun busnes a strategaeth asesu risg, pa mor syml bynnag y bo, er mwyn sefydlu gweithgareddau'r dyfodol a sefyllfa ariannol a threfniadaethol yr elusen a phenderfynu sut y caiff y rhain eu rheoli.
    • Fel rhan o'r broses honno, dylai ymddiriedolwyr:
      • sicrhau eu bod yn deall eu dogfen lywodraethol yn llawn, yn cyfeirio ati yn rheolaidd ac yn gweithredu o fewn ei thelerau;
      • sicrhau bod y ddogfen lywodraethol y maen nhw'n ei mabwysiadu yn briodol, yn gynhwysfawr ac yn cynnwys darpariaeth ar gyfer newid i ateb anghenion esblygol eu helusen;
      • bod yn rhagweithiol wrth rannu profiad, defnyddio'r holl ffynonellau gwybodaeth sydd ar gael a rhwydweithio ag elusennau eraill i ddatblygu rhagamcanion incwm, gwariant ac ymroddiad amser realistig;
      • pwyso a mesur y buddiannau posib a chostau corffori wrth ystyried p'un ai i gofrestru fel cwmni elusennol;
      • parhau i gael dealltwriaeth realistig o hyd a lled eu hatebolrwydd am unrhyw golledion a ddaw i ran eu helusen;
      • archwilio'r amodau sy'n gysylltiedig â chyllid grant a chontractau er mwyn sicrhau nad yw annibyniaeth eu helusen yn cael ei thanseilio;
      • sicrhau bod telerau unrhyw gontract y byddant yn eu harwyddo yn gwarchod buddiannau eu helusen a'i defnyddwyr;
      • sicrhau bod codi arian yn cael ei reoli, hyd yn oed pan gaiff ei gontractio allan, a'i fod yn cydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol perthnasol;
      • sicrhau bod eu rôl eu hunain a rôl rheolwyr a gweithwyr yr elusen wedi'u diffinio'n glir fel bod pob parti yn deall hyd a lled eu cyfrifoldebau;
      • ceisio'r lefel briodol o gyngor cyfreithiol cyn arwyddo trafodiad eiddo;
      • ystyried yn rheolaidd a oes dyfodol dichonadwy gan eu helusen a rheswm da dros barhau.
    • Dylai rhoddwyr grantiau geisio sicrhau bod unrhyw ofynion gweinyddol a monitro sy'n gysylltiedig â chyllid yn gymesur â maint y grant.
    • Dylai cyff mantell a phroffesiynol:
      • annog elusennau i ddefnyddio dogfennau llywodraethol enghreifftiol a safonol sy'n cynnwys y darpariaethau y maent yn debygol o'u hangen;
      • darparu arweiniad ar atebolrwydd personol ymddiriedolwyr ac i ba raddau y gall corffori ddarparu rhywfaint o ddiogelwch yn erbyn yr atebolrwydd hwn.
    • Dylai'r Gyfarwyddiaeth Cymunedau Byw, fel rhan o'i strategaeth ar gyfer annog meithrin gallu, hybu elusennau i ddatblygu sgiliau cynllunio busnes a phroffwydo.

    Mae'r Comisiwn Elusennau yn cynhyrchu amrywiaeth eang o arweiniad sy'n nodi ein barn a'r prif bwyntiau y dylai elusennau eu hystyried mewn perthynas â phob pwnc. Os yw arweiniad o'r fath ar gael, cyfeirir ato yn yr adroddiad. Bydd y Comisiwn Elusennau yn corffori'r profiad a gafodd o'r gwaith ymchwil hwn yn ei hamrywiaeth ehangach o gyhoeddiadau.

    Dechrau arni

    Un o'r penderfyniadau cynnar i sefydliad sy'n bwriadu cofrestru fel elusen yw dewis ffurf gyfreithiol briodol a dogfen lywodraethol addas. Penderfyniad arall yw paratoi cynllun sy'n amlinellu gweithgareddau'r blynyddoedd cyntaf a'r incwm a'r gwariant a ddisgwylir. Mae profiad rheoleiddio'r Comisiwn Elusennau yn awgrymu bod elusennau sy'n cael pethau'n 'iawn' adeg cofrestru yn tueddu i wynebu llai o anawsterau wrth iddynt dyfu neu newid.

    Cofrestru fel elusen

    Mae cofrestru fel elusen yn ddigwyddiad allweddol i unrhyw sefydliad oherwydd y cyfleoedd y mae hyn yn eu cynnig. Ar hyn o bryd mae'n ofynnol i elusennau sydd ag incwm o fwy na £1,000 y flwyddyn gofrestru gyda'r Comisiwn Elusennau(4). Mae arolwg blaenorol a gynhaliwyd gan y Comisiwn Elusennau yn dangos mai'r prif resymau pam y mae elusennau yn cofrestru, heblaw y gofyniad cyfreithiol, yw sicrhau cyllid, cael rhyddhad treth a chael eu cydnabod yn fwy cyffredinol. Teimlir hefyd fod cofrestru yn rhoi ffydd i'r cyhoedd yn yr elusen, ei hymddiriedolwyr, ei staff a'i gwirfoddolwyr(5).

    "Cyn [cofrestru fel elusen], pan oedden ni'n mynd unrhyw le i gael arian, y peth cyntaf y bydden nhw'n gofyn oedd a oedden ni'n elusen. Pan oeddwn i'n dweud nad oedden ni'n elusen, yr ymateb oedd eu bod nhw'n flin ond doedd dim modd iddyn nhw helpu ni."
    Cynrychiolydd elusen

    Mae'r achos hwn yn dangos yr effaith gadarnhaol y gall cofrestru ei chael ar sefydliad.

    Roedd neuadd bentref yn gallu gwneud cais am gyllid grant ar ôl codi digon o arian i gael ei chofrestru fel elusen.

    Roedd statws elusennol yn cynnig modd i'r neuadd wneud cais am grant na fyddai modd iddynt ei gael fel arall. Rhoddwyd y grant, ac roedd y neuadd yn gallu moderneiddio ei chyfleusterau a chynyddu'r amrywiaeth o ddigwyddiadau y mae'n gallu eu cynnal.

    Cafodd statws elusennol newydd yr elusen sylw yn y wasg ac roedd hyn wedi codi proffil yr elusen a rhoi cyhoeddusrwydd i'w digwyddiadau a'i chyfleusterau.

    Rôl y ddogfen lywodraethol

    Mae cofrestru elusen dan ddogfen lywodraethol addas, gynhwysfawr yn helpu osgoi meini tramgwydd posib y gall elusennau eu hwynebu wrth iddynt ddatblygu.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan nad yw dogfen lywodraethol elusen yn darparu ar gyfer y camau y bydd rhaid iddi eu cymryd o bosib.

    Aeth elusen i drafferthion pan sylweddolodd nad oedd ei dogfen lywodraethol yn cynnwys modd iddi ddiswyddo ymddiriedolwyr oherwydd bod eu hymddygiad yn niweidiol i'r elusen.

    Cododd anghydfod rhwng rhai o'r ymddiriedolwyr a chorff rheoli'r elusen, ac yn ystod yr anghydfod roedd rhai o'r ymddiriedolwyr wedi atal y rheolwyr a'r prif weithredwr rhag cyflawni eu gwaith. Cysylltodd yr ymddiriedolwyr eraill â'r Comisiwn Elusennau i ofyn am gopi o ddogfen lywodraethol yr elusen er mwyn penderfynu pa gamau i'w cymryd. Nid oedd yn cynnwys cymal yn datgan dan pa amodau y gellid diswyddo ymddiriedolwr. Daeth y Comisiwn Elusennau yn rhan o'r achos pan wnaethpwyd honiadau o gamddefnyddio cronfeydd. Cynhaliodd y Comisiwn Elusennau sawl cyfarfod i sefydlu beth oedd wedi digwydd i'r arian dan sylw a cheisio cael y partïon i gytuno ar gyfaddawd.

    Yn y diwedd cynhaliwyd cyfarfod arbennig i ychwanegu'r cymal newydd at ddogfen lywodraethol yr elusen. Doedd hyn ddim yn broses hawdd oherwydd roedd rhaid i bob un o'r ymddiriedolwyr fod yn bresennol ond roeddent yn dadlau â'i gilydd. Cafodd yr anghydfod ei ddatrys trwy ddiswyddo'r ymddiriedolwyr hynny a fu'n achosi'r problemau ac roedd yr elusen yn gallu parhau â'i gwaith.

    Mae'n amlwg nad oedd yr ymddiriedolwyr a chorff rheoli'r elusen yn ymwybodol o fanylion llawn eu dogfen lywodraethol a, phan gafodd ei drafftio, nid oeddent wedi sicrhau ei bod yn cynnwys yr holl gymalau a allai fod yn angenrheidiol. Roedd yr anghydfod a'r trefniadau hir a oedd yn ofynnol er mwyn diswyddo'r ymddiriedolwyr trafferthus wedi cymryd amser ac adnoddau a ddylai fod wedi cael eu cyfeirio at ateb dibenion yr elusen.

    Mae'r ddogfen lywodraethol yn ddogfen gyfreithiol sy'n cynnwys amcanion yr elusen (yr hyn y sefydlwyd yr elusen i'w wneud) a'i phwerau (sut y bydd yn cyflawni'r amcanion hyn). Os yw elusen yn gweithredu y tu allan i faes ei hamcanion a'i phwerau, caiff hyn ei gyfrif fel tor-ymddiriedaeth a gallai gael canlyniadau difrifol i'r ymddiriedolwyr ac i'r elusen.

    Mae cydnabod pwysigrwydd y ddogfen lywodraethol ar y cychwyn yn sefydlu diwylliant o arfer orau o ran agwedd ymddiriedolwyr tuag ati; dylai'r ddogfen lywodraethol chwarae rhan ganolog yn yr holl benderfyniadau llywodraethu yn y dyfodol. Fodd bynnag, mae gwaith achosion y Comisiwn Elusennau a chanfyddiadau ein rhaglen ymweliadau adolygu yn awgrymu nad yw nifer fawr o ymddiriedolwyr yn cyfeirio at eu dogfen lywodraethol wrth benderfynu ar gyfeiriad eu helusen. O ganlyniad, bydd elusennau yn aml yn 'tyfu allan' o'u dogfen lywodraethol wrth iddynt ddatblygu.

    Yn ogystal, o'r elusennau a gymerodd ran yn yr arolwg ar gyfer adroddiad rheoleiddiol cynharach, Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) nid oedd rhyw 45% yn rhoi copi o ddogfen lywodraethol yr elusen i ymddiriedolwyr newydd. Mae ymddiriedolwyr sy'n methu â threfnu gweithgareddau eu helusen trwy gyfeirio at ei dogfen lywodraethol yn rhoi eu hunain a'u helusen mewn perygl.

    • Lle'n bosib, dylai cyff mantell annog elusennau i ddefnyddio dogfennau llywodraethol enghreifftiol a safonol sy'n cynnwys y darpariaethau y maent yn debygol o'u hangen.
    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn deall eu dogfen lywodraethol yn llawn, yn cyfeirio ati yn rheolaidd ac yn gweithredu o fewn ei thelerau.
    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod y ddogfen lywodraethol y maen nhw'n ei mabwysiadu yn briodol, yn gynhwysfawr ac yn cynnwys darpariaeth ddiwygio er mwyn ateb anghenion esblygol eu helusen.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Cofrestru fel Elusen (CC21) yn darparu gwybodaeth a chanllawiau y dylai ymddiriedolwyr sefydlol fod yn gyfarwydd â hwy cyn dechrau gwneud cais am statws elusennol.

    Mae Dewis a Pharatoi Dogfen Lywodraethol (CC22) yn rhoi manylion llawn am argymhellion y Comisiwn Elusennau ar yr hyn y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried mewn perthynas â'u dogfen lywodraethol, gan gynnwys rhestr wirio o ddarpariaethau safonol y byddem fel rheol yn disgwyl eu gweld ynddi. Mae hefyd yn cynnwys manylion am yr hyn y mae'n ei olygu i fod yn gwmni elusennol a'r amgylchiadau pan allai corffori fod yn briodol.

    Mae'r Comisiwn Elusennau yn darparu dogfennau llywodraethol enghreifftiol y gall y rhan fwyaf o elusennau eu haddasu. Mae rhestr o sefydliadau eraill y mae dogfen lywodraethol safonol wedi cael ei chytuno ar eu cyfer i'w gweld ar wefan y Comisiwn Elusennau.

    Corffori

    Corffori (h.y. sefydlu cwmni) yw un o'r ffurfiau cyfansoddiadol sydd ar gael i elusen. Roedd ein harolwg wedi cadarnhau tystiolaeth anecdotaidd sy'n awgrymu bod mwy o elusennau yn dewis corffori. Mae 14% o'r elusennau a arolygwyd ar gyfer yr adroddiad hwn wedi cofrestru fel cwmnïau elusennol, ond mae'r ffigur hwnnw yn codi i 27% ar gyfer elusennau yn yr arolwg a sefydlwyd ers 1995.

    Mae'n ymddangos bod y tuedd tuag at gorffori wedi'i seilio'n bennaf ar ofnau ynghylch atebolrwydd ymddiriedolwyr a'r risgiau sy'n gysylltiedig â ffynonellau incwm a gweithgareddau'r elusen. Roedd 60% o'r elusennau yn yr arolwg a oedd wedi corffori wedi gwneud hynny er mwyn gwarchod eu hymddiriedolwyr presennol ac roedd 22% wedi corffori er mwyn helpu recriwtio ymddiriedolwyr. Roedd 33% wedi corffori oherwydd eu bod yn cyflogi staff ac roedd 26% wedi corffori oherwydd eu bod yn gweithio gyda phobl sy'n agored i niwed. Roedd 59% o elusennau yn yr arolwg gyda phrif incwm yn deillio o gontractau, a 36% gyda phrif incwm yn deillio o is-gwmni masnachu, wedi cael eu corffori.

    Roedd gan 76% o gwmnïau elusennol yn yr arolwg gynllun blynyddol neu dymor hwy, o'u cymharu â 47% o elusennau anghorfforedig, sy'n awgrymu y gall corffori greu agwedd fwy proffesiynol. Roedd sawl elusen yn yr arolwg wedi nodi hyn fel rheswm dros gorffori.

    Roedd 49% o elusennau corfforedig wedi gwneud hynny ar ôl derbyn cyngor gan gyfreithiwr a 30% ar ôl derbyn cyngor gan gorff mantell neu ymgynghorol. Fodd bynnag, mae tystiolaeth sy'n awgrymu nad yw ymddiriedolwyr bob amser yn ffyddiog mai corffori yw'r dewis gorau i'w helusen nhw. Dim ond 34% o'r elusennau corfforedig yn yr arolwg oedd wedi asesu ai corffori oedd y ffurf gyfreithiol fwyaf priodol. Dywedodd 15% o elusennau yn yr arolwg a oedd wedi corffori nad oedden nhw'n gwybod ai dyma oedd y dewis gorau neu beidio. Nid oedd 19% o elusennau anghorfforedig yn gwybod a fyddai hyn yn addas iddyn nhw.

    Gall corffori wastraffu adnoddau os yw'n golygu bod elusennau yn gweithredu o fewn strwythur sy'n rhy gymhleth. Mae hefyd gyfle cost i'w ystyried oherwydd gall y broses gorffori amharu ar waith yr elusen. Ar y llaw arall, gall methu â chorffori pan fo'n briodol i wneud hynny fod yn niweidiol i elusen a golygu bod ei hymddiriedolwyr yn agored i risg diangen.

    Mae ein profiad a'n gwaith ymchwil yn dangos graddfa uchel o gamdybiaeth ymhlith ymddiriedolwyr ynghylch yr hyn a olygir wrth fod yn ymddiriedolwr, lefel y risg y mae ymddiriedolwyr yn ei hwynebu ac i ba raddau y bydd corffori yn lleihau'r risg hwnnw. Dywedodd rhai a ymatebodd i'r arolwg mai un digwyddiad arwyddocaol i'w helusen oedd colli ymddiriedolwyr a deimlai fod y cyfrifoldeb yn rhy fawr.

    "Cawsom [ni] wybod ein bod yn ymddiriedolwyr yr ysgol."
    Ymateb o'r arolwg i'r cwestiwn: "Rhowch fanylion am y sefyllfa [annisgwyl]."

    "Dw i ddim yn ymddiriedolwr, dw i ar y pwyllgor".
    Ymddiriedolwr elusen.

    Mae creu hunaniaeth gorfforedig yn rhoi rhywfaint o ddiogelwch i ymddiriedolwyr rhag atebolrwydd personol pan fydd eu helusen yn ymhel â gweithgareddau risg uchel fel llunio contractau, cyflogi staff neu weithio â phobl sy'n agored i niwed. Ond, os yw ymddiriedolwyr yn methu â gweithredu gyda'r diwydrwydd dyladwy, mae'n bosib na fydd hunaniaeth gorfforedig yr elusen yn eu gwarchod rhag atebolrwydd personol am y costau a ddaw i'w rhan. Mae gan gyfarwyddwyr cwmni elusennol rai dyletswyddau ariannol i'r cwmni a gallant fod yn atebol yn bersonol am weithredu'n groes i'r dyletswyddau hynny(6).

    Ni ddylai ymddiriedolwyr wneud camsyniad ynghylch hyd a lled lefel y risg y mae eu swydd yn ei chreu. I'r un graddau, ni ddylent fod yn ddi-hid pan fydd hunaniaeth gorfforedig wedi cael ei sefydlu. Mae nifer o'r cyrff ymgynghorol a chafodd eu hymgynghori ar gyfer yr adroddiad hwn wedi mynegi pryder bod elusennau yn gweld corffori yn rhywbeth sy'n cynnig mwy o ddiogelwch nag y mae mewn gwirionedd, a bod elusennau yn cael eu cymell i gorffori yn aml gan gorff cenedlaethol y maent yn aelod ohono neu'r angen i dawelu meddyliau ymddiriedolwyr presennol neu ddarpar ymddiriedolwyr.

    "Mae peidio â chorffori yn cadw ymddiriedolwyr ar flaenau eu traed."
    Prif weithredwr elusen anghorfforedig.

    Dylai ymddiriedolwyr ystyried yn ofalus manteision ac anfanteision corffori fel cwmni ac mae'n bosib y bydd angen iddynt geisio cyngor proffesiynol. Gall elusennau llai deimlo fod corffori yn garreg filltir mwy arwyddocaol nag y mae i elusennau mwy, sy'n ei chael hi'n haws i ddarparu ar gyfer y costau sy'n gysylltiedig â chofrestru deuol, gweinyddu ariannol, dirwyn i ben yr elusen anghorfforedig ac ati. Dylai'r gwaith a'r costau ychwanegol sy'n gysylltiedig â chorffori gael eu hystyried yng nghynlluniau elusennau.

    Mae Rhan VII Deddf Elusennau 1993 yn caniatáu ar gyfer corffori corff ymddiriedolwyr presennol. Gall y corff ymddiriedolwyr gael ei gorffori heb orfod mynd trwy'r broses o ddirwyn yr elusen i ben. Gall hyn fod yn fwy addas i rai elusennau a dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor ar hyn. Nid yw atebolrwydd ymddiriedolwyr unigol yn cael ei effeithio gan y math hwn o gorffori.

    • Dylai ymddiriedolwyr bwyso a mesur y buddiannau posib a chostau corffori wrth ystyried p'un ai i gofrestru fel cwmni elusennol.
    • Dylai ymddiriedolwyr barhau i gael dealltwriaeth realistig o hyd a lled eu hatebolrwydd am unrhyw golledion a ddaw i ran eu helusen.
    • Dylai cyff mantell a phroffesiynol, fel mater o arfer dda, ddarparu arweiniad ar atebolrwydd personol ymddiriedolwyr ac i ba raddau y gall corffori ddarparu rhywfaint o ddiogelwch yn erbyn yr atebolrwydd hwn.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Yr Ymddiriedolwr Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3) yn amlinellu rôl ymddiriedolwyr.

    Mae Recriwtio, Dewis a Sefydlu Ymddiriedolwyr (RS1) yn darparu gwybodaeth ar arfer orau wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd.

    Mae Corffori Ymddiriedolwyr Elusennau (CC43) yn darparu manylion ynghylch sut i gorffori'r corff ymddiriedolwyr. Gweler hefyd yr arweiniad Ymddiriedolwyr Corfforedig (OG38) sydd ar gael ar wefan y Comisiwn Elusennau.

    Mae Yswiriant Indemniad Ymddiriedolwyr (OG100) yn disgrifio ein polisi ar ymddiriedolwyr yn prynu yswiriant sy'n eu diogelu yn erbyn y risg o atebolrwydd personol sy'n codi o rai mathau o dor-ymddiriedaeth.

    Cynllunio at y dyfodol

    Hyd a lled cynllunio

    "Yn y dechrau doedd dim syniad pendant 'da fi o'r hyn yr oeddwn yn ei wneud."
    Sylfaenydd elusen.

    Mae ein profiad o waith achosion yn dangos bod elusennau sy'n cynllunio ar gyfer eu dyfodol yn fwy tebygol o ddefnyddio eu hadnoddau yn effeithiol na'r rheiny sy'n methu â gwneud hynny. Mae gan lai na hanner (49%) o elusennau yn yr arolwg gynllun tymor hir neu gynllun blynyddol sy'n cyfeirio eu gweithgareddau. Gall fod yn gwbl briodol i rai elusennau wneud ychydig o waith cynllunio yn unig ond nid oedd gan nifer o'r elusennau yn yr arolwg unrhyw gynllun tymor hir er gwaetha'r ffaith eu bod yn ymgymryd â gweithgareddau sy'n gofyn am bersbectif strategol.

    Mae rheoli risg yn elfen bwysig o gyfrifoldeb ymddiriedolwyr. Gall elusennau ddelio â digwyddiadau cerrig milltir yn llwyddiannus dim ond yng nghyd-destun strategaeth rheoli risg briodol. Mae persbectif tymor hir ac ymwybyddiaeth o'r cyd-destun y mae'r elusen yn gweithredu ynddo yn hanfodol i asesiad risg ymddiriedolwyr.

    Dangosodd yr arolwg fod elusennau sydd wedi paratoi cynllun blynyddol neu dymor hwy bob amser yn fwy tebygol o fod yn fanwl gywir yn eu disgwyliadau o ran incwm, gwariant, ymrwymiad amser a gofynion deddfwriaethol nag elusennau sydd heb gynllun o'r fath.

    Disgwyliadau cywir

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan fydd elusen yn cael ei sefydlu gyda disgwyliadau afrealistig.

    Roedd elusen a sefydlwyd gyda swm mawr o gyllid grant statudol i redeg atyniad cyhoeddus wedi mynd i drafferthion bron ar unwaith oherwydd bod nifer ymwelwyr disgwyliedig yr elusen wedi bod yn uchelgeisiol iawn. Cafodd yr elusen fwy o gyllid i ehangu ei gweithgareddau mewn ymgais i ddenu mwy o ddiddordeb o du'r cyhoedd ond roedd hyn yn aflwyddiannus. Roedd Ymweliad Adolygu i'r elusen wedi dangos bod yr elusen yn cael ei rhedeg yn dda. Roedd ei phroblemau i gyd yn deillio o'r ffaith bod yr elusen wedi cael ei sefydlu gan ddisgwyl y byddai'n cael llawer mwy o incwm nag yr oedd wedi derbyn. Roedd natur yr adeilad a lleoliad yr elusen yn golygu bod ymdrechion i newid ffawd yr elusen wedi methu hefyd ac roedd rhaid i'r elusen gau a gwerthu ei heiddo i dalu ei chredydwyr.

    Roedd y cyrff gwneud grantiau yn yr achos hwn yn hynod 'anymarferol', hyd yn oed pan gysylltodd ymddiriedolwyr yr elusen â nhw am gyngor. Cafodd arian ei wastraffu oherwydd nid oedd yr elusen a'r rheiny a oedd yn rhoi grantiau yn ddigon gofalus wrth sefydlu'r elusen a sicrhau bod eu cynlluniau yn realistig.

    Gall fod yn anodd i elusennau ragweld gweithgareddau a chyllid y dyfodol. Mae data o'r Arolwg a'r Comisiwn Elusennau yn dangos nad yw disgwyliadau elusennau bob amser yn gywir, yn enwedig disgwyliadau elusennau newydd. Roedd cyfran sylweddol o elusennau yn yr arolwg heb lawn sylweddoli:

    • yr amser y mae angen ei dreulio i redeg yr elusen (39%);
    • yr amser y mae angen i ymddiriedolwyr ei neilltuo (25%);
    • cymhlethdod y gwaith cadw cyfrifon sy'n ofynnol (18%).

    Roedd 21% o elusennau yn yr arolwg naill ai wedi tanamcangyfrif gwariant neu wedi goramcangyfrif incwm yn ystod eu blynyddoedd cynnar. Yn ogystal, o'r elusennau a oedd wedi cofrestru gyda'r Comisiwn Elusennau yn 2002 a oedd wedi nodi incwm blwyddyn gyntaf disgwyliedig ar eu ffurflen gais:

    • dim ond 1 ym mhob 4 oedd wedi cynhyrchu incwm diwedd blwyddyn gwirioneddol o fewn 20% o'u hamcangyfrif;
    • roedd gan 19% incwm diwedd blwyddyn gwirioneddol o lai na 80% o'u hamcangyfrif;
    • roedd gan 11% o elusennau incwm gwirioneddol sy'n 300-500% o'u hamcangyfrif(7).

    Wrth i incwm neu wariant gyrraedd trothwyon amrywiol, mae'n ofynnol i elusennau baratoi a chyflwyno cyfrifon ac adroddiadau sy'n fwyfwy manwl. Mae'r gofyniad i ddilysu cyfrifon yn annibynnol hefyd yn fwy cynhwysfawr wrth i elusennau gyrraedd trothwyon incwm/gwariant uwch. Yn aml, bydd elusennau sy'n cynllunio ar gyfer cynnydd sylweddol mewn incwm trwy, er enghraifft, cais grant heb ystyried yr adnoddau ychwanegol y bydd yn rhaid eu neilltuo o bosib i'w cyfrifon wrth iddynt groesi'r trothwyon hyn.

    Mae profiad o waith achosion yn dangos bod elusennau yn fwy tebygol o fod yn llwyddiannus os yw eu sylfaenwyr wedi ystyried eu holl ddisgwyliadau ac wedi gwneud peth gwaith ymchwil er mwyn sicrhau eu bod yn realistig.

    Gall rhwydweithio ag elusennau eraill a defnyddio cyrff proffesiynol ac ymgynghorol helpu ymddiriedolwyr i greu darlun realistig o sut y gall eu helusen ddisgwyl newid. Mae cyfrifon a dogfennau llywodraethol pob elusen ar gael o'r Comisiwn Elusennau. Gall edrych ar gyfrifon a dogfennau llywodraethol elusennau tebyg fod yn ddefnyddiol i sylfaenwyr sydd eisiau cael persbectif cywir a pharatoi dogfen lywodraethol sy'n addas i'w hanghenion.

    Bydd rhai o'r problemau y bydd elusennau yn eu profi y tu hwnt i'w rheolaeth ond mae modd osgoi eraill trwy gynllunio ychydig at y dyfodol. Roedd y rhan fwyaf o'r 'digwyddiadau o bwys' a ddisgrifiodd elusennau yn yr arolwg yn ymwneud â'r gwasanaethau yr oeddent wedi gallu darparu i'w buddiolwyr. Rhaid cydbwyso'r ffocws hwn ar allbwn, er y gellir ei ddeall, gan ffocws mewnol cyfatebol a phersbectif tymor hir os yw adnoddau am gael eu defnyddio i roi'r budd mwyaf i'r cyhoedd.

    • Dylai ymddiriedolwyr ddefnyddio'r holl ffynonellau gwybodaeth sydd ar gael a rhwydweithio ag elusennau eraill er mwyn datblygu rhagamcanion realistig o incwm, gwariant ac ymrwymiad amser.
    • Dylai ymddiriedolwyr pob elusen ddatblygu cynllun busnes, pa mor syml bynnag y bo, er mwyn sefydlu gweithgareddau'r dyfodol a sefyllfa ariannol a threfniadaethol yr elusen.
    • Dylai'r Gyfarwyddiaeth Cymunedau Byw, fel rhan o'i strategaeth ar gyfer annog meithrin gallu, hybu elusennau i ddatblygu sgiliau cynllunio busnes a phroffwydo.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Y Gofrestr Elusennau - Gwybodaeth a Gwasanaethau sydd ar gael (CC45) yn darparu manylion am y wybodaeth y gall y Comisiwn Elusennau ei rhoi i'r cyhoedd.

    Mae Elusennau a Rheoli Risg, sydd ar gael ar ein gwefan, yn darparu arweiniad sy'n ceisio helpu ymddiriedolwyr i baratoi fframwaith sy'n cynnig modd iddynt: adnabod y risgiau pennaf sy'n gymwys i'w helusen nhw; gwneud penderfyniadau ynghylch sut i ymateb i'r risgiau y maent yn eu hwynebu; a gwneud datganiad priodol ynghylch rheoli risg yn yr Adroddiad Blynyddol.

    Cyllido

    Mae ffynhonnell incwm elusen yn hanfodol i'r ffordd y mae'n gweithredu oherwydd mae'n pennu faint o amser ac adnoddau a fydd yn cael eu neilltuo i reoli llinynnau cyllido ac i ba raddau y gall elusen fod yn rhagweithiol wrth lywio cyfeiriad gweithgareddau'r elusen. Gall y telerau sy'n gysylltiedig â chyllid grant a chontract yn arbennig lywio elusen i gyfeiriad arbennig.

    Y ffynonellau incwm mwyaf cyffredin ymysg yr elusennau yn yr arolwg oedd:

    • rhoddwyr (56%);
    • aelodau (39%); a
    • grantiau (37%).

    Mae nifer o ddulliau eraill y gall elusennau eu defnyddio i gyllido eu gweithgareddau - trwy ffioedd, rhent, benthyca, nawdd, buddsoddiadau. Mae'r adroddiad hwn yn canolbwyntio'n bennaf ar grantiau, contractau, masnachu ac eiddo oherwydd dyma'r dulliau cyllido y mae'r Comisiwn Elusennau yn fwyaf tebygol o ymwneud â nhw fel corff rheoleiddio.

    Annibyniaeth

    "Mae'n rhaid i ni fod yn gamelion a newid ein lliwiau trwy'r amser i gael cyllid."
    Cynrychiolydd elusen.

    Mae llywodraethu annibynnol o'r pwys mwyaf i elusennau. Mae gorddibynnu ar gyllid grant neu gontract cyfyngedig yn gallu cyfyngu elusennau oherwydd, dan y gyfraith ymddiriedolaeth, mae dyletswydd ar elusennau i ddefnyddio cronfeydd cyfyngedig yn unol â'r rheswm y cawsant eu rhoi ar ei gyfer. Dywedodd 22% o'r elusennau a gyllidir gan grant yn yr arolwg ar gyfer yr adroddiad hwn eu bod nhw wedi llywio gweithgareddau eu helusen mewn ffordd arbennig er mwyn bod yn gymwys i gael cyllid a dywedodd 12% bod eu hannibyniaeth wedi cael ei pheryglu gan delerau'r grant.

    Awgrymodd 69% o elusennau yn yr arolwg a gyllidir gan grant bod dibynnu ar gyllid tymor byr wedi peryglu eu gallu i gynllunio mor drwyadl ag y byddent wedi dymuno gwneud. Dywedodd 15% eu bod nhw wedi ei chael hi'n anodd ymateb i newidiadau allanol mewn amgylchiadau oherwydd bod grantiau'n cael eu dyrannu'n dynn neu nid oeddent ar gael ar gyfer yr hyn yr oeddent am ei wneud. Dywedodd 12% o elusennau a arolygwyd bod ceisiadau grant wedi cael eu gwrthod oherwydd bod lefel eu cronfeydd wrth gefn yn 'rhy uchel'.

    Mae'n arfer dda i arallgyfeirio llinynnau incwm er mwyn cyfyngu'r risgiau sy'n cael eu creu gan un ffynhonnell yn dod i ben a hybu cynaladwyedd ac annibyniaeth. Dangosodd yr arolwg raddfa uchel o amrywiaeth yn y llinynnau incwm ar gyfer y rhan fwyaf o elusennau.

    Gall elusennau ganolbwyntio'n ormodol ar geisio cyllid grant a methu â sicrhau bod hyn yn cyd-fynd â'u hamcanion neu eu cynlluniau. Rhaid cael cydbwysedd. Mae gwireddu holl allu elusen i ddenu cyllid yn hanfodol ond mae'n rhaid i hyn gyd-fynd â chynlluniau cyffredinol yr elusen a chyfateb â thelerau dogfen lywodraethol yr elusen (gweler Rôl y ddogfen lywodraethol).

    "Mae ceisio bodloni gofynion pawb arall yn golygu ein bod ni'n symud i ffwrdd o'r hyn y cawsom ein sefydlu i'w wneud."
    Prif weithredwr elusen a gyllidir gan grantiau.

    Weithiau bydd rhoddwyr grantiau yn ceisio cymryd arwystl dros rai neu'r cyfan o asedau elusen yn gyfnewid am gyllid grant. Yn yr achosion hyn, mae'n rhaid i'r elusen gael awdurdod y Comisiwn Elusennau i lunio'r cytundeb(8). Dylai elusennau sicrhau bod hyd a lled yr arwystl a gytunwyd yn cyfateb i faint y grant ac nid yw telerau'r cytundeb yn peryglu'r elusen yn ormodol.

    • Dylai ymddiriedolwyr archwilio'r amodau sy'n gysylltiedig â chyllid grant a chontractau er mwyn sicrhau nad yw annibyniaeth eu helusen yn cael ei thanseilio.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Annibyniaeth Elusennau o'r Wladwriaeth (RR7) ac Awdurdodau Lleol ac Ymddiriedolwyr (OG56) yn ystyried annibyniaeth yn fwy manwl.

    Mae Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (RS3) yn edrych yn fwy manwl ar y materion sy'n ymwneud â chronfeydd wrth gefn a chyllid cyfyngedig.

    Cynaladwyedd

    Mae lefel ddigonol o gynllunio yn bwysig er mwyn sicrhau nad yw adnoddau elusennol yn cael eu gwastraffu yn rhedeg elusen sydd heb ddyfodol dichonadwy.

    Gall ymgynghorwyr ac astudiaethau dichonoldeb helpu elusen archwilio ffyrdd newydd o gyllido eu helusen a hefyd eu helpu i ddatblygu eu strategaeth busnes a'u systemau mewnol, strwythurau a sylfaen sgiliau. Fodd bynnag, dim ond 8% o elusennau a arolygwyd oedd wedi ceisio cyllid ar gyfer naill ai ffioedd ymgynghori neu astudiaethau dichonoldeb.

    Mae'r achos hwn yn dangos sut yr oedd elusen wedi datrys problemau cychwynnol a oedd yn deillio o ddibynnu ar grantiau.

    Roedd elusen a gafodd ei sefydlu a'i chynnal trwy gyllid grant wedi bod yn ehangu'n araf ac yn gwella ei gwasanaethau mewn ymateb i fwy o alw. Cafodd yr adeilad yr oedd yr elusen yn ei brydlesu ei roi ar y farchnad i'w werthu a theimlai'r ymddiriedolwyr y byddai fod yn berchen ar yr eiddo yn hybu ei hannibyniaeth. Fodd bynnag, doedd y banc ddim yn fodlon benthyg yr arian iddynt oherwydd natur tymor byr eu cyllid a’u hanallu cysylltiedig i ddarparu cynllun busnes tymor hir.

    Cafodd yr elusen rodd o gyngor ymgynghorol a'u cynorthwyodd i gymryd golwg strategol a datblygu dulliau cyllido eraill megis codi ffioedd ar gyfer rhai o'u gwasanaethau. Ar sail y cynllun strategol newydd, roedd yr elusen yn gallu codi arian cyfatebol i gael grant i brynu'r adeilad. Mae bod yn berchen ar yr eiddo yn golygu'r y gall yr elusen ddatblygu ei gwasanaethau gyda mwy o annibyniaeth. Mae'r elusen yn parhau i ddibynnu ar gyllid grant ar gyfer nifer o'i phrosiectau ond mae wedi arallgyfeirio ei hincwm yn ddigonol er mwyn cynnig modd i'r ymddiriedolwyr a'r prif weithredwr ddewis pa gyllid i'w dderbyn a chynllunio a rheoli'r ffordd y mae'r elusen yn datblygu yn y dyfodol.

    Cyllid contractau

    Mae mwy o elusennau yn llunio contractau â chyrff cyhoeddus i ddarparu gwasanaethau ar eu rhan ac mae'n edrych fel petai'r tuedd hwn yn debygol o barhau. Dywedodd 10% o elusennau yn yr arolwg eu bod yn cael eu cyllido gan gontract ar hyn o bryd(9).

    Er bod newid ar y gweill yn dilyn canlyniad Adolygiad Trawsbynciol y Trysorlys, mae contractau tymor byr a chyllido diffyg yn parhau i fod yr hyn y gall elusennau a gyllidir gan gontract ei ddisgwyl(10). Mae cyllid diffyg yn cael ei roi yn amodol ar allu'r elusen i ddangos ei bod wedi cael rhai canlyniadau y cytunwyd arnynt ymlaen llaw. Mae'r cydbwysedd risg wedi'i bwyso'n drwm tuag at yr elusen oherwydd mae'n rhaid iddi wario ar brosiect cyn derbyn y cyllid amdano. Dim ond nifer fach o elusennau a arolygwyd oedd heb dderbyn cyllid diffyg oherwydd eu bod nhw wedi methu â chael y canlyniadau. Er hynny, mae'n broblem bosib y dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol ohoni.

    Mae elusennau llai yn cael eu heffeithio yn fwy andwyol gan gyllid sy'n seiliedig ar ganlyniadau. Nid oes yr adnoddau ganddynt i gynnal dadansoddiad soffistigedig o effaith eu gwaith. Hefyd mae llai o allu ganddynt i gymryd y gorbenion ychwanegol y mae grantiau yn eu creu ond heb ddarparu ar eu cyfer.

    Dywedodd 10% o'r elusennau yn yr arolwg a gyllidir gan grantiau neu gontractau eu bod nhw wedi cael problemau wrth dalu am gostau cyflwyno prosiectau cyllid diffyg. Mae rhai elusennau yn defnyddio incwm grant a dderbyniwyd ar gyfer prosiectau eraill i ddarparu llif arian ar gyfer prosiectau a gyllidir trwy ddiffyg. Dylai ymddiriedolwyr fod yn ofalus ynghylch defnyddio cyllid cyfyngedig yn y ffordd hon rhag ofn nad yw'r cyfrifon yn mantoli, er enghraifft pan nad yw canlyniadau yn cael eu cyflawni ac mae cyllid yn cael ei wrthod. Yn yr achos hwnnw gallent fod yn euog o dor-ymddiriedaeth.

    Dylai ymddiriedolwyr asesu'r risgiau sy'n codi wrth dderbyn cytundeb cyllid diffyg a sicrhau bod telerau'r contract yn glir ynghylch ffactorau megis ar ba amodau y caiff cyllid eu rhoi a sut y caiff cyflawni canlyniadau ei bennu. Dylent hefyd sicrhau eu bod yn gallu mesur eu canlyniadau. Os nad yw ymddiriedolwyr yn fodlon â thelerau unrhyw gontract dylent geisio ail-drafod ac, os nad yw'r sefyllfa yn gwella, gwrthod y cyllid pan fydd hynny'n bosib.

    Mae achosion y Comisiwn Elusennau yn cynnwys sefyllfaoedd lle mae elusennau wedi mynd i drafferthion oherwydd nad oedd contract ffurfiol ganddynt neu nid oedd eu contract yn cwmpasu pob digwyddiad posib.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan na fydd ymddiriedolwyr yn sicrhau bod telerau contract yn eu cynnwys yn ddigonol.

    Daeth nifer o elusennau at sylw'r Comisiwn Elusennau oherwydd eu bod nhw wedi mynd i drafferthion pan benderfynodd eu hawdurdod lleol derfynu eu cyllid yn sydyn. Roedd rhai o'r elusennau yn cyflogi staff ac roedd rhaid iddynt dalu tâl diswyddo. Nid oedd unrhyw gytundeb yng nghontractau'r elusennau â'r awdurdod lleol i ddarparu ar gyfer costau o'r fath ac nid oedd gan nifer o'r elusennau unrhyw arian wrth gefn oherwydd natur gyfyngedig eu cyllid hyd yr adeg honno. Cafodd yr elusennau hyn eu gorfodi i ddirwyn i ben eu gweithgareddau o ganlyniad.

    Roedd ymddiriedolwyr yr elusennau hyn wedi peryglu cronfeydd elusennol trwy lunio contractau oedd heb warchod eu buddiannau tymor hir.

    Gall awdurdod llywodraeth leol benderfynu beidio ag adnewyddu contract ac yn aml mae elusennau yn cael eu heffeithio gan flaenoriaethau eu hawdurdod lleol. Mae'r Comisiwn Elusennau wedi gweld sawl achos lle mae elusennau wedi mynd i drafferthion neu wedi cael eu gorfodi i ddirwyn i ben oherwydd bod cyllid yn dod i ben ar fyr rybudd.

    Mae oedi wrth ryddhau cyllid yn broblem bosib arall a wynebir gan elusennau sydd dan gontract i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. Dywedodd nifer o'r elusennau yr ymgynghorwyd â hwy yn ystod ein gwaith ymchwil bod oedi wrth dderbyn cyllid wedi achosi problemau llif arian iddynt. Mae'r Comisiwn Elusennau yn ymwybodol o achosion pan fydd arian yn cael ei dalu mor hwyr fel ei fod wedi cyrraedd yn agos i'r terfyn amser ar gyfer ei ddefnyddio. Yna mae ymddiriedolwyr yn cael eu gorfodi i ruthro eu penderfyniadau gwario neu wynebu colli'r arian. Nid yw hyn yn cynrychioli llywodraethu annibynnol digonol.

    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod telerau unrhyw gontract y byddant yn ei arwyddo yn gwarchod buddiannau eu helusen a'i defnyddwyr.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Elusennau a Chontractau (CC37) yn rhoi cyngor ac arweiniad i ymddiriedolwyr a staff elusennau sy'n ystyried llunio contractau â chyrff cyhoeddus i ddarparu gwasanaethau yn gyfnewid am dâl.

    Cyllid grant

    Mae nifer sylweddol o elusennau yn dibynnu ar gyllid grant ar gyfer peth o'u hincwm neu eu hincwm cyfan. Roedd 41% o elusennau yn yr arolwg wedi derbyn cyllid grant ac roedd 25% yn derbyn cyllid grant adeg yr arolwg. Ar gyfer 15% o'r rheiny a ymatebodd, cyllid grant oedd eu prif ffynhonnell incwm.

    Mae elusennau a gyllidir gan grantiau yn wynebu materion tebyg i elusennau a gyllidir gan gontractau. Gall derbyn grant fod yn garreg filltir gadarnhaol arwyddocaol i elusen. Fodd bynnag, gall natur gyfyngedig y rhan fwyaf o gyllid grant beryglu annibyniaeth llywodraethu ymddiriedolwyr a chyfyngu ar eu gallu i ddatblygu fel y dymunant.

    Dangosodd yr arolwg fod y problemau y mae elusennau wedi eu profi mewn perthynas â grantiau wedi cynnwys anhawster i sicrhau costau craidd (34%), gofynion elusennau heb gael eu hadlewyrchu ym mlaenoriaethau cyllidwyr (15%) a chyllidwyr yn rhoi baich gweinyddol gormodol ar elusennau (40%).

    "Yn ystod y blynyddoedd cyntaf, roeddwn yn treulio tua un rhan o dair o'm hamser yn rheoli ein grantiau."
    Prif weithredwr elusen sy'n tyfu'n gyflym.

    Er bod elusennau yn bodoli mewn amgylchedd cyllido heriol, ni ddylent geisio cael grantiau sy'n gyfarwyddol iawn o ran sut y dylid defnyddio incwm, yn enwedig os na allant droi at ffynonellau incwm eraill. Mae'r Comisiwn Elusennau yn gweld achosion lle mae elusennau yn cael anawsterau oherwydd nid oes modd i'w cyllid gael ei gyfeirio i feysydd cysylltiedig sydd heb eu pennu yn eu ceisiadau grant. Er enghraifft, bydd rhai rhoddwyr grantiau yn rhoi cyllid ar gyfer cyflog tra bydd eraill yn cyllido swydd. Yn y sefyllfa olaf gellir defnyddio'r arian i gyllido costau ail-recriwtio os yw'r aelod staff gwreiddiol yn gadael, ond nid oes modd gwneud hyn os yw'r rhoddwr grant yn pennu bod y cyllid ar gyfer costau cyflog yn unig.

    Mae profiad gwaith achosion y Comisiwn Elusennau yn dangos bod elusennau sy'n paratoi ceisiadau grant gwybodus mewn sefyllfa well i reoli'r cyllid a dderbyniant. Mae'r achosion lle mae elusennau wedi mynd i drafferthion yn aml yn cynnwys cyllid ar gyfer prosiectau sy'n rhy gymhleth i'r elusen eu gweithredu yn hawdd. Unwaith eto, mae modd priodoli nifer o'r problemau hyn sy'n gysylltiedig â grantiau i gynllunio annigonol sy'n methu ag ystyried pethau fel yr adnoddau sy'n ofynnol i gyflawni'r prosiect a hefyd ei weinyddu.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan fydd elusen yn cyflwyno cais am grant sydd heb gael ei baratoi'n ddigonol.

    Daeth anghydfod rhwng ymddiriedolwyr neuadd bentref at sylw'r Comisiwn Elusennau pan gyflwynodd un grŵp gŵyn am y llall. Roedd yr anghydfod yn canolbwyntio ar gais am gyllid grant i adeiladu neuadd newydd nad oedd un grŵp yn awyddus i'w chael. Ffactor a oedd yn cymhlethu'r anghydfod oedd amwysedd yn y ddogfen lywodraethol a oedd yn aneglur ynghylch materion amrywiol gan gynnwys pwy oedd yr ymddiriedolwyr.

    Cynhaliodd staff y Comisiwn Elusennau gyfarfodydd â'r grwpiau a oedd yn dadlau ac roeddent yn gallu dod i gyfaddawd a rhwystro'r mater rhag mynd i'r llys. Cynhyrchwyd Cynllun y Comisiynwyr a oedd yn rheoleiddio’r mater o bwy oedd yn ymddiriedolwyr a meysydd dryslyd eraill.

    Nid oedd yr ymddiriedolwyr a oedd wedi paratoi'r cais am grant wedi cael cytundeb y gymuned gyfan ac nid oedd ganddynt ddealltwriaeth glir o sail gyfreithiol eu helusen a'u rôl o fewn yr elusen. Roedd bron yn anochel y byddai hyn yn arwain at anghydfod nad oedd modd ei ddatrys trwy gyfeirio at eu dogfen lywodraethol.

    Elusennau sy'n rhoi grantiau

    Mae elusennau sy'n rhoi grantiau yn gweithredu yn unol â'r un cyfyngiadau â phob elusen ac mae'n rhaid iddynt sicrhau bod eu polisi rhoi grant iau yn bodloni eu hamcanion. Dylai elusen sy'n rhoi grantiau sicrhau, hyd orau ei gallu, bod ei chronfeydd yn cael eu defnyddio yn y ffordd fwyaf effeithiol yn unol â thelerau ei dogfen lywodraethol. Fel rhan o’r dyletswydd honno, dylai gweinyddiad y rhoddwr grant a'r elusennau a gyllidir, gyfateb i faint y grant. Yn yr un modd, ni ddylai mympwyon personol yr ymddiriedolwyr bennu i bwy y dylid rhoi grantiau.

    Mae'r achos hwn yn dangos bod angen i ymddiriedolwyr elusennau sy'n gwneud grantiau ddefnyddio eu cronfeydd yn unol â'u dogfen lywodraethol ac nid eu mympwyon personol.

    Roedd gan elusen sy'n rhoi grantiau lefel o gronfeydd wrth gefn a oedd wedi ysgogi system fonitro'r Comisiwn Elusennau. Dywedodd ymddiriedolwyr yr elusen nad oedden nhw'n gallu cael hyd i unrhyw le arall i wario'r arian. Wrth archwilio dogfen lywodraethol yr elusen gwelwyd bod amcanion yr elusen yn cyfeirio at ardal ddaearyddol llawer mwy na'r hyn y bu'r ymddiriedolwyr yn ei hystyried. Eu dymuniad personol nhw oedd i gyfyngu'r ardal o fudd oedd yn golygu bod yr arian yn cael ei grynhoi. Mynnodd y Comisiwn Elusennau fod yr elusen yn gwario ei harian yn unol â'r ardal o fudd a bennwyd yn ei dogfen lywodraethol. Mae gwaith monitro yn dangos bod yr elusen wedi gwario ei hincwm yn briodol erbyn hyn.

    Rheoli codi arian

    Gall codi arian fod yn gymhleth yn gyfreithiol a chymryd cryn amser. Mae'n gofyn am reolaeth weithredol a dylai ffurfio rhan annatod o gynllun strategol elusen.

    Fel arfer bydd y Comisiwn Elusennau yn cymryd rhan weithredol mewn arferion codi arian elusennau dim ond pan fydd achos dros gredu bod cronfeydd yn cael eu colli neu eu gwastraffu oherwydd rheolaeth wael neu weithgaredd anonest. Mae gan y Comisiwn Elusennau rôl i'w chwarae hefyd wrth hybu'r defnydd effeithiol o adnoddau elusennol, gan gynnwys codi arian(11).

    Codi arian yw un o'r gweithgareddau uchaf eu proffil cyhoeddus y mae elusen yn ymgymryd ag ef. Os yw'n cael ei reoli'n dda, gall fod yn brif ffynhonnell incwm. Os yw'n cael ei reoli'n wael, gall tanseilio ffydd y cyhoedd mewn gonestrwydd elusennau. Mae codi arian yn cael llawer o sylw mewn ymchwiliadau a gwerthusiadau'r Comisiwn Elusennau (15%)(12). Mae'r rhain yn canolbwyntio'n aml ar bedair elfen sylfaenol codi arian - cyfreithlondeb, tryloywder, atebolrwydd a rheolaethau ariannol.

    Bydd y Comisiwn Elusennau yn ymyrryd os oes rheswm gennym dros gredu bod arferion codi arian elusen yn niweidiol i'w buddiolwyr, eu budd-ddeiliaid neu onestrwydd ehangach elusennau, neu os yw'r ymddiriedolwyr yn torri deddfwriaeth.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd os nad yw codi arian yn cael ei reoli'n briodol

    Cychwynnodd elusen apêl i gyllido sefydlu clinig mewn ysbyty lleol. Yn ystod archwiliad arferol o gyfrifon yr elusen, dechreuodd y Comisiwn Elusennau bryderu am gostau codi arian a oedd yn ymddangos yn arbennig o uchel. Agorwyd ymchwiliad ffurfiol.

    I gychwyn roedd yr apêl wedi derbyn cyllid corfforedig ac incwm sylweddol o ddigwyddiadau codi arian a drefnwyd. Fodd bynnag, roedd amgylchiadau'n golygu bod cymorth corfforedig wedi dod i ben a dechreuodd digwyddiadau codi arian a drefnwyd fod yn llafurus iawn, gan gynhyrchu incwm uchel ond elw isel.

    Aeth yr apêl yn ei blaen er gwaethaf pryderon ynghylch ei dyfodol yn y tymor hir a heb gynllun busnes ffurfiol. Cafodd Cyfarwyddwr Apeliadau newydd ei recriwtio ar adeg pan oedd nifer o ymddiriedolwyr yn dod i ddiwedd eu 3 blynedd yn y swydd. O ganlyniad, ni chafodd y Cyfarwyddwr Apeliadau ei fonitro'n agos am ei fisoedd cyntaf yn y swydd.

    Dechreuodd yr amcanion codi arian fod yn aneglur ac roedd angen gwella arferion gwaith. Penderfynodd yr ymddiriedolwyr newydd beidio â pharhau â gwasanaethau'r Cyfarwyddwr Apeliadau.

    Mae'r clinig wedi cael ei adeiladu a'i drosglwyddo i'r Ymddiriedolaeth GIG leol, ac mae'r apêl wedi cael ei chau. Mae'r corff ymddiriedolwyr presennol wedi mabwysiadu agwedd mwy ymarferol at redeg yr elusen o ddydd i ddydd.

    Dylai ymddiriedolwyr fod yn gyfarwydd â'r gofynion cyfreithiol penodol sy'n berthnasol i'r math o godi arian y maent yn bwriadu ymhel ag ef a sicrhau eu bod yn cydymffurfio'n llawn â'r gofynion hynny. Mae'r Sefydliad Codi Arian yn darparu cyngor cynhwysfawr ar y gofynion cyfreithiol a'r ystyriaethau arfer orau sy'n ymwneud â mathau gwahanol o fentrau codi arian.

    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod codi arian yn cael ei reoli, hyd yn oed pan gaiff ei gontractio allan, a'i fod yn cydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol perthnasol.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Elusennau a Chodi Arian (CC20) yn nodi nifer o ffactorau y dylid eu hystyried yn y broses gynllunio ar gyfer codi arian.

    Mae Elusennau a Phartneriaid Masnachol (RS2) yn archwilio yn fanwl y materion sy'n ymwneud â chontractio gwaith i ffynonellau allanol.

    Codi arian trwy apeliadau

    Mae'r rhan fwyaf o apeliadau sydd â tharged penodol yn codi naill ai fwy neu lai na'r hyn a ddisgwylir, ac mae rhagweld yr arian a ddisgwylir yn anodd. Fodd bynnag, mae hyn yn peri problem dim ond os nad yw'r ymddiriedolwyr wedi gwneud darpariaeth ar gyfer yr hyn y dylent ei wneud yn yr achos hwn ac nid ydynt wedi cynnwys manylion yn llenyddiaeth yr apêl.

    Os yw arian yn cael ei godi trwy apêl gyhoeddus, rhaid i ymddiriedolwyr elusennau sy'n rhagori ar y targed penodedig neu sy'n methu cyrraedd y targed hwnnw naill ai geisio dychwelyd yr arian neu geisio caniatâd i'w ddefnyddio 'cy-près', hynny yw, at ddibenion sydd mor agos â phosib i'r dibenion gwreiddiol, oni bai fod yr apêl yn nodi'r hyn a fyddai'n digwydd i unrhyw arian sydd heb gael ei ddefnyddio.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan fydd apêl elusen yn cael ei sefydlu heb ddarparu ar gyfer sut i ddefnyddio cronfeydd dros ben.

    Sefydlwyd elusen i helpu teuluoedd mewn angen ar ôl trychineb mawr ond doedd yr elusen ddim yn gallu dosbarthu'r holl arian a godwyd. Nid oes modd defnyddio arian elusennol i roi buddiannau i unigolion sy'n fwy na'u hanghenion. Roedd yr ymateb i'r apêl yn fwy na'r disgwyl a derbyniwyd llawer mwy o roddion na'r arian a oedd ei angen i ateb anghenion y buddiolwyr penodedig. Nid oedd yr elusen wedi darparu ar gyfer yr hyn y byddai'n ei wneud gyda'r arian dros ben. Roedd hyn wedi achosi drwgdeimlad ymysg budd-ddeiliaid ac nid oedd ymddiriedolwyr yn gallu defnyddio'r arian fel yr oeddent wedi bwriadu ei wneud.

    Pe byddai mwy o ofal wedi cael ei gymryd ynghylch telerau sefydlu'r apêl yn wreiddiol, byddai'r elusen wedi defnyddio'r arian dros ben at ddibenion ehangach o fewn y gymuned a byddai hyn wedi arbed llawer iawn o ofid i'r teuluoedd.

    Sefydlir elusennau gyda tharged penodol mewn golwg yn aml - adeiladu canolfan gymunedol, er enghraifft - ac mae cyrraedd y targed hwnnw yn garreg filltir bendant. Bydd cynlluniau clir gan elusen a weinyddir yn dda i bennu'r hyn y bydd yr elusen yn ei wneud ar ôl cyrraedd ei tharged a bydd yn sicrhau bod dogfen lywodraethol yr elusen yn darparu ar gyfer y gweithgareddau wedi'u cynllunio hyn.

    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod telerau apêl yn cynnwys manylion ynghylch sut y defnyddir incwm os yw'n fwy neu'n llai na'r targed.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Apeliadau adeg Trychineb: Canllawiau'r Twrnai Gwladol (CC40) yn rhoi canllawiau i helpu pobl sy'n sefydlu apêl osgoi'r problemau sy'n gysylltiedig ag apeliadau yn aml.

    Codi arian trwy fasnachu

    Mae sefydlu is-gwmni masnachu yn ddigwyddiad allweddol i nifer o elusennau oherwydd mae'n cynrychioli ffynhonnell incwm newydd ac mae'n cynnwys newidiadau strwythurol arwyddocaol o fewn y sefydliad.

    Mae dwy enghraifft o waith achosion yn dilyn sy'n dangos y materion cyffredin sy'n gysylltiedig ag elusennau a masnachu:

    • y berthynas rhwng gweithgareddau prif ddiben, masnachu atodol a masnachu ynddo'i hun; a
    • dichonoldeb ariannol is-gwmnïau masnachu.

    Gall elusennau ymhel â dwy brif fath o fasnachu. Un yw masnachu 'prif ddiben' - masnachu sy'n angenrheidiol i fodloni rheswm yr elusen dros fodoli. Y ffurf arall, 'masnachu atodol', yw masnachu nad yw'n brif ddiben yr elusen, er enghraifft caffi o fewn amgueddfa elusennol.

    Nid yw incwm o fasnachu dim ond ar gyfer codi arian, fel siop elusennol, yn amodol ar y rhyddhad treth elusen sy'n gymwys i incwm elusennol arall, a dylai gael ei roi mewn is-gwmni masnachu anelusennol er mwyn iddo gael ei wahaniaethu'n glir. Mae hyn yn cynnwys rhannu amser unrhyw staff a gyflogir gan yr elusen sydd hefyd yn gwneud gwaith i'r is-gwmni masnachu. Gall y Comisiwn Elusennau gynnig cymorth i sicrhau bod y gwaith papur sy'n cyd-fynd â'r broses yn gywir. Mae cyhoeddiad IR2001 Cyllid y Wlad yn cynnig esboniad gwych o fasnachu treth-eithriedig.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr angen i ymddiriedolwyr fod yn ofalus wrth fasnachu, sicrhau bod gweithgareddau eu helusen wedi'u hawdurdodi gan ei dogfen lywodraethol, a cheisio cyngor gan y Comisiwn Elusennau os oes unrhyw ansicrwydd.

    Roedd caffi gan elusen ar ei heiddo a chafodd y caffi ei ddosbarthu'n gywir fel masnachu atodol. Roedd hyn yn cael ei ganiatáu gan ei dogfen lywodraethol ac nid oedd angen sefydlu is-gwmni masnachu.

    Yna dechreuodd yr elusen rentu'r caffi ar gyfer digwyddiadau a oedd yn cael eu cynnal pan oedd y lleoliad ar gau i'r cyhoedd. Nid oedd yr elusen wedi sefydlu is-gwmni masnachu i hwyluso'r newid hwn ac felly doedd yr elusen ddim yn talu'r dreth gywir.

    Cysylltodd ymddiriedolwyr yr elusen â'r Comisiwn Elusennau pan ddaeth y broblem i'r golwg. Cafodd yr elusen ei chynghori gan y Comisiwn Elusennau i ad-drefnu er mwyn i'r arian o fasnachu gael ei gyfeirio trwy is-gwmni masnachu a gallai incwm trethadwy gael ei gyfrif yn gywir.

    Mynnodd Cyllid y Wlad fod yr elusen yn ad-dalu'r dreth ar ei holl weithgareddau masnachu, wedi'i hôl-ddyddio dros nifer o flynyddoedd.

    Barnwyd nad oedd yr ymddiriedolwyr yn atebol am y costau hyn oherwydd eu bod nhw wedi gweithredu'n ddoeth trwy geisio cyngor cyn ehangu ar eu defnydd o'r caffi, er bod y cyngor hwnnw yn wael. Felly daeth yr ad-daliad o adnoddau'r elusen. Pe na fyddai'r elusen wedi bod yn gadarn yn ariannol, byddai methiant yr ymddiriedolwyr i sicrhau bod ei gweithgareddau yn elusennol yn unig wedi golygu y byddai'r elusen yn dirwyn i ben. Pe byddai'r ymddiriedolwyr wedi gweithredu heb geisio cyngor, mae'n bosib y bydden nhw wedi bod yn atebol am y golled a chael eu gorfodi i ad-dalu Cyllid y Wlad o'u hadnoddau preifat.

    Os yw ymddiriedolwyr yn bwriadu cyllido is-gwmni masnachu o adnoddau'r elusen ei hun, dylent sicrhau:

    • bod y pŵer ganddynt i wneud hynny; a
    • eu bod nhw wedi asesu dichonoldeb ariannol yr is-gwmni masnachu.

    Mae'n bosib y bydd angen ceisio cyngor proffesiynol i gynorthwyo'r broses hon. Rhaid i ymddiriedolwyr gymryd pob cam rhesymol i sicrhau'r golled leiaf i'r elusen rhag ofn bod y fenter yn methu a rhaid iddynt fod yn arbennig o ofalus mewn sefyllfaoedd lle mae'r is-gwmni masnachu yn gweithredu ac yn gwneud colled ac mae angen cyfalaf newydd arno.

    Mae'r achos hwn yn dangos sut y gall elusen wynebu colledion trwy fethu â sicrhau bod ei his-gwmni masnachu wedi'i sefydlu'n briodol ac yn ddichonadwy yn ariannol.

    Trwy waith monitro ffurflenni blynyddol a chyfrifon y Comisiwn Elusennau tynnwyd sylw at rai anghysondebau yn y trafodion rhwng elusen a'i his-gwmni masnachu. Agorwyd ymchwiliad ffurfiol.

    Roedd y cwmni masnachu wedi cael ei sefydlu i godi arian ar gyfer yr elusen trwy loteri, yn dilyn cyngor gan gwmni codi arian. Roedd yr elusen wedi cyllido costau cychwynnol yr is-gwmni masnachu gan dybio y byddai'n cynhyrchu elw yn fuan ond ni lwyddodd yr is-gwmni masnachu i godi arian. O ganlyniad, rhoddodd yr elusen gymorth ariannol ychwanegol i'r is-gwmni masnachu. Disgrifiwyd y cymorth yng nghyfrifon yr elusen fel 'benthyciadau' ond ni chafodd unrhyw gytundebau benthyciad ffurfiol eu paratoi ac ni chodwyd unrhyw warant. Heb gymorth yr elusen, ni fyddai'r is-gwmni masnachu wedi bod yn ddichonadwy.

    Mae'r Comisiwn Elusennau yn cynghori na ddylai cronfeydd elusennol gael eu defnyddio i gefnogi is-gwmni masnachu ansolfent neu aflwyddiannus. Nid oedd yr ymddiriedolwyr yn yr achos hwn wedi gosod terfyn ar hyd a lled y cymorth y byddent yn ei roi i'r is-gwmni masnachu a dylent fod wedi dirwyn yr is-gwmni i ben pan ddaeth yn amlwg nad oedd y fenter yn mynd i lwyddo yn ariannol.

    Roedd y contract a oedd yn rheoli gweithgareddau'r is-gwmni masnachu wedi'i lunio rhwng yr hwyluswr codi arian masnachol a'r elusen. O ganlyniad, roedd holl risgiau ariannol yr is-gwmni masnachu yn aros gyda'r elusen, gan ddirymu diogelwch rhag risgiau masnachu masnachol y mae'r is-gwmni masnachu wedi'i sefydlu i'w gynnig.

    Yn dilyn ymchwiliad y Comisiwn Elusennau, cafodd yr is-gwmni masnachu ei ddirwyn i ben a chafodd ymddiriedolwyr yr elusen eu hawdurdodi i ddileu benthyciadau gwerth bron £150,000. Casglodd yr ymchwiliad nad oedd yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu mor ddoeth ag y gallent fod wedi gweithredu ond barnwyd nad oeddent yn atebol am y golled oherwydd nid oeddent wedi gweithredu mewn ffordd anonest ac roeddent wedi ceisio ychydig o gyngor proffesiynol.

    Mae dechrau masnachu yn garreg filltir allweddol i elusen a dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod:

    • materion yr elusen a'i his-gwmni masnachu yn cael eu cadw ar wahân;
    • is-gwmni masnachu yn cael ei greu dim ond ar ôl cynnal asesiad ariannol priodol; a
    • bod gweithdrefnau monitro gan yr elusen ar gyfer gwerthuso llwyddiant yr is-gwmni masnachu, gyda chynlluniau wrth gefn rhag ofn nad yw'r is-gwmni yn llwyddo.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Elusennau a Masnachu (CC35) yn esbonio pryd y gall elusennau ymgymryd â gweithgareddau masnachu at ddibenion codi arian, a phryd y dylid sefydlu is-gwmni masnachu ar wahân i ymgymryd â'r gweithgareddau hyn.

    Mae Archwiliadau Ariannol Mewnol ar gyfer Elusennau (CC8) yn cynnig arweiniad ar fonitro sefyllfa ariannol elusen a'i buddsoddiadau.

    Rheoli newid

    Mae elusennau, fel unrhyw sefydliad, yn newid dan ddylanwad ffactorau amrywiol - amrywiadau economaidd, tueddiadau cyfranwyr a pholisïau rhoi grantiau, newidiadau mewn anghenion buddiolwyr, er enghraifft. Fel rhan o'r newid hwn mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau bod strwythur llywodraethu a gallu'r elusen yn cadw i fyny ac yn parhau i fod yn briodol i ateb ei diben yn effeithlon ac yn effeithiol.

    Diweddaru'r ddogfen lywodraethol

    Mae'r adroddiad hwn eisoes wedi nodi ei fod yn bwysig i elusennau weithio o fewn dogfen lywodraethol sy'n darparu ar gyfer eu gweithgareddau a'u ffordd o weithredu. Dylai dogfen lywodraethol hefyd gynnwys darpariaeth ar gyfer newid wrth i'r elusen ddatblygu. Mae'r Comisiwn Elusennau yn cydnabod pwysigrwydd dogfen lywodraethol sy'n addas i'r pwrpas. O'r arweiniad a roddwyd i elusennau ar reoli neu weinyddu yn 2002, roedd 29% ar ffurf newidiadau i amcanion neu ddogfennau llywodraethol.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae Newid Dogfennau Llywodraethol Elusennau: Gorchmynion a Chynlluniau (CC36) yn rhoi arweiniad i helpu ymddiriedolwyr sydd angen gwneud cais i ni am Orchymyn neu Gynllun. Mae'n disgrifio'r amgylchiadau pan fydd angen i ymddiriedolwyr gysylltu â ni am gymorth i newid dibenion yr elusen neu ei dibenion gweinyddol. Mae'n disgrifio'r gwahaniaeth rhwng Gorchymyn a Chynllun a sut rydym yn paratoi'r rhain. Trafodir y mater hwn yn fwy manwl yn yr Arweiniad Gweithredol Gorchmynion a Chynlluniau (OG1) sydd ar gael ar ein gwefan.

    Datblygu gallu

    Er mwyn i elusen barhau i fod yn effeithlon wrth i'w gwaith ehangu, mae angen i'w gallu i ymgymryd â'r gwaith hwnnw ehangu. Gall hyn gynnwys ystyried p'un ai i gyflogi staff a newid ffordd yr elusen o weithredu i ddarparu ar gyfer mwy o waith a mwy o gymhlethdod. Gall hefyd gynnwys ail-werthuso'r cydbwysedd sgiliau ar fwrdd yr elusen ac ymysg ei staff a'i gwirfoddolwyr er mwyn ymdopi â'r gwaith cynyddol o weinyddu incwm a gweithgareddau elusennol.

    Mae gwaith achosion y Comisiwn Elusennau, data arolwg ac ymgynghori â chyrff mantell ac ymgynghorol i gyd yn awgrymu nad yw elusennau yn datblygu eu gallu trefniadaethol yn ddigonol. Mae hyn i'w briodoli'n rhannol i'r ffaith nad yw meithrin gallu yn ystyriaeth i rai elusennau ac yn rhannol oherwydd anallu neu fethiant i gynllunio ymlaen llaw - gweler Cynllunio. Gall cyfyngiadau cyllido hefyd gyfyngu ar gyfleoedd elusennau i ddatblygu eu gallu.

    Dywedodd y rhan fwyaf o elusennau a arolygwyd nad oedden nhw erioed wedi gwneud newidiadau i'w strwythur rheoli/llywodraethu (69%) neu i'w bwrdd ymddiriedolwyr (54%). O'r rheiny a oedd wedi gwneud newidiadau i'w strwythur rheoli neu lywodraethu, roedd gan 71% o leiaf gynllun blynyddol mewn lle. Yn yr un modd, roedd gan 58% o elusennau a oedd wedi gwneud newidiadau i'w bwrdd ymddiriedolwyr gynllun blynyddol neu dymor hwy. Roedd newidiadau i'r bwrdd ymddiriedolwyr yr un mor debygol o gael eu gwneud mewn ymateb i ffactorau anrhagweladwy ag yr oeddent i fod yn rhan o gynllun strategol, tra oedd 64% o'r newidiadau i'r strwythur rheoli neu lywodraethu yn rhan o gynllun strategol ac roedd 36% mewn ymateb i ffactorau anrhagweladwy.

    Dywedodd nifer o'r elusennau sy'n tyfu'n gyflym yr ymgynghorwyd â hwy yn ystod gwaith ymchwil ar gyfer yr adroddiad hwn y byddent, wrth edrych yn ôl, wedi datblygu'n fwy araf er mwyn iddynt allu cymryd cam yn ôl a mabwysiadu persbectif mwy strategol.

    "Roedd yn teimlo fel bod ar drên sydd wedi rhedeg yn rhydd. Roedd angen i ni stopio a chymryd anadl".
    Prif weithredwr elusen a gyllidir gan grantiau a oedd yn tyfu'n gyflym.

    Mae'r achos hwn yn dangos ffordd arfer orau o ddefnyddio cyllid grant i ehangu gallu sefydliad.

    Cyfarfu staff y Comisiwn Elusennau ag elusen fach a oedd yn tyfu'n gyflym mewn ymateb i alw mawr am ei gwasanaethau ac roedd angen iddi ddiwygio ei dogfen lywodraethol yn unol â hynny. Cafodd yr elusen gyfle i wneud cais am grant mawr i barhau i ehangu ei gwasanaethau. Nid oedd y cais grant yn ffurfio rhan o'i chynllun busnes. Cynhaliodd yr ymddiriedolwyr a'r prif weithredwr gyfarfod a phenderfynon nhw i beidio â pharhau â'r cais oherwydd eu bod nhw eisoes yn gweithio hyd eithaf eu gallu. Yn lle hynny, gwnaethon nhw gais am grant dros dro i'w helpu i ddatblygu strwythur a systemau eu sefydliad ac, ar ôl sicrhau eu bod nhw'n gallu rheoli cynnydd mawr mewn incwm, ac ar ôl addasu eu cynllun busnes yn unol â hynny, gwnaethon nhw gais am y grant mawr.

    O edrych yn ôl, dywedodd yr ymddiriedolwyr mai eu penderfyniad i oedi oedd yr un cywir. Roedd y gwaith dan sylw hyd yn oed yn fwy na'r hyn yr oedden nhw wedi'i ddisgwyl.

    Cyflogaeth

    "Un o'r newidiadau sylfaenol ym mywyd elusen...yw pan fydd yr elusen yn dechrau cyflogi staff."
    Prif weithredwr corff ymgynghorol.

    Mae mwy nag un ym mhob pump o'r elusennau a arolygwyd sy'n darparu gwasanaeth neu gymorth yn cael eu rhedeg yn gyfan gwbl gan ymddiriedolwyr. Gall y datblygiad o elusen sy'n cael ei rhedeg gan ymddiriedolwyr i elusen sydd â gweithwyr cyflogedig fod yn newid diwylliannol a sefydliadol mawr.

    Roedd yr elusennau a'r cyrff ymgynghorol yr ymgynghorwyd â hwy ar gyfer yr adroddiad hwn yn dweud yn gyson mai cyflogaeth oedd y mater mwyaf arwyddocaol a mwyaf problematig o bosib y mae elusennau yn ei wynebu. Nid oes gan 41% o elusennau yn yr arolwg sydd â staff cyflogedig unrhyw gynlluniau blynyddol neu dymor hwy a fyddai'n cynnig modd iddynt reoli'r newid hwn yn effeithiol. Mae gan 66% o'r rheiny a ymatebodd i'r arolwg staff neu wirfoddolwyr neu'r ddau. Dywedodd 39% o'r elusennau hyn nad ydynt yn hyderus eu bod nhw'n deall y ddeddfwriaeth gyflogaeth ddiweddaraf.

    Mae gwirfoddolwyr hefyd yn ased gwerthfawr i elusennau ac mae mwy nag un ym mhob tri o'r elusennau a arolygwyd yn dibynnu ar waith gwirfoddolwyr. Fodd bynnag, nid yw ymddiriedolwyr yn sylweddoli'n aml y gall fod gan wirfoddolwyr rai o'r un hawliau â staff cyflogedig ac, mewn rhai achosion, bod telerau gwaith gwirfoddolwr â'r elusen yn gyfystyr â chontract cyflogaeth.

    Mae achosion cyflogaeth yn ffurfio cyfran weddol fach o'r achosion y bydd y Comisiwn Elusennau yn delio â hwy ond maen nhw'n achosion difrifol yn aml. Gall costau annisgwyl sy'n gysylltiedig â chyflogaeth olygu bod elusennau yn dirwyn i ben ac mae methu â gweithredu'n ddoeth yn gallu golygu bod ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol am y colledion a ddaw i ran yr elusen. Gall materion staffio lle nad oes angen i'r Comisiwn Elusennau ymyrryd leihau effeithlonrwydd o hyd a chreu cyhoeddusrwydd gwael sy'n niweidiol i enw'r elusen.

    Mae materion di-ri i'w hystyried wrth gyflogi staff: contractau cyflogaeth; lle gwaith a'r rheoliadau sy'n berthnasol i hyn; systemau rheoli ac adrodd; cyllido cyflogau, yswiriant gwladol, pensiynau ac ati; a chostau ychwanegol. Mae dimensiwn ychwanegol pan fydd elusennau yn gweithio mewn partneriaeth â sefydliad arall ac yn rhannu staff neu'n cyflogi staff sydd hefyd yn gweithio i'w his-gwmnïau masnachu. Mae staff y Comisiwn Elusennau wedi gweld achosion sy'n amrywio o elusennau sydd wedi cyflogi staff heb unrhyw le i'w lleoli i elusennau sydd wedi wynebu biliau mawr, annisgwyl er mwyn cydymffurfio â'r rheoliadau cyflogaeth.

    Bydd problemau'n codi pan fydd elusennau yn methu â gwerthfawrogi'n llawn yr hyn y mae cyflogaeth yn ei olygu. Mewn cwestiwn penagored yn yr arolwg pan ofynnwyd i elusennau nodi digwyddiad a oedd yn annisgwyl neu a oedd wedi creu canlyniadau annisgwyl, nododd 13% faterion cyflogaeth. Mae hyn yn is nag yr awgryma tystiolaeth anectodaidd ond mae'n cadarnhau nad yw elusennau bob amser yn barod ar gyfer effaith cyflogaeth. Mae hefyd yn awgrymu bod meithrin sgiliau ym maes cyflogi a chadw staff yn faes y gallai'r Swyddfa Gartref a Thrysorlys EM ganolbwyntio arno o bosib fel rhan o'u strategaeth meithrin gallu ac is-adeiledd os ydynt yn awyddus i elusennau chwarae rôl gynyddol mewn darparu gwasanaethau cyhoeddus(13).

    Cydbwyso cyfrifoldebau rhwng ymddiriedolwyr a gweithwyr

    Pan fydd elusennau'n cyflogi staff, yn ddelfrydol, dylai fod gwahaniaeth glir rhwng llywodraethu - rôl yr ymddiriedolwyr (sydd hefyd yn gyfarwyddwyr os yw'n gwmni elusennol) - a rheoli - rôl y prif weithredwr neu'r rheolwyr sy'n cyfeirio gweinyddiad beunyddiol yr elusen. Os mai dim ond ychydig o staff sy'n cael eu cyflogi ac mae'r ymddiriedolwyr yn parhau i chwarae rhan yng ngweithgareddau beunyddiol yr elusen, gall rhannu llafur rhwng llywodraethu a rheoli fod yn anodd i'w gynnal.

    Wrth wraidd nifer sylweddol o sefyllfaoedd lle mae'n rhaid cychwyn ymchwiliad Adran 8 y Comisiwn Elusennau mae corff ymddiriedolwyr sydd heb lefel briodol o reolaeth. Yn gyffredin, mae ymddiriedolwr blaenllaw yn cymryd gormod o ran wrth weinyddu'r elusen o ddydd i ddydd ar ôl i staff gael eu cyflogi neu mae'r prif weithredwr wedi cael rhwydd hynt i redeg yr elusen heb ei arolygu ac mae'r ymddiriedolwyr wedi ymbellhau oddi wrth y gwaith o weinyddu'r elusen.

    Mae ymddiriedolwyr sy'n methu â chaniatáu i'w helusen gael ei rheoli gan y rheiny a benodwyd i wneud hynny yn amharu ar ei gweinyddiad yn aml. Pan fydd elusen yn datblygu i fod yn ddigon cymhleth i'w gwneud hi'n ofynnol i gael staff, nid oes modd i'r ymddiriedolwyr gael cysylltiad personol â phopeth a gall ceisio gwneud hynny esgor ar gamweinyddu.

    Yn yr un modd, gall rheolwyr neu brif weithredwyr sy'n cadw gormod o gyfrifoldeb dros weinyddu'r elusen ac sy'n methu â chynnwys yr ymddiriedolwyr yn ddigonol (ac felly gall yr ymddiriedolwyr hefyd fod ar fai am dderbyn sefyllfa o'r fath) neu ddewis yn ofalus yr hyn y byddant yn ei adrodd i'r ymddiriedolwyr yn aml yn achosi camweinyddu. Mae nifer o'r achosion sy'n cynnwys anonestrwydd sydd wedi dod at sylw'r Comisiwn Elusennau wedi dechrau gyda chamyddygiad ac wedi gwaethygu os nad yw'r unigolyn yn cael ei herio.

    Er bod unigolyn(unigolion) sefydlol sawl elusen yn llawn brwdfrydedd ac egni mae'n bosib nad dyma'r nodweddion sy'n angenrheidiol pan fydd yr elusen yn fwy sefydledig. Bydd nifer o elusennau yn ei chael hi'n anodd ymdopi yn eu blynyddoedd cynnar a bydd y math o unigolyn sy'n gallu cael y cyllid a gweithio oriau hir i sefydlu'r elusen yn ei chael hi'n anodd camu'n ôl pan fydd yr elusen yn fwy sefydlog ac mae mwy o staff ganddi i rannu'r llwyth gwaith.

    Gall elusennau llai golli ffocws a morâl pan fydd unigolyn sydd wedi bod yn rym cryf, positif o fewn elusen yn gadael. Pan fydd unigolyn blaenllaw yn gadael, mae hyn yn gyfle da i'r ymddiriedolwyr a'r staff ailasesu eu rôl a sicrhau cydbwysedd awdurdod gwell o fewn yr elusen.

    Boed yn ymddiriedolwr, yn brif weithredwr neu'n aelod staff arall sy'n gwrthwynebu datblygiad yr elusen, gall fod yn gostus iawn ac mae'n achosi camweinyddu yn gyffredin. Gall cysylltiadau mewnol chwalu i'r fath raddau fel bod gwaith yr elusen yn dioddef, gall staff da gael eu colli a gall cyfleoedd ar gyfer datblygu gael eu colli. Weithiau bydd rhoddwyr grantiau yn gwrthod rhoi cyllid os ydynt yn ymwybodol bod anghydfodau o fewn elusen.

    Mae'r achos hwn yn dangos peryglon caniatáu i un ymddiriedolwr gael gormod o reolaeth.

    Cychwynnodd y Comisiwn Elusennau ymchwiliad Adran 8 i elusen lle y bu'r ymddiriedolwr sefydlol yn gwneud penderfyniadau heb gynnal cyfarfodydd ffurfiol ac ymgynghori â'u cyd-ymddiriedolwyr. Un penderfyniad o'r fath oedd terfynu contractau dau weithiwr, a arweiniodd at dribiwnlys diwydiannol a ddyfarnodd yn erbyn yr elusen. Cafodd yr elusen ei gorfodi i dalu iawndal o £2,000.

    Roedd ymchwiliad blaenorol wedi cael ei agor i'r elusen oherwydd y rheolaethau ariannol annigonol - roedd cyllid yr elusen yn cael ei drin bron yn gyfan gwbl gan yr ymddiriedolwr sefydlol. Anwybyddwyd y cyngor a roddwyd o'r ymchwiliad hwnnw.

    Penodwyd ymddiriedolwr newydd yn dilyn yr ail ymchwiliad ac ymddiswyddodd yr ymddiriedolwr sefydlol. Erbyn hyn, mae rheolaethau ariannol wedi gwella ac mae pob penderfyniad yn cael eu rhannu rhwng y corff ymddiriedolwyr.

    Yn gyffredin mae achosion lle mae ymddiriedolwyr wedi derbyn budd anawdurdodedig o'u swydd yn ganlyniad i'r ffaith bod unigolion yn meddwl bod hawl ganddynt gael y budd hwn ar sail yr amser y maent yn ei dreulio yn rhedeg yr elusen.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr hyn a all ddigwydd pan na fydd sylfaenwyr elusen yn derbyn na allant gadw rheolaeth lawn dros elusen neu gael budd o'u swydd.

    Sefydlwyd elusen gan ddau riant mewn ymateb i farwolaeth eu plentyn. Y pâr oedd unig ymddiriedolwyr yr elusen a'r unig bobl oedd yn rhedeg yr elusen. Er gwaetha'r ffaith bod dogfen lywodraethol yr elusen yn gwahardd talu ymddiriedolwyr, derbyniodd y ddau ymddiriedolwr daliad oherwydd eu bod yn gweithio'n amser llawn yn rhedeg yr elusen a theimlent bod angen iddynt gynnal eu hunain. Yn dilyn ymchwiliad gan y Comisiwn Elusennau, gwnaeth yr ymddiriedolwyr ymddiswyddo, daethant o hyd i bobl eraill i weithredu fel ymddiriedolwyr a phenderfynu parhau i weithio fel gweithwyr yr elusen. Roedd anghydfod cyson rhwng yr ymddiriedolwyr newydd a'r pâr sefydlol oherwydd nid oeddent yn gallu ymbellhau'n bersonol o waith yr elusen a doedden nhw ddim yn gallu gadael i bobl eraill ei rhedeg ar ei rhan. Penllanw hyn oedd achos tribiwnlys diwydiannol ac ymchwiliad pellach gan y Comisiwn Elusennau.

    Roedd yr elusen wedi bod yn gweithredu mewn ffordd anhrefnus heb ffocws oherwydd y tensiynau personol o fewn yr elusen ac roedd ei gweinyddiad ariannol yn achos o bryder. Ers symud yr unigolion sefydlol, bu modd i'r elusen weithredu mewn ffordd fwy trefnus, atebol a llwyddiannus.

    • Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod eu rôl eu hunain a rôl rheolwyr a gweithwyr yr elusen wedi'u diffinio'n glir fel bod pob parti yn deall hyd a lled eu cyfrifoldebau.

    Prynu a gwerthu tir

    Mae prynu a gwerthu tir yn ddigwyddiadau arwyddocaol i elusennau ar unrhyw adeg yn eu cylchred bywyd(14). Ymatebodd 30% o'r elusennau a arolygwyd i gwestiwn penagored ynghylch digwyddiadau allweddol a oedd yn ymwneud ag eiddo (gallai elusennau restru hyd at dri digwyddiad). Cafodd hyn y sylw mwyaf ar gyfer unrhyw ddigwyddiad.

    Gall prynu a gwerthu tir gal effaith gadarnhaol arwyddocaol ar elusen os yw'n cael ei reoli'n dda. Er enghraifft: gall prynu lle swyddfa gynnig mwy o annibyniaeth i elusennau sydd wedi talu rhent cyn hyn a/neu ddibynnu ar grantiau ar gyfer eu llety; gall prynu cyfleusterau newydd gynnig modd i elusen ehangu'r gwasanaethau y mae'n eu darparu; gall gwerthu tir fod yn hwb mawr i'w hincwm.

    Pan fyddant yn ymwneud â thrafodiad tir, bydd elusennau sy'n cael eu rhedeg yn dda yn:

    • cynllunio ac yn rheoli'r trafodiad a'i effeithiau yn briodol;
    • sicrhau ei fod yn cynrychioli buddiannau gorau yr elusen a'i defnyddwyr;
    • cydymffurfio â'r gofynion statudol amrywiol; a
    • cheisio cyngor proffesiynol o ansawdd da i gynorthwyo'r broses.

    Os bydd yr elusen yn dal tir mae'n ddoeth i'r elusen gael ei chyfansoddi fel cwmni neu iddi gael corff ymddiriedolwyr corfforedig. Mae cwmni yn gyfystyr â pherson cyfreithiol ac, felly, gall ddal pob math o eiddo yn ei enw corfforedig. Felly, nid oes rhaid i ymddiriedolwyr ddal yr eiddo yn eu henwau eu hunain ac mae hyn yn cyfyngu'r risg iddynt hwy fel unigolion. Mae dal eiddo mewn enw corfforedig hefyd yn osgoi'r gost a'r anghyfleustra o'i drosglwyddo pan gaiff ymddiriedolwyr newydd eu penodi.

    Fel arfer bydd problemau'n codi pan fydd elusennau yn ymhel â phrynu tir am y tro cyntaf. Mae diffyg profiad, ynghyd â chyngor proffesiynol annigonol neu anghywir weithiau, yn golygu y gall amryfuseddau fod yn gostus tu hwnt.

    Mae'r achos hwn yn dangos yr anawsterau y gall elusennau eu hwynebu os nad ydynt yn ceisio cyngor proffesiynol cyn llunio trafodiad eiddo.

    Derbyniodd elusen sy'n tyfu gyllid i brynu lle swyddfa. Cafodd y lle ei ddefnyddio cyn hyn at ddibenion eraill felly roedd angen ei addasu. Derbyniodd yr ymddiriedolwyr ddyfynbris am gost y gwaith a chafodd eu cais am gyllid ei gyflwyno ar y sail honno. Fodd bynnag, nid oedd y gwaith y cafwyd dyfynbris ei gyflwyno ar ei gyfer wedi ystyried y rheoliadau sy'n gymwys i le gweithio. Gan mai dyma oedd y tro cyntaf i'r elusen ymhel â phrynu eiddo masnachol, nid oedd yr ymddiriedolwyr yn llawn sylweddoli'r rheoliadau yr oedd angen iddynt eu bodloni. Derbynion nhw gyllid grant ar sail y dyfynbris ac aethon nhw ati i addasu'r adeilad. Ond roedd arolygiad gan y Gweithgor Iechyd a Diogelwch wedi tynnu sylw at sawl rheoliad a oedd wedi cael ei dorri. Roedd rhaid i'r elusen addasu'r adeilad er mwyn bodloni'r gofynion statudol, a oedd wedi mwy na dyblu'r gwariant y cyllidwyd ar ei gyfer. Cafodd y costau ychwanegol eu talu o gronfeydd wrth gefn yr elusen.

    Gallai diffyg ymwybyddiaeth o reoliadau iechyd a diogelwch o fewn yr elusen hon fod wedi ei gorfodi i gau. Dylai prynu lle swyddfa fod wedi bod yn gam cynyddol i'r elusen ond yn lle hynny maen nhw'n wynebu'r sefyllfa o geisio ailadeiladu eu cronfeydd wrth gefn.(15)

    Nid yw elusennau a'r cyhoedd yn ymwybodol yn aml na all ymddiriedolwyr werthu tir am bris llai na'r pris gorau, hyd yn oed pe byddai gwneud hynny yn osgoi gwerthu i brynwr y maen nhw neu eu cymuned leol yn ei wrthwynebu. Gallant wrthod cynnig ar y sail y caiff y tir ei ddefnyddio mewn ffordd sy'n uniongyrchol groes i ddibenion yr elusen neu dderbyn cynnig is os yw'r diben newydd ar gyfer y tir yn cyd-fynd ag ymddiriedolaethau'r elusen. Weithiau mae hawl gan elusen werthu neu brydlesu tir i elusen arall am lai na'r gwerth marchnad llawn. Dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor ar hyn.

    Mae achosion a agorwyd yn y Comisiwn Elusennau yn cynnwys sefyllfaoedd lle mae ymddiriedolwyr naill ai wedi gwerthu tir yn is na phris y farchnad ac felly yn methu bodloni gofyniad statudol, neu eu bod yn ceisio cyngor oherwydd eu bod nhw'n anfodlon gwerthu i'r cynigiwr uchaf.

    Mae rhai prosiectau elusennau sy'n cynnwys tir yn ysgogi gwrthwynebiad sy'n arwain at sylw yn y wasg a galwadau ffôn i'r Comisiwn Elusennau oherwydd fe dybir y gall yr elusen ddewis i ba brynwr yr hoffai werthu. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod gwybodaeth am werthiant o'r fath ar gael i'r cyhoedd a, lle y bo'n briodol, cynnal ymgyrch cyhoeddusrwydd rhagweithiol. Mae modd cyfiawnhau'r costau trwy atal proffil cyhoeddus negyddol a all niweidio enw da elusennau a chael effaith ar incwm.

    Gall fod yn ofynnol i elusen sy'n derbyn swm mawr o incwm o werthu tir ddiweddaru ei hymddiriedolaethau. Dylai ymddiriedolwyr gysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gyngor.

    Mae'r achos hwn yn enghraifft o sefyllfa lle yr oedd angen i elusen ddiweddaru ei hymddiriedolaethau ar ôl iddi werthu tir a oedd wedi achosi cynnydd mawr yn ei hincwm.

    Derbyniodd elusen eglwysig swm sylweddol o incwm o werthu tir. Yn ôl dogfen lywodraethol yr elusen roedd hawl gan y ficer gael canran penodol o'r incwm o'r tir a olygai fod hawl ganddo gael swm mawr iawn o arian. Cysylltodd y ficer a'r elusen â'r Comisiwn Elusennau i ddiweddaru'r ymddiriedolaethau er mwyn i'r arian aros o fewn yr elusen.

    Weithiau bydd dogfen lywodraethol elusen yn pennu y dylai'r tir gael ei ddefnyddio at ddiben penodol. Nid yw hyn yn rhwystro'r elusen rhag gwerthu'r tir cyhyd â bod yr enillion o'r gwerthiant yn cael eu defnyddio at ddiben tebyg. Enghraifft o achos pan fydd hyn yn digwydd yw pan fydd elusen yn berchen ar faes chwarae ac yn ei werthu i ddatblygwr ac yn prynu darn arall o dir i wasanaethu'r un diben, gan wneud elw sylweddol. Os nad yw'r ymddiriedolwyr yn dymuno prynu eiddo yn ei le, dylent gysylltu â'r Comisiwn Elusennau am gyngor cyn i'r gwerthiant fynd rhagddo.

    Os yw tir yn ffurfio rhan o waddoliad parhaol elusen, bydd yr enillion yn waddoliad parhaol hefyd ac fel rheol ni ellir ei ddefnyddio heb gael Gorchymyn gan y Comisiwn Elusennau.

    Dim ond rhai o'r materion niferus y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried yw'r rhain ac maent yn dangos cymhlethdod posib trafodion eiddo. Amlinellir y safbwynt cyfreithiol ar dir yn Adrannau 36-40 Deddf Elusennau 1993.

    • Dylai ymddiriedolwyr geisio'r lefel briodol o gyngor cyfreithiol cyn arwyddo trafodiad eiddo.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Mae cyhoeddiadau'r Comisiwn Elusennau, Prynu tir (CC33) a Gwerthu tir elusennau (CC28) yn amlinellu'r meysydd y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried, y gofynion statudol y mae'n rhaid iddynt eu bodloni a phryd y mae angen i'r Comisiwn Elusennau ymyrryd.

    Arweiniad wedi'i deilwra'n benodol ar gyfer elusennau bach sy'n ymwneud â'r materion a godir yn yr adran hon: Mae Elusennau Bach: Newid Ymddiriedolaethau, Trosglwyddo Eiddo a Gwario Cyfalaf (CC44), arweiniad gweithredol Elusennau bach: Gwerthu Tir ac Adeiladau Elusennau (OG204) a'r daflen wybodaeth: Gwerthu Tir ac Adeiladau gan gyfeirio'n benodol at feysydd chwarae elusennau (SCU10).

    Dirwyn i ben

    Gall elusen sy'n parhau i weithredu heb ddyfodol dichonadwy fod yn gwastraffu arian y gellid ei ddefnyddio'n well trwy ddirwyn yr elusen i ben a throsglwyddo ei hasedau i elusen arall. Gall dirwyn elusen i ben fod yn gam cadarnhaol tuag at gydnabod bod cenhadaeth yr elusen wedi'i chyflawni neu wedi darfod neu nid oes modd i'r sefydliad hwnnw ddefnyddio cronfeydd elusennol yn effeithiol mwyach.

    Mae gan rai elusennau nod amlwg a byddant yn dirwyn i ben ar ôl cyflawni'r nod hwnnw. Bydd eraill yn pennu yn eu dogfen lywodraethol am faint y byddant yn gweithredu. Mewn sawl achos bydd elusennau yn dod i ben yn raddol ac nid ydynt yn dirwyn i ben mewn ffordd drefnus. Mae cysylltiad emosiynol ag elusen a'i hachos yn aml yn atal ymddiriedolwyr rhag dirwyn eu helusen i ben pan ddaw'n glir nad oes dyfodol dichonadwy ganddi mwyach. Mae llai o ddiddordeb o du'r ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a rhoddwyr yn rheswm arall pam y bydd elusennau yn chwalu'n raddol yn hytrach na'u bod yn gwneud y penderfyniad eu hunain i ddirwyn i ben. Mae hyn wedi'i gysylltu'n aml ag anghenion llai brys buddiolwyr ond, beth bynnag fo lefel y galw am wasanaethau elusen, ni ddylai ymddiriedolwyr ganiatáu i gronfeydd elusennol gael eu llyncu gan sefydliad aneffeithiol.

    Mae'r achosion hyn yn dangos arferion da a drwg o ran asesu p'un ai i barhau â gweithgareddau elusen neu beidio.

    Cafodd elusen a sefydlwyd i warchod safle hanesyddol lleol ei dirwyn i ben yn dilyn cyfarfod lle y penderfynodd yr ymddiriedolwyr fod yr elusen wedi ateb ei diben. Roedd diddordeb yn y safle wedi cynyddu yn ystod gwaith yr elusen felly roedd digon o gyllid a chymorth o ffynonellau eraill i sicrhau y byddai'r safle yn cael ei warchod. Trosglwyddodd yr elusen ei chronfeydd dros ben i elusennau gydag amcanion tebyg. Roedd yr ymddiriedolwyr wedi rhagweld na fyddai angen i'r elusen barhau am gyfnod amhenodol ac roedden nhw wedi darparu ar gyfer dirwyn i ben yn nogfen lywodraethol yr elusen. Dileodd y Comisiwn Elusennau enw'r elusen o'i gofrestr ar ôl derbyn yr holl gofnodion a chyfrifon terfynol.

    Aeth elusen addysgol a oedd yn codi ffioedd ac yn berchen ar dir ac yn cyflogi staff i drafferthion pan arafodd alw am ei gwasanaethau. Parhaodd yr ymddiriedolwyr i weithredu'r elusen gan gredu y byddai ei sefyllfa'n gwella ond ni wellodd bethau. Mae'n ymddangos fel petai cred yr ymddiriedolwyr y byddai'r sefyllfa'n gwella yn seiliedig i raddau helaeth ar gysylltiad emosiynol â'r elusen. Cafodd yr ymddiriedolwyr eu cynghori gan y Comisiwn Elusennau eu bod mewn perygl o fod yn ansolfent ac yn y diwedd sylweddolodd yr ymddiriedolwyr y byddai'n rhaid i'r elusen ddirwyn i ben. Hwylusodd y Comisiwn Elusennau drosglwyddo ei hasedau i elusen arall gyda dibenion tebyg a chafodd yr elusen a oedd yn methu ei dileu o'r gofrestr. Pe byddai'r ymddiriedolwyr wedi bod yn fwy realistig byddai gwerth yr asedau yr oeddent wedi'u trosglwyddo wedi bod yn fwy.

    Gall ymddiriedolwyr elusen anghorfforedig gael eu hindemnio o asedau'r elusen dim ond os oes digon o asedau i gwmpasu eu dyledion. Felly, os yw elusen yn parhau i orfod talu costau ac mae ei rhwymedigaethau yn fwy na'i hasedau, gall yr ymddiriedolwyr fod yn atebol yn bersonol am ddyledion yr elusen os ydynt wedi gweithredu'n ddoeth neu beidio. Gweler Corffori. Yn yr un modd, dylai ymddiriedolwyr cwmni elusennol leihau eu gwariant pan ddaw'n amlwg nad oes modd osgoi ansolfedd, fel arall gallant gael eu gorfodi i gyfrannu tuag at dalu dyledion yr elusen. Mae'n gyfreithiol i gwmni fasnachu pan fydd yn ansolfant felly mae'n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol pryd y mae'r elusen wedi cyrraedd y sefyllfa honno.

    Dewisiadau eraill yn lle dirwyn i ben

    Mae'n bosib na fydd angen dirwyn i ben er mwyn sicrhau dyfodol i elusen os oes buddiolwyr i'w gwasanaethu o hyd. Mae ymuno ag elusen arall, naill ai trwy gydweithio neu gyfuno, yn ffordd arall y gall elusennau sicrhau bod cronfeydd yn cael eu defnyddio yn y ffordd orau bosib.

    Mae'r achos hwn yn dangos sut yr oedd elusen wedi llwyddo i sicrhau bod gwasanaethau i'w buddiolwyr yn parhau pan ddaeth cyllid awdurdod lleol i ben.

    Roedd canolfan ofal a oedd yn cael ei rhedeg gan elusen leol yn wynebu cael ei chau pan nad oedd modd i'r Cyngor Sir a oedd yn ei chyllido barhau i wneud hynny. Cafodd yr elusen grant brys gan asiantaeth arall er mwyn parhau â'i gwasanaethau yn y tymor byr. Hefyd fe gysylltodd ag elusen genedlaethol gydag amcanion tebyg er mwyn holi a allai'r elusen genedlaethol gymryd drosodd y gwaith o redeg y ganolfan. Penderfynodd yr elusen fwy o faint, ar sail astudiaeth ddichonoldeb, y byddai'n gallu cymryd drosodd a pharau i ddarparu'r gwasanaeth i fuddiolwyr. O ganlyniad, mae pobl yr ardal leol yn gallu defnyddio'r gwasanaeth sydd ei angen arnynt o hyd.

    Weithiau bydd ymddiriedolwyr elusennau a sefydlwyd gyda tharged penodol yn canfod fod anghenion ychwanegol yn dod i'r amlwg yn ystod eu gwaith. Er enghraifft, gall elusen sydd ag amcanion o ddarparu offer ysbyty ganfod, ar ôl i'r offer hwnnw gael ei gyllido, bod angen cludiant ar ddefnyddwyr yr offer. Mae sawl ffordd o ymateb i'r math hwnnw o sefyllfa. Dylai dogfen lywodraethol elusen gynnwys pŵer diwygio, fel arall bydd rhaid i ymddiriedolwyr elusen anghorfforedig geisio awdurdod y Comisiwn Elusennau er mwyn ehangu ei hamcanion.

    Dylai elusen sydd â phŵer diwygio sicrhau bod yr amcanion newydd yn cyd-fynd â'u hymddiriedolaethau. Mae'r buddiolwyr yn allweddol; dylai amcanion newydd gynnig mantais i fuddiolwyr presennol ac ni ddylent wrthdaro â'u hamcanion. Er enghraifft, ni ddylai'r elusen yn y sefyllfa a ddisgrifir uchod ddechrau darparu cludiant os oes angen parhaus am offer.

    Dylai ymddiriedolwyr sefydlol sicrhau bod eu dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer diddymu sy'n caniatáu i'r ymddiriedolwyr ddirwyn yr elusen i ben ac amlinellu sut y caiff hyn ei wneud. Er enghraifft, dylai ddarparu manylion ynglŷn â sut y caiff unrhyw gronfeydd sy'n weddill eu defnyddio.

    • Dylai ymddiriedolwyr ystyried yn rheolaidd a oes dyfodol dichonadwy gan eu helusen a rheswm da dros barhau.

    Arweiniad Cysylltiedig y Comisiwn Elusennau:

    Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (RS3) a Chydweithio a Chyfuniadau (RS4).

    Mae Rheoli Anawsterau Ariannol ac Ansolfedd mewn Elusennau (CC12) yn darparu arweiniad i elusennau sydd mewn trafferthion ariannol a hefyd cyngor ynghylch sut i sylweddoli pan fydd elusen mewn perygl o fod yn ansolfent.

    Mae Rheolaethau Ariannol i Elusennau (CC8) hefyd yn darparu arweiniad ar gynnal cyllid iach a chael y diweddaraf ar sefyllfa ariannol elusen.

    Mae Elusennau Bach: Diddymu a dileu o'r gofrestr (OG202) a'r daflen wybodaeth Arweiniad i elusennau bach sy'n dirwyn i ben (SCU1) yn tynnu sylw at y materion y mae angen i elusennau eu hystyried.

    Ôl-nodion:

    1. Cafodd pob elusen yn yr arolwg ei chofrestru yn 1995, naill ai am y tro cyntaf neu wedi hynny fel cwmni elusennol.

    2. Adran 1(3) Deddf Elusennau 1993.

    3. Gweler cyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Cydweithio a Chyfuniadau (RS4).

    4. Mae rhai eithriadau i hyn, gweler Elusennau a Esgusodir (CC23). Mae adolygiad yr Uned Strategaeth yn argymell bod y Mesur Elusennau arfaethedig yn cynnwys trothwy cofrestru uwch o £5000 ond yn caniatáu cofrestru'n wirfoddol dan y ffigur hwnnw, a dylai'r Mesur hefyd gynnwys newidiadau i'r rheolau sy'n ymwneud ag elusennau a esgusodir ac a eithrir. Gweler Elusennau a Bod yn Ddielw: Fframwaith Cyfreithiol Modern - ymateb y Llywodraeth i 'Gweithredu Preifat, Budd Cyhoeddus' ar wefan y Swyddfa Gartref.

    5. Canfyddiadau adolygiad y Comisiwn Elusennau o'i swyddogaeth statws elusennol (2002).

    6. Mewn gwirionedd mae corff llywodraethu cwmni yn ymddiriedolwyr yr elusen fel a ddiffinnir gan adran 97 Deddf Elusennau 1993 fel 'yr unigolion sy'n rheoli gweinyddiad elusen yn gyffredinol'.

    7. Mae'n ofynnol i sefydliadau sydd newydd gael eu ffurfio ond sydd heb weithredu yn ddigon hir i gael ffigurau incwm gwirioneddol ddarparu amcangyfrif ar eu ffurflen gais.

    8. Adran 38(1) Deddf Elusennau 1993.

    9. Mae papur Cymdeithas y Gyfraith Elusennau, 'Elusennau a Chontractau Awdurdod Lleol', sydd ar gael trwy ei gwefan, yn tynnu sylw at rai o'r materion a wynebir wrth ffurfio a chynnal contractau ac mae'n dangos sut y mae'r gyfraith elusennau yn effeithio ar allu elusen i lunio contractau.

    10. Mae Adolygiad Trawsbynciol Trysorlys EM, Rôl y Sector Gwirfoddol a Chymunedol wrth Gyflwyno Gwasanaethau, yn addo gweithredu'r Cytundeb yn llawn ac mae'n gwneud sawl argymhelliad ar gyfer gwelliannau yn y ffordd y mae'r llywodraeth yn rhyngweithio â'r sector gwirfoddol, gan gynnwys symud i ffwrdd o gontractau blwyddyn a chontractau lle y rhoddir cyllif ar y diwedd.

    11. Adran 1(3) Deddf Elusennau 1993.

    12. Gall y Comisiwn Elusennau agor ymchwiliad ffurfiol i elusen dan Adran 8 Deddf Elusennau 1993. Mae manylion yr achosion hyn yn cael eu cyhoeddi ar ein gwefan. Mae achosion gwerthuso yn cael eu hagor pan fydd achos o bryder ac er mwyn penderfynu a fyddai ymchwiliad ffurfiol yn briodol.

    13. Gweler y cynigion ar gyfer cronfa futurebuilders (Gorffennaf 2003) sy'n dilyn yr argymhellion o fewn Adolygiad Trawsbynciol y Trysorlys, Rôl y Sector Gwirfoddol a Chymunedol wrth Gyflwyno Gwasanaethau a chynigion y Swyddfa Gartref ar gyfer cefnogi'r sector gwirfoddol a chymunedol.

    14. Mae gwerthu yn golygu gwerthiannau, prydlesi, hawliau tramwy neu hawliau eraill, cyfnewid tir, a'r holl drafodion eraill pan fydd ymddiriedolwyr yn trosglwyddo neu'n rhoi budd yn eu tir ac eithrio ar gyfer rhyddhau rhent-dâl a rhoi morgais.

    15. Mae'r Gweithgor Iechyd a Diogelwch yn cynhyrchu taflen am ddim o'r enw '5 cam i Asesu Risg'. Mae HSE Books yn cynhyrchu cyhoeddiad o'r enw 'Elusennau a gweithwyr gwirfoddol, canllaw i iechyd a diogelwch yn y gwaith.' Mae Unison yn cynhyrchu canllaw am ddim y gellir ei ddadlwytho i'r prif reoliadau iechyd a diogelwch sy'n gymwys yn y gweithle ynghyd â gwybodaeth am faterion iechyd a diogelwch eraill.

    © Hawlfraint y Goron

    © 2012 Hawlfraint y Goron          Hysbysiad Hawlfraint, Ymwadiad a Datganiad Preifatrwydd