(Ebrill 2009)
Gallwch weld fersiwn lliw argraffedig o'r cyhoeddiad hwn hefyd: CC31 - Canllaw ymddiriedolwyr i archwiliad annibynnol (fformat PDF).
Cynnwys
A. Cyflwyniad
A1. Am beth mae'r canllaw hwn?
Mae'r canllaw hwn wedi cael ei ysgrifennu i ymddiriedolwyr ac mae'n esbonio'r hyn a olygir wrth archwiliad annibynnol o gyfrifon elusen a phryd y gall elusen ddewis cael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol. Hefyd rhoddir arweiniad ynghylch pwy all ymgymryd ag archwiliad annibynnol a'r materion y mae angen i ymddiriedolwyr eu hystyried wrth ddewis a phenodi archwiliwr annibynnol. Esbonnir cyfrifoldebau ymddiriedolwyr a chyfrifoldebau archwilwyr hefyd a gwneir rhai argymhellion a all helpu sicrhau bod yr archwiliad yn effeithlon ac yn effeithiol.
A2. 'Rhaid' a 'dylai': beth ydym yn ei olygu
Yn y canllaw hwn, pan ddefnyddiwn 'rhaid', golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr elusen. Rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu i adnabod yr adrannau hynny sy'n cynnwys gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol rydym wedi defnyddio'r 
symbol wrth ymyl yr ateb byr yn yr adran honno.
Defnyddiwn 'dylai' am eitemau y mae'r Comisiwn yn eu hystyried yn arfer da lleiaf, ond nid oes gofyniad cyfreithiol penodol i'w cyflawni. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllaw arfer da oni bai fod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
Rydym hefyd yn cynnig cyngor llai ffurfiol ac argymhellion a all fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr wrth iddynt drefnu a chynllunio'r archwiliad o gyfrifon eu helusen.
Mae'r canllaw hwn yn ychwanegiad newydd i'n cyfres o gyhoeddiadau. Cyn hyn, roedd rhaid i ymddiriedolwyr oedd eisiau deall beth oedd archwiliad annibynnol gyfeirio at Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Cyfarwyddiadau a Nodiadau Canllaw (CC63), cyhoeddiad oedd wedi'i anelu'n bennaf at archwilwyr annibynnol yn hytrach na'r ymddiriedolwyr sy'n eu penodi.
A3. Hyd a lled y canllaw hwn
Mae'r canllaw hwn yn rhoi cyflwyniad cyffredinol a throsolwg o'r hyn a olygir wrth craffu annibynnol. Mae'r canllaw wedi'i ysgrifennu ar gyfer ymddiriedolwyr sy'n gyfrifol am benderfynu p'un ai i gael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol ac am ddewis a phenodi eu harchwiliwr annibynnol.
Mae'r canllaw hwn hefyd yn ymdrin â'r newidiadau pwysig yn y trefniadau archwilio (archwiliad annibynnol ac ariannol) a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006 (Deddf 2006) a Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (Rheoliadau 2008) sy'n gymwys ar gyfer archwilio cyfrifon elusennau heb fod yn gwmnïau a chwmnïau elusennol bach cymwys sydd wedi'u corffori o dan y gyfraith cwmnïau ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008. Mae'r canllaw hwn hefyd yn sôn am y trothwyon diwygiedig ar gyfer archwilio annibynnol a gyflwynwyd gan Orchymyn (Dirpwyo Symiau) Deddfau Elusennau 1992 a 1993 (Gorchymyn 2009) sy'n gymwys i flynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009.
Pan basiwyd Deddf Elusennau 2006, gwnaethpwyd ymrwymiad i'r Senedd y byddai gweithredu'r Ddeddf yn cael ei adolygu o fewn pum mlynedd. Felly rhagwelir y bydd y trothwyon ariannol yn cael eu hailystyried unwaith eto fel rhan o'r adolygiad hwn.
Mae'r canllaw hwn wedi'i ysgrifennu i ymddiriedolwyr pob math o elusennau sy'n gymwys i gael archwiliad annibynnol, boed yn gwmnïau, yn ymddiriedolaethau neu'n gymdeithasau.
A4. Defnyddio'r canllaw hwn
Er mwyn sicrhau archwiliad annibynnol llwyddiannus rhaid deall beth yw cyfrifoldebau'r ymddiriedolwyr a beth yw cyfrifoldebau'r archwiliwr o ran paratoi, craffu a ffeilio cyfrifon. Bydd archwiliad llwyddiannus yn dibynnu ar ddeall beth a olygir wrth archwiliad, pwy all gynnal archwiliad a dewis archwiliwr sy'n meddu ar y sgiliau a'r profiad i ymgymryd ag archwiliad cymwys.
Bydd darllen adran B (sy'n rhoi crynodeb 'cyflym') yn rhoi dealltwriaeth gyffredinol i ymddiriedolwyr o ofynion archwiliad annibynnol. Mae adran C y canllaw hwn yn esbonio beth y mae angen i ymddiriedolwyr wybod am archwiliad annibynnol ac mae adran Ch yn nodi'r hyn y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ei ystyried wrth ddewis a phenodi archwiliwr annibynnol. Yn olaf, mae adran D y canllaw hwn yn cynnwys rhai argymhellion i helpu i wneud y broses archwilio yn effeithlon ac yn effeithiol.
Mae angen i ymddiriedolwyr, ac yn enwedig y Trysorydd Mygedol, wybod beth mae archwiliad annibynnol yn ei olygu cyn eu bod yn dewis cael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol. Drwy ddeall yr hyn sydd dan sylw, gall ymddiriedolwyr gael eu cofnodion cyfrifyddu, Adroddiad Blynyddol, cyfrifon ac esboniadau yn barod i gynorthwyo'r archwiliwr i gwblhau ei waith mewn pryd.
A5. Termau a diffiniadau
Mae'r termau canlynol yn cael eu defnyddio trwy'r ddogfen hon, a dylid cymryd bod ganddynt yr ystyron penodol fel y nodir.
Archwiliad proffesiynol: Mae archwiliad ariannol yn cael ei wneud gan unigolyn sy'n gymwys o dan Ddeddf 1993, archwiliwr cofrestredig fel rheol. Mae'n rhaid i'r archwiliwr ariannol fynegi barn broffesiynol ynghylch a yw'r cyfrifon yn rhoi darlun 'gwir a theg' a bydd yn cynnal yr archwiliad yn unol â safonau archwilio perthnasol.
Archwiliad statudol: Os yw'r term archwiliad statudol yn cael ei ddefnyddio mae'n cyfeirio at y gofyniad yn ôl y gyfraith elusennau i gynnal archwiliad ariannol os yw incwm gros a/neu asedau'r elusen yn fwy na'r trothwy perthnasol gan unigolyn sy'n gymwys i'w benodi fel ariannol annibynnol cwmni, neu unigolyn a gymeradwywyd gan y Comisiwn yn unol â Rheoliadau 2008.
Asedau gros (Cyfanswm): Cyfanswm asedau'r elusen, cyn didynnu rhwymedigaethau, fel ar ddyddiad y fantolen, hy ar ddiwedd diwrnod olaf blwyddyn ariannol yr elusen.
Blwyddyn ariannol: Y cyfnod y mae'r cyfrifon statudol wedi'u paratoi ar ei gyfer.
Cronfeydd anghyfyngedig: Cronfeydd y gall yr ymddiriedolwyr eu gwario yn ôl eu disgresiwn ar gyfer unrhyw ddibenion yr elusen. Gall cronfeydd anghyfyngedig hefyd gynnwys rhan o'r cronfeydd anghyfyngedig y mae'r ymddiriedolwyr wedi'u clustnodi ar gyfer diben arbennig; mae'r cronfeydd hyn a glustnodwyd yn cael eu galw'n gronfeydd dynodedig. Mae cronfeydd dynodedig o'r fath yn rhan gyfreithiol o'r cronfeydd anghyfyngedig, er gellir eu hadrodd ar wahân yn y fantolen neu'r nodiadau, os yw cyfrifon croniadau yn cael eu paratoi, neu fel rhan o'r cronfeydd anghyfyngedig, os yw cyfrifon derbyniadau a thaliadau'n cael eu paratoi.
Cronfeydd incwm cyfyngedig: Cronfeydd y gall yr ymddiriedolwyr eu gwario ar ddibenion arbennig yr elusen yn unig. Mae cronfeydd incwm cyfyngedig yn ddarostyngedig i ymddiriedolaethau penodol a all gael eu datgan gan y rhoddwr(wyr), neu gyda'i awdurdod (ee, mewn apêl gyhoeddus), neu gael eu creu trwy broses gyfreithiol, ond sy'n parhau i fod o fewn amcanion ehangach yr elusen.
Cyfarwyddiadau: Mae'r Cyfarwyddiadau i archwilwyr annibynnol yn cael eu gwneud gan y Comisiwn o dan bwer a roddwyd o dan adran 43(7)(b) o Ddeddf 1993. Mae'r Cyfarwyddiadau sy'n gymwys i'r archwiliwr annibynnol yn amlinellu pa weithdrefnau y mae'n rhaid eu dilyn wrth gynnal archwiliad.
Cyfarwyddwyr: Mae cyfarwyddwyr yn un neu ragor o unigolion sy'n hyn nag 18 oed ac yn gyfrifol yn ôl y gyfraith am weithrediadau'r cwmni. Mae'r cyfarwyddwyr yn ffurfio 'Bwrdd Cyfarwyddwyr' sy'n creu'r corff gwneud penderfyniadau ac mae'r Bwrdd yn gyfrifol am reoli materion y cwmni. Mae dyletswyddau penodol gan gyfarwyddwyr o dan y gyfraith cwmnïau ac maent yn atebol yn gyfreithiol am eu gweithrediadau. Mae cyfarwyddwyr yn ymddiriedolwyr cwmni elusennol.
Cyfrifon anstatudol: Mae cyfrifon anstatudol yn gyfrifon sydd wedi'u paratoi gan yr ymddiriedolwyr sydd heb eu paratoi o dan neu sydd heb fod yn ofynnol gan Ran 6 Deddf Elusennau 1993 a'r Rheoliadau 2008 cymwys, neu os yw'r elusen yn gwmni, Rhan 15 o Ddeddf Cwmnïau 2006. Mae cyfrifon o'r fath yn cynnwys cyfrifon rheoli wedi'u paratoi yn ystod y flwyddyn i hysbysu ymddiriedolwyr ynghylch cyllid yr elusen, a chyfrifon grwp sy'n cael eu paratoi yn wirfoddol.
Cyfrifon grwp: Cyfrifon sy'n cydgrynhoi neu'n cyfuno cyfrifon elusen ac unrhyw is-gwmnïau, er enghraifft cwmni masnachu, y mae'n ei reoli. Pwrpas cyfrifon grwp yw darparu gwybodaeth am y grwp a'i weithgareddau ariannol yn gyffredinol.
Cyfrifon statudol: Cyfrifon statudol yw'r cyfrifon sydd wedi'u paratoi gan yr ymddiriedolwyr sy'n ofynnol ac yn bodloni ffurf a gofynion cynnwys Rhan 6 Deddf Elusennau 1993 a'r Rheoliadau 2008 cymwys, neu os yw'r elusen yn gwmni, Rhan 15 o Ddeddf Cwmnïau 2006, y mae'r Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gofynnol wedi'i atodi iddo, ac sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu ddogfen lywodraethol yr elusen, yr adroddiad craffu allanol sydd wedi'i baratoi gan yr archwiliwr ariannol neu'r archwiliwr annibynnol.
Deddf 1993: Deddf Elusennau 1993 fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf Elusennau 2006.
Deddf 2006: Deddf Elusennau 2006.
Dogfen lywodraethol: Dogfen sy'n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, ewyllys, trawsgludiad, Siarter Frenhinol, Cynllun y Comisiwn, neu'n ddogfen ffurfiol arall. Ymddiriedolaethau elusen yw'r darpariaethau sydd wedi'u cynnwys yn nogfen lywodraethol/dogfennau llywodraethol yr elusen.
Ffurf a chynnwys: Y gofynion statudol ynghylch datgeliadau, dadansoddi a gwybodaeth y mae'n rhaid eu cynnwys yn y cyfrifon croniadau.
Gorchymyn 2009: Gorchymyn (Dirprwyo Symiau) 2009 Deddfau Elusennau 1992 a 1993 (SI 2009 Rhif 508)
Gwaddol: Mae cronfeydd gwaddol yn fath o gronfa gyfyngedig lle mae'n ofynnol i'r ymddiriedolwyr yn ôl y gyfraith i fuddsoddi neu gadw'r cyfalaf. Gall yr incwm a gynhyrchir o'r cyfalaf gael ei wario. Fel rheol bydd y cronfeydd hyn yn fuddsoddiadau ond gallant hefyd fod yn eiddo a ddelir fel gwaddol at ddefnydd yr elusen. Mae dau fath o waddol. Mae gwaddol parhaol yn gronfa lle nad oes gan yr ymddiriedolwyr y pwer i wario'r cyfalaf. Gwaddol treuliadwy yw cronfa lle mae dewis gan yr ymddiriedolwyr i wario'r cyfalaf, o dan rai amgylchiadau, yn yr un ffordd â gwario cronfeydd incwm.
Incwm gros: Mae adran 97 o Ddeddf 1993 yn diffinio incwm gros fel yr incwm gros a gofnodwyd o bob ffynhonnell gan gynnwys ymddiriedolaethau arbennig. Ar gyfer cyfrifon a baratowyd ar ddull derbyniadau a thaliadau, yr incwm gros yw'r cyfanswm derbyniadau a gofnodwyd yn y datganiad o bob ffynhonnell ac eithrio derbyn unrhyw waddol. Ar gyfer cyfrifon a baratowyd ar ddull croniadau, yr incwm gros yw cyfanswm yr adnoddau a dderbyniwyd fel y dangosir yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol (a baratowyd yn unol â'r SORP) ar gyfer pob cronfa gan gynnwys unrhyw swm a drosglwyddwyd i gronfeydd incwm yn ystod y flwyddyn o gronfeydd gwaddol er mwyn bod ar gael i'w ddefnyddio, ac eithrio derbyn unrhyw waddol. Am wybodaeth bellach, cyfeiriwch at y rhestr termau a gwybodaeth ategol ar gyfer Ffurflen Flynyddol eich elusen.
Llythyr ymrwymiad: Llythyr wedi'i gyfeirio at yr ymddiriedolwyr elusen gan yr archwiliwr annibynnol yn rhoi manylion am gyfrifoldebau cyfrifyddu'r ymddiriedolwyr elusen a chyfrifoldebau statudol yr archwiliwr annibynnol. Gall hefyd gynnwys materion megis trefniadau ffioedd, amserlen arfaethedig ar gyfer yr archwiliad a manylion unrhyw waith anstatudol sydd i'w wneud gan yr archwiliwr. Pwrpas y llythyr yw lleihau camddealltwriaeth a dylai cynnwys unrhyw lythyr o'r fath gael ei gytuno yn ysgrifenedig gyda'r ymddiriedolwyr elusen.
Rheoliadau 2008: Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629).
Safonau cyfrifyddu: Dylai cyfrifon sy'n bwriadu rhoi darlun gwir a theg (y sail croniadau) gydymffurfio â rhai safonau a gyhoeddwyd neu a fabwysiadwyd gan y Bwrdd Safonau Cyfrifeg. Mae'r safonau hyn, y disgwylir i gyfrifwyr proffesiynol fod yn gyfarwydd â nhw, yn cynnwys nifer o 'Ddatganiadau o Arferion Cyfrifyddu Safonol', 'Safonau Adrodd Ariannol', 'Crynodebau Tasglu Materion Brys' a Datganiadau o Arferion Cymeradwy.
Sail croniadau: Mae'r cysyniad hwn yn gofyn i effeithiau trafodion a digwyddiadau eraill gael eu hadlewyrchu, cyn belled â phosibl, yn y cyfrifon am y cyfnod pan fyddant yn digwydd, ac nid, er enghraifft, yn y cyfnod pan fydd unrhyw daliad arian parod yn cael ei wneud. Mae'r cysyniad hwn yn ganolog i gydnabod asedau a rhwymedigaethau'r fantolen.
Defnyddiwyd y term hwn i ddisgrifio cyfrifon a baratowyd yn unol â gofynion adran 42(1) o Ddeddf 1993. Dylai cyfrifon o'r fath gael eu paratoi gan yr ymddiriedolwyr i roi darlun 'gwir a theg'. Mae'r cyfrifon yn cynnwys:
- datganiad o weithgareddau ariannol;
- mantolen; a
- nodiadau ar y cyfrifon.
Dylai cyfrifon o'r fath gael eu paratoi ar sail polisïau cyfrifyddu sy'n cynnig modd i'r cyfrifon roi darlun gwir a theg ac sy'n gyson â safonau cyfrifyddu a chysyniadau cyfrifyddu busnes gweithredol a chroniadau.
Sail derbyniadau a thaliadau: Cyfrifon wedi'u paratoi o dan adran (42)(3) o Ddeddf 1993. Mae'r cyfrifon yn cynnwys:
- cyfrif derbyniadau a thaliadau; a
- datganiad o asedau a rhwymedigaethau.
Nid yw cyfrifon o'r fath yn honni rhoi 'darlun gwir a theg'; yn lle hynny dylent roi crynodeb ffeithiol o'r arian a dderbyniwyd ac a dalwyd yn ystod y flwyddyn a datganiad sy'n darparu gwybodaeth ynghylch asedau a rhwymedigaethau'r elusen ar ddiwedd y flwyddyn.
SORP: mae'r Datganiad o Arferion Cymeradwy - Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2005, yn amlinellu'r arferion cymeradwy at ddiben paratoi Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a pharatoi cyfrifon elusen ar ddull croniadau. Nid yw argymhellion cyfrifyddu'r SORP yn gymwys i elusennau sy'n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau.
Tystiolaeth: Yr wybodaeth neu'r ffeithiau a gasglwyd gan yr archwiliwr yn ystod yr archwiliad. Mae'r ffynonellau tystiolaeth sydd ar gael yn cynnwys y cyfrifon, y cofnodion cyfrifyddu, adolygiad dadansoddol yr archwiliwr, yr esboniadau a roddwyd yn yr atebion i'r cwestiynau, materion a sefydlwyd trwy unrhyw weithdrefnau gwirio sy'n angenrheidiol a chofnodion eraill yr elusen, er enghraifft cofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr.
Ymddiriedolaethau: Dyma'r darpariaethau sydd ar unrhyw adeg arbennig yn rheoleiddio dibenion a gweinyddiaeth yr elusen.
Ymddiriedolwyr (ymddiriedolwyr elusen): Diffinnir ymddiriedolwyr elusen gan adran 97 o Ddeddf 1993 a dyma'r bobl sydd, o dan ddogfen lywodraethol elusen, yn gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gallant gael eu galw'n ymddiriedolwyr, yn ymddiriedolwyr rheoli, yn aelodau pwyllgor, yn llywodraethwyr neu'n gyfarwyddwyr, neu gall fod enw arall arnynt.
B. Cipolwg cyflym ar archwiliad annibynnol
Er mwyn cynnal ffydd y cyhoedd yng ngwaith elusennau, mae'r gyfraith elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i gyfrifon y rhan fwyaf o elusennau gael eu harchwilio'n allanol. Ar yr amod nad yw'n ofynnol i elusen yn ôl y gyfraith neu ei dogfen lywodraethol i gael archwiliad ariannol yna gall yr ymddiriedolwyr ddewis math symlach a llai costus o archwiliad allanol o'r enw archwiliad annibynnol.
Ar gyfer y blynyddoedd ariannol sy'n dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008 ac a ddaeth i ben ar neu cyn 31 Mawrth 2009, gall yr ymddiriedolwyr ddewis cael archwiliad annibynnol ar yr amod nad yw incwm gros eu helusen yn fwy na £500,000, neu os yw'r incwm gros yn fwy na £100,000 nid yw ei hasedau gros yn fwy na £2.8 miliwn.
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy incwm gros o £500,000 yn parhau heb eu niwed ond mae'r trothwy ased gros yn cael ei gynyddu i £3.26 miliwn os yw'r incwm gros yn fwy na £250,000.
Mae archwiliad annibynnol yn fath symlach o archwiliad nag archwiliad ariannol ond er hynny mae'n rhoi sicrwydd i ymddiriedolwyr, noddwyr, buddiolwyr, rhanddeiliaid a'r cyhoedd fod cyfrifon yr elusen wedi cael eu hadolygu gan unigolyn annibynnol. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008, mae archwiliad annibynnol hefyd yn ddewis i gwmnïau elusennol bach cymwys nad yw'n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol. Bydd cwmnïau elusennol sydd wedi dewis i beidio â chael archwiliad ariannol yn cael archwiliad annibynnol os yw eu hincwm gros yn fwy na £10,000 ar gyfer blwyddyn gyfrifyddu sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009. Mae'r trothwy pan fydd archwiliad annibynnol yn ofynnol yn cynyddu i incwm gros sy'n fwy na £25,000 ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009.
Os yw'n gweithredu fel gwirfoddolwr neu os yw'n cael ei dalu ffi am ei waith, mae rôl yr archwiliwr annibynnol yn bwysig a rhaid iddo ddilyn camau penodol wrth ymgymryd â'r archwiliad a pharatoi adroddiad i'r ymddiriedolwyr sy'n nodi materion arbennig pan fydd wedi gorffen yr archwiliad. Mae proses i'w dilyn ac mae canllaw ar wahân - Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Canllaw Archwilwyr (CC32) - ar gael sy'n mynd â'r archwiliwr trwy'r Cyfarwyddiadau sy'n pennu'r gweithdrefnau y mae'n rhaid i'r archwiliwr eu dilyn, yn esbonio eu dyletswyddau adrodd ac yn rhoi cyngor ymarferol i'r archwiliwr ym mhob cam.
Yn y rhan fwyaf o achosion bydd yr archwiliwr yn adolygu cyfrifon derbyniadau a thaliadau ac felly ni fydd angen iddo fod yn gyfrifydd cymwys er mwyn ymgymryd ag archwiliad annibynnol priodol, ond er hynny, bydd rhaid i'r archwiliwr feddu ar lefel arbennig o allu a gwybodaeth er mwyn cynnal archwiliad cymwys a pharatoi ei adroddiad yn y ffordd sy'n ofynnol gan Reoliadau 2008. Os yw incwm gros yn fwy na £250,000 mae'r gyfraith elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r archwiliwr fod yn aelod o gorff a restrir yn Neddf 1993.
Os yw cyfrifon croniadau yn cael eu paratoi mae angen i'r archwiliwr gael yr wybodaeth ddiweddaraf am gyfrifon croniadau a bod yn gyfarwydd â'r Datganiad o Arferion Cymeradwy: Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau (2005), a elwir fel arall yn SORP. Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r archwiliwr feddu ar y gallu a'r profiad gofynnol i ymgymryd ag archwiliad cymwys a bydd angen mwy o sgiliau a gwybodaeth gyfrifyddu os yw'r elusen yn paratoi cyfrifon croniadau.
C. Beth mae angen i ymddiriedolwyr ei wybod am archwiliad annibynnol?
Mae'r adran hon yn nodi'r wybodaeth allweddol y mae angen i ymddiriedolwyr ei gwybod wrth benderfynu p'un ai i ddewis cael archwiliad annibynnol o gyfrifon eu helusen neu beidio.
C1. Beth yw archwiliad annibynnol?
Yr ateb byr
Mae archwiliad annibynnol yn adolygiad allanol o gyfrifon elusen ac mae'n cael ei gynnal gan rywun annibynnol sydd â'r gallu a'r profiad ymarferol gofynnol i gynnal archwiliad cymwys.
Yn fwy manwl
Cafodd archwiliad annibynnol ei gyflwyno gan Ran 6 o Ddeddf 1993 ac mae adran 43 o Ddeddf 1993 yn caniatáu i ymddiriedolwyr elusennau llai ddewis y fath symlach hwn o archwiliad allanol yn lle archwiliad ariannol.
Mae archwiliad annibynnol yn darparu gwiriad allanol ar y cyfrifon a gall unrhyw unigolyn sydd â'r gallu a'r profiad perthnasol ei gyflawni, ac eithrio os yw'r incwm gros yn fwy na £250,000, ac yn yr achos hwn dim ond aelodau un o'r cyrff a restrir yn Neddf 1993 (gweler adran Ch1) sy'n gallu ymgymryd â'r archwiliad. Mae archwiliad annibynnol yn llai beichus nag archwiliad ariannol ac mae'n darparu llai o sicrwydd o ran dyfnder y gwaith sydd i'w wneud. Mae'r hyn y mae'n rhaid i archwiliwr ei wneud wedi'i bennu yn y Cyfarwyddiadau a wnaed gan y Comisiwn (gweler CC32) ac mae cynnwys adroddiad yr archwiliwr a amlinellir yn Rheoliadau 2008.
Yn ei adroddiad, mae'n ofynnol i archwiliwr gadarnhau yn unig nad yw unrhyw dystiolaeth wedi dod i'r amlwg sy'n awgrymu bod rhai pethau heb gael eu gwneud gan yr elusen. Mae'r math hwn o 'sicrwydd negyddol' yn fath mwy cyfyngedig o archwilio. Nid yw'r archwiliwr yn gweithredu fel archwiliwr ariannol ac felly nid yw'n ofynnol iddo gynllunio ei waith, adnabod twyll neu brofi rheolaethau ariannol mewnol sy'n gweithredu yn yr elusen.
Mae archwiliad yn golygu adolygu'r cofnodion cyfrifyddu a gedwir gan yr elusen a chymharu'r cyfrifon a gyflwynir yn erbyn y cofnodion hynny. Mae hefyd yn cynnwys adolygu'r cyfrifon ac ystyried unrhyw eitemau neu ddatgeliadau anarferol a ddaeth i'r amlwg. Mae'n bwysig nodi bod gweithdrefnau gwirio a gwarantu, pan fydd eitem yn y cyfrifon yn cael ei gwirio yn erbyn dogfen wreiddiol megis anfoneb neu dderbynneb, dim ond yn ofynnol pan fydd pryderon arwyddocaol yn deillio o waith yr archwiliwr, neu os nad oes modd cael esboniadau boddhaol gan yr ymddiriedolwyr.
Yn adroddiad yr archwiliwr, mae'n ofynnol i'r archwiliwr ddarparu datganiad ar faterion penodol sydd wedi dod at ei sylw o ganlyniad i'r gweithdrefnau archwilio a nodwyd yn y Cyfarwyddiadau a wnaed gan y Comisiwn. Mae hwn yn ofyniad symlach nag archwiliad ariannol. Mae'n ofynnol i archwiliwr ariannol adeiladu corff o dystiolaeth i gefnogi datganiad barn cadarnhaol ar y cyfrifon. Yn arbennig, mae'n ofynnol i archwiliwr ariannol ffurfio barn sy'n datgan a yw'r cyfrifon yn rhoi 'darlun gwir a theg'.
Os oes pryder arwyddocaol sy'n ymwneud â'r cyfrifon y mae'r archwiliwr yn ystyried sy'n bwysig er mwyn deall y cyfrifon ac mae'n parhau heb ei ddatrys, neu os yw materion eraill yn codi y mae'n rhaid eu cynnwys yn adroddiad yr archwiliwr yn dod at sylw'r archwiliwr, bydd angen ystyried sut i adrodd am hyn. Os yw mater yn codi sydd o arwyddocâd perthnasol i'r Comisiwn ac rydym yn debygol o ystyried defnyddio ein pwerau ymchwilio mae'n rhaid i'r archwiliwr baratoi adroddiad ar wahân hefyd ar y mater i'r Comisiwn yn ogystal ag adroddiad yr archwiliwr sydd wedi'i atodi i'r cyfrifon.
C2. Pa elusennau all ddewis cael archwiliad annibynnol?
Yr ateb byr
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, nid yw'n ofynnol i elusennau gydag incwm gros yn y flwyddyn o £10,000 neu lai gael unrhyw fath o archwiliad allanol. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu ac felly nid yw'n ofynnol i elusennau gydag incwm gros o £25,000 neu lai gael archwiliad allanol.
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, gall elusennau gydag incwm gros o £500,000 neu lai ddewis cael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol oni bai fod eu hasedau gros yn fwy na £2.8 miliwn ac mae eu hincwm gros yn fwy na £100,000.
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy ased gros a'r lefel incwm gros pan fydd y trothwy ased yn gymwys yn cael ei gynyddu felly gall elusennau gydag incwm gros o £500,000 neu lai ddewis cael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol oni bai fod eu hasedau gros yn fwy na £3.26 miliwn ac mae eu hincwm gros yn fwy na £250,000.
Yn fwy manwl
Mae'r trothwyon ar gyfer archwiliad annibynnol wedi cynyddu ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009. Mae'r trothwyon sydd bellach yn gymwys wedi'u nodi isod. Dylai incwm gros gael ei gyfrifo yn unol â chanllawiau'r Comisiwn, fel y nodwyd yn Atodiad 1.
Ar gyfer elusennau gyda blynyddoedd ariannol sy'n dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008 ac sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, y trothwyon ar gyfer archwiliad statudol yw:
- incwm gros o fwy na £500,000; neu
- asedau gros o fwy na £2.8 miliwn lle mae incwm gros yn fwy na £100,000 yn y flwyddyn ariannol.
Oni bai fod incwm gros yn fwy na £100,000 nid yw'r trothwy ased gros o £2.8 miliwn yn gymwys.
Ar gyfer elusennau gyda chyfnodau cyfrifyddu sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwyon ar gyfer archwiliad statudol yn cael eu cynyddu i:
- incwm gros o fwy na £500,000; neu
- asedau gros o fwy na £3.26 miliwn lle mae incwm gros yn fwy na £250,000 yn y flwyddyn ariannol.
Oni bai fod incwm gros yn fwy na £250,000 nid yw'r trothwy ased gros o £3.26 miliwn yn gymwys.
Mae'r siart rediad yn Atodiad 2 yn nodi'r camau ar gyfer penderfynu a yw elusen unigol yn gymwys i gael archwiliad annibynnol neu beidio.
Mae'r dewis o gael archwiliad annibynnol hefyd yn gymwys i gwmnïau elusennol bach ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu sy'n dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008 nad yw'n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol statudol. Er y gall cwmnïau elusennol sy'n gymwys i gael eithriad archwiliad ariannol o dan y gyfraith cwmnïau ddewis gael archwiliad annibynnol yn lle archwiliad ariannol elusen ar yr un sail ag elusennau heb fod yn gwmnïau, mae dyletswydd ganddynt i gadw cofnodion cyfrifyddu, ac mae ffurf a chynnwys eu cyfrifon yn parhau i fod yn ddarostyngedig i'r gyfraith cwmnïau.
Fel rheol bydd elusennau sy'n is na'r trothwyon hyn ar gyfer archwiliad ariannol yn gallu dewis cael archwiliad annibynnol oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen yn mynnu fel arall. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, fel rheol nid oes unrhyw ofyniad am unrhyw archwiliad annibynnol os yw'r incwm gros am y flwyddyn dan sylw yn £10,000 neu lai. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu ac fel rheol nid oes unrhyw ofyniad am unrhyw archwiliad annibynnol os yw'r incwm gros am y flwyddyn dan sylw yn £25,000 neu lai.
Os yw incwm gros yr elusen yn fwy na £250,000 mewn blwyddyn ariannol ac nid yw'r elusen yn destun archwiliad statudol, mae Deddf 2006 wedi cyflwyno gofyniad newydd i'r archwiliwr annibynnol fod yn aelod o gorff rhestredig. Rhestrir y cyrff hyn yn Neddf 1993 a hefyd yn adran Ch1 y canllaw hwn.
C3. Beth yw'r fframwaith cyfreithiol ar gyfer archwiliad annibynnol?
Yr ateb byr
Mae'r gofynion archwilio allanol sy'n gymwys i elusennau wedi'u nodi yn Rhan 6 o Ddeddf 1993. Mae'r materion y mae'n rhaid eu cynnwys mewn adroddiad archwiliwr annibynnol wedi'u nodi yn Rheoliadau 2008.
Yn fwy manwl
Mae Deddf 1993 yn gwneud darpariaethau ar gyfer rheoliadau sy'n pennu ffurf a chynnwys cyfrifon elusennau, Adroddiadau Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a dyletswyddau archwilwyr ariannol ac archwilwyr annibynnol elusennau. Mae'r gofynion hyn wedi'u nodi yn Rheoliadau 2008 ac yn gymwys i gyfnodau cyfrifyddu sy'n dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008. Mae Deddf 1993 yn darparu ar gyfer rhyw fath o archwiliad annibynnol ar gyfer cyfrifon pob un ond yr elusennau lleiaf, ond bydd hyn yn llai na'r gofyniad llawn ar gyfer archwiliad ariannol ar gyfer y mwyafrif o elusennau. Mae Rheoliadau 2008 yn nodi'r hyn y mae'n rhaid ei gynnwys yn adroddiad archwiliwr annibynnol.
Yn arbennig, rhaid i'r archwiliwr ddatgan yn ei adroddiad a yw unrhyw fater wedi dod at ei sylw, mewn perthynas â'r archwiliad, sy'n rhoi achos rhesymol iddo gredu mewn unrhyw agwedd berthnasol:
- bod cofnodion cyfrifyddu heb gael eu cadw fel sy'n ofynnol gan y gyfraith;
- nid yw'r cyfrifon yn cyfateb â'r cofnodion cyfrifyddu hynny;
- nid yw'r cyfrifon yn bodloni gofynion cyfrifyddu Rheoliadau 2008 (neu yn achos cwmni elusennol gyda'r gyfraith cwmnïau ac wedi'u paratoi yn unol â dulliau ac egwyddorion y SORP).
Hefyd, mae'n rhaid i'r archwiliwr ddarparu datganiad yn ei adroddiad os yw'r materion penodol canlynol wedi dod i'r amlwg yn ystod yr archwiliad:
- unrhyw wariant neu weithredu perthnasol sy'n ymddangos nad yw'n cydymffurfio ag ymddiriedolaethau'r elusen;
- unrhyw fethiant i gael yr wybodaeth a'r esboniad gan unrhyw gyn-ymddiriedolwr neu ymddiriedolwr presennol, swyddog neu weithiwr yr ystyrir ei fod yn angenrheidiol ar gyfer yr archwiliad; ac
- yn achos cyfrifon croniadau unrhyw anghysondeb perthnasol rhwng y cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr ac, yn achos cwmni elusennol, ag adroddiad y cyfarwyddwyr.
Roedd Deddf 2006 hefyd wedi cyflwyno dyletswydd gyfreithiol newydd i archwilwyr annibynnol baratoi adroddiad ysgrifenedig i'r Comisiwn os ydynt, yn ystod eu harchwiliad, yn ymwybodol o fater sy'n ymwneud â gweithgareddau neu faterion yr elusen, neu unrhyw sefydliad neu gorff cysylltiedig, ac mae achos rhesymol ganddynt dros gredu bod y mater yn debygol o fod yn berthnasol i'r Comisiwn wrth ymarfer ei swyddogaethau ymholi. Mae'r ddyletswydd hon i adrodd materion o bryder arwyddocaol i'r Comisiwn yn cael ei hesbonio ymhellach yn ein cyhoeddiad Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Canllaw Archwilwyr (CC32) sydd wedi'i ysgrifennu'n benodol i gynorthwyo archwilwyr yn eu gwaith.
Hefyd mae disgresiwn gan archwilwyr annibynnol i adrodd os dymunant unrhyw faterion y credant sy'n 'berthnasol' i arfer unrhyw swyddogaethau'r Comisiwn.
Mae'r fframwaith cyfreithiol hwn yn gymwys i bob elusen sydd wedi cofrestru gyda'r Comisiwn a'r elusennau hynny sydd wedi'u heithrio rhag cofrestru ar hyn o bryd.
C4. Ble alla i gael hyd i'r Rheoliadau?
Yr ateb byr
Er nad yw'n debygol y bydd angen i ymddiriedolwyr gyfeirio at fanylion Rheoliadau 2008 wrth ystyried y dewis o gael archwiliad annibynnol, mae'r Rheoliadau ar gael ar wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus.
Yn fwy manwl
Mae Deddf 1993, Deddf 2006 a Rheoliadau 2008 yn gymwys i Gymru a Lloegr yn unig. Mae copïau o Ddeddf 1993 a Deddf 2006 ar gael ar wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus. Mae Rheoliadau 2008 hefyd ar gael ar-lein ar www.opsi.gov.uk/si/si2008/uksi_20080629_en_1
C5. Am ba resymau eraill allai fod angen i mi gael archwiliad ariannol?
Yr ateb byr
Ar ôl gwirio a yw incwm gros ac asedau gros yr elusen yn is na throthwy archwiliad ariannol elusennau, mae nifer o bwyntiau ychwanegol i'r ymddiriedolwyr eu hystyried cyn bod yr archwiliwr yn cael ei benodi ac yn dechrau gweithio. Gall fod angen archwiliad ariannol er bod yr elusen yn is na'r trothwy archwiliad ariannol.
Yn fwy manwl
Gall fod angen archwiliad ariannol am resymau eraill gan gynnwys gofyniad:
- o dan ddogfen lywodraethol yr elusen am archwiliad ariannol (er efallai y gall yr ymddiriedolwyr ddiwygio'r ddogfen lywodraethol) - gweler Atodiad 2;
- o dan drefn statudol neu reoleiddiol arall, megis y rhai sy'n ymwneud â landlordiaid cymdeithasol cofrestredig ac elusennau'r GIG; neu
- ofyniad a osodwyd ar yr elusen gan noddwr neu fenthyciwr.
Hefyd gall ymddiriedolwyr ddewis archwiliad ariannol os yw'n well ganddynt y lefel uwch o sicrwydd y mae'n ei ddarparu. Oherwydd y gwaith ychwanegol sy'n gysylltiedig ag archwiliad ariannol a'r datblygiadau mewn Safonau Rhyngwladol ar Archwilio, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol bod archwiliad ariannol yn debygol o fod yn fwy costus o lawer nag archwiliad annibynnol.
Bydd memorandwm ac erthyglau cymdeithasu gan elusennau sydd wedi'u corffori o dan y gyfraith cwmnïau a gall yr erthyglau gynnwys gofyniad am archwiliad ariannol. Os yw'r elusen yn gwmni bydd angen i'r archwiliwr fod yn gyfarwydd â'r gofynion cyfrifyddu ac adrodd ychwanegol sy'n gymwys i gwmnïau bach. Mae ymddiriedolwyr cwmnïau elusennol yn gyfrifol am sicrhau bod cynnwys adroddiad y cyfarwyddwyr, a all gynnwys Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr, yn cydymffurfio â gofynion Deddf Cwmnïau 2006.
Ch. Sut i ddewis eich archwiliwr
Mae adran 43(7)(a) o Ddeddf 1993 yn caniatáu i'r Comisiwn gyhoeddi canllawiau i ymddiriedolwyr elusen ynghylch penodi archwiliwr annibynnol. Dylai ymddiriedolwyr ddarllen yr adran ganlynol er mwyn sicrhau eu bod nhw wedi cymryd yr holl gamau y mae angen iddynt eu cymryd i ddewis a phenodi eu harchwiliwr.
Ch1. Pwy all ymgymryd ag archwiliad annibynnol?
Yr ateb byr
Dylai'r ymddiriedolwyr elusen gymryd camau i sicrhau bod archwiliad cymwys yn cael ei gynnal ac felly byddant yn ystyried yn ofalus addasrwydd a chymhwyster darpar archwiliwr annibynnol.
Yn fwy manwl
Disgrifir archwiliwr annibynnol yn adran 43(3)(a) o Ddeddf 1993 fel "unigolyn annibynnol y mae sail resymol gan ymddiriedolwyr yr elusen dros gredu fod ganddo'r gallu gofynnol a'r profiad ymarferol i ymgymryd ag archwiliad cymwys o'r cyfrifon". Pan fydd incwm gros elusen yn fwy na £250,000, rhaid i'r archwiliwr fod yn unigolyn sy'n aelod o un o'r cyrff canlynol a restrir yn Neddf 1993 a dylai gael ei ganiatáu gan reolau'r corff hwnnw i ymgymryd â rôl archwiliwr annibynnol:
- Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr
- Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig yr Alban
- Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Iwerddon
- Cymdeithas y Cyfrifwyr Ardystiedig Siartredig
- Cymdeithas y Cyfrifwyr Cyhoeddus Awdurdodedig
- Cymdeithas y Technegwyr Cyfrifyddu
- Cymdeithas y Cyfrifwyr Rhyngwladol
- Sefydliad Siartredig Cyfrifwyr Rheoli
- Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig
- Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg
- Cymrawd Cymdeithas yr Archwilwyr Annibynnol Elusennau
Mae hawl gan ymddiriedolwyr elusen i roi tâl rhesymol i archwiliwr annibynnol am ei wasanaethau ac os na allant geisio gwasanaethau archwiliwr cymwys yn wirfoddol, dylent fod yn barod i dalu tâl o'r fath a'i ystyried yn gost briodol gweinyddu'r elusen.
Ch2. Beth yw rhywun annibynnol?
Yr ateb byr
Mae annibyniaeth yn golygu nad yw'r archwilir yn cael ei ddylanwadu, neu'n cael ei weld fel ei fod yn cael ei ddylanwadu gan berthnasau personol agos â'r ymddiriedolwyr neu ymwneud â gweinyddu'r elusen o ddydd i ddydd.
Yn fwy manwl
Er mwyn i archwiliwr fod yn annibynnol ni ddylai fod gan yr unigolyn hwnnw unrhyw gysylltiad â'r ymddiriedolwyr elusen a allai amharu ar gynnal yr archwiliad yn ddiduedd. Ni all archwiliwr adolygu'n annibynnol ei waith ei hun ac felly ni all yr unigolyn sy'n cadw llyfrau'r elusen fod yn archwiliwr yr elusen. Fodd bynnag, nid yw hyn yn golygu na all archwiliwr fod yn aelod neu'n gefnogwr yr elusen ac yn aml bydd rhywfaint o gyfraniad yn cynnig brwdfrydedd a chynefindra ychwanegol i rôl yr archwiliwr.
Os yw darpar archwiliwr annibynnol yn aelod o'r elusen, er enghraifft yn aelod o gynulleidfa eglwys, ar yr amod nad yw wedi ymwneud â'r gwaith bob dydd o wneud penderfyniadau neu weinyddu'r elusen, er enghraifft drwy wasanaethu ar bwyllgor neu is-bwyllgor a gynullwyd gan yr elusen, ac nid yw'n gysylltiedig â'r ymddiriedolwyr elusen, fel rheol gall weithredu fel archwiliwr, ar yr amod bod y gallu, y profiad a'r cymhwyster gofynnol ganddo. Hefyd ni fyddai'r hawl i gymryd rhan neu fod yn bresennol fel aelod mewn cyfarfod cyffredinol blynyddol yn atal yr archwiliwr annibynnol rhag cynnal archwiliad annibynnol er byddai cymryd rhan weithredol yng ngweinyddiad yr elusen, er enghraifft trwy osod cynnig gerbron, yn ei atal rhag gwneud hynny.
Mae penderfynu a yw cysylltiad â'r elusen yn effeithio ar annibyniaeth yn dibynnu ar yr amgylchiadau arbennig ond fel rheol ni fydd yr unigolion canlynol yn cael eu hystyried yn annibynnol:
(a) ymddiriedolwyr elusen neu unrhyw un arall sydd â chysylltiad agos â gweinyddu'r elusen;
(b) prif roddwr neu brif fuddiolwr yr elusen; neu
(c) plentyn, rhiant, wyr neu wyres, nain neu daid, brawd neu chwaer, cymar, partner sifil, partner busnes neu weithiwr cyflogedig unrhyw un sydd wedi'i gynnwys o fewn is-baragraff (a) neu (b) uchod.
Ch3. Pa sgiliau sydd eu hangen ar yr archwiliwr?
Yr ateb byr
Mae'r ymddiriedolwyr yn penodi archwiliwr annibynnol a rhaid iddynt gredu'n rhesymol bod gan y sawl a ddewiswyd y gallu gofynnol a'r profiad ymarferol i gynnal archwiliad cymwys o'r cyfrifon.
Yn fwy manwl
Yn y ddadl yn Nhy'r Arglwyddi ar y Mesur Elusennau a arweiniodd at Ddeddf 1993, dywedwyd "mae'n amlwg bod rhaid i archwiliwr annibynnol fod yn gymwys i gyflawni'r dasg sydd ganddo i'w wneud a rhaid iddo fod yn gyfarwydd â dulliau cyfrifyddu, ond nid oes rhaid iddo fod yn gyfrifydd gweithredol. Y bobl sydd gennym mewn golwg yw....pobl fel rheolwyr banc neu reolwyr cymdeithasau adeiladu, trysoryddion awdurdodau lleol neu gyfrifwyr sydd wedi ymddeol. Byddent i gyd yn archwilwyr annibynnol addas."
Bydd ansawdd y dystiolaeth o allu sy'n ofynnol yn dibynnu ar y cyfrifon ac a ydynt wedi'u paratoi ar sail derbyniadau a thaliadau neu ar sail croniadau, a maint a natur trafodion yr elusen.
Argymhellir y dylai ymddiriedolwyr elusennau sy'n paratoi eu cyfrifon ar sail croniadau ystyried dewis unigolyn sy'n aelod o un o'r cyrff a restrir yn Neddf 1993 (gweler adran Ch1), neu unigolyn medrus tebyg, sy'n dangos dealltwriaeth dda o egwyddorion cyfrifyddu, safonau cyfrifyddu a gwybodaeth o'r SORP.
Mae gan y mwyafrif o elusennau incwm gros sy'n is na'r trothwy sy'n pennu pryd y mae'n rhaid paratoi cyfrifon croniadau, ac oni bai eu bod wedi'u cyfansoddi fel cwmni o dan y gyfraith cwmnïau, gallant baratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau syml. Mae'r math hwn o gyfrifyddu yn syml iawn ac yn darparu dewis arall syml i gyfrifon croniadau sy'n ateb gofynion cyfreithiol elusennau llai yn llawn. Nid oes angen cael gwybodaeth o safonau cyfrifyddu a'r SORP er mwyn archwilio cyfrifon derbyniadau a thaliadau.
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n dod i ben ar neu cyn 31 Mawrth 2009, gall elusennau sydd heb fod yn gwmnïau baratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau os yw eu hincwm gros yn £100,000 neu lai. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n dod i ben ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu felly gall elusennau sydd heb fod yn gwmnïau baratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau ar yr amod bod eu hincwm gros, am y flwyddyn berthnasol, yn £250,000 neu lai.
Er y bydd profiad blaenorol yn ddefnyddiol iawn, os yw cyfrifon derbyniadau a thaliadau'n cael eu paratoi, dylai unrhyw un sydd ag ymwybyddiaeth ariannol a sgiliau rhifiadol fod yn gymwys i weithredu fel archwiliwr annibynnol ar yr amod ei fod wedi darllen a deall ein cyhoeddiad Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Canllaw Archwilwyr (CC32) a'i ddilyn wrth adolygu set o gyfrifon derbyniadau a thaliadau.
Os yw cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau'n cael eu paratoi, mae angen i'r archwiliwr fod rhywfaint yn gyfarwydd â rhai egwyddorion sylfaenol gan gynnwys y mathau gwahanol o gronfeydd incwm (anghyfyngedig a chyfyngedig) a chronfeydd cyfalaf (gwaddol parhaol a gwaddol treuliadwy), natur yr ymddiriedolaethau, cyfrifoldebau ymddiriedolwyr, a rôl dogfen lywodraethol yr elusen. Am fwy o wybodaeth ynghylch dyletswyddau ymddiriedolwyr cyfeiriwch at ein cyhoeddiad Yr Ymddiriedolwr Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3).
Hefyd dylai ymddiriedolwyr elusen fodloni eu hunain bod profiad ymarferol gan ddarpar archwilwyr sy'n berthnasol i'r elusen dan sylw a allai gynnwys:
- ymwneud â gweinyddiad ariannol elusen o natur debyg; neu
- weithredu'n llwyddiannus fel archwiliwr annibynnol yn flaenorol ar gyfer elusennau o'r fath; neu
- feddu ar brofiad ymarferol perthnasol ym maes cyfrifeg neu fasnach.
Ch4. All ein cyfrifon grwp gael eu harchwilio'n annibynnol?
Yr ateb byr
Os yw cyfrifon grwp yn cael eu paratoi, sef cydgrynhoi cyfrifon elusen ac unrhyw is-gwmnïau, oherwydd bod hyn yn ofynnol yn ôl y gyfraith, yna rhaid cael archwiliad ariannol.
Yn fwy manwl
Mae gan rai elusennau is-gwmni masnachu sydd yn aml wedi'i gofrestru fel cwmni o dan y gyfraith cwmnïau ac mae'n ymgymryd â busnes masnachol er mwyn i unrhyw elw a wneir gael ei roi trwy Rodd Cymorth i'r elusen. Oni bai fod cyfanswm incwm gros y grwp, hynny yw incwm gros yr elusen ynghyd ag incwm gros unrhyw is-gwmnïau (ar ôl dileu trafodion o fewn grwp), yn fwy na'r trothwy statudol o £500,000, nid oes unrhyw ofyniad i baratoi cyfrifon grwp. Os yw cyfanswm yr incwm gros yn fwy na £500,000 rhaid i'r cyfrifon grwp gael eu paratoi a rhaid cynnal archwiliad ariannol.
Os yw cyfrifon grwp yn cael eu paratoi yn is na'r trothwy hwn, byddent yn gyfrifon gwirfoddol a byddai unrhyw archwiliad o'r cyfrifon hyn yn anstatudol er y gellid cymhwyso'r egwyddorion a nodwyd yn y Cyfarwyddiadau a wnaed gan y Comisiwn drwy drefniadau dan gytundeb rhwng yr elusen a'r archwiliwr annibynnol. Os hoffai ymddiriedolwyr gyflwyno cyfrifon grwp wedi'u paratoi yn wirfoddol fel eu cyfrifon statudol, dylai cyfrifon grwp gydymffurfio â gofynion Deddf 1993, Rheoliadau 2008 a'r SORP. Os yw'r rhiant elusen yn gwmni, argymhellir bod cyfrifon grwp hefyd yn cydymffurfio â'r gyfraith cwmnïau, yn enwedig os bydd cyfrifon yn cael eu defnyddio at ddibenion ffeilio yn Nhy’r Cwmnïau.
Rhaid i gyfrifon rhiant elusen ei hun, os ydynt yn fwy na'r trothwy ar gyfer archwiliad annibynnol neu ariannol, gael eu harchwilio'n ariannol neu'n annibynnol yn unol â'r gofynion trothwy pan fyddant wedi'u cynnwys yn y cyfrifon grwp sydd i'w ffeilio gyda'r Comisiwn. Mae'r gofyniad hwn yn gymwys hyd yn oed os yw cyfrifon grwp yn cael eu paratoi yn wirfoddol i'w ffeilio gyda ni.
I gael mwy o wybodaeth am gyfrifon grwp cyfeiriwch at adran berthnasol y SORP ac am fanylion y trothwy paratoi cyfeiriwch at ein cyfres CC15 o gyhoeddiadau - Adroddiadau a Chyfrifon Elusennau: Yr Hanfodion - am y flwyddyn ariannol berthnasol.
Ch5. Pa gamau eraill ddylai ymddiriedolwyr elusen eu cymryd wrth ddewis a phenodi archwiliwr annibynnol?
Yr ateb byr
I grynhoi, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr gymryd camau rhesymol i sicrhau archwiliad cymwys. Mae hyn yn cynnwys ystyried annibyniaeth, galluoedd a phrofiad archwiliwr arfaethedig.
Yn fwy manwl
Cyn penodi archwiliwr, argymhellwn y dylai ymddiriedolwyr ofyn i'r darpar archwiliwr gadarnhau:
- ei fod yn fodlon ei fod yn annibynnol ar yr elusen a'i hymddiriedolwyr;
- os yw cyfrifon croniadau yn cael eu paratoi ei fod yn credu bod y gallu a'r profiad angenrheidiol ganddo i ymgymryd â'i waith gan gynnwys gwybodaeth o'r SORP;
- ei fod wedi bodloni unrhyw ofynion (er enghraifft, tystysgrif weithredol) ei gorff proffesiynol ei hun i weithredu fel archwiliwr; ac
- os yw'n briodol, ei fod yn meddu ar yswiriant indemniad proffesiynol.
Os yw'n briodol, gall yr ymddiriedolwyr ofyn i archwiliwr roi manylion am ei brofiad, achrediad neu gymwysterau ac mae hyn yn arbennig o berthnasol os oes rhaid i'r archwiliwr fod yn aelod o gorff a restrir yn Neddf 1993 (gweler adran Ch1) neu os yw cyfrifon a baratowyd ar sail croniadau yn cael eu harchwilio.
Drwy geisio'r sicrwydd hwn, boed drwy e-bost, llythyr neu os yw ffi yn cael ei chodi yn y llythyr ymrwymiad, gall yr ymddiriedolwyr ddangos eu bod wedi rhoi sylw priodol i'r gofyniad i ddewis archwiliwr sydd â'r "gallu gofynnol a'r profiad ymarferol". Os yw'r archwiliwr yn codi ffi dylai'r ymddiriedolwyr gael gwybod trwy lythyr ymrwymiad ar ba sail y mae'r archwiliwr wedi cytuno i weithredu. Dylai telerau'r ymrwymiad gydnabod, ac nid cyfyngu ar ddyletswyddau statudol yr archwiliwr.
Er nad oes rhaid i bob archwiliwr feddu ar gymhwyster cyfrifyddu proffesiynol, rhaid i'r ymddiriedolwyr bob amser benodi unigolyn sy'n addas i amgylchiadau'r elusen a dylai'r ymddiriedolwyr sicrhau bod canllawiau'r Comisiwn ynghylch sgiliau gofynnol (gweler adran Ch3) yr archwiliwr ar gyfer cyfrifon croniadau wedi cael eu dilyn.
Dylai ymddiriedolwyr elusen drafod yn llawn gyda'r darpar archwiliwr waith yr elusen a'u disgwyliadau. Dylent sicrhau bod gan y darpar archwiliwr annibynnol gopi o Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Canllaw Archwilwyr (CC32) a'i fod yn gyfarwydd â Chyfarwyddiadau'r Comisiwn Elusennau i archwilwyr annibynnol ac yn deall y ddyletswydd i ddarparu adroddiad archwiliwr annibynnol. Os yw cyfrifon croniadau yn cael eu paratoi o dan adran 42(1) o Ddeddf 1993, dylai'r archwiliwr hefyd fod yn gyfarwydd â Rheoliadau 2008 o ran ffurf a chynnwys y cyfrifon hynny a'r SORP.
Os yw'r elusen yn gwmni bach, dylai'r archwiliwr hefyd fod yn ymwybodol o ofyniad cyfrifyddu Deddf Cwmnïau 2006 o ran ffurf a chynnwys y cyfrifon hynny yn ogystal â bod yn gyfarwydd â'r SORP.
Gall ymddiriedolwyr elusen sy'n dilyn y canllawiau hyn ac sy'n cael sicrwydd addas gan ddarpar archwilwyr, a thrwy unrhyw eirdaon, fod yn hapus eu bod wedi cymryd pob cam rhesymol i benodi archwiliwr sydd â'r gallu a'r profiad i ymgymryd ag archwiliad annibynnol cymwys o'u cyfrifon.
Archwiliad cymwys yw un sy'n cael ei wneud gyda medr a gofal rhesymol yn unol â'r Cyfarwyddiadau ar gyfer archwiliad annibynnol.
D. Sut i baratoi ar gyfer archwiliad annibynnol
Er mwyn sicrhau archwiliad effeithlon ac effeithiol mae angen gwneud ychydig o waith paratoi. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusen ddeall eu dyletswyddau o ran cadw cofnodion cyfrifyddu, paratoi cyfrifon a'u ffeilio. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod yr holl gofnodion cyfrifyddu yn gyfoes ac ar gael yn hawdd a sicrhau bod cyfrifon drafft a'r Adroddiad Blynyddol wedi cael eu paratoi (oni bai y cytunwyd y bydd yr archwiliwr yn drafftio'r cyfrifon o'r cofnodion cyfrifyddu) mewn pryd ar gyfer yr archwiliad fel cam cyntaf hollbwysig.
D1. Pa gofnodion cyfrifyddu ddylai fod ar gael i'r archwiliwr?
Yr ateb byr
Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu a rhaid iddynt gael eu diweddaru a bod ar gael i'r archwiliwr annibynnol.
Yn fwy manwl
Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu. Rhaid cadw'r cofnodion hyn (ee llyfrau arian, anfonebau, derbyniadau, cofnodion Rhodd Cymorth ac ati) am o leiaf 6 blynedd (neu o leiaf 3 blynedd yn achos cwmnïau elusennol). Os yw taliadau Rhodd Cymorth yn cael eu derbyn bydd angen cadw cofnodion am 6 mlynedd gyda manylion unrhyw roddwyr sylweddol yn cael eu cadw yn unol â chanllawiau HMRC.
Rhaid i'r cofnodion cyfrifyddu fod yn ddigonol i ganiatáu i'r cyfrifon gael eu paratoi, gan adnabod trafodion gan gynnwys eu swm a'u dyddiad, ac adnabod symiau a natur asedau a rhwymedigaethau'r elusen. Rhaid i gwmnïau elusennol sicrhau bod eu cofnodion cyfrifyddu yn bodloni gofynion y gyfraith cwmnïau.
D2. Pa wybodaeth sy'n rhaid i ymddiriedolwyr ei darparu?
Yr ateb byr
Mae hawl gan yr archwiliwr ofyn am unrhyw wybodaeth ac esboniadau gan gyn-ymddiriedolwyr elusen neu ymddiriedolwyr elusen presennol, swyddogion neu weithwyr yr elusen y teimlai'r archwiliwr sydd eu hangen ar gyfer yr archwiliad.
Yn fwy manwl
Mae gan yr archwiliwr hawl i gael at unrhyw lyfrau, dogfennau a chofnodion eraill (sut bynnag y cânt eu cadw) sy'n ymwneud â'r elusen ac mae'r archwiliwr yn teimlo y mae angen eu harchwilio at ddibenion yr archwiliad.
Yn ystod archwiliad mae'n debygol iawn y bydd angen i'r archwiliwr ofyn rhai cwestiynau neu geisio eglurhad o faterion sy'n codi ac mae'n ofynnol i gyn ymddiriedolwyr elusen neu ymddiriedolwyr elusen presennol, swyddogion neu weithwyr yr elusen gynorthwyo yn ôl y gyfraith. Mae hawl gan yr archwiliwr i geisio gwybodaeth ac esboniadau ar unrhyw fater y mae'r archwiliwr yn ystyried sydd ei angen at ddibenion cynnal yr archwiliad.
D3. Beth i'w baratoi? Y gofyniad i baratoi Adroddiad Blynyddol a chyfrifon
Yr ateb byr
Rhaid i bob elusen gofrestredig baratoi cyfrifon blynyddol ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, rhaid i'r elusennau hynny sydd ag incwm gros o fwy na £10,000 ffeilio eu cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gyda'r Comisiwn. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu ac felly dim ond elusennau gydag incwm gros sy'n fwy na £25,000 sy'n rhaid ffeilio eu cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gyda ni. Yr ymddiriedolwyr sy'n gyfrifol am baratoi a ffeilio'r datganiadau hyn er gall yr archwiliwr annibynnol helpu elusen i'w paratoi.
Yn fwy manwl
Dylai ymddiriedolwyr ddarllen ein cyfres CC15 o gyhoeddiadau - Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Yr Hanfodion - ar gyfer y flwyddyn ariannol berthnasol i gael gwybod am y gofynion ar gyfer Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a'r dewisiadau ar gyfer paratoi cyfrifon. Mae manylion hefyd yn cael eu darparu am y ffurflen diweddaru gwybodaeth neu'r Ffurflen Flynyddol sydd i'w ffeilio gyda'r Comisiwn.
Gall elusennau bach, heb fod yn gwmnïau elusennol sydd wedi cofrestru gyda Thy'r Cwmnïau, baratoi naill ai cyfrifon croniadau neu gyfrifon derbyniadau a thaliadau ar yr amod nad yw eu hincwm gros yn fwy na'r trothwy incwm gros perthnasol ar gyfer eu paratoi. Mae cyfrifon derbyniadau a thaliadau yn cynnig dewis arall syml a hyblyg ar gyfer cyfrifon croniadau mwy cymhleth. Yn syml mae cyfrifon derbyniadau a thaliadau yn gofnod wedi'i ddadansoddi o'r arian parod a dderbyniwyd ac a wariwyd yn y flwyddyn ariannol gan gysoni gweddillion arian parod a gweddillion banc a ddelir ar ddechrau ac ar ddiwedd y flwyddyn ynghyd ag atodlen o unrhyw asedau neu rwymedigaethau eraill ar ddiwedd y flwyddyn a elwir y 'Datganiad o Asedau a Rhwymedigaethau'. Mae ein cyhoeddiad Pecyn Cyfrifon Derbyniadau a Thaliadau (CC16) yn darparu cynllun pro forma ar gyfer Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr, cyfrifon derbyniadau a thaliadau, datganiad o asedau a rhwymedigaethau ac adroddiad yr archwiliwr annibynnol. Mae enghraifft barod yn defnyddio'r pecyn ar gael ar ein gwefan hefyd.
Mae'n rhaid i bob cwmni elusennol baratoi cyfrifon croniadau. Rhaid i elusennau sydd heb fod yn gwmnïau gyda blwyddyn ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009 baratoi cyfrifon croniadau os yw eu hincwm gros yn fwy na £100,000. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu felly rhaid i elusennau baratoi cyfrifon croniadau os yw eu hincwm gros yn fwy na £250,000. Yn gyffredinol rhaid i elusennau sy'n paratoi cyfrifon croniadau wneud hynny drwy ddilyn y SORP. Fodd bynnag, mae gan landlordiaid cymdeithasol cofrestredig a sefydliadau addysg bellach ac uwch eu SORP eu hunain a dylent ddefnyddio hwn yn lle hynny ond mae maint y sefydliadau hyn yn golygu fel arfer nad ydynt yn debygol o fod yn gymwys i gael archwiliad annibynnol.
Mae cyfrifon croniadau yn fwy na dim ond yn fath syml o gyfrifon arian parod gyda dyledwyr (arian sy'n ddyledus i'r elusen ond sydd heb ei dalu erbyn diwedd y flwyddyn) a chredydwyr (arian sy'n daladwy gan yr elusen ond heb ei dalu erbyn diwedd y flwyddyn) oherwydd rhaid iddynt gynnwys cost neu brisiad asedau, dibrisiant asedau sefydlog, darpariaethau, prisiad y farchnad buddsoddiadau, amhariad asedau swyddogaethol ac addasiadau a datgeliadau cyfrifyddu eraill, er enghraifft, cyfrifyddu ar gyfer trefniadau pensiwn. Mae cyfrifon croniadau yn ffurf llawer mwy cymhleth o gyfrifyddu na derbyniadau a thaliadau ac mae'n dilyn y rheolau cyfrifyddu a bennwyd gan y Bwrdd Safonau Cyfrifeg mewn safonau cyfrifyddu ac a ddehonglwyd gan y SORP ar gyfer y sector elusennau. Rhaid i gwmnïau elusennol gydymffurfio hefyd â gofynion cyfrifyddu Deddf Cwmnïau 2006.
Ar gyfer elusennau nad oes angen archwiliad statudol arnynt, mae'r SORP yn cynnig nifer o gonsesiynau ac i gynorthwyo elusennau llai nad ydynt yn gwmnïau mae ein cyhoeddiad Pecyn Cyfrifon Croniadau (CC17) yn darparu cynllun pro forma ar gyfer y cyfrifon, Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr ac adroddiad yr archwiliwr a phan fydd wedi'i gwblhau mae'n bodloni'r gofynion cyfreithiol yn llawn. Ar gyfer elusennau sy'n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau, mae nifer o cyfrifon croniadau i'w gweld ar ein gwefan.
D4. Pwy ddylai ffeilio Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon a phryd?
Yr ateb byr
Yr ymddiriedolwyr elusen sy'n gyfrifol am ffeilio cyfrifon eu helusen gyda'r Comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol.
Yn fwy manwl
Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu cyn 31 Mawrth 2009, rhaid i'r elusennau hynny sydd ag incwm gros o fwy na £10,000 ffeilio eu hadroddiad a'u cyfrifon gyda'r Comisiwn. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n diweddu ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r trothwy hwn yn cael ei gynyddu ac felly dim ond elusennau gydag incwm gros sy'n fwy na £25,000 sy'n rhaid ffeilio eu hadroddiad a'u cyfrifon gyda ni. Mae'r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am sicrhau bod Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon, ynghyd ag adroddiad yr archwiliwr annibynnol yn cael eu cyflwyno i'r Comisiwn cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol. Dylai ymddiriedolwyr cwmnïau elusennol nodi bod ffeilio gyda Thy'r Cwmnïau yn ofynnol cyn pen 9 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol a gall fod yn gyfleus i ffeilio gyda'r Comisiwn yr un pryd.
Dylai'r ymddiriedolwyr gytuno ar amserlen ar gyfer cwblhau'r archwiliad gyda'r archwiliwr. Dylai Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr, cyfrifon a chofnodion a gwybodaeth ategol gael eu darparu i'r archwiliwr yn ddigon cynnar i ganiatáu i'r archwiliad gael ei gwblhau ac i'r cyfrifon gael eu cymeradwyo gan yr ymddiriedolwyr cyn y dyddiad cau ar gyfer ffeilio.
Os yw'r ymddiriedolwyr yn awyddus i'r archwiliwr ddelio â'r ffeilio dylai hyn gael ei gytuno yn ysgrifenedig â'r archwiliwr fel rhan o'r ymrwymiad. Os yw'r ffeilio yn debygol o fod yn hwyr dylai'r ymddiriedolwyr roi gwybod i'r Comisiwn cyn y dyddiad cau ar gyfer ffeilio gan esbonio'r amgylchiadau, y camau y mae'r ymddiriedolwyr yn eu cymryd a'r dyddiad tebygol pan fyddant yn ffeilio.
D5. Beth arall all yr ymddiriedolwyr ei wneud i sicrhau archwiliad effeithlon ac effeithiol?
Yr ateb byr
Bydd dilyn y canllawiau yn y cyhoeddiad hwn yn helpu. Hefyd mae dilyn y gofynion cyfreithiol, cynllunio a pharatoi hefyd yn bwysig.
Yn fwy manwl
Mae paratoi ar gyfer yr archwiliad yn bwysig. Mae cynllunio gofalus yn allweddol i archwiliad llwyddiannus. Mae nifer o'r camau y mae angen eu cymryd eisoes wedi cael eu hesbonio yn y canllaw hwn - mae'r pwyntiau allweddol i'w cofio yn cynnwys:
- sicrhau bod cofnodion cyfrifyddu wedi'u diweddaru ac ar gael;
- Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr wedi cael ei baratoi;
- gosod amserlen ar gyfer paratoi'r cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr;
- cytuno ar gyfrifoldebau gyda'r archwiliwr, er enghraifft, pwy fydd yn paratoi'r cyfrifon ac yn eu ffeilio gyda'r Comisiwn;
- cytuno ar amserlen ar gyfer yr archwiliad gyda'r archwiliwr; a
- sicrhau bod ymddiriedolwyr a staff allweddol ar gael i ateb cwestiynau a all godi.
Mae modd llwytho i lawr mwy o wybodaeth, gan gynnwys amserlen bosibl, o'n tudalen Ffeilio'n Gynnar.
Dd. Atodiadau
Atodiad 1
Cyfrifo incwm gros
Mae adran 97 o Ddeddf 1993 yn datgan bod cyfeiriad at incwm gros yr elusen: "yn golygu ei hincwm gros a gofnodwyd o bob ffynhonnell gan gynnwys ymddiriedolaethau arbennig." Mae'r diffiniad bras hwn yn cael ei ddehongli at ddibenion gweinyddol gan y Comisiwn wrth bennu gofynion y Ffurflen Flynyddol a pharatoi rheoliadau'r Ffurflen Flynyddol o dan adran 48 o Ddeddf 1993. Mae'r diffiniad gweinyddol hwn o incwm gros yn cael ei adolygu'n flynyddol wrth baratoi ar gyfer y broses Ffurflen Flynyddol.
Y diffiniad o incwm gros (Ffurflen Flynyddol 2008)
Os yw cyfrifon yn cael eu paratoi ar sail croniadau dylid cyfrifo 'incwm gros' fel:
- cyfanswm yr adnoddau a dderbynnir fel y dangosir yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol (a baratowyd yn unol â'r SORP) ar gyfer pob cronfa ac eithrio unrhyw waddol; a
- chan gynnwys unrhyw swm a drosglwyddwyd o gronfeydd gwaddol i gronfeydd incwm yn ystod y flwyddyn er mwyn bod ar gael i'w ddefnyddio.
(Sylwer nid yw'r SORP yn cynnwys enillion wrth ailbrisio asedau sefydlog neu enillion ar fuddsoddiadau yn y cyfanswm adnoddau a dderbynnir oherwydd nid ydynt yn ffurfio rhan o 'incwm gros' at y dibenion hyn.)
Os yw cyfrifon yn cael eu paratoi ar ddull derbyniadau a thaliadau, yr incwm gros yw'r cyfanswm derbyniadau a gofnodwyd yn y datganiad o gyfrifon heblaw gwaddolion, benthyciadau ac elw o werthu buddsoddiadau neu asedau sefydlog.
Atodiad 2
Siart rediad : Gofynion cymhwyster ar gyfer archwiliad annibynnol
Atodiad 3
Ffynonellau gwybodaeth bellach
1. Cyhoeddiadau
Cyfrifon ac Adroddiadau gan Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy
Hefyd yn cael ei alw SORP 2005, mae ar gael yn rhad ac am ddim o'n gwefan. Mae modd cael fersiwn brintiedig ohono (pris £15 a thâl post a phacio) gan CCH trwy ffonio 0870 777 2906 (8.30am i 5.30pm yn yr wythnos) neu archebwch ar-lein yn http://www.cch.co.uk/ neu anfonwch e-bost at customerservices@cch.co.uk gan ddyfynnu cod cynnyrch CCSORP.CCH.
Canllawiau perthnasol eraill yn y cyhoeddiadau CC:
CC15b Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Yr hanfodion Ebrill 2009
CC15a Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Yr hanfodion Ebrill 2008
CC16 Pecyn Cyfrifon Derbyniadau a Thaliadau
CC17 Pecyn Cyfrifon Croniadau
CC32 Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Canllaw Archwilwyr
Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a Chyfrifon Enghreifftiol
Mae ein gwefan yn cynnig ystod eang o wasanaethau, offer, gwybodaeth a chanllawiau hygyrch ar-lein. Cyn cysylltu â ni am gyngor neu gymorth efallai yr hoffech chwilio ein cronfa ddata ar-lein o gwestiynau cyffredin. Bydd y rhan fwyaf o bobl yn cael hyd i'r ateb y mae ei angen arnynt heb ffonio neu ysgrifennu e-bost. Fel arall, ceir cyswllt i'n tudalen Cysylltu â ni o frig a gwaelod pob tudalen we.
Y Rheoliadau
Mae Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629) a Gorchymyn (Dirprwyo Symiau) 2009 Deddfau Elusennau 1992 a 1993 (SI 2009 Rhif 508) ar gael o wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus.
Canllawiau ar ofynion y gyfraith cwmnïau
Mae'r Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio yn cyhoeddi nifer o daflenni defnyddiol sy'n esbonio gofynion y gyfraith cwmnïau. Gallwch eu cael o'i wefan: www.berr.gov.uk/bbf/index.html.
2. Cysylltiadau
Mae Cymdeithas Archwilwyr Annibynnol Elusennau yn dwyn ynghyd cyfrifwyr proffesiynol sy'n arbenigo yn y maes hwn ac eraill sy'n gweithredu fel archwilwyr annibynnol. Mae'n elusen gofrestredig ei hun, a gall fod o gymorth i ymddiriedolwyr sydd eisiau penodi archwiliwr annibynnol. Mae gwybodaeth bellach ar gael ar ei wefan: www.acie.org.uk
Gellir cysylltu â'r Gymdeithas yn:
Cymdeithas Archwilwyr Annibynnol Elusennau
The Gatehouse
White Cross
South Road
Lancaster
LA1 4XQ
Ffôn: 01524 348920