Mehefin 2010
Gallwch hefyd weld fersiwn PDF lliw llawn o'r Elusennau a chronfeydd wrth gefn - (CC19)
Cynnwys:
A. Cyflwyniad
A1. Am beth mae'r canllaw hwn?
Mae'r canllaw hwn wedi'i ysgrifennu i ymddiriedolwyr pob math o elusennau, boed yn gwmnïau, yn ymddiriedolaethau neu'n gymdeithasau. Mae'n esbonio'r hyn a olygir wrth y term cronfeydd wrth gefn, cyfrifoldeb ymddiriedolwyr i ystyried a oes angen cronfeydd wrth gefn ar eu helusen, a'r hyn i'w gofio wrth ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn. Mae'r canllaw hwn yn berthnasol i elusennau o bob lliw a llun. Mae Atodiad 2 yn disgrifio rhai o'r ffactorau ychwanegol a allai fod yn berthnasol i sefydliadau mwy o faint a mwy cymhleth wrth lunio polisi cronfeydd wrth gefn.
Hefyd mae'n ystyried sut y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr adrodd am eu polisi cronfeydd wrth gefn yn eu hadroddiad blynyddol mewn ffordd sy'n bodloni gofynion y Datganiad o Arferion Cymeradwy: Cyfrifon ac Adroddiadau gan elusennau (SORP Elusennau) a gofynion cyfreithiol Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon a Rheoliadau) 2008 (y Rheoliadau).
Mae Deddf Elusennau 1993 yn datgan nad oes rhaid i elusennau a esgusodir baratoi adroddiad blynyddol ac felly nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol arnynt i adrodd am eu polisi cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, bydd y rhan fwyaf o elusennau a esgusodir yn paratoi adroddiad blynyddol o dan ofynion eraill. Mae SORP mwy arbenigol gan Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig a Sefydliadau Addysg Uwch ac Addysg Bellach sy'n gofyn iddynt baratoi adroddiad blynyddol. Felly mae'n rhaid i ymddiriedolwyr elusennau a esgusodir ystyried unrhyw ofynion penodol y mae eu trefn statudol eu hunain yn eu rhoi arnynt ac unrhyw SORP perthnasol. Argymhellwn yn gryf fod ymddiriedolwyr elusennau a esgusodir yn dilyn y canllaw hwn wrth lunio polisi cronfeydd wrth gefn a'u bod yn adrodd ar y polisi hwnnw yn eu hadroddiad blynyddol fel mater o arfer da.
Yn yr un modd, nid yw'r gyfraith elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i elusennau sydd wedi'u heithrio rhag cofrestru baratoi adroddiad blynyddol. Serch hynny, bydd nifer o elusennau a eithrir yn dewis paratoi adroddiad blynyddol. Mewn achosion o'r fath dylai'r adroddiad blynyddol gynnwys datganiad o'u polisi cronfeydd wrth gefn yn unol ag egwyddorion y SORP Elusennau. Gall y Comisiwn Elusennau hefyd ei gwneud hi'n ofynnol i elusennau a eithrir ffeilio adroddiad blynyddol ac mewn achosion o'r fath mae datganiad o bolisi cronfeydd wrth gefn yn ofyniad cyfreithiol.
A2. Sut mae'r canllaw wedi newid?
Mae'r canllaw hwn yn diweddaru ein cyhoeddiad blaenorol Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau (CC19) a gyhoeddwyd ym Mawrth 2008. Mae'n cyflwyno'r arweiniad mewn ffordd newydd a hygyrch ac yn rhoi canllawiau ychwanegol i ymddiriedolwyr ar y cwestiynau a'r ffactorau i'w hystyried wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn.
A3. Beth ydym yn ei olygu wrth 'rhaid' a 'dylai'?
Yn y canllaw hwn, pan ddefnyddiwn 'rhaid', golygwn ei fod yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar yr ymddiriedolwyr. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â'r gofynion hyn. Er mwyn eich helpu i adnabod yr adrannau hynny sy'n cynnwys gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol rydym wedi defnyddio'r symbol 
wrth ochr yr ateb byr yn yr adran honno.
Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer eitemau sy'n arfer da lleiaf, ond nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol ar eu cyfer. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
A4. Termau a diffiniadau
Mae'r termau canlynol yn cael eu defnyddio trwy'r canllaw hwn, a dylid ystyried bod ganddynt yr ystyron penodol fel y nodir isod.
Adroddiad blynyddol yw Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr wedi'i baratoi o dan adran 45 o Ddeddf Elusennau 1993.
Archwiliad statudol: Os yw'r term archwiliad statudol yn cael ei ddefnyddio mae'n cyfeirio at y gofyniad yn y gyfraith elusennau i gynnal archwiliad os yw incwm gros a/neu asedau elusen yn fwy na'r trothwy perthnasol. Rhaid i archwiliad ariannol gael ei gynnal gan rywun sy'n gymwys i'w benodi fel archwiliwr ariannol cwmni, neu rywun sydd wedi'i gymeradwyo gan y Comisiwn yn unol â'r Rheoliadau.
Buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen neu fuddsoddiad cymdeithasol: nid yw'n 'fuddsoddiad' yn ystyr arferol buddsoddiad ariannol. Mae buddsoddiadau confensiynol yn cynnwys caffael ased gyda'r unig nod o gynhyrchu elw ariannol a gaiff ei gymhwyso i amcanion yr elusen. I'r gwrthwyneb, mae buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen neu fuddsoddiadau cymdeithasol yn cael eu gwneud yn uniongyrchol wrth ddilyn dibenion elusennol sefydliad. Er y gallant gynhyrchu peth elw ariannol, y prif gymhelliad dros eu gwneud yw hyrwyddo amcanion yr elusen yn hytrach na chynhyrchu elw ariannol.
Cronfeydd anghyfyngedig (gan gynnwys cronfeydd dynodedig): Cronfeydd incwm anghyfyngedig yw incwm neu gronfeydd incwm y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo unrhyw un o amcanion yr elusen. Os yw rhan o gronfa incwm anghyfyngedig wedi'i chlustnodi ar gyfer prosiect arbennig gall gael ei dynodi fel cronfa ar wahân, ond mae gan y dynodiad ddiben gweinyddol yn unig, ac nid yw'n cyfyngu ar ddisgresiwn yr ymddiriedolwyr i wario'r gronfa.
Cronfeydd cyfyngedig: Mae cronfeydd cyfyngedig yn gronfeydd sy'n amodol ar ymddiriedolaethau penodol, a all gael eu datgan gan y rhoddwr(wyr), neu gyda'u hawdurdod (ee, mewn apêl gyhoeddus), neu eu creu trwy broses gyfreithiol, ond sy'n parhau i ddod o fewn amcanion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, sy'n cael eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd(au) arbennig ar amcanion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol, lle mae gofyn i'r asedau gael eu buddsoddi, neu eu cadw i'w defnyddio yn hytrach na'u gwario.
Cronfeydd dynodedig: maent yn rhan o'r cronfeydd anghyfyngedig y mae'r ymddiriedolwyr wedi'u clustnodi ar gyfer prosiect neu ddefnydd arbennig, heb gyfyngu neu ymrwymo'r cronfeydd yn gyfreithiol. Gall yr ymddiriedolwyr ganslo'r dynodiad os ydynt yn penderfynu yn ddiweddarach na ddylai'r elusen fwrw ymlaen neu barhau â'r defnydd neu'r prosiect y dynodwyd y cronfeydd ar ei gyfer.
Cronfeydd gwaddol yw cronfeydd y mae'n ofynnol yn gyfreithiol i'r ymddiriedolwyr fuddsoddi neu eu cadw a'u defnyddio at ddibenion yr elusen. Gall gwaddol fod yn wariadwy neu'n barhaol.
Dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy'n amlinellu dibenion yr elusen ac, fel arfer, y dull o'i gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, ewyllys, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, Siarter Frenhinol neu Gynllun y Comisiwn.
Gwaddol gwariadwy yw cronfa waddol lle mae gan yr ymddiriedolwyr y pwer i droi'r eiddo (hy, tir, adeiladau, buddsoddiadau neu arian) yn 'incwm'. Gellir gwahaniaethu rhyngddo ag 'incwm' trwy absenoldeb dyletswydd gadarnhaol ar ran yr ymddiriedolwyr i'w ddefnyddio at ddibenion yr elusen, oni bai a hyd nes bod y pwer hwn i droi'n 'incwm' yn cael ei ddefnyddio.
Gwaddol parhaol yw eiddo'r elusen (gan gynnwys tir, adeiladau, arian parod neu fuddsoddiadau) nad oes modd i'r ymddiriedolwyr ei ddefnyddio fel pe bai'n incwm. Rhaid iddo gael ei ddal yn barhaol, weithiau i'w ddefnyddio i hyrwyddo dibenion yr elusen, weithiau i gynhyrchu incwm i'r elusen. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr ddefnyddio gwaddol parhaol heb ein hawdurdod. Gall telerau'r gwaddol ganiatáu i asedau o fewn y gronfa gael eu gwerthu a'u hailfuddsoddi, neu gallant ddarparu bod rhai neu'r holl asedau yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol (er enghraifft, ar ffurf adeilad arbennig).
Incwm a chronfeydd incwm yw'r holl adnoddau sy'n dod i mewn ac sydd ar gael i elusen ac mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i'r ymddiriedolwyr eu gwario er mwyn hyrwyddo ei dibenion elusennol o fewn cyfnod rhesymol o'u derbyn. Gall cronfeydd incwm fod yn anghyfyngedig neu wedi'u cyfyngu i ddiben penodol yr elusen.
Is-gwmni masnachu yw unrhyw gwmni masnachu anelusennol y mae elusen neu elusennau yn berchen arno i fasnachu ar ran yr elusen neu'r elusennau.
Perthnasol neu berthnasedd: Cronfa berthnasol yw un y mae'r ymddiriedolwyr neu eu harchwiliwr ariannol neu archwilwyr annibynnol yn barnu ei bod mor bwysig fel y byddai ei hepgor neu ei cham-ddatgan yn effeithio ar ddealltwriaeth y darllenydd o'r cyfrifon. Mae perthnasedd yn dibynnu ar faint, swm neu bwysigrwydd y gronfa o'i chymharu â chyfanswm y cronfeydd anghyfyngedig a chyfyngedig a reolir gan yr ymddiriedolwyr.
Risg yn y canllaw hwn yw'r gair a ddefnyddir i ddisgrifio'r ansicrwydd sy'n gysylltiedig â digwyddiadau a'u canlyniadau a allai gael effaith ariannol arwyddocaol. Gall risg naill ai wella neu lesteirio unrhyw faes gweithredu elusen.
Rheoliadau yw Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629) sy'n amlinellu ffurf a chynnwys gofynnol adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a'r trefniadau craffu a chyfrifyddu ar gyfer elusennau. Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys i adroddiadau blynyddol cwmnïau elusennol wedi'u corffori o dan y gyfraith cwmnïau ac elusennau sydd heb fod yn gwmnïau ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008.
SORP Elusennau yw'r Datganiad o Arferion Cymeradwy: Cyfrifon gan Elusennau wedi'i gyhoeddi gan y Comisiwn Elusennau a gafodd ei ddiwygio ddiwethaf yn 2005. Mae'n amlinellu'r arferion cymeradwy at ddiben paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a pharatoi cyfrifon ar sail croniadau. Nid yw argymhellion cyfrifyddu'r SORP yn gymwys i elusennau sy'n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau.
Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw gyda'i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt.
B. Y prif bwyntiau am gronfeydd wrth gefn elusen
Mae'r adran hon yn crynhoi'r prif bwyntiau i ymddiriedolwyr elusen wrth ystyried cronfeydd wrth gefn ac wrth bennu neu adrodd am bolisi cronfeydd wrth gefn eu helusen. Mae'r canllaw hwn yn seiliedig ar ofynion y gyfraith elusennau, y SORP Elusennau ac arferion da. Yn arbennig:
- Mae'r gyfraith elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i unrhyw incwm y mae elusen yn ei dderbyn gael ei wario o fewn cyfnod rhesymol i'w dderbyn. Dylai ymddiriedolwyr allu cyfiawnhau pam eu bod yn dal incwm fel cronfeydd wrth gefn.
- Mae cronfeydd wrth gefn yn rhan o gronfeydd incwm anghyfyngedig yr elusen sydd ar gael i'w gwario.
- Os oes polisi cronfeydd wrth gefn gan yr ymddiriedolwyr, mae'n rhaid amlinellu'r polisi hwn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
- Os nad yw'r ymddiriedolwyr wedi llunio polisi cronfeydd wrth gefn, dylid datgan hwn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
- Mae polisi cronfeydd wrth gefn da yn ystyried amgylchiadau ariannol yr elusen a ffactorau perthnasol eraill.
- Mae'n arfer da i fonitro lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir trwy'r flwyddyn.
- Mae'n arfer da i adolygu'r polisi cronfeydd wrth gefn yn barhaus er mwyn sicrhau ei fod yn bodloni anghenion ac amgylchiadau newidiol yr elusen.
C. Deall cronfeydd wrth gefn a'r angen am bolisi cronfeydd wrth gefn
C1. Beth yw cronfeydd wrth gefn?
Yr ateb byr
Mae cronfeydd wrth gefn yn rhan o gronfeydd anghyfyngedig yr elusen sydd ar gael i'w gwario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Nid yw'r diffiniad hwn yn cynnwys cronfeydd incwm cyfyngedig a chronfeydd gwaddol, er gall dal cronfeydd o'r fath ddylanwadu ar bolisi cronfeydd wrth gefn yr elusen. Fel rheol ni fydd cronfeydd wrth gefn yn cynnwys asedau sefydlog diriaethol a ddelir at ddefnydd yr elusen a'r symiau wedi'u dynodi ar gyfer gwario hanfodol yn y dyfodol.
Yn fwy manwl
Mae'r SORP Elusennau yn diffinio cronfeydd wrth gefn fel rhan o gronfeydd incwm yr elusen sydd ar gael i'w gwario. Felly nid yw cronfeydd wrth gefn yn cynnwys cronfeydd incwm gwaddol neu gyfyngedig sydd â chyfyngiadau arbennig ar sut y gellir eu defnyddio. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ystyried sut y mae cronfeydd yr elusen yn cael eu dal a sut y cânt eu defnyddio er mwyn adnabod yr adnoddau hynny sydd ar gael i'w gwario.
Cronfeydd anghyfyngedig
Fel rheol y man cychwyn ar gyfer cyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir fydd swm y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir gan elusen. Fodd bynnag, ni fydd rhan o gronfeydd anghyfyngedig elusen ar gael i'w gwario bob amser. Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys:
- Asedau sefydlog diriaethol: mae'r SORP Elusennau yn caniatáu'n benodol i gronfeydd a ddelir fel asedau sefydlog diriaethol at ddefnydd yr elusen gael eu hepgor o gronfeydd wrth gefn. Mae hyn yn cydnabod y caiff rhai asedau eu defnyddio'n weithredol a gall eu gwaredu gael effaith niweidiol ar allu elusen i gyflawni ei nodau.
- Buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen: os yw elusen yn gwneud buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen dim ond i hyrwyddo ei dibenion elusennol, gellir hepgor buddsoddiadau o'r fath o gronfeydd wrth gefn.
- Cronfeydd dynodedig: os yw cronfeydd anghyfyngedig wedi'u clustnodi neu eu dynodi ar gyfer gwariant hanfodol yn y dyfodol, er enghraifft, i ariannu prosiect na ellid ei gyflawni drwy ddefnyddio incwm y dyfodol yn unig, gellir eu hepgor o gronfeydd wrth gefn. Mewn achosion o'r fath dylai'r polisi cronfeydd wrth gefn esbonio natur a swm y dynodiad a phryd y bydd y cronfeydd a glustnodwyd yn debygol o gael eu gwario. Nid yw byth yn dderbyniol i sefydlu dynodiadau dim ond i leihau lefel y cronfeydd wrth gefn.
Cronfeydd cyfyngedig
Nid yw cronfeydd cyfyngedig wedi'u cynnwys o fewn y diffiniad o gronfeydd wrth gefn, ond gall natur a swm cronfeydd o'r fath gael effaith ar bolisi cronfeydd wrth gefn elusen. Os yw symiau sylweddol yn cael eu dal fel cronfeydd cyfyngedig dylid ystyried natur y cyfyngiad, oherwydd gallai cronfeydd o'r fath leihau'r angen am gronfeydd wrth gefn mewn meysydd arbennig o waith yr elusen. Esbonnir y ffactorau hyn a'u heffaith bosibl ar y polisi cronfeydd wrth gefn yn Atodiad 2 y canllaw hwn.
Cronfeydd wrth gefn a ddelir gan is-gwmnïau
Gall elusen ymgymryd â gweithgareddau drwy un neu ragor o is-gwmnïau masnachu ac, mewn achosion o'r fath, gall fod angen paratoi cyfrifon grwp neu gyfrifon cyfunol. Mae cyfrifon grwp yn dangos gweithgareddau ac adnoddau'r elusen a'i his-gwmnïau. Os yw cyfrifon grwp yn cael eu paratoi, bydd yr adroddiad blynyddol yn darparu naratif o weithgareddau'r grwp. Yn arbennig, rhaid i swm y cronfeydd wrth gefn a ddatganwyd ystyried asedau net yr is-gwmnïau.
C2. Pam bod polisi cronfeydd wrth gefn yn bwysig?
Yr ateb byr
Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn esbonio i gyllidwyr presennol a darpar gyllidwyr, rhoddwyr a rhanddeiliaid eraill pam bod elusen yn dal swm arbennig o gronfeydd wrth gefn. Mae polisi cronfeydd wrth gefn da yn rhoi sicrwydd i randdeiliaid bod cyllid yr elusen yn cael ei reoli a gall ddangos beth fydd anghenion cyllido'r elusen yn y dyfodol.
Mae'r SORP Elusennau yn gofyn i ddatganiad o bolisi cronfeydd wrth gefn elusen gael ei gynnwys o fewn ei hadroddiad blynyddol. Yn ogystal, os yw elusen yn gweithredu heb bolisi cronfeydd wrth gefn, mae'r Rheoliadau yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r ffaith hon gael ei datgan yn yr adroddiad blynyddol.
Yn fwy manwl
Mae penderfynu ar lefel y cronfeydd wrth gefn y mae angen i elusen ei dal yn rhan bwysig o reolaeth ariannol a blaengynllunio ariannol. Gallai lefelau cronfeydd wrth gefn sy'n uwch na'r hyn sydd eu hangen rwymo arian yn ddiangen. Gall dal cronfeydd wrth gefn gormodol gyfyngu'n ddiangen ar y swm sy'n cael ei wario ar weithgareddau elusennol, gan leihau'r manteision posibl y gall elusen eu darparu. Fodd bynnag, os yw cronfeydd wrth gefn yn rhy isel gall fod risg i hyfywedd yr elusen a'i gweithgareddau yn y dyfodol.
Mae angen i bob elusen ddatblygu polisi ar gronfeydd wrth gefn sy'n sefydlu lefel o gronfeydd wrth gefn sy'n briodol i'r elusen ac sy'n esbonio'n glir i'w rhanddeiliaid pam bod angen dal y cronfeydd wrth gefn hyn.
Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn darparu atebolrwydd hanfodol i gyllidwyr, rhoddwyr a rhanddeiliaid eraill. Bydd polisi cronfeydd wrth gefn da yn esbonio sut y defnyddir cronfeydd wrth gefn i reoli ansicrwydd ac, os yw cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal i ariannu pryniadau neu weithgareddau yn y dyfodol, bydd yn esbonio sut a phryd y caiff y cronfeydd wrth gefn eu gwario. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn rhoi sicrwydd bod cyllid yr elusen yn cael ei reoli a bod ei gweithgareddau'n gynaliadwy. Yn arbennig, gall polisi cronfeydd wrth gefn helpu i:
- roi hyder i gyllidwyr drwy ddangos stiwardiaeth a rheolaeth ariannol dda;
- dangos cynaladwyedd yr elusen a'i gallu i reoli anawsterau ariannol anrhagweladwy;
- rhoi dealltwriaeth i gyllidwyr gwirfoddol, megis rhoddwyr grantiau, o'r rheswm pam y mae angen cyllid i ymgymryd â phrosiect neu weithgaredd arbennig;
- rhoi sicrwydd i fenthycwyr a chredydwyr y gall yr elusen fodloni ei hymrwymiadau ariannol; a
- rheoli'r risg i enw da'r elusen sy'n codi drwy ddal cronfeydd sylweddol heb eu gwario ar ddiwedd y flwyddyn heb esboniad.
Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn hefyd yn rhan bwysig o reolaeth ariannol fewnol elusen. Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn yn debygol o:
- Gynorthwyo cynllunio strategol, er enghraifft, ystyried sut y caiff prosiectau neu weithgareddau newydd eu hariannu.
- Llywio'r broses cyllidebu, er enghraifft, a yw'n gyllideb gytbwys neu oes angen i gronfeydd wrth gefn gael eu tynnu i lawr neu eu hadeiladu?
- Llywio'r broses gyllidebu a rheoli risg drwy adnabod unrhyw ansicrwydd mewn ffrydiau incwm y dyfodol.
Argymhellwn fod elusennau yn datblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn mewn ffordd integredig, gan gydnabod bod cynllunio strategol ac ariannol yn llywio datblygu polisïau cronfeydd wrth gefn ac i'r gwrthwyneb. Er enghraifft, bydd y cyllidebau yn adnabod uchafbwyntiau ac isafbwyntiau yn y llif arian a bydd angen i'r polisi cronfeydd wrth gefn sicrhau bod modd bodloni'r isafbwyntiau mewn cyllid o'r cronfeydd wrth gefn a ddelir.
C3. Sut dylai polisi cronfeydd wrth gefn gael ei datblygu?
Yr ateb byr
Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ddeall natur unrhyw gyfyngiadau ar y defnydd o'r cronfeydd elusen y maent yn eu dal. Rhaid ystyried cyllidebau a chynlluniau'r dyfodol, yn enwedig unrhyw ansicrwydd ynghylch incwm y dyfodol neu'r risg o alwadau annisgwyl ar gronfeydd yr elusen. Wrth ystyried cynlluniau'r dyfodol, gallai prosiectau neu anghenion gwario eraill gael eu hadnabod nad oes modd eu bodloni o incwm cyllideb un flwyddyn yn unig. Gallai adnabod y ffactorau hyn awgrymu bod angen cael cronfeydd wrth gefn.
Ar ôl adnabod pam y gallai fod angen cronfeydd wrth gefn, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr ystyried faint y gallai fod ei angen a faint sy'n cael ei ddal ar hyn o bryd fel cronfeydd wrth gefn. Mae'r penderfyniad sy'n cael ei wneud ar y materion hyn a meintioli'r symiau y mae angen eu neilltuo yn ffurfio polisi cronfeydd wrth gefn elusen.
Yn fwy manwl
Nid oes unrhyw un dull neu ymagwedd at lunio polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd y dull a fabwysiadir yn amrywio yn ôl maint, natur a chymhlethdod y gweithgareddau a natur y cronfeydd wrth gefn a dderbynnir ac a ddelir gan elusen. Fodd bynnag, i bob elusen, bydd llunio polisi cronfeydd wrth gefn yn cynnwys:
- Ystyried natur y cronfeydd y mae'r elusen yn eu derbyn ac yn eu dal - ydy'r cronfeydd yn incwm anghyfyngedig neu gyfyngedig, neu'n waddol gwariadwy neu barhaol? Mae'r ddealltwriaeth hon yn cynnig modd i ymddiriedolwyr adnabod y cronfeydd anghyfyngedig y gellir eu gwario ar unrhyw ddibenion yr elusen.
- Mae elusennau mwy yn debygol o gael proses rheoli risg ffurfiol. Ond mae'n rhaid i bob elusen ystyried yr ansicrwydd a wynebant yn y dyfodol a'r angen i ddal rhai cronfeydd wrth gefn i fodloni galwad annisgwyl ar gronfeydd neu gyfleoedd a allai godi.
- Mae elusennau mwy o faint yn debygol o gael cynlluniau strategol a gweithredol. Ond mae'n rhaid i bob elusen ystyried eu cyllidebau a'u prosiectau yn y dyfodol neu eu cynlluniau gwario nad oes modd eu bodloni o incwm un flwyddyn.
Drwy weithio drwy'r camau hyn bydd yr ymddiriedolwyr mewn sefyllfa dda i adnabod pam y gallai fod angen dal cronfeydd wrth gefn a meintioli'r symiau o gronfeydd wrth gefn y mae eu hangen er mwyn gweithredu'n effeithiol.
Pan fydd polisi cronfeydd wrth gefn wedi'i lunio, ni ddylai gael ei ystyried yn bolisi statig. Bydd amgylchiadau elusen yn newid dros amser ac argymhellwn y dylai'r polisi gael ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn fel rhan o brosesau cynllunio'r elusen. Dylai'r swm a ddelir mewn cronfeydd wrth gefn gael ei fonitro yn ystod y flwyddyn fel rhan o brosesau cyllidebu'r elusen.
Mae Atodiad 1 y canllaw hwn yn amlinellu dull o lunio polisi cronfeydd wrth gefn y gellir ei ddefnyddio gan elusennau llai sydd heb symiau sylweddol o gronfeydd gwaddol, eiddo neu nid ydynt yn gweithredu cynllun pensiwn â buddion wedi'u diffinio neu gynnal gweithgareddau drwy is-gwmnïau masnachu.
Mae Atodiad 2 y canllaw hwn yn amlinellu dull integredig i elusennau mwy o faint sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth. Bydd dull integredig o lunio polisi cronfeydd wrth gefn yn golygu bod polisi cronfeydd wrth gefn yn deillio o brosesau cynllunio a chyllidebu strategol a gweithredol.
C4. Pa lefel neu ystod o gronfeydd wrth gefn sydd ei hangen?
Yr ateb byr
Nid oes un lefel neu hyd yn oed un ystod o gronfeydd wrth gefn sy'n briodol i bob elusen. Dylai unrhyw darged a osodir gan ymddiriedolwyr ar gyfer lefel y cronfeydd wrth gefn i'w dal adlewyrchu amgylchiadau arbennig yr elusen unigol. I wneud hyn, mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wybod pam y dylai'r elusen gadw cronfeydd wrth gefn ac, ar ôl adnabod yr anghenion hynny, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried faint y dylid eu dal i'w bodloni.
Yn fwy manwl
Gall lefel cronfeydd wrth gefn darged yr elusen gael ei mynegi fel ffigur targed neu ystod darged a dylai gael ei lywio gan:
- ei rhagolygon ar gyfer lefelau incwm ar gyfer y flwyddyn hon a'r blynyddoedd i ddod, gan ystyried dibynadwyaeth pob ffynhonnell incwm a'r rhagolygon ar gyfer datblygu ffynonellau incwm newydd;
- ei rhagolygon ar gyfer gwariant y flwyddyn hon a'r blynyddoedd i ddod ar sail gweithgaredd arfaethedig;
- ei dadansoddiad o unrhyw anghenion, cyfleoedd, ymrwymiadau neu risgiau yn y dyfodol, os yw incwm yn y dyfodol yn unig yn debygol o allu bodloni'r costau a ragwelir; a'i
- hasesiad, ar sail y dystiolaeth orau sydd ar gael, o'r tebygolrwydd y bydd pob un o'r anghenion hynny sy'n cyfiawnhau cael cronfeydd wrth gefn yn codi a'r canlyniadau posibl i'r elusen os nad yw'n gallu bodloni'r anghenion hynny.
Bydd ymddiriedolwyr sy'n dal cronfeydd wrth gefn heb geisio cysylltu eu hangen am gronfeydd wrth gefn â ffactorau fel y rhain yn ei chael hi'n anodd esbonio'n foddhaol pam eu bod yn dal swm y cronfeydd wrth gefn sydd ganddynt.
C5. Pa gamau dylai ymddiriedolwyr eu cymryd i gynnal a monitro cronfeydd wrth gefn ar y lefel darged?
Yr ateb byr
Mae cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal i helpu'r elusen i weithredu'n effeithiol. Dylai ymddiriedolwyr adolygu'n barhaus eu polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn sydd ganddynt. Hefyd dylai ymddiriedolwyr fonitro lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir trwy'r flwyddyn. Drwy wneud hyn bydd ymddiriedolwyr yn ymwybodol pan fydd cronfeydd wrth gefn gormodol yn cronni neu pan fydd cronfeydd wrth gefn yn cael eu disbyddu'n annisgwyl neu'n gyflym.
Yn fwy manwl
Ar ôl pennu lefel neu ystod y cronfeydd wrth gefn y mae'n ddymunol gweithredu o'i mewn, mae'n bwysig monitro'r cronfeydd wrth gefn a ddelir er mwyn sefydlu'r rheswm dros unrhyw wahaniaeth arwyddocaol â'r lefel darged a bennwyd. Os yw cronfeydd wrth gefn yn ystod y flwyddyn yn is na'r targed neu'n fwy na'r targed, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried ai sefyllfa dymor byr sydd wedi achosi hyn neu fater mwy hirdymor. Efallai y bydd angen gweithredu i adfer neu wario'r cronfeydd wrth gefn.
Ni ddylai'r ymddiriedolwyr fonitro cronfeydd wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn yn unig. Gall y ffordd y mae lefel y cronfeydd wrth gefn yn newid yn ystod y flwyddyn fod yn arwydd da o gyflwr ariannol sylfaenol yr elusen a gall fod yn arwydd o broblemau posibl. Dylai lefel y cronfeydd wrth gefn gael ei monitro trwy gydol y flwyddyn fel rhan o'r prosesau monitro ac adroddiadau cyllidebol arferol.
Yn arbennig, dylai ymddiriedolwyr:
- adnabod pryd y defnyddir cronfeydd wrth gefn er mwyn iddynt ddeall y rhesymau a gallant ystyried y camau unioni, os oes, y mae angen eu cymryd;
- adnabod pryd y mae lefelau cronfeydd wrth gefn yn codi'n sylweddol uwch na'r targed er mwyn iddynt ddeall y rhesymau a gallant ystyried y camau unioni, os oes, y mae angen eu cymryd;
- adnabod pryd y mae lefel y cronfeydd wrth gefn yn is na'r targed, ystyried a yw hyn yn deillio o amgylchiadau tymor byr neu resymau mwy hirdymor a allai ysgogi adolygiad mwy cyffredinol o gyllid a chronfeydd wrth gefn;
- ystyried adolygiad parhaus o lefel y cronfeydd wrth gefn, targed a pholisi fel rhan o reoli'r elusen;
- sicrhau bod y polisi cronfeydd wrth gefn yn parhau i fod yn berthnasol wrth i'r elusen ddatblygu neu newid ei strategaeth a'i gweithgareddau;
- adolygu'r datganiad ar gronfeydd wrth gefn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr lle y bu newidiadau arwyddocaol yn y polisi cronfeydd wrth gefn neu lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir.
Dylai elusennau sydd â chronfeydd wrth gefn isel iawn neu ddim cronfeydd wrth gefn sy'n wynebu anhawster ariannol hefyd ddarllen ein canllaw Rheoli anawsterau ariannol ac ansolfedd mewn elusennau (CC12).
Ch. Esbonio cronfeydd wrth gefn yn yr adroddiad blynyddol
Ch1. Oes rhaid i ni esbonio ein polisi cronfeydd wrth gefn yn ein hadroddiad blynyddol?
Yr ateb byr
Oes, mae'r SORP Elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i bob elusen sy'n paratoi cyfrifon croniadau, heblaw'r elusennau hynny sy'n dilyn SORP mwy arbenigol, i amlinellu eu polisi cronfeydd wrth gefn yn eu hadroddiad blynyddol. Mae'r Rheoliadau hefyd yn ei gwneud hi'n ofynnol i elusen sydd heb bolisi cronfeydd wrth gefn i ddatgan hynny yn eu hadroddiad blynyddol.
Yn fwy manwl
Mae'r SORP Elusennau yn ei gwneud hi'n ofynnol i ymddiriedolwyr gynnwys y canlynol yn eu hadroddiad blynyddol:
- datganiad o'u polisi cronfeydd wrth gefn;
- lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir ac esboniad o'r rheswm pam y cânt eu dal;
- os yw cronfeydd perthnasol wedi cael eu dynodi, dylid esbonio swm a phwrpas y dynodiad;
- os yw cronfeydd dynodedig wedi'u neilltuo i'w gwario yn y dyfodol, amseriad tebygol y gwariant hwnnw.
Mae gofynion hyn y SORP Elusennau yn cael grym cyfreithiol drwy'r Rheoliadau sydd hefyd yn gofyn am ddatganiad os nad oes polisi cronfeydd wrth gefn gan elusen.
Mae ein canllaw Adroddiadau a Chyfrifon Elusennau - yr hanfodion Ebrill 2009 (CC15b) yn rhoi rhestr gyfeirio ddefnyddiol o gynnwys adroddiad blynyddol.
Ch2. Beth sy'n digwydd os nad oes angen cronfeydd wrth gefn ar ein helusen neu os oes cronfeydd wrth gefn gormodol ganddi?
Yr ateb byr
Byddai'n anarferol i elusen, o unrhyw faint, weithredu heb unrhyw gronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, os yw'r ymddiriedolwyr yn dod i'r casgliad ei bod yn briodol i'w helusen ymgymryd â'i gweithgareddau arfaethedig heb gronfeydd wrth gefn dylid esbonio hwn yn eu hadroddiad blynyddol. Os oes gan elusen gronfeydd wrth gefn gormodol dylai'r ymddiriedolwyr ystyried sut y gellid defnyddio'r cronfeydd hyn yn effeithiol yn y dyfodol. Os yw'r adnoddau yn fwy na'r hyn y gallai fod yn rhesymol ei ddefnyddio i gyflawni pob un o'i dibenion dylai'r ymddiriedolwyr gysylltu â ni i drafod a dylid diwygio dibenion yr elusen er mwyn galluogi'r elusen i weithredu'n fwy effeithiol.
Yn fwy manwl
Rhesymau dros beidio â chael cronfeydd wrth gefn
Er y byddai'n anarferol i elusen ddewis gweithredu heb unrhyw gronfeydd wrth gefn, roedd ein hastudiaeth gynharach, Elusennau bach a chronfeydd wrth gefn (RS5), wedi dangos bod ymddiriedolwyr yn dewis peidio â dal unrhyw gronfeydd yn fwriadol mewn rhai achosion. Roedd rhai ymddiriedolwyr wedi cyllidebu i wario'r holl incwm a dderbyniant bob blwyddyn ar weithgareddau'r elusen.
Gall polisi o'r fath greu risg ariannol drwy'r posibilrwydd o wariant anrhagweladwy, diffyg mewn incwm neu anallu i reoli costau. Dylai ymddiriedolwyr sy'n ystyried mabwysiadu polisi cronfeydd wrth gefn 'lefel sero' ystyried y risgiau ariannol a'r risgiau eraill sy'n gysylltiedig â pholisi o'r fath, a rhaid iddynt esbonio eu polisi yn Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr.
Elusennau sydd â mwy o adnoddau nag y mae eu hangen arnynt
Dylai elusen sydd â chronfeydd wrth gefn gormodol ystyried a ellid gwario'r cronfeydd hyn yn effeithiol ar ddibenion yr elusen. Os oes mwy o adnoddau gan elusen nag sydd ei hangen arni i gyflawni pob un o'i dibenion dylai'r ymddiriedolwyr gysylltu â ni i drafod a ddylid diwygio dibenion yr elusen i alluogi'r elusen i weithredu'n fwy effeithiol.
D. Cwestiynau eraill am gronfeydd wrth gefn
D1. All elusen fuddsoddi ei chronfeydd wrth gefn?
Yr ateb byr
Gall, gall cronfeydd wrth gefn gael eu buddsoddi. Fodd bynnag, drwy eu natur, mae cronfeydd wrth gefn yn tueddu i fod yn adnoddau y gall fod eu hangen yn y tymor byr i'r tymor canolig. Felly dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod cronfeydd wrth gefn yn cael eu buddsoddi mewn ffordd sy'n hawdd eu realeiddio fel arian parod, pan fo angen.
Yn fwy manwl
Os yw adnoddau sylweddol yn cael eu dal mewn cronfeydd wrth gefn o flwyddyn i flwyddyn, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried a oes modd buddsoddi peth neu'r holl gronfeydd wrth gefn i gael elw ariannol ar gyfer yr elusen. Wrth wneud y penderfyniad buddsoddi, dylai'r ymddiriedolwyr ystyried pryd y gallai fod angen y cronfeydd wrth gefn (hylifedd y buddsoddiad) a'r lefel dderbyniol o risg buddsoddi.
Bydd rhaid i'r polisi buddsoddi a fabwysiadir adlewyrchu asesiad yr ymddiriedolwyr o'r tebygolrwydd y gall fod angen peth neu'r holl gronfeydd wrth gefn a ddelir ar fyr rybudd. Mae rhai buddsoddiadau yn fwy priodol fel daliadau tymor hir a gall fod yn anaddas neu'n risg rhy uchel os gwyddys y bydd angen swm penodol o arian yn y tymor byr neu ar fyr rybudd i ateb angen brys.
Yn achos elusennau sydd â symiau bach i'w buddsoddi gall eu polisi buddsoddi ar gyfer cronfeydd wrth gefn fod yn syml iawn, megis dal unrhyw gronfeydd dros ben gyda banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU mewn cyfrif sy'n cynhyrchu llog cysylltiedig â chyfrif cyfredol yr elusen gyda'r ddarpariaeth ar gyfer trosglwyddo arian ar yr un diwrnod.
Os yw swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn fawr ac mae'r ymddiriedolwyr yn penderfynu buddsoddi'r cyfan neu ran o'r cronfeydd wrth gefn hynny mewn ystod ehangach o fuddsoddiadau na dim ond ar adnau, efallai y bydd angen dadansoddiad mwy manwl o'r rheswm pam y mae'r cronfeydd wrth gefn yn cael eu dal a pha mor gyflym y gall fod angen cael gafael ar y cronfeydd wrth gefn hynny. Dylai hyn gynnwys ystyriaeth fwy manwl o'r risgiau y gall fod angen y cronfeydd wrth gefn ar eu cyfer ac o fewn pa gyfnod o amser y gall fod angen yr arian parod. Mae buddsoddi cronfeydd wrth gefn mewn asedau heblaw arian hefyd yn cynnwys graddfa uwch o risg buddsoddi. Er enghraifft, mae buddsoddi mewn cyfrannau a bondiau corfforaethol yn cynnig y potensial o elw buddsoddi uwch ond mae hefyd yn creu mwy o risg o golled.
Rhaid i elusennau y mae'n ofynnol iddynt gael archwiliad statudol gan SORP Elusennau a'r Rheoliadau amlinellu eu polisi buddsoddi, gan gynnwys eu hamcanion buddsoddi a pherfformiad y buddsoddiadau yn erbyn yr amcanion hynny yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr. Mae'r gofyniad hwn hefyd yn gymwys i gronfeydd wrth gefn wedi'u buddsoddi.
I gael cyngor pellach ar fuddsoddiadau cyfeiriwch at ein canllaw Buddsoddi Cronfeydd Elusennau: Egwyddorion Sylfaenol (CC14) - mae canllawiau mwy manwl hefyd ar gael ar ein gwefan i'r rhai sydd ei angen.
D2. Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer dal ac adrodd am gronfeydd wrth gefn?
Yr ateb byr
Rhaid i ymddiriedolwyr pob elusen sicrhau bod cyllid yr elusen yn cael ei ddefnyddio'n briodol, yn ddoeth, yn gyfreithlon ac yn unol â dibenion yr elusen er budd cyhoeddus. Egwyddor gyffredinol y gyfraith ymddiriedaeth yw y dylai'r cronfeydd a dderbynnir fel incwm gael eu gwario o fewn cyfnod rhesymol i'w derbyn. Bydd dal cronfeydd wrth gefn yn cael ei awdurdodi naill ai drwy ddefnyddio pwer diamwys neu ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn. Cyfiawnheir i ymddiriedolwyr ymarfer eu pwer i ddal cronfeydd incwm wrth gefn, boed yn ddiamwys neu'n ymhlyg, dim ond os ydynt yn credu bod hyn yn angenrheidiol er lles gorau'r elusen.
Yn fwy manwl
Mae ymddiriedolwyr elusen dan ddyletswydd gyfreithiol gyffredinol i wario incwm o fewn amser rhesymol i'w dderbyn. Gall ymddiriedolwyr wario'r incwm hwn i ariannu gweithgareddau elusennol, caffael asedau i'w defnyddio yng ngwaith yr elusen, a thalu am gostau rhedeg yr elusen o ddydd i ddydd. Er mwyn dal incwm mewn cronfa wrth gefn yn hytrach na'i wario, bydd ymddiriedolwyr yn dibynnu ar bwer diamwys neu ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn a rhaid iddynt ddefnyddio'r pwer hwnnw er lles gorau'r elusen.
Gall dogfen lywodraethol yr elusen, mewn rhai achosion, roi pwer cyfreithiol diamwys i ymddiriedolwyr i ddal incwm mewn cronfa wrth gefn yn hytrach na'i wario'n brydlon. Nid yw'r pwer hwn yn gyffredin ond mae'n werth darllen y ddogfen lywodraethol rhag ofn bod pwer diamwys o'r fath i ddal cronfeydd wrth gefn.
Y sefyllfa fwy cyffredin yw y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddibynnu ar eu pwer ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn. Ni fydd pwer ymhlyg yn cael ei ysgrifennu yn y ddogfen lywodraethol ond bydd yn bwer ymhlyg yn nyletswyddau ymddiriedolwyr sy'n eu galluogi i gymryd y camau sy'n angenrheidiol er mwyn i'r elusen weithredu'n briodol. Cyfiawnheir i ymddiriedolwyr ymarfer eu pwer i ddal cronfeydd incwm wrth gefn, boed yn ddiamwys neu'n ymhlyg, dim ond os ydynt yn credu bod hyn yn angenrheidiol er lles gorau'r elusen.
Rhaid i'r ymddiriedolwyr ddefnyddio'r pwer i ddal cronfeydd yn briodol. Os defnyddir y pwer heb gyfiawnhad gallai dal incwm wrth gefn gael ei ystyried yn dor-ymddiriedaeth. Gall methu ag adrodd am y polisi cronfeydd wrth gefn a fabwysiadwyd roi'r argraff bod yr ymddiriedolwyr heb ymarfer eu pwer cyfreithiol yn gywir. Fodd bynnag, gall adroddiadau da am bolisi cronfeydd wrth gefn elusen helpu i ddangos bod y pwer cyfreithiol i ddal cronfeydd wrth gefn wedi cael ei ddefnyddio'n briodol.
D3. All ymddiriedolwyr gronni cronfeydd incwm?
Yr ateb byr
Ni ddylid drysu rhwng pwer i gronni incwm drwy ychwanegu incwm at gyfalaf cronfa waddol a dal incwm fel cronfeydd wrth gefn. Mae pwer gan nifer fach o elusennau yn eu dogfen lywodraethol i ychwanegu incwm yr elusen at gyfalaf cronfa waddol. Ni ellir cronni incwm fel hyn oni bai bod pwer diamwys gan yr ymddiriedolwyr sy'n caniatáu iddynt wneud hynny.
Yn fwy manwl
Weithiau, bydd rhai elusennau'n ychwanegu incwm yn amhriodol at gyfalaf eu cronfeydd gwaddol. Ar adegau eraill, bydd rhai elusennau, dros nifer o flynyddoedd, wedi buddsoddi incwm yn amhriodol i adeiladu cronfa sy'n cael ei hystyried gan yr ymddiriedolwyr, yn nhermau ymarferol, yn gronfa waddol nad yw ar gael i'w gwario. Nid yw'r arferion hyn yn dderbyniol oni bai bod pwer diamwys i gronni.
Os yw'r ymddiriedolwyr am gronni incwm dylent ddarllen eu dogfen lywodraethol i weld a oes pwer cronni ynddi sy'n caniatáu i'r ymddiriedolwyr droi'r incwm yn waddol. Mae troi incwm yn waddol yn mynd â'r adnodd troëdig y tu allan i gwmpas y cronfeydd wrth gefn (oherwydd nid yw'r diffiniad o gronfeydd wrth gefn yn cynnwys unrhyw gronfeydd gwaddol).
Hyd yn oed os oes gan yr ymddiriedolwyr bwer i wneud hynny, gall ymddiriedolwyr gronni am gyfnod o 21 o flynyddoedd ar y mwyaf o'r diwrnod cyntaf y gellir cronni'r incwm neu, os yw'r ddogfen lywodraethol yn darparu felly, ar gyfer y cyfnod hyd at farwolaeth y setlwr (adran 14 Deddf Bythol-barhadau a Chroniadau 2009 a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2010). Mae'n bosibl i'r llys neu'r Comisiwn awdurdodi cronni am gyfnod hwy na'r cyfnod statudol mwyaf mewn achosion priodol.
Os yw'r cronfeydd yn cael eu cronni heb bwer i'w troi'n waddol maent yn parhau i fod yn gronfeydd incwm. Mae cronfeydd incwm anghyfyngedig cronedig o'r fath yn cyfrif fel cronfeydd wrth gefn a rhaid iddynt gael eu hadrodd felly yn yr adroddiad blynyddol.
Mewn rhai achosion gall fod ansicrwydd ynghylch a yw rhodd neu gymynrodd yn rhodd o incwm neu gronfeydd gwaddol. Os oes unrhyw dystiolaeth, neu gellir casglu o amgylchiadau'r rhodd neu'r gymynrodd, bod gan y rhoddwr neu'r cymynnwr fwriad penodol un ffordd neu'r llall, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr drin y rhodd neu'r gymynrodd yn unol â hynny. Ond os nad oes unrhyw dystiolaeth i'r gwrthwyneb rhaid i'r rhodd gael ei drin fel incwm a'i defnyddio mewn ffordd sy'n cyd-fynd ag unrhyw delerau'r rhodd a dogfen lywodraethol yr elusen.
D4. Beth yw'r materion treth sy'n gysylltiedig â dal cronfeydd wrth gefn?
Yr ateb byr
Os yw cadw cronfeydd wrth gefn wedi'i gyfiawnhau ni ddylai fod unrhyw oblygiadau treth niweidiol.
Yn fwy manwl
Mae llawer o'r incwm y bydd elusennau yn ei dderbyn wedi'i eithrio o Dreth Incwm a Threth Gorfforaeth ar yr amod bod yr arian yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol yn unig. Trefn arferol Cyllid a Thollau EM yw peidio â chodi treth ar incwm sydd naill ai wedi cael ei wario ar ddibenion elusennol neu sydd wedi cael ei fuddsoddi er budd yr elusen.
Nid yw eithriadau treth ar gael:
- os yw'r incwm wedi cael ei fuddsoddi mewn buddsoddiad nad yw'n "fuddsoddiad cymwys" (o fewn ystyr Atodlen 20 o Ddeddf Trethi Incwm a Chorfforaeth 1988). Mae buddsoddiadau a wnaed ar gyfer budd elusen ac nid er mwyn osgoi talu treth yn debygol o gael eu hystyried yn fuddsoddiadau cymwys, ond os nad yw'r ymddiriedolwyr yn siwr a yw buddsoddiad yn fuddsoddiad cymwys neu beidio bydd angen iddynt geisio cyngor; neu
- os yw'r incwm yn cael ei ddal gan yr elusen heb gael ei roi ar adnau neu ei fuddsoddi fel arall am gyfnod gormodol.
Dylai ymddiriedolwyr gyfeirio at wefan Tollau a Chyllid EM am wybodaeth bellach ar eithriadau a gostyngiadau treth incwm a threth gorfforaeth i elusennau yn enwedig os yw'r elusen neu ei his-gwmnïau yn ymgymryd â gweithgareddau masnachu anelusennol.
D5. All elusennau godi arian a gwneud cais am grantiau neu gontractau os oes cronfeydd wrth gefn ganddynt?
Yr ateb byr
Gallant. Mae'n bwysig wrth godi arian bod yr ymddiriedolwyr yn cynnal ffydd y cyhoedd yn eu helusen drwy fod yn agored ac yn dryloyw am angen yr elusen am gronfeydd. Os oes cronfeydd wrth gefn gormodol gan yr elusen, dylai'r ymddiriedolwyr sicrhau nad ydynt yn cam-gyfleu'r achos brys neu'r angen am gronfeydd.
Pan fydd elusen yn gwneud cais am grant neu'n cynnig am gontract, mae'n bwysig bod y cyllidwr yn deall polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen a bod y polisi yn esbonio ac yn cyfiawnhau'r cronfeydd wrth gefn a ddelir.
Yn fwy manwl
Mae pob elusen yn gyfrifol am sicrhau nad yw ei hapeliadau yn cam-gyfleu sefyllfa ariannol yr elusen. Dyma'r achos os yw'r apeliadau am roddion cyhoeddus gwirfoddol, rhoddion corfforaethol, cymynroddion, grantiau neu unrhyw ffurf arall o incwm, ac os yw'r apeliadau yn cael eu cynnal trwy gyfrwng hysbysebu, post uniongyrchol, yn bersonol, neu drwy unrhyw ddull arall.
Os credir yn gyffredinol bod gan elusen gronfeydd wrth gefn sylweddol, gall apeliadau pellach am arian ysgogi drwgdeimlad yn erbyn elusen yr ystyrir ei bod yn ceisio arian pan nad oes angen yr arian arni. Wrth eirio ei hapeliadau, ac wrth ddelio ag unrhyw ymateb i'r apeliadau, dylai'r ymddiriedolwyr sicrhau nad ydynt yn rhoi'r argraff anghywir ynglyn â faint o arian y mae ei angen ar yr elusen, a bod angen yr arian hwnnw ar frys.
Gall barn cyllidwyr am eu cronfeydd wrth gefn greu anawsterau i rai elusennau. Os yw'n ymddangos bod y cronfeydd wrth gefn yn rhy fawr, gall fod rhagdybiaeth nad oes angen cronfeydd ychwanegol ar yr elusen. Os yw'n ymddangos bod y cronfeydd wrth gefn yn rhy isel, gallant wrthod ariannu ar y sail bod cyllid yr elusen yn ansefydlog a gall yr elusen fod mewn perygl o anhawster neu ansolfedd ariannol.
Dylai ymddiriedolwyr sicrhau y gallant esbonio eu polisi cronfeydd wrth gefn i gyllidwyr drwy ddangos:
- bod y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn seiliedig ar bolisi a dealltwriaeth eglur o'r hyn y mae'r arian yn cael ei ddefnyddio ar ei gyfer;
- mae'r elusen yn gweithredu â digon o gronfeydd wrth gefn i osgoi anawsterau ariannol;
- mae cronfeydd wrth gefn yn elfen hanfodol o gynllunio strategol; ac
- mae'r elusen yn agored ynghylch lefel y cronfeydd wrth gefn wrth drafod â'i rhanddeiliaid.
Os yw ymddiriedolwyr yn ceisio grantiau neu gontractau gan gyllidwyr dylent sicrhau eu bod yn:
- deall polisi'r cyllidwr tuag at gronfeydd wrth gefn ymgeiswyr;
- ceisio cyfleoedd i esbonio i'r cyllidwr bolisi cronfeydd wrth gefn eu helusen a'r rhesymau dros lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir; a
- chyflwyno polisi cronfeydd wrth gefn a lefel cronfeydd wrth gefn elusen mewn ffordd gadarnhaol sy'n cael ei deall.
Dd. Gwybodaeth bellach
Dd1. Cyhoeddiadau eraill y Comisiwn
Mae ein gwefan yn cynnig ystod eang o wasanaethau, offer, gwybodaeth a chanllawiau hygyrch ar-lein. Cyn cysylltu â ni am gyngor neu gymorth efallai yr hoffech chwilio ein cronfa ddata ar-lein o gwestiynau cyffredin. Bydd y rhan fwyaf o bobl yn cael hyd i'r ateb y mae ei angen arnynt heb ffonio neu ysgrifennu e-bost. Fel arall, ceir cyswllt i'n tudalen Cysylltu â ni o frig a gwaelod pob tudalen we.
Am wybodaeth bellach gallai fod yn ddefnyddiol i gyfeirio at y cyhoeddiadau canlynol gan y Comisiwn Elusennau:
| Rheoli trafferthion ariannol a methdaliad mewn elusennau |
(CC12) |
| Buddsoddi Cronfeydd Elusennol: Egwyddorion Sylfaenol |
(CC14) |
| Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Yr hanfodion Ebrill 2009 |
(CC15b) |
| Elusennau a Rheoli Risg: Canllaw i ymddiriedolwyr |
(CC26) |
| Newid dogfen lywodraethol eich elusen |
(CC36) |
|
Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn wedi'u diffinio
|
|
| Gorchmynion a Chynlluniau |
(OG1) |
| Elusennau Bach a Chronfeydd Wrth Gefn |
(RS5) |
Dd2. Ffynonellau eraill o wybodaeth
Mae SORP 2005 Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau, 2il argraffiad, ar gael ar ein gwefan neu gellir ei archebu gan gyhoeddwyr CCH drwy ffonio 0870 770 2906.
Dd3. Sefydliadau allanol
Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol (NCVO)
NCVO yw'r elusen genedlaethol sy'n rhoi cymorth ac ystod eang o wybodaeth i fudiadau gwirfoddol a chymunedol. Mae ei wefan yn cynnig cyngor ar faterion amrywiol sy'n gysylltiedig â rheoli risg yn y trydydd sector.
Wedi'i gynnwys o fewn Cyngor a Chymorth mae canllaw NCVO 'Reserves policy for smaller organisations'.
NCVO
Regent's Wharf
8 All Saints Street
Llundain
N1 9RL
Gwefan: www.ncvo-vol.org.uk/
E-bost: ncvo@askncvo.org.uk
Ffôn: 020 7713 6161
Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA)
Llais y sector gwirfoddol yng Nghymru. Mae'n cynrychioli buddiannau, ac yn ymgyrchu dros fudiadau gwirfoddol, gwirfoddolwyr a chymunedau yng Nghymru. Mae'n darparu amrywiaeth helaeth o wybodaeth, gwasanaeth ymgynghorol, cyllid, gwasanaethau rheoli a hyfforddi. Gall elusennau ddefnyddio gwefan WCVA i gael hyd i'w Cyngor Gwirfoddol Sirol (CVC) agosaf.
Mae WCVA yn cynhyrchu Taflenni Gwybodaeth i helpu ymddiriedolwyr. Mae'r Daflen Wybodaeth 'rheoli arian' yn cynnwys adran ar gronfeydd wrth gefn.
Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
Ty Baltig
Sgwâr Mount Stuart
Bae Caerdydd
Caerdydd CF10 5FH
E-bost: enquiries@wcva.org.uk
Gwefan: www.wcva.org.uk
Llinell gymorth: 0800 2888 329
Ffacs: 029 2043 1701
Cyllid a Thollau EM
HMRC yw'r adran sy'n gyfrifol am gasglu a gweinyddu rhai trethi. Mae'n darparu gwybodaeth ar ystod eang o faterion gan gynnwys materion treth sy'n ymwneud ag elusennau.
E-bost: charities@inlandrevenue.gov.uk
Gwefan: www.hmrc.gov.uk
Ffôn: 0845 302 0203 (llinell gymorth i elusennau)
Charity Finance Directors' Group (CFDG)
Mae CFDG yn elusen aelodaeth sy'n arbenigo mewn helpu elusennau i reoli eu cyfrifon, materion treth, archwiliadau a swyddogaethau cyllid cysylltiedig eraill. Mae CFDG yn cyhoeddi amrywiaeth o Made Simple Guides gan gynnwys 'reserves policies made simple' sy'n rhoi persbectif arall ar ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn.
Cysylltwch â CFDG drwy ysgrifennu at:
3rd Floor
Downstream Building
1 London Bridge
Llundain SE1 9BG
Gwefan: www.cfdg.org.uk
E-bost: info@cfdg.org.uk
Ffôn: 0845 345 3192
Atodiad 1: Dull syml o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn
Mae'r tri chwestiwn canlynol yn ceisio helpu tywys ymddiriedolwyr elusennau llai drwy'r materion y mae angen eu hystyried wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Efallai na fydd yr ymagwedd hon yn ddigon manwl i ymddiriedolwyr sy'n rheoli elusennau sydd â gweithgareddau neu strwythurau mwy cymhleth a dylent ddarllen y canllawiau yn Atodiad 2 yn lle hynny.
Cwestiwn 1. Pam byddai angen i gronfeydd wrth gefn ar gyfer yr elusen fod yn effeithiol?
Sail polisi cronfeydd wrth gefn da yw ystyried yn union pam y gallai fod angen i chi gadw yn ôl rhai cronfeydd fel cronfeydd wrth gefn. Mewn elusen fach, sydd â strwythur a gweithgareddau syml, gallai'r rhesymau gynnwys:
a. Y perygl o achos brys anrhagweledig neu angen annisgwyl arall am gronfeydd, ee bil atgyweirio mawr annisgwyl neu gael hyd i 'gyllid cychwynnol' ar gyfer prosiect brys.
b. Talu am gostau gweithredol o ddydd i ddydd anrhagweledig, ee cyflogi staff dros dro ar gyfer absenoldeb salwch tymor hir.
c. Ffynhonnell incwm, ee grant, heb gael ei adnewyddu. Gallai fod angen cronfeydd i roi amser i'r ymddiriedolwyr weithredu os yw incwm yn is na'r disgwyl.
ch. Ymrwymiadau, neu ddynodiadau arfaethedig, nad oes modd darparu ar eu cyfer gan incwm yn y dyfodol, ee cynlluniau ar gyfer prif bryniant asedau neu brosiect arwyddocaol sy'n gofyn i'r elusen ddarparu 'arian cyfatebol'.
d. Yr angen i ariannu diffygion tymor byr mewn cyllideb arian parod, ee gall fod angen gwario arian cyn derbyn grant cyllid.
Ar ôl ystyried yr uchod, os ydych yn teimlo bod angen cronfeydd wrth gefn, ewch i gwestiwn 2. Os ydych yn dod i'r casgliad nad oes angen i'ch elusen ddal unrhyw gronfeydd wrth gefn, rhaid i chi esbonio hynny yn eich adroddiad blynyddol.
Cwestiwn 2. Faint sydd ei angen arnoch mewn cronfeydd wrth gefn?
Gall lefel y cronfeydd wrth gefn fod yn swm targed neu'n ystod darged. Er enghraifft, ar gyfer pob rheswm a nodwyd yng nghwestiwn 1:
a. Gallai fod angen swm i dalu am argyfwng anrhagweledig neu angen annisgwyl arall - ystyriwch y risgiau a faint y gallai fod ei angen ar gyfer cynlluniau wrth gefn o'r fath; bydd hyn yn cynnwys llunio barn am ddigwyddiadau a all godi a'u tebygolrwydd.
b. Edrychwch ar eich cyllideb gwariant - oes angen cronfa wrth gefn fach arnoch i dalu am gostau gweithredol anrhagweledig?
c. Gallai ansicrwydd ynghylch incwm yn y dyfodol olygu cael cronfeydd wrth gefn sy'n gyfwerth â nifer yr wythnosau o incwm sy'n cyfateb â'r ystod £x i £y, er mwyn caniatáu amser i ddatblygu ffynonellau newydd o incwm neu dorri yn ôl ar wariant cysylltiedig.
ch. Byddai ymrwymiad gwariant arfaethedig nad oes modd darparu ar ei gyfer o incwm yn y dyfodol yn awgrymu bod angen neilltuo swm penodol - caiff y swm hwn ei gynnwys o fewn dynodiadau yn y cyfrifon yn aml.
d. Gallai fod angen swm i dalu am 'isafbwyntiau' yn y gyllideb arian parod - adolygwch gyllidebau i bennu faint y gallai fod ei angen.
I grynhoi, dylai'r risgiau ariannol rydych yn eu hadnabod ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn rydych yn eu targedu i'w dal a chael eu hesbonio yn eich polisi cronfeydd wrth gefn.
Cwestiwn 3. Oes gennych chi unrhyw gronfeydd wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn?
Y cam olaf yw cymharu'r hyn y bydd efallai ei angen arnoch mewn cronfa wrth gefn â'r hyn rydych yn ei ddal. Dylech:
- Gyfrifo swm unrhyw gronfeydd wrth gefn yn ôl y diffiniad o gronfeydd wrth gefn a roddir yn adran C1 y canllaw.
- Nodi swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir a'i gymharu â'r swm targed neu'r ystod darged a osodwyd ar gyfer cronfeydd wrth gefn.
- Esbonio unrhyw ddiffyg neu ormodedd yn y cronfeydd wrth gefn yn erbyn y targed a osodwyd.
- Esbonio unrhyw gamau sy'n cael eu cymryd neu a gynllunnir er mwyn i'r cronfeydd wrth gefn gyfateb â'ch targed.
Os yw'r gwahaniaeth yn fach, efallai na fydd angen weithredu.
Rhaid i wybodaeth am y polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir gael ei chynnwys yn Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr.
Atodiad 2: Dull integredig o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn i elusen sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth
Rhaid i ymddiriedolwyr elusennau sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth ystyried ystod ehangach o ffactorau wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd yr elusennau hyn yn ymgymryd ag ystod helaethach o weithgareddau neu'n ariannu graddfa o weithrediadau sy'n llawer mwy nag elusennau sydd â materion symlach. Er enghraifft, efallai eu bod yn ymgymryd â masnach prif ddiben neu'n darparu nwyddau neu wasanaethau dan gontract. Nid ydynt yn debygol o ddal nifer o gronfeydd cyfyngedig, cyflogi staff a gallant berchen ar adeiladau neu weithredu is-gwmnïau masnachu.
Nid yw llunio polisi cronfeydd wrth gefn yn dasg annibynnol. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn deillio o brosesau cynllunio strategol, cyllidebu a rheoli risg elusen. Mae'r prosesau hyn yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hagen ar yr ymddiriedolwyr i sefydlu'n union reswm pam y gallai fod angen cronfeydd wrth gefn arnynt a'u helpu i feintioli'r angen hwnnw. Mae'r camau sy'n rhan o'r prosesau hyn yn cydberthyn â chanlyniad un broses yn llywio'r llall. Er enghraifft, bydd risgiau ariannol a nodwyd yn llywio'r polisi cyllidebu a'r polisi cronfeydd wrth gefn. Gellir mynd ati i lunio polisi cronfeydd wrth gefn mewn ffyrdd gwahanol. Mae'r atodiad hwn yn cyflwyno un dull ac mae wedi'i ddisgrifio fel camau mewn proses, ond mae'n bwysig cofio bod pob un o'r camau hyn wedi'u cysylltu â'i gilydd.
Cam 1 - Deall natur y cronfeydd elusennau a ddelir;
Cam 2 - Adnabod asedau swyddogaethol;
Cam 3 - Deall effaith ariannol y risg;
Cam 4 - Adolygu ffynonellau incwm;
Cam 5 - Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau yn y dyfodol;
Cam 6 - Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn.
Wrth gymryd pob un o'r camau hyn, dylai ymddiriedolwyr ystyried y canllawiau a meddwl sut y mae'n gymwys i amgylchiadau eu helusen nhw. Drwy wneud hyn gallant ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn eu hunain. Ni fydd pob ffactor yn gymwys i bob elusen. Yn yr un modd, gall rhai ffactorau gael mwy o ddylanwad nag eraill o ran llunio syniadau'r ymddiriedolwyr wrth iddynt ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn.
Cam 1. Deall natur y cronfeydd elusennau a ddelir
Cronfeydd wrth gefn yw'r rhan honno o gronfeydd incwm anghyfyngedig elusen sydd ar gael i'w gwario ar unrhyw ddibenion yr elusen. Er mwyn llunio polisi cronfeydd wrth gefn, mae'n hanfodol i'r ymddiriedolwyr ddeall unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio cronfeydd yr elusen. Mewn rhai amgylchiadau gall dal cronfeydd cyfyngedig leihau'r angen i ddal cronfeydd wrth gefn at ddibenion arbennig.
Gellir defnyddio cronfeydd cyfyngedig at ddibenion arbennig elusen yn unig sy'n gulach na dibenion elusennol cyffredinol yr elusen. Mae cronfeydd cyfyngedig yn cynnwys gwaddolion ac nid yw cronfeydd incwm cyfyngedig wedi'u cynnwys yn y diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gall natur a swm cronfeydd cyfyngedig ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir gan elusen.
Er enghraifft, gall elusen sy'n rhoi cymorth dramor weithredu'n fyd-eang ond gall fod gronfa incwm cyfyngedig ganddi ar gyfer ardal Asia. Mae cronfa incwm gyfyngedig ar gyfer Asia, sydd heb derfynau eraill ar sut y caiff ei defnyddio, yn golygu bod modd ariannu unrhyw weithgareddau a rhaglenni yn Asia o'r gronfa incwm gyfyngedig honno. Gall yr hyblygrwydd hwn leihau neu ddileu'r angen i'r elusen ddal cronfeydd anghyfyngedig mewn cronfa wrth gefn ar gyfer ei gweithgareddau yn Asia.
Mae gwaddol gwariadwy wedi'i eithrio o'r diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Beth bynnag, mae gwaddol gwariadwy yn cynnig hyblygrwydd sylweddol i ymddiriedolwyr o ran sut y gallant ddefnyddio'r cronfeydd, a gall hyn ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn y mae ymddiriedolwyr yn dewis ei ddal. Gall gwaddol gwariadwy, pan gaiff ei fuddsoddi, gynnig ffrwd weddol ddiogel o incwm ond mae dewis gan yr ymddiriedolwyr i wario'r cyfan, neu ran o'r gwaddol ei hun hefyd. Gall y rhyddid hwn leihau'r angen am gronfeydd wrth gefn, yn enwedig os nad yw'r elusen yn dibynnu'n llwyr ar yr incwm buddsoddi a ddarperir gan y gwaddol gwariadwy i ariannu ei gweithgareddau.
Fodd bynnag, os yw elusennau sydd â gwaddol gwariadwy yn dibynnu ar yr incwm buddsoddi i ariannu gweithgareddau craidd neu barhaus, gall yr angen am gronfeydd wrth gefn fod yn fwy. Mae ymddiriedolwyr yn llai tebygol o fod yn barod i wario'r gwaddol gwariadwy os bydd hyn yn lleihau'r incwm sydd ar gael i ariannu gweithgareddau yn y dyfodol.
Nid oes modd gwario cronfa waddol barhaol fel incwm ac felly mae'r cyfalaf yn cael ei fuddsoddi i gynhyrchu incwm i'r elusen. Os nad yw telerau gwaddol parhaol yn cyfyngu'r defnydd ohono, mae'r incwm heb ei gyfyngu a gellir ei wario ar unrhyw ddibenion yr elusen. Bydd diogelwch perthynol yr incwm buddsoddi o gronfa waddol yn ffactor a all ddylanwadu ar yr angen am gronfeydd wrth gefn. Roedd Deddf Elusennau 2006 hefyd wedi cyflwyno diwygiadau a roddodd fwy o hyblygrwydd i nifer o elusennau i wario peth neu'r holl waddol parhaol mewn rhai amgylchiadau.
Mae ymagwedd cyfanswm elw at fuddsoddi yn rhoi mwy o hyblygrwydd i ymddiriedolwyr o ran sut y gellir dyrannu elw buddsoddi i gronfeydd incwm. Gall y Comisiwn Elusennau wneud gorchymyn sy'n caniatáu i waddol parhaol gael ei fuddsoddi ar sail cyfanswm elw. Mae cyfanswm elw yn ddull rheoli buddsoddiadau sy'n ystyried yr elw cyfan o'r buddsoddiad, sef enillion cyfalaf (a cholledion) ac unrhyw incwm. Yna mae'r ymddiriedolwyr yn penderfynu faint o'r cyfanswm elw heb ei ddefnyddio i'w ddyrannu'n incwm a faint sy'n cael ei gadw i'w wario yn y dyfodol. Wrth wneud y penderfyniad hwn, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr ystyried anghenion buddiolwyr presennol a buddiolwyr y dyfodol.
Gall hyblygrwydd yr ymagwedd cyfanswm elw alluogi elusennau sydd â chronfeydd gwaddol parhaol sylweddol i ddal lefel is o gronfeydd wrth gefn nag elusennau tebyg sydd heb bwer o'r fath. Mae cyfanswm elw yn rhoi'r hyblygrwydd i ymddiriedolwyr wario cronfeydd a ddelir fel rhan o'r cyfanswm elw heb ei ddefnyddio pan fydd angen ac felly gall leihau'r angen am gronfeydd wrth gefn.
Cam 2. Adnabod asedau swyddogaethol
Mae adnabod cronfeydd anghyfyngedig yn gam cychwynnol hanfodol wrth ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gallai rhai asedau swyddogaethol a ddefnyddir yn weithredol gan elusen fod yn hanfodol i weithredu eu strategaeth weithredol. Mae'r SORP Elusennau yn caniatáu'n benodol i gronfeydd a ddelir fel asedau sefydlog diriaethol at ddefnydd yr elusen gael eu hepgor o gronfeydd wrth gefn. Mae hyn yn cydnabod y caiff asedau arbennig eu defnyddio'n weithredol a gall eu gwaredu gael effaith niweidiol ar allu elusen i gyflawni ei nodau.
Os yw'r ymddiriedolwyr yn ystyried bod asedau sefydlog swyddogaethol yn hanfodol i gyflawni nodau'r elusen gall gwerth asedau o'r fath gael ei ddynodi a'i eithrio o gyfrifo cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, mae'n bwysig i ymddiriedolwyr ofyn pam bod asedau sefydlog arbennig yn cael eu dal. Er enghraifft, allai swyddfa weinyddol gwerth uchel gael ei gwerthu a defnyddio adeilad ar rent pe byddai angen cronfeydd? Gallai rhai ymddiriedolwyr ystyried bod ased o'r fath yn rhan o'u cronfeydd wrth gefn y gellid ei realeiddio, os oes angen, i gefnogi eu gwaith gweithredol. Gallai'r sefyllfa hon, er enghraifft, gael ei gyferbynnu â'r cyfleuster gofal lle y gallai ei werthu amharu ar ofal buddiolwyr a gallai cael cyfleusterau arbenigol eraill ar rent fod yn anodd.
Yn yr un modd, os yw elusen yn gwneud buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen dim ond i hyrwyddo ei dibenion elusennol, gellir hepgor buddsoddiadau o'r fath o gronfeydd wrth gefn.
Cam 3. Deall effaith ariannol y risg
Mae adnabod a rheoli risg yn rhan bwysig o lywodraethu elusen da. Bydd effaith ariannol gan rai risgiau, os ydynt yn digwydd, a chânt eu hystyried yn rhan o'r broses gyllidebu. Bydd risg ariannol a nodwyd hefyd yn dylanwadu ac yn llywio polisi cronfeydd wrth gefn elusen. Gall dal cronfeydd wrth gefn ffurfio rhan o strategaeth yr elusen dros reoli effaith risg a nodwyd pe bai'n digwydd.
Mae canllaw'r Comisiwn Elusennau Elusennau a Rheoli Risg (CC26) yn adnabod y risgiau allweddol y dylai'r rhan fwyaf o elusennau eu hystyried. Er bod y risg yn helaethach na dim ond risg ariannol, wrth weithio trwy'r canllaw ar reoli risg, dylai ymddiriedolwyr ystyried pa effaith ariannol y caiff y risg a nodwyd ar yr elusen a gofyn a oes angen cronfeydd wrth gefn i helpu i reoli'r effaith ariannol.
Dylai elusennau ymateb i anghenion buddiolwyr ac i rai elusennau gall hyn godi ar frys ac yn annisgwyl. Unwaith eto, dylai elusennau ystyried yr angen i ddal cronfeydd wrth gefn mewn ymateb i ddigwyddiadau o'r fath neu a all ddibynnu ar apêl gyhoeddus pan fydd angen yn codi ar frys.
Cam 4. Adolygu ffynonellau incwm
Mae sefydlogrwydd incwm yn y dyfodol yn ffactor allweddol yn iechyd ariannol elusen. Bydd asesu sefydlogrwydd a sicrwydd ffynonellau incwm yn y dyfodol yn ffurfio rhan bwysig o asesiad elusen o risg a bydd yn bwydo i mewn i'r polisi gosod cyllideb a chronfeydd wrth gefn. Dylai rhai o'r materion y dylai'r ymddiriedolwyr eu hystyried gynnwys:
- a yw incwm yr elusen yn dod o un ffynhonnell neu o fwy nag un ffynhonnell;
- mae'r elusen yn arbennig o agored pe byddai dirywiad sydyn neu anrhagweladwy mewn ffynhonnell incwm arbennig;
- mae'r elusen yn dibynnu ar un contract neu grant ar gyfer rhan sylweddol o'i chyllid sy'n amodol ar dendr neu adolygiad yn y dyfodol agos;
- mae unrhyw brif roddwr wedi nodi newid yn yr hyn y bwriadant ei roi;
- mae apeliadau neu weithgareddau codi arian yn darparu ffynhonnell cyllid sefydlog;
- mae rhai ffynonellau incwm yn arbennig o agored i'r sefyllfa economaidd gyffredinol.
Wrth adolygu sefydlogrwydd incwm, dylai ymddiriedolwyr ystyried:
- faint o rybudd o newid mewn incwm y byddai'r elusen yn ei gael;
- y dyddiadau allweddol pan fydd prif gontractau neu grantiau yn cael eu hadolygu neu eu hadnewyddu;
- effaith unrhyw sefydliadau eraill sy'n ceisio cyllid o'r un ffynonellau;
- cryfder perthynas yr elusen a'i chyfathrebu â'i rhoddwyr a'i chefnogwyr ariannol ynghylch esbonio ei hanghenion ariannol.
Os oes incwm sefydlog neu ragweladwy gan elusen gall hyn leihau'r angen am gronfeydd wrth gefn. Fel arall, os yw incwm elusen yn gyfnewidiol neu'n anniogel, neu'n agored i ffactorau y tu allan i'w rheolaeth ei hun, gall hyn gyfiawnhau dal mwy o gronfeydd wrth gefn. Dylai'r ymddiriedolwyr hefyd ystyried a yw cronfeydd wrth gefn yr elusen yn ddigonol i'w gwarchod rhag y risg o ansolfedd neu amhariad difrifol i'w gwaith elusennol.
Cam 5. Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau yn y dyfodol
Wrth baratoi'r cynllun gweithredol ar gyfer y flwyddyn, bydd ymddiriedolwyr wedi ystyried sut y bydd y cynllun hwnnw'n hyrwyddo nodau'r elusen er budd cyhoeddus. Mae'r cynllun gweithredol yn dwyn ynghyd y gweithgareddau y bydd yr elusen yn ymgymryd â nhw gyda'r adnoddau sydd ganddi.
Fel arfer bydd y cynllun gweithredol yn cael ei fynegi yn nhermau ariannol fel cyllideb gyda'r incwm disgwyliedig wedi'i adnabod yn ôl ffynhonnell a'r costau disgwyliedig wedi'u hadnabod yn ôl gweithgaredd arfaethedig. Wrth osod cyllideb, bydd angen ystyried unrhyw gyfyngiad sydd ar y defnydd o gronfeydd arbennig a'r ansicrwydd sy'n gysylltiedig â rhagfynegi incwm y dyfodol. Bydd y gyllideb arian yn helpu i adnabod uchafbwyntiau ac isafbwyntiau yn llif arian yr elusen a bydd yn rhybuddio pryd y gallai fod angen defnyddio cronfeydd wrth gefn.
Ymrwymiadau a dynodiadau
Bydd ymrwymiadau sy'n cael eu gwneud mewn blynyddoedd ariannol blaenorol a chyfredol hefyd yn cael effaith ar gyllidebau arian. Er enghraifft, os yw ymrwymiadau wedi cael eu gwneud i dalu grantiau dros nifer o flynyddoedd efallai y bydd angen adeiladu'r cronfeydd wrth gefn i dalu'r costau hyn os yw ffrydiau incwm y dyfodol yn ansicr.
Fel rhan o gynllunio strategol elusen, bydd yr ymddiriedolwyr hefyd yn edrych y tu hwnt i'r cynllun gweithredol blynyddol a'r gyllideb flynyddol. Bydd hyn yn arbennig o bwysig o ran adnabod prosiectau neu gynlluniau gwario cyfalaf nad oes modd eu talu'n llawn o incwm yn y dyfodol disgwyliedig yn unig. Os nad oes modd talu am y gwariant arfaethedig o incwm un flwyddyn yn unig gallai hyn awgrymu fod angen adeiladu cronfeydd wrth gefn i dalu am wariant yn y dyfodol. Os yw'r cronfeydd wrth gefn yn cael eu hadeiladu fel hyn, bydd angen i'r cyllidebau adlewyrchu'r cynlluniau hyn.
Yn aml bydd y cronfeydd a neilltuir i ddarparu ar gyfer ymrwymiadau a chynlluniau yn y dyfodol yn cael eu dal fel cronfeydd dynodedig. Drwy adnabod angen a neilltuo cronfeydd mewn cronfa ddynodedig, gall yr ymddiriedolwyr adeiladu'r cronfeydd sydd eu hangen dros gyfnod a helpu i reoli'r risg ariannol a wynebir gan brosiect. Drwy hyn byddant yn lledaenu'r baich dros sawl blwyddyn. Wrth gyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a nodir mewn adroddiad blynyddol, gall yr ymddiriedolwyr hepgor y swm a ddynodwyd yn briodol o gyfanswm y cronfeydd wrth gefn. Dylid esbonio swm a natur y dynodiadau yn yr adroddiad blynyddol a hefyd dros ba gyfnod y maent yn debygol o gael eu gwario.
Mae dynodiadau yn ymwneud â chynlluniau yn y dyfodol sy'n bodoli ar adeg benodol. Mae'r adroddiad blynyddol yn esbonio'r sefyllfa ar ddiwedd blwyddyn yr elusen ac felly nid oes modd sefydlu dynodiadau newydd ar ôl y diwedd blwyddyn i guddio gwir lefel y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir mewn cronfa wrth gefn. Mae dynodiadau sydd byth yn cael eu defnyddio, neu y mae eu natur yn newid yn aml heb i gronfeydd gael eu gwario, yn creu'r perygl o ddwyn anfri ar yr elusen ymysg rhoddwyr a chefnogwyr ariannol. Os yw cwyn yn cael ei gwneud i'r Comisiwn Elusennau am gronfeydd wrth gefn elusen, gall y defnydd amhriodol o gronfeydd dynodedig ddenu sylw rheoleiddio.
Cynllun pensiwn buddion wedi'u diffinio
Os oes gweithwyr gan elusennau ac mae hawl ganddynt gael pensiynau buddion wedi'u diffinio (pensiynau cyflog terfynol), mae materion arbennig yn codi o ran rhwymedigaethau'r elusen i'r cynllun pensiwn a all effeithio ar gronfeydd wrth gefn yr elusen.
Os yw elusen yn gweithredu, neu'n aelod o gynllun buddion wedi'u diffinio, dylai ymddiriedolwyr ddarllen ein canllaw Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn buddion wedi'u diffinio. Gall y cynllun pensiwn buddion wedi'u diffinio fod yn gynllun aml-gyflogwr neu'n gynllun yr elusen ei hun. Yn dibynnu ar y cydbwysedd o asedau a rhwymedigaethau o fewn y cynllun, gall yr elusen gael ased neu rwymedigaeth pensiwn.
Os yw ased neu rwymedigaeth pensiwn yn berthnasol, dylai'r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn ystyried ar wahân yr effaith ar sefyllfa ariannol a chronfeydd wrth gefn yr elusen. Bydd y goblygiadau llif arian o wneud iawn am unrhyw rwymedigaeth pensiwn yn dylanwadu ar y polisi cronfeydd wrth gefn ac adrodd am gronfeydd wrth gefn.
Os oes ased pensiwn, fel rheol bydd yn ddynodedig ac nid yw'n cael ei gyfrif fel rhan o gronfeydd wrth gefn yr elusen oherwydd nid yw ar gael i ymddiriedolwyr yr elusen ei wario. Os oes rhwymedigaeth pensiwn gall fod yn ofynnol i ddynodi rhai neu'r holl gronfeydd anghyfyngedig sydd ar gael ac sydd heb eu hymrwymo fel arall i dalu rhan o'r rwymedigaeth neu'r rhwymedigaeth gyfan. Bydd penderfynu p'un ai i ddynodi cronfeydd i ateb rhwymedigaeth pensiwn neu beidio yn dibynnu ar allu elusen i ariannu'r rhwymedigaeth honno o'i hincwm cyfredol a'i hincwm yn y dyfodol.
Dylai ymddiriedolwyr esbonio i randdeiliaid yr elusen yr effaith y mae cynllun pensiwn buddion wedi'u diffinio yn ei chael ar ei pholisi cronfeydd wrth gefn. Dylai ymddiriedolwyr roi sylw arbennig i esbonio'n eglur ac yn syml sut y dylai datgeliadau cyfrifyddu pensiynau gael eu dehongli yng nghyd-destun cyllid yr elusen.
Cam 6. Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn
Ar ôl ystyried y materion a ddisgrifir yng nghamau 1 i 5 uchod gall yr ymddiriedolwyr wneud penderfyniad gwybodus ynghylch dal cronfeydd wrth gefn a'r swm i'w ddal. Os yw'r ymddiriedolwyr yn cytuno bod angen cronfeydd wrth gefn dylid esbonio'r rhain yn y polisi cronfeydd wrth gefn ynghyd â chyfiawnhad o'r lefel arfaethedig o gronfeydd wrth gefn a datganiad o'r cronfeydd wrth gefn a ddelir ar hyn o bryd. Dylai ymddiriedolwyr hefyd roi esboniad os yw'r cronfeydd wrth gefn a ddelir yn wahanol iawn i'r targed y maent wedi'i osod ar gyfer y cronfeydd wrth gefn.