(Fersiwn - Mai 2007)

Cynnwys

• A. Rhagair
• B. Y fframwaith cyfrifyddu yn gryno
• C. Cyflwyniad
• Ch. Paratoi'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon
• D. Gofynion adrodd penodol ar gyfer gwahanol fathau o elusen
• Dd. Craffu allanol
• E. Cymorth a chyngor pellach
• F. Y gofynion cyfreithiol ar gyfer Adroddiadau Blynyddol

Mae'r canllaw hwn yn ymwneud â chyfrifon ac adroddiadau sy'n cyfeirio at y blynyddoedd ariannol yn dechrau rhwng 27 Chwefror 2007 a 31 Mawrth 2008. Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008, cyfeiriwch at ein canllaw ar wahân.

A. Rhagair

Neges oddi wrth Gadeirydd a Phrif Weithredwr y Comisiwn Elusennau

Annwyl Ddarllenydd,

Yng Nghymru a Lloegr rydym yn ffodus i gael sector elusennol deinamig a bywiog sy'n amrywio'n fawr o ran maint elusennau a'u gweithgareddau. Mae cynnal a gwella enw da'r sector yn gyfrifoldeb i ni i gyd ac mae atebolrwydd effeithiol yn ffactor hanfodol wrth gyflawni hyn.

Mae'r gyfraith yn cydnabod hyn drwy osod fframwaith ar gyfer cyfrifon elusennau. Rydym wedi cyhoeddi'r canllaw hwn i'ch helpu i addasu'r fframwaith hwn i'ch elusen chi. Ond mae atebolrwydd effeithiol yn golygu mwy na dim ond cydymffurfio â'r gyfraith. Mae argaeledd cyfrifon ac adroddiadau elusennau ar ein gwefan yn rhoi atebolrwydd mwy uniongyrchol ac ehangach a bydd o fudd i'r elusennau hynny sy'n gweld hwn yn gyfle i fagu hyder a chefnogaeth drwy ddarparu gwybodaeth amserol o ansawdd da. Felly, byddem yn annog ymddiriedolwyr i fod yn glir ynghylch yr hyn y mae'n ofynnol i'w helusen ei ystyried yn ôl y gyfraith a phenderfynu sut y gallant gael y mwyaf o'r ymarfer i'w helusen, ei chefnogwyr a'i buddiolwyr.

Rydym yn cyhoeddi'r canllaw hwn ar adeg o newidiadau pwysig, sydd i'w croesawu, i'r fframwaith cyfrifyddu. Ar gyfer cwmnïau elusennol, er enghraifft, mae'r gofynion o ran cyfrifon ac adroddiadau wedi'u cymhlethu ar hyn o bryd drwy'r angen i adrodd i'r Comisiwn ac i Dŷ'r Cwmnïau. Mae'r gyfraith yn cael ei newid i ddileu'r gofyniad hwn i adrodd ddwywaith a symleiddio'r broses i bawb heblaw'r elusennau mwy. Dechreuodd y broses o newid drwy gyflwyno darpariaethau cyntaf Deddf Elusennau 2006 ym mis Chwefror 2007 - mae rhai newidiadau pellach i'w cwblhau erbyn yn gynnar yn 2008. Rydym yn cyhoeddi'r canllaw hwn i adlewyrchu'r gyfres gyntaf o newidiadau a byddwn yn ei ddiweddaru wrth i newidiadau pellach gael eu cyflwyno. Canlyniad y newidiadau fydd gofynion cyfrifyddu cyson, hawdd eu dilyn i bob elusen gofrestredig.

Rydym eisiau eich helpu yn eich ymdrechion i roi darlun agored, manwl gywir ac amserol o berfformiad eich elusen dros y flwyddyn ddiwethaf, a'i dyheadau am y flwyddyn i ddod. I'r diben hwnnw, gobeithio y bydd y llyfryn hwn o ddefnydd i chi.

Y Fonesig Suzi Leather	Sam Younger
Cadeirydd y Comisiwn Elusennau	Prif Weithredwr

 

B. Y fframwaith cyfrifyddu yn gryno

Mae'r adran hon yn crynhoi'r prif ofynion ar gyfer elusennau i gynhyrchu Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr, cyfres o gyfrifon a Ffurflen Flynyddol. Nid yw'n ddogfen gyfreithiol, ond yn hytrach yn grynodeb cyffredinol o'r sefyllfa. Mae hefyd yn rhoi manylion am y dyddiad cau ar gyfer eu cyflwyno i ni, a phryd y mae archwiliad annibynnol neu archwiliad proffesiynol o gyfrifon elusen yn ofynnol. Mae mwy o fanylion am y gofynion hyn i'w gweld yn yr adrannau dilynol.

Penderfynu pa ofynion sy'n gymwys i'ch elusen chi.

Mae'r fframwaith ar gyfer cyfrifon elusennau yn nodi'r gwahanol ofynion i elusennau o wahanol lliw a llun. Er mwyn deall sut y mae'n gymwys i'ch elusen chi, bydd angen i chi ystyried:

• a yw'ch elusen hefyd yn gwmni neu beidio;
• ei hincwm am y flwyddyn ariannol gyfredol;
• gwerth ei hasedau; ac
• a yw'n ofynnol iddi gael ei chofrestru fel elusen.

Yna dylech sefydlu:

• pa fath o gyfrifon y mae'n rhaid eu paratoi;
• pa wybodaeth sydd ei hangen yn Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr;
• a oes angen cael archwiliad annibynnol, adroddiad cyfrifydd neu archwiliad ariannol ar gyfer y cyfrifon; a
• pha wybodaeth y dylid ei hanfon i'r Comisiwn Elusennau.

Os oes rhaid i chi anfon Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon eich elusen atom, rhaid i chi wneud hynny cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol eich elusen er y byddem yn eich annog i wneud hynny yn llawer gynt na hyn er mwyn gallu rhoi darlun cyfoes o'ch elusen.

Mae'r wybodaeth yn y crynodeb hwn yn rhoi mwy o fanylion am y gwahanol ofynion.

Adroddiadau, cyfrifon a ffurflenni

Rhaid i bob elusen baratoi cyfrifon a sicrhau eu bod ar gael ar gais. Mae'r ddyletswydd i ffeilio cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gyda'r Comisiwn Elusennau yn gymwys i bob elusen gofrestredig sydd ag incwm blynyddol neu wariant o fwy na £10,000.

Hefyd, mae'n rhaid i elusennau gydag incwm blynyddol o fwy na £10,000 anfon Ffurflen Flynyddol wedi'i chwblhau atom.

Rhaid i'r dogfennau hyn gael eu hanfon atom cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Mathau o gyfrifon

Gellir paratoi cyfrifon elusen naill ai ar ddull derbyniadau a thaliadau neu ddull croniadau. Mae'r dull yn dibynnu ar incwm yr elusen a'r math o elusen:

• Derbyniadau a thaliadau. Dyma'r dull symlaf o'r ddau fath a gellir ei fabwysiadu os oes gan elusen nad yw'n gwmni incwm gros o £100,000 neu lai yn ystod y flwyddyn. Mae'n cynnwys cyfrif sy'n crynhoi'r holl arian a dderbyniwyd ac a dalwyd gan yr elusen yn y flwyddyn dan sylw, a datganiad sy'n rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn.
• Croniadau. Rhaid i elusennau nad yw'n gwmni sydd ag incwm gros o fwy na £100,000 yn ystod y flwyddyn, a phob cwmni elusennol baratoi eu cyfrifon ar ddull croniadau yn unol â'r SORP. Maent yn cynnwys mantolen, datganiad o weithgareddau ariannol a nodiadau esboniadol. Mae'n ofynnol i'r cyfrifon hyn, yn nhermau cyfrifyddu, roi darlun 'gwir a theg'.

Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr

Rhaid i bob elusen gofrestredig sydd ag incwm blynyddol neu wariant o fwy na £10,000 ffeilio Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gyda ni.

Mae cynnwys sylfaenol yr Adroddiad Blynyddol yn orfodol, ond nid yw'n ofynnol i elusennau llai nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol ddarparu cymaint o wybodaeth ag elusennau mwy y mae'n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol yn ôl y gyfraith.

Y Ffurflen Flynyddol

Bydd elusennau gyda chyfanswm incwm o fwy na £10,000 yn derbyn Ffurflen Flynyddol gan y Comisiwn, yn fuan ar ôl diwedd eu blwyddyn ariannol. Mae dyletswydd gyfreithiol arnynt i gwblhau ac anfon y Ffurflen Flynyddol i'r Comisiwn, er mwyn i ni allu sicrhau bod y manylion ar y Gofrestr Elusennau mor gyflawn a chywir â phosibl. Mae'r Ffurflen Flynyddol yn rhoi manylion ariannol sylfaenol i ni, a manylion enwau cyswllt, ymddiriedolwyr, gweithgareddau a dosbarthiad yr elusen.

Archwiliad ariannol neu archwiliad annibynnol?

Dim ond elusennau gydag incwm blynyddol o fwy na £10,000 sy'n rhaid cael archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol - yn is na'r trothwy hwnnw, mae angen archwilio'r cyfrifon dim ond os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn ei gwneud yn ofynnol.

Mae'r union fath o archwiliad sydd ei angen yn dibynnu ar incwm ac asedau'r elusen ac a yw'r elusen yn gwmni neu beidio. Yn fras, mae angen archwiliad annibynnol os yw'r incwm rhwng £10,000 a £500,000 ac mae angen archwiliad ariannol os yw'r incwm yn fwy na £500,000. Bydd angen archwiliad ariannol hefyd os yw cyfanswm asedau (cyn rhwymedigaethau) yn fwy na £2.8m, hyd yn oed os yw incwm yr elusen yn llai na £500,000.

Mae'r sefyllfa interim yn fwy cymhleth i gwmnïau elusennol; dylai elusennau o'r fath gyfeirio at adran D2 y canllaw hwn.

C. Cyflwyniad

C1. Am beth mae'r canllaw hwn?

Mae'r canllaw hwn wedi'i anelu'n bennaf at ymddiriedolwyr elusen ac mae'n disgrifio'r hyn y mae'n ofynnol i elusennau ei wneud o ran paratoi Adroddiadau Blynyddol, cyfrifon a Ffurflenni Blynyddol. Mae hefyd yn eich cyfeirio at wybodaeth ddefnyddiol arall. Mae'r canllaw hwn yn cynnwys y newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006; fodd bynnag, bydd newidiadau pellach i elusennau sy'n gwmnïau yn unig yn cael eu gweithredu gan Ddeddf Cwmnïau 2006. Cyhoeddir diweddariad pellach o'r canllaw hwn pan fydd y newidiadau hyn yn weithredol. Nid yw darpariaethau Deddf Elusennau 2006 sy'n galluogi elusennau i gorffori fel Sefydliadau Corfforedig Elusennol wedi dod i rym eto; fodd bynnag, rhagwelir y bydd y trothwyon sy'n gymwys i elusennau nad ydynt yn gwmnïau yn gymwys i'r Sefydliad Corfforedig Elusennol.

C2. 'Rhaid' a 'dylai': beth ydym yn ei olygu

Yn y canllaw hwn, pan ddefnyddiwn y gair 'rhaid', golygwn fod y Comisiwn yn deall fod gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol sy'n effeithio ar ymddiriedolwyr neu elusen. Er mwyn eich helpu i adnabod yr adrannau hynny sy'n cynnwys gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol rydym wedi defnyddio'r symbol wrth ochr yr ateb byr yn yr adran honno.

Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer yr hyn sy'n cael ei ystyried yn arfer da lleiaf, ond nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol penodol. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai fod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

C3. Canllawiau blaenorol

Mae'r canllaw hwn yn cymryd lle'r canllaw blaenorol Cyfrifon Elusennau: Y fframwaith (CC61), a ddiwygiwyd diwethaf yn Rhagfyr 2005.

C4. Cwmpas y llyfryn hwn

Mae'r trothwyon ariannol a nodir yn y canllaw hwn yn gymwys ar gyfer blynyddoedd ariannol sy'n dechrau ar neu ar ôl 27 Chwefror 2007 ar gyfer elusennau sy'n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau. Ar gyfer trothwyon sy'n gymwys ar gyfer y blynyddoedd ariannol blaenorol, cyfeiriwch at ein canllaw Cyfrifon Elusennau: Y fframwaith 2005 (CC61a) sydd ar gael ar ein gwefan. Byddwn yn cyhoeddi fersiwn ddiwygiedig bellach o'r canllaw hwn pan fydd newidiadau cyfreithiol eraill yn cael eu gwneud yn hwyr yn 2007 neu 2008 felly bydd bywyd silff byrrach gan y fersiwn hon.

C5. Defnyddio'r llyfryn hwn

Ym mhob adran o'r canllaw hwn, gofynnwn gyfres o gwestiynau perthnasol y gall ymddiriedolwyr neu weithwyr proffesiynol eu gofyn am y gofynion ar gyfer cyfrifon ac adroddiadau. Yn gyffredinol rhown ateb cryno ('Yr ateb byr'), ac yna mwy o gefndir ('Yn fwy manwl').

Byddem yn awgrymu eich bod yn darllen adran Ch i gael gwybod pa ofynion cyffredinol sy'n gymwys i bob elusen; bydd adran D yn dweud wrthych pa ofynion eraill sy'n gymwys i'ch elusen.

C6. Rhai termau technegol a ddefnyddir

Mae'r termau canlynol yn cael eu defnyddio trwy'r ddogfen hon, a dylid ystyried bod ganddynt yr ystyron penodol fel y nodir isod.

Adroddiad Blynyddol. Mae'n adolygiad cryno ond cynhwysfawr o weithgareddau'r elusen wedi’i baratoi gan yr ymddiriedolwyr ar gyfer pob blwyddyn gyfrifyddu. Mae Rheoliadau 2005 yn pennu’r gofynion sylfaenol a rhoddir mwy o arweiniad yn y SORP. Mae gofynion Rheoliadau 2005, gan gynnwys addasiadau ar gyfer elusennau nad yw'n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol statudol, wedi'u nodi yn adran F.

Adroddiad y cyfrifydd. Hefyd yn cael ei alw'n adroddiad eithrio rhag archwilio ariannol, mae'n fath o archwiliad llai beichus nag archwiliad ariannol, i gwmnïau elusennol, os yw’r elusen yn is na'r trothwy archwilio. Dim ond unigolion cymwys sy'n gallu ei gynnal mewn fformat cymeradwy, wedi'i bennu yn Natganiad Safonau ar gyfer Cyfrifwyr Hysbysu'r Auditing Practices Board sy'n gymwys i Gwmnïau (Elusennol) Bach. Dim ond rhai unigolion cymwys all weithredu fel cyfrifwyr hysbysu. Am fwy o fanylion edrychwch ar y canllaw 'Dyddiadau Cyfeirio Cyfrifon ac Archwilio' sydd ar gael gan Dŷ'r Cwmnïau.

Archwiliad annibynnol. Mae'n fath o archwiliad llai beichus nag archwiliad ariannol. Mae archwilwyr yn adrodd a yw materion penodol sy'n cael eu nodi yn Rheoliadau 2005 wedi dod at eu sylw. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau i ymddiriedolwyr ar ddewis archwilwyr a chyfarwyddiadau i archwilwyr ar gynnal archwiliad (Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Cyfarwyddiadau a Chanllawiau - CC63). Pan na fydd yn ofynnol i elusen gael archwiliad ariannol ond mae'r incwm gros yn fwy na £250,000, rhaid i archwiliwr annibynnol fod yn gymwys drwy fod yn aelod o sefydliad proffesiynol cymeradwy a bennwyd o dan Ddeddf 2006.

Archwiliad Ariannol. Mae archwiliad ariannol sy'n ofynnol gan Ran VI Deddf 1993, fel y'i diwygiwyd gan Ran II Deddf 2006, yn golygu bod archwiliwr ariannol cofrestredig yn craffu'r cyfrifon, ac fel gweithiwr archwilio proffesiynol bydd yn cymhwyso'r safonau archwilio ariannol a gyhoeddwyd gan y Auditing Practices Board. Archwiliwr cofrestredig yw un sydd wedi'i gofrestru gyda chorff arolygol cymeradwy yn unol â Deddf Cwmnïau 1989. Mewn rhai elusennau, ee y rhai sy'n gysylltiedig â'r GIG neu'r awdurdodau lleol, gall trefniadau archwilio eraill fod yn bosibl.

Archwiliad statudol. Mae'n golygu archwiliad sy'n ofynnol gan Ddeddf Seneddol ('statud') yn wahanol i un sy'n ofynnol gan ddogfen lywodraethol yr elusen neu noddwr. Mae'r canllaw hwn yn disgrifio pryd fydd archwiliad statudol yn ofynnol o dan Ddeddf 1993 (fel y'i diwygiwyd gan Ddeddf 2006).

Asedau gros. Cyfanswm asedau'r elusen, cyn didynnu rhwymedigaethau, fel ar ddyddiad y fantolen, hy ar ddiwedd diwrnod olaf blwyddyn ariannol yr elusen.

Cofnodion cyfrifyddu. Cofnodion ymddiriedolwyr o weinyddiaeth yr elusen: y rhai y mae'n ofynnol i baratoi cyfriflenni blynyddol ohonynt ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Mae'r term yn cwmpasu unrhyw lyfrau (gan gynnwys cofnodion cyfrifiadurol) lle y nodir trafodion a digwyddiadau beunyddiol, ynghyd â'r holl anfonebau perthnasol, derbyniadau, talebau eraill a dogfennau cysylltiedig eraill.

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu fel sy'n ofynnol gan Ran VI Deddf Elusennau 1993 neu, i elusennau a gofrestrwyd dan y Deddfau Cwmnïau, adran 386 y Ddeddf Cwmnïau 2006.

Cwmni elusennol. Mae’n golygu cwmni:

• sydd wedi'i ffurfio a'i gofrestru o dan Ddeddf Cwmnïau 1985; ac
• sydd wedi'i sefydlu at ddibenion elusennol yn unig.

Deddf 1993. Deddf Elusennau 1993

Deddf 2006. Deddf Elusennau 2006

Diweddaru Gwybodaeth Flynyddol. Ffurflen yw hon sy'n ein galluogi i gasglu gwybodaeth ffeithiol am yr elusen er mwyn cadw'r Gofrestr Elusennau yn gyfoes. Mae'n cael ei hanfon i elusennau perthnasol ar ôl diwedd eu blwyddyn ariannol, ac mae’n ffordd gyfleus i ymddiriedolwyr fodloni eu rhwymedigaeth i roi gwybod i'r Comisiwn am newidiadau i'w manylion ar y Gofrestr.

Elusennau heb fod yn gwmnïau. Elusennau yw’r rhain nad ydynt yn gwmnïau elusennol (gweler tudalen 6). Mae enghreifftiau yn cynnwys ymddiriedolaethau, cymdeithasau anghorfforedig, a hefyd corfforaethau corfforedig sydd wedi cael eu hymgorffori trwy ddull arall heblaw o dan Ddeddf Cwmnïau 1985 (ee trwy Siarter Frenhinol).

Elusennau sydd wedi'u heithrio. Elusennau yw’r rhain nad oes rhaid iddynt gofrestru gyda ni, ond sydd wedi’u cynnwys o fewn ein hawdurdodaeth yn llawn ym mhob ffordd arall. Y trothwy cofrestru arferol yw incwm gros o £5,000 y flwyddyn oni bai fod yr elusen wedi'i heithrio fel arall gan Orchymyn neu Reoliad neu os yw'n lle addoli cofrestredig.

Elusennau sydd wedi'u hesgusodi. Elusennau yw’r rhain y mae Deddfau 1993 a 2006 yn eu hesgusodi o nifer o'u darpariaethau, gan gynnwys cofrestru gyda'r Comisiwn. Yn aml bydd elusen sydd wedi'i hesgusodi yn dilyn gofynion cyfrifyddu ac adrodd penodol wedi’u cyfeirio gan neu dan ryw ddarpariaeth statudol sy'n ymwneud yn benodol â'r elusen.

Ffurflen Flynyddol. Rhaid i ymddiriedolwyr elusennau cofrestredig sydd ag incwm gros am y flwyddyn o fwy na £10,000 gwblhau'r ffurflen a’i chyflwyno i’r Comisiwn. Mae'n helpu'r Comisiwn i fonitro elusennau unigol ac yn darparu gwybodaeth am y sector cyfan.

Gwaddol parhaol. Eiddo'r elusen na all yr ymddiriedolwyr ei wario fel pe bai'n incwm. Weithiau fe'i defnyddir i hybu dibenion yr elusen, weithiau i gynhyrchu incwm i'r elusen. Fel rheol ni all yr ymddiriedolwyr wario gwaddol parhaol heb ein hawdurdod. Gall telerau'r gwaddol ganiatáu i asedau gael eu gwerthu a'u hail-fuddsoddi, neu gall ddarparu bod rhai neu'r holl asedau yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol (ee adeilad arbennig).

Incwm gros. Cyfanswm incwm a gofnodwyd yr elusen ym mhob cronfa incwm anghyfyngedig a chyfyngedig, ond nid adnoddau a dderbyniwyd fel cronfeydd cyfalaf (gwaddol), nac enillion cyfalaf fel cronfa incwm. Hefyd nid yw'n cynnwys trosglwyddo ymddiriedolaeth cronfeydd elusennol o un elusen i'r llall.

Rheoliadau 2005. Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2005

SORP. Mae'r Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP), a gyhoeddwyd ym Mawrth 2005, yn amlinellu'r arferion cymeradwy at ddiben paratoi Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a pharatoi'r cyfrifon ar ddull croniadau. Nid yw argymhellion cyfrifyddu’r SORP yn gymwys i elusennau sy'n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau.

Ch. Paratoi'r Adroddiad Blynyddol a chyfrifon

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion ariannol a pharatoi cyfrifon. Mae'r adran hon yn esbonio'r gofynion amrywiol i elusennau sydd wedi'u cynnwys o fewn bandiau incwm a gwariant gwahanol. Os oes rhaid cyflwyno'r dogfennau hyn i ni, rhaid gwneud hyn cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol y cyfeiriant ati, er y byddem yn annog elusennau i ffeilio ymhell cyn y dyddiad cau.

Ch1. Beth sy'n rhaid i mi ei wneud?

Yr ateb byr

Er bod rhai gofynion sylfaenol yn gymwys i bob elusen, bydd yr hyn sydd ei angen yn dibynnu ar sawl ffactor megis incwm, asedau gros neu gyfansoddiad yr elusen.

Yn fwy manwl

Mae rhai gofynion sylfaenol yn berthnasol i bob elusen. Nodir y rhain yn yr adran isod. Hefyd mae gofynion ychwanegol yn dibynnu ar incwm neu wariant yr elusen - yn fras, po fwyaf yr elusen, mwyaf y gofynion. Mae'r union fanylion yn dibynnu ar y math o elusen.

Yn ogystal, mae gofynion arbennig ar gyfer mathau arbennig o elusen, yn enwedig:

• elusennau nad ydynt yn gwmni y mae'n ofynnol iddynt gofrestru gyda'r Comisiwn (gweler D1);
• cwmnïau elusennol cofrestredig (gweler D2);
• elusennau sydd wedi'u heithrio (gweler D3); ac
• elusennau sydd wedi'u hesgusodi (gweler D4).

Os nad ydych yn siŵr pa un o'r uchod sy'n gymwys i'ch elusen chi, neu os yw'n achos arbennig sydd heb ei drafod yn y canllaw hwn, cysylltwch â ni am gyngor pellach.

Ch2. Beth yw'r gofynion i bob elusen?

Yr ateb byr

Rhaid i bob elusen gadw cofnodion cyfrifyddu, a pharatoi cyfrifon blynyddol sydd ar gael i'r cyhoedd eu gweld ar gais.

Yn fwy manwl

Rhaid i bob elusen:

• Cadw cofnodion cyfrifyddu. Rhaid cadw'r cofnodion hyn (ee llyfrau arian, anfonebau, derbyniadau, cofnodion Rhodd Cymorth ac ati) am o leiaf 6 blynedd (neu o leiaf 3 blynedd yn achos cwmnïau elusennol).
• Paratoi cyfrifon blynyddol.
• Sicrhau bod y cyfrifon ar gael i'r cyhoedd eu gweld ar gais. Mae hyn yn bwysig ar gyfer atebolrwydd cyhoeddus, a rhaid cydymffurfio â hyn ym mhob achos. Gall ymddiriedolwyr godi tâl rhesymol am y costau sy'n gysylltiedig â chydymffurfio â'r cais (ee llungopïo a thâl post).

Rhaid i bob elusen oni bai ei bod wedi'i heithrio neu ei hesgusodi rhag cofrestru:

• Paratoi Adroddiad Blynyddol a sicrhau ei fod ar gael i'r cyhoedd ei weld ar gais.

Bydd pob elusen gofrestredig yn derbyn ffurflen Diweddaru Gwybodaeth Flynyddol, a bydd elusennau mwy hefyd yn derbyn Ffurflen Flynyddol gan y Comisiwn. Er nad oes rhaid i ymddiriedolwyr elusennau gydag incwm o £10,000 neu lai gwblhau a dychwelyd ffurflen Diweddaru Gwybodaeth Flynyddol, drwy wneud hynny byddant yn bodloni eu rhwymedigaeth gyfreithiol i roi gwybod i'r Comisiwn am unrhyw newidiadau i'r Gofrestr. Mae dyletswydd gyfreithiol gan elusennau sydd â chyfanswm incwm o fwy na £10,000 i gwblhau a dychwelyd y Ffurflen Flynyddol i'r Comisiwn.

Ch3. Sut ydw i’n paratoi'r cyfrifon?

Yr ateb byr

Mae dau ddull ar gyfer paratoi cyfrifon elusennau: derbyniadau a thaliadau a chroniadau.

Yn fwy manwl

Rhaid paratoi cyfrifon elusen naill ai ar ddull derbyniadau a thaliadau neu groniadau. Mae'r dull yn dibynnu ar incwm yr elusen a'r math o elusen:

• Derbyniadau a thaliadau. Dyma'r dull symlaf o'r ddau fath a gellir ei fabwysiadu os oes gan elusen nad yw'n gwmni incwm gros o £100,000 neu lai yn ystod y flwyddyn. Mae'n cynnwys cyfrif sy'n crynhoi'r holl arian a dderbyniwyd ac a dalwyd gan yr elusen yn y flwyddyn dan sylw, a datganiad sy'n rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn.
• Croniadau. Rhaid i elusennau heb fod yn gwmnïau sydd ag incwm gros o fwy na £100,000 yn ystod y flwyddyn, a phob cwmni elusennol baratoi eu cyfrifon ar ddull croniadau yn unol â'r SORP. Maen nhw'n cynnwys mantolen sy'n dangos sefyllfa ariannol yr elusen ar ddiwedd y flwyddyn dan sylw, datganiad o weithgareddau ariannol (SOFA) a nodiadau esboniadol. Dylai'r SOFA ddangos yr holl adnoddau a dderbynnir, a'r adnoddau a ddefnyddir yn ystod y flwyddyn (ac i elusennau sy'n gwmnïau yn unig, cyfrif incwm a gwariant, ac eithrio os yw'r SOFA yn cynnwys y cyfrif incwm a gwariant). Mae'n ofynnol i'r cyfrifon hyn, yn nhermau cyfrifyddu, roi darlun 'gwir a theg'.

Mae'r Comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau sydd ar gael trwy ein gwefan neu ar ffurf copi caled (codau archeb CC16 a CC17). Mae'r rhain yn darparu templed, i elusennau bach heb fod yn gwmnïau, i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol a bodloni argymhellion y SORP.

Ch4. Beth sydd yn yr Adroddiad Blynyddol?

Yr ateb byr

Mae peth o gynnwys sylfaenol yr Adroddiad Blynyddol yn orfodol. Fel arall, bydd yr hyn sy'n ofynnol yn dibynnu ar faint yr elusen. Nodir y gofynion cyfreithiol yn adran F. Ond er mwyn hybu tryloywder ac atebolrwydd, anogir ymddiriedolwyr i fabwysiadu ysbryd datgeliad llawn.

Yn fwy manwl

Mae cynnwys sylfaenol yr Adroddiad Blynyddol yn orfodol. Fodd bynnag, nid yw'n ofynnol i elusennau llai nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol, ddarparu cymaint o wybodaeth ag elusennau mwy y mae'n ofynnol iddynt gael archwiliad ariannol yn ôl y gyfraith. Nodir y gofynion cyfreithiol yn adran F. Rhennir yr adran honno rhwng materion y mae'n rhaid i bob elusen adrodd amdanynt, materion y mae'n rhaid i elusennau llai adrodd amdanynt, a materion y mae elusennau mwy yn adrodd amdanynt. Hefyd, mae'r SORP yn darparu argymhellion arferion gorau ar gyfer yr adroddiad blynyddol sy'n cyfateb â'r fframwaith cyfreithiol.

Mae'r Adroddiad Blynyddol yn garreg filltir bwysig ym mywyd elusen, yn gyfle i asesu sut flwyddyn oedd hi o'i chymharu â chynlluniau a dyheadau’r ymddiriedolwyr, amser i ddathlu llwyddiannau a chyraeddiadau, a myfyrio ar yr anawsterau a'r sialensiau. Mae'r Adroddiad Blynyddol hefyd yn gyfle i dynnu sylw at y budd y mae gweithgareddau'r elusen yn ei gynnig i'r cyhoedd. Ymddiriedolwyr ac aelodau, noddwyr, rhoddwyr a buddiolwyr yw cynulleidfa'r elusen, a hefyd y cyhoedd sydd â diddordeb yng ngwaith elusennau a pha fuddion a gynigir i’r gymuned.

Nid oes rhaid i'r Adroddiad Blynyddol fod yn hir. Mae Adroddiad Blynyddol da yn esbonio amcanion yr elusen a sut y mae'n bwriadu eu cyflawni. Mae'n bodloni'r holl ofynion cyfreithiol ac yn rhoi darlun cytbwys o strwythur, nodau, amcanion, gweithgareddau a pherfformiad yr elusen. Mae'n dod â'r elusen yn fyw ac i'r elusennau hynny sy'n dibynnu ar incwm gwirfoddol fel eu prif ffynhonnell cyllid mae hynny'n bwysig iawn. Rhaid i roddwyr weld i ble aeth eu harian a sut y mae wedi gwneud gwahaniaeth.

D. Gofynion adrodd penodol ar gyfer gwahanol fathau o elusen

Mae gofynion cyfreithiol gwahanol yn gymwys yn dibynnu a yw'r elusen yn gwmni neu beidio, ac i ba gategori incwm y mae wedi'i dosbarthu. Mae'r adran hon yn esbonio'r gwahaniaeth yn yr hyn y dylid ei gyflwyno ar gyfer elusennau sy'n gwmni a heb fod yn gwmni, a pha fath, os oes, o graffu allanol sydd ei angen ar gyfrifon yr elusen.

D1. Pa ofynion adrodd sy'n gymwys i elusennau heb fod yn gwmnïau sy'n rhaid cofrestru gyda'r Comisiwn?

a) Elusennau gydag incwm gros nad yw'n fwy na £10,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol

Sail paratoi: Rhaid paratoi cyfrifon naill ai ar ddull derbyniadau a thaliadau neu groniadau. Ar ddull croniadau, rhaid paratoi cyfrifon yn unol â'r Rheoliadau a'r SORP. Mae'r Comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau sydd ar gael trwy'r wefan neu ar ffurf copi caled. Mae'r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol.

Craffu allanol: Nid oes unrhyw ofyniad i gael archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol ar gyfer y cyfrifon, oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen yn nodi hyn, ond mae pŵer gennym i ofyn am archwiliad ariannol mewn amgylchiadau eithriadol.

Math o Adroddiad Blynyddol: Rhaid paratoi Adroddiad Blynyddol (oni bai bod yr elusen wedi'i heithrio rhag cofrestru) ond gellir ei symleiddio (gweler adran F). Y pwynt pwysig i nodi yma yw bod Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr yn wahanol iawn o ran ei diben a'i fformat i adroddiad cyfarwyddwyr sydd wedi'i baratoi at ddibenion cwmni.

Gwybodaeth i'w hanfon i'r Comisiwn: Bydd elusennau gydag incwm o £10,000 neu lai yn eu blwyddyn ariannol yn derbyn ffurflen Diweddaru Gwybodaeth Flynyddol, sy'n cynnwys gwybodaeth sy'n ffurfio rhan o gofnod yr elusen ar y Gofrestr, gan gynnwys manylion ymddiriedolwyr. Gofynnir i elusennau bach gwblhau'r ffurflen hon fel ffordd dda o fodloni eu rhwymedigaeth i ddiweddaru eu manylion ar y Gofrestr. Ni ddylai elusennau gydag incwm heb fod yn fwy na £10,000 anfon copi o'u Hadroddiad Blynyddol a chyfrifon atom oni bai ein bod yn gofyn amdanynt.

b) Elusennau gydag incwm gros o fwy na £10,000 ond heb fod yn fwy na £100,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol

Sail paratoi: Gellir paratoi cyfrifon naill ai ar ddull derbyniadau a thaliadau neu groniadau; os dewisir y dull croniadau, rhaid iddynt gael eu paratoi yn unol â'r Rheoliadau a'r SORP. Mae'r Comisiwn yn darparu pecynnau ar gyfer cyfrifon derbyniadau a thaliadau neu gyfrifon croniadau sydd ar gael trwy'r wefan neu ar ffurf copi caled. Mae'r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol.

Archwilliad allanol: Rhaid i'r cyfrifon gael eu craffu'n allanol ond gall ymddiriedolwyr ddewis naill ai archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol gan archwiliwr cofrestredig, oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen yn nodi’r naill neu'r llall. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae'r pŵer gennym fynnu bod archwiliad ariannol yn cael ei gynnal.

Math o Adroddiad Blynyddol: Rhaid paratoi Adroddiad Blynyddol ond gellir ei symleiddio (gweler adran F);

Gwybodaeth i'w hanfon i'r Comisiwn: Bydd elusennau gydag incwm o fwy na £10,000 ond heb fod yn fwy na £100,000 yn derbyn Ffurflen Flynyddol ac mae'n ofynnol iddynt ei chwblhau yn ôl y gyfraith. Rhaid anfon Adroddiad Blynyddol a chyfrifon yr elusen atom hefyd, cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

c) Elusennau gydag incwm gros o fwy na £100,000 ond heb fod yn fwy na £500,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol, a chyfanswm asedau heb fod yn fwy na £2.8m

Sail paratoi: Rhaid i gyfrifon gael eu paratoi ar ddull croniadau yn unol â'r Rheoliadau a'r SORP (mae'r Comisiwn yn darparu pecyn ar gyfer cyfrifon croniadau sydd ar gael trwy'r wefan neu ar ffurf copi caled). Mae'r rhain yn darparu templed i gynhyrchu cyfrifon yn y ffurf ofynnol.

Craffu allanol: Rhaid i'r cyfrifon gael eu craffu'n allanol ond gall ymddiriedolwyr ddewis naill ai archwiliad annibynnol neu archwiliad ariannol gan archwiliwr cofrestredig, oni bai fod dogfen lywodraethol yr elusen yn nodi’r naill neu'r llall. Os yw archwiliad annibynnol yn cael ei ddewis ac mae'r incwm gros yn fwy na £250,000 rhaid i'r archwiliwr annibynnol a benodir fod yn aelod o gorff a bennwyd o dan Ddeddf 2006. Mewn amgylchiadau eithriadol, mae'r pŵer gennym fynnu bod archwiliad ariannol yn cael ei gynnal.

Math o Adroddiad Blynyddol: Rhaid paratoi Adroddiad Blynyddol ond gellir ei symleiddio (gweler adran F).

Gwybodaeth i'w hanfon i'r Comisiwn: Bydd elusennau gydag incwm o fwy na £100,000 ond heb fod yn fwy na £500,000 yn derbyn Ffurflen Flynyddol ac mae'n ofynnol iddynt ei chwblhau yn ôl y gyfraith. Rhaid anfon Adroddiad Blynyddol a chyfrifon yr elusen atom hefyd, cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

ch) Elusennau gydag incwm gros o fwy na £500,000 yn y flwyddyn ariannol berthnasol, neu mae eu hasedau gros yn fwy na £2.8m ac mae incwm gros yn fwy na £100,000

Sail paratoi: Rhaid paratoi cyfrifon ar ddull croniadau a'u paratoi yn unol â'r Rheoliadau a'r SORP.

Craffu allanol: Mae archwiliad statudol yn ofynnol a rhaid i'r cyfrifon gael eu harchwilio gan archwiliwr cofrestredig.

Math o Adroddiad Blynyddol: Rhaid paratoi Adroddiad Blynyddol llawn (gweler adran F).

Gwybodaeth i'w hanfon i'r Comisiwn: Rhaid i elusennau gydag incwm o fwy na £500,000, ond heb fod yn fwy na £1m gwblhau Ffurflen Flynyddol. Rhaid i elusennau gydag incwm gros o fwy na £1m gwblhau’r Ffurflen Gwybodaeth Gryno hefyd. Rhaid anfon Adroddiad Blynyddol a chyfrifon atom hefyd, cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen.

D2. Pa ofynion penodol sy'n gymwys i gwmnïau elusennol?

Yr ateb byr

Mae argymhellion y SORP yn gymwys i gwmnïau elusennol.

Yn fwy manwl

Mae argymhellion y SORP yn gymwys i elusennau sy'n gwmnïau yn ogystal ag elusennau heb fod yn gwmnïau.

• Rhaid i gwmni elusennol baratoi adroddiad y cyfarwyddwyr a chyfrifon o dan y Deddfau Cwmnïau a'u ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau. Rhaid i'r cyfrifon hyn gael eu paratoi ar ddull croniadau.
• Mae'r gofynion ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol yr un fath â'r gofynion i elusennau eraill ac felly rhaid i'r cwmni gydymffurfio â'r Rheoliadau. Yn ymarferol, bydd cwmnïau yn cynhyrchu adroddiad y cyfarwyddwyr fel rheol a bydd yr adroddiad hwnnw'n cael ei ehangu i gynnwys yr holl wybodaeth y mae angen ei chynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol.
• Os yw incwm y cwmni elusennol yn fwy na £10,000, rhaid i'r ymddiriedolwyr anfon Adroddiad Blynyddol atom hefyd (neu adroddiad y cyfarwyddwyr wedi'i addasu'n briodol), y cyfrifon a'i Ffurflen Flynyddol. Mae ein gofynion ar gyfer Ffurflen Flynyddol yr un fath ag ar gyfer elusennau heb fod yn gwmnïau.

Mae'n ofynnol i gwmnïau elusennol gael eu cyfrifon wedi'u harchwilio gan archwiliwr ariannol cofrestredig os yw un o'r amodau canlynol yn gymwys:

• incwm gros yn fwy na £500,000; neu
• asedau gros yn fwy na £2.8m.

Fodd bynnag, os nad yw'r asedau gros yn fwy na £2.8m ac mae'r incwm gros yn fwy na £90,000 ac nid yw'n fwy na £500,000 gellir paratoi adroddiad cyfrifydd (neu adroddiad eithrio rhag archwilio ariannol) fel rheol yn lle adroddiad archwiliad ariannol llawn. Os nad yw'r asedau gros yn fwy na £2.8m ac mae'r incwm gros yn £90,000 neu lai, nid oes angen unrhyw graffu allanol.

Bydd Deddf Cwmnïau 2006 yn cyflwyno darpariaethau pellach a fydd yn gwneud y drefn gyfrifyddu i elusennau sy'n gwmnïau a heb fod yn gwmnïau yn debyg iawn. Bydd yn golygu bod yr elusennau sy'n gwmnïau sy'n gymwys fel cwmnïau bach o dan y Ddeddf Cwmnïau yn dilyn trefn archwilio annibynnol ac ariannol Deddf Elusennau 2006. Bydd ein canllaw yn cael ei ddiwygio pan fydd darpariaeth berthnasol y Ddeddf Cwmnïau yn dod i rym.

D3. Pa ofynion penodol sy'n gymwys i elusennau sydd wedi'u heithrio rhag cofrestru?

Yr ateb byr

Rhaid i elusennau sydd wedi'u heithrio gadw cofnodion cyfrifyddu, paratoi cyfrifon blynyddol a gwneud copïau o'r cyfrifon hynny sydd ar gael i'r cyhoedd eu gweld ar gais.

Yn fwy manwl

Os yw'r ymddiriedolwyr wedi cofrestru'r elusen yn wirfoddol, bydd rhaid iddynt fodloni'r un gofynion cyfrifyddu ac adrodd ag unrhyw elusen gofrestredig arall.

Os nad ydynt yn cofrestru rhaid iddynt gynhyrchu cyfrifon blynyddol yn yr un ffordd ag elusen gofrestredig o'r un incwm neu fath (os yw'n gwmni neu heb fod yn gwmni). Rhaid i elusennau sydd wedi'u heithrio ddarparu copïau o'u cyfrifon i aelodau'r cyhoedd ar gais, ond ni ddylent eu hanfon atom oni bai ein bod yn gofyn amdanynt.

Nid yw'n ofynnol i elusennau sydd wedi'u heithrio baratoi Adroddiad Blynyddol yn ôl y gyfraith ond mae'n arfer da i wneud hynny ac mae hawl gan y Comisiwn i ofyn i’r ymddiriedolwyr baratoi a chyflwyno adroddiad mewn amgylchiadau eithriadol.

D4. Pa ofynion penodol sy'n gymwys i elusennau sydd wedi'u hesgusodi rhag cofrestru?

Rhaid i elusennau sydd wedi'u hesgusodi gadw cofnodion cyfrifyddu priodol a pharatoi cyfrifon. Os yw'n ofynnol iddynt baratoi cyfrifon sy'n rhoi darlun gwir a theg, dylent ddilyn y SORP wrth baratoi eu cyfrifon, oni bai fod SORP mwy arbenigol yn gymwys.

Nid yw'n ofynnol i elusennau sydd wedi'u hesgusodi baratoi Adroddiad Blynyddol yn ôl y gyfraith ond mae'n arfer da i wneud hynny. Hefyd rhaid iddynt ddarparu copïau o'u cyfrifon i aelodau'r cyhoedd ar gais.

Dd. Craffu allanol

Mae trothwyon statudol sy'n pennu pa fath o graffu allanol sydd ei angen ar gyfer cyfrifon elusen. Fodd bynnag, mae unrhyw ddarpariaeth benodol yn nogfen lywodraethol yr elusen yn drech na'r darpariaethau statudol, os yw'n gofyn am safon uwch o graffu. Mae'r adran hon yn esbonio'r gofynion amrywiol.

Dd1. Beth sy'n pennu'r angen am archwiliad ariannol neu fath arall o graffu allanol?

Yr ateb byr

Yn ogystal â'r trothwyon statudol, gall dogfen lywodraethol unrhyw elusen gynnwys darpariaethau penodol ynglŷn a chraffu allanol cyfrifon elusennau. Mewn achosion o'r fath rhaid i'r elusen ddilyn y safon uwch o graffu sy'n ofynnol naill ai gan y fframwaith statudol neu'r ddogfen lywodraethol.

Yn fwy manwl

Mewn dogfennau llywodraethol, mae'n bosibl y bwriedir i'r gair "archwiliad ariannol" gwmpasu amrywiaeth o wahanol fathau o graffu allanol o archwiliad ariannol llawn gan archwiliwr cofrestredig i wiriad annibynnol gan rywun sydd heb fod yn gyfrifydd.

Bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddehongli union eiriad eu dogfen lywodraethol. Er enghraifft, fel rheol ni fyddai 'archwiliad ariannol gan reolwr banc' yn golygu archwiliad statudol llawn. Ar y llaw arall, mae 'archwiliad ariannol gan gyfrifydd cymwys' yn awgrymu bod angen cael archwiliad ariannol statudol gan archwiliwr cofrestredig, hyd yn oed os yw'r elusen yn fach ac nid yw'n ofynnol iddi gael archwiliad ariannol yn ôl deddfwriaeth.

Argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn cadw cofnod o sut y maent yn dehongli dogfen lywodraethol yr elusen ac, os ydynt yn ansicr, dylent gysylltu â'r Comisiwn ynglŷn â'u dehongliad.

E. Cymorth a chyngor pellach

E1. Cyhoeddiadau sy'n rhoi cymorth pellach ar baratoi cyfrifon

Mae'r cyhoeddiadau canlynol sy'n ymwneud â'r drefn gyfrifyddu ddiwygiedig wedi cael eu cynhyrchu gan y Comisiwn Elusennau. Mae pob un ar gael ar ein gwefan (www.charitycommission.gov.uk).

Mae'r rhain i gyd ar gael yn rhad ac am ddim ar wefan y Comisiwn. Gellir archebu'r pecynnau cyfrifon yn rhad ac am ddim gan y Comisiwn, a gellir prynu copïau o'r SORP yn uniongyrchol gan y cyhoeddwr drwy gysylltu â gwasanaethau cwsmeriaid CCH ar 0844 561 8166.

• Cyfrifon ac Adroddiadau Elusennau: Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP 2005). Mae copïau unigol ar gael gan y cyhoeddwr CCH pris £15 y copi
• Archwiliad Annibynnol o Gyfrifon Elusennau: Cyfarwyddiadau a Chanllawiau (CC63a)
• Pecyn Cyfrifon Derbyniadau a Thaliadau (CC16)
• Pecyn Cyfrifon Croniadau (CC17)

Ffynhonnell gwybodaeth ddefnyddiol arall i'r rhai sy'n ymwneud â pharatoi gwybodaeth ariannol yw gwobrau cyfrifon ar-lein Charities Aid Foundation yn www.cafonline.org. Mae'r gwobrau hyn yn cael eu rhoi i elusennau sy'n cyhoeddi Adroddiadau Blynyddol Ymddiriedolwyr a chyfrifon ar-lein. Maent yn gwobrwyo arferion gorau ym maes cyfrifon ariannol, yn codi safon Adroddiadau Blynyddol yn seiliedig ar y we ac yn annog mwy o elusennau i arddangos eu gwybodaeth ariannol ar-lein.

F. Y gofynion cyfreithiol ar gyfer Adroddiadau Blynyddol

Nodir y gofynion cyfreithiol manwl ar gyfer Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr yn Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2005. Mae'r penawdau a ddefnyddir yn yr adran hon wedi'u cymryd o'r SORP, fodd bynnag, gall ymddiriedolwyr ddewis sut i baratoi'r Adroddiad Blynyddol, ar yr amod bod yr holl ofynion cyfreithiol wedi'u bodloni. Mae pob gofyniad yn cael ei groesgyfeirio i'r paragraff perthnasol yn y SORP.

Mae'r rheoliadau yn mynnu bod yr Adroddiad Blynyddol yn cael ei ddyddio a'i arwyddo gan un neu ragor o'r ymddiriedolwyr, ac mae pob un ohonynt wedi'i awdurdodi i wneud hyn.

A. Materion y mae'n rhaid I bob elusen adrodd amdanynt	Para. SORP
1. Manylion cyfeirio a gweinyddol yr elusen, ei hymddiriedolwyr a'i hymgynghorwyr	41
a) Enw'r elusen, ac yn achos elusen gofrestredig mae'n golygu enw cofrestredig yr elusen. Dylid nodi unrhyw enw arall y mae'r elusen yn ei ddefnyddio hefyd.
b) Rhif cofrestru'r elusen, ac os yw'n gymwys, rhif cofrestru'r cwmni.
c) Cyfeiriad prif swyddfa'r elusen ac, yn achos cwmni elusennol, cyfeiriad ei swyddfa gofrestredig.
ch) Enwau pawb a oedd yn ymddiriedolwyr yr elusen neu'n ymddiriedolwyr gwarchod ar ddyddiad cymeradwyo'r adroddiad. Os oes mwy na 50 o ymddiriedolwyr, enwau o leiaf 50 o'r ymddiriedolwyr (gan gynnwys pob swyddog yr elusen, ee cadeirydd, trysorydd ac ati). Os yw'r ymddiriedolwr yn gorfforaeth gorfforedig, mae enwau unrhyw unigolyn sy'n gyfarwyddwr y gorfforaeth gorfforedig yn cael eu nodi.
d) Enwau unrhyw unigolyn arall a wasanaethodd fel ymddiriedolwr elusen neu ymddiriedolwr gwarchod yn y flwyddyn ariannol dan sylw.
Pe gallai datgelu enwau ymddiriedolwyr elusen, ymddiriedolwyr gwarchod, uwch aelodau staff, neu unigolion gyda phŵer penodi, neu brif gyfeiriad yr elusen arwain at roi'r unigolyn hwnnw mewn perygl personol (er enghraifft yn achos lloches menywod) gall yr ymddiriedolwyr elusen hepgor y datgeliad ar yr amod bod y Comisiwn Elusennau wedi rhoi awdurdod iddynt wneud hynny.	42
2. Strwythur, llywodraethu a rheolaeth	44
Dylai'r Adroddiad Blynyddol gynnig modd i’r darllenydd ddeall sut mae'r elusen wedi'i chyfansoddi, ei strwythur sefydliadol a sut mae ei hymddiriedolwyr yn cael eu penodi a'u hyfforddi a chynorthwyo'r darllenydd i ddeall sut mae prosesau gwneud penderfyniadau’r elusen yn gweithio. Gall lefel y manylion a roddir ddibynnu ar faint a chymhlethdod yr elusen a chyfateb ag anghenion darllenwyr yr adroddiad.
a) Manylion, gan gynnwys y dyddiad os gwyddys, a natur y ddogfen lywodraethol (ee gweithred ymddiriedolaeth, Memorandwm ac Erthyglau Cymdeithasu ac ati) a sut mae'r elusen (neu ei hymddiriedolwyr) wedi'i chyfansoddi (ee cwmni cyfyngedig, cymdeithas anghorfforedig ac ati).
b) Y dulliau a fabwysiadwyd ar gyfer recriwtio a phenodi ymddiriedolwyr newydd, gan gynnwys manylion am unrhyw ddarpariaethau cyfansoddiadol sy'n ymwneud â phenodiadau, er enghraifft, ethol i swydd. Os oes hawl gan unrhyw unigolyn neu gorff arall sy'n allanol i'r elusen benodi un neu fwy o'r ymddiriedolwyr dylid esbonio hyn ynghyd â nodi enw'r unigolyn neu'r corff hwnnw (yn amodol ar adran 1 uchod os cafwyd caniatâd i beidio â datgelu enw).
3. Adolygiad ariannol gan gynnwys:	55 & 56
a) Polisi cronfeydd wrth gefn gan ddatgan lefel y cronfeydd wrth gefn a pham y cânt eu dal. Os yw cronfeydd sylweddol wedi'u neilltuo, dylai'r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn feintioli ac esbonio pwrpas y cronfeydd ac, os ydynt wedi'u neilltuo i'w gwario yn y dyfodol, amseriad tebygol y gwariant. Os nad oes unrhyw bolisi cronfeydd wrth gefn, dylid rhoi datganiad i'r perwyl hwnnw.
b) Os yw unrhyw gronfa mewn diffyg sylweddol, yr amgylchiadau a achosodd y diffyg a manylion am y camau sy'n cael eu cymryd i ddileu'r diffyg.
4. Cronfeydd a ddelir fel ymddiriedolwr gwarchod ar ran eraill	59
Os yw elusen neu ei hymddiriedolwyr yn gweithredu fel ymddiriedolwyr gwarchod, dylid datgelu'r materion canlynol yn yr adroddiad:
a) Disgrifiad o'r asedau y maen nhw'n eu dal yn y rhinwedd hwnnw;
b) Enw ac amcanion yr elusen (neu elusennau) y mae'r asedau yn cael eu dal ar ei rhan a sut mae'r gweithgaredd hwn wedi'i gynnwys o fewn ei hamcanion ei hun;
c) Manylion am y trefniadau ar gyfer diogelu a chadw asedau o'r fath ar wahân i asedau'r elusen ei hun.

 

B. MATERION Y MAE'N RHAID I ELUSENNAU LLAI, NAD OES RHAID IDDYNT GAEL ARCHWILIAD ARIANNOL STATUDOL, ADRODD AMDANYNT HEFYD
1. Amcanion a gweithgareddau	47 & 52
Gall elusennau nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol gyfyngu eu datgeliadau o fewn yr adran hon i grynodeb o amcanion yr elusen fel y'u pennir yn ei dogfen lywodraethol a rhoi crynodeb byr o'r prif weithgareddau a wnaed mewn perthynas â'r amcanion hynny.
2. Cyraeddiadau a pherfformiad	53 & 54
Gall elusennau nad oes rhaid iddynt gael archwiliad ariannol statudol gyfyngu eu datgeliadau o fewn yr adran hon i grynodeb byr o gyraeddiadau'r elusen yn ystod y flwyddyn mewn perthynas â'i hamcanion.

 

C. MATERION Y MAE'N RHAID I ELUSENNAU SY’N RHAID CAEL ARCHWILIAD ARIANNOL STATUDOL ADRODD AMDANYNT HEFYD
1. Dylai'r adroddiad ddarparu'r wybodaeth gyfeirio a gweinyddol ganlynol am yr elusen, ei hymddiriedolwyr a'i hymgynghorwyr		41
a) Enw unrhyw brif weithredwr neu uwch aelodau staff eraill y mae'r ymddiriedolwyr yn dirprwyo rheolaeth yr elusen o ddydd i ddydd iddynt.
b) Enwau a chyfeiriadau unrhyw sefydliadau neu unigolion perthnasol eraill. Dylai gynnwys enwau a chyfeiriadau'r rhai sy'n gweithredu fel bancwyr, cyfreithwyr, archwiliwr (neu archwiliwr annibynnol neu gyfrifydd hysbysebu) a phrif ymgynghorwyr neu ymgynghorwyr buddsoddi eraill.
2. Dylai'r adroddiad ddarparu’r wybodaeth ychwanegol ganlynol am strwythur, llywodraethu a rheolaeth yr elusen		44
a) Y polisïau a'r gweithdrefnau a fabwysiadwyd ar gyfer sefydlu a hyfforddi ymddiriedolwyr, ac os nad yw polisïau o'r fath wedi'u mabwysiadu, datganiad i'r perwyl hwnnw.
b) Strwythur sefydliadol yr elusen a sut mae penderfyniadau'n cael eu gwneud. Er enghraifft, pa fathau o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan yr ymddiriedolwyr a pha benderfyniadau sy'n cael eu dirprwyo i staff.
c) Os yw'r elusen yn rhan o rwydwaith ehangach (ee elusennau sydd wedi'u cysylltu o fewn grŵp mantell), dylid esbonio unrhyw effaith y mae hyn yn ei chael ar bolisïau gweithredu'r elusen.
ch) Y berthynas rhwng yr elusen a phartïon cysylltiedig, gan gynnwys ei his-gwmnïau, a gydag unrhyw elusennau a sefydliadau eraill y mae'n cydweithio â nhw wrth gyflawni ei hamcanion elusennol.
d) Datganiad sy'n cadarnhau bod y prif risgiau y mae'r elusen yn agored iddynt, fel y nodwyd gan yr ymddiriedolwyr, wedi cael eu hadolygu, a bod systemau neu weithdrefnau wedi cael eu sefydlu i reoli'r risgiau hynny.
3. Amcanion a gweithgareddau		47
Dylai’r Adroddiad Blynyddol helpu'r darllenydd i ddeall y nodau ac amcanion a osodwyd gan yr elusen, a'r strategaethau a'r gweithgareddau a wnaed i'w cyflawni. Hefyd, gall yr adroddiad, os yw'n berthnasol, esbonio sut mae'r amcanion a osodwyd am y flwyddyn yn ymwneud â strategaethau ac amcanion mwy tymor hir a osodwyd gan yr elusen. Os yw gweithgareddau arwyddocaol yn digwydd trwy is-ymgymeriadau, dylid esbonio'r rhain yn yr adroddiad. Yn arbennig, dylai'r adroddiad ddarparu:
a) Crynodeb o amcanion yr elusen fel y’u pennwyd yn ei dogfen lywodraethol.
b) Esboniad o nodau'r elusen gan gynnwys y newidiadau neu'r gwahaniaeth y mae'n ceisio ei wneud trwy ei gweithgareddau.
c) Esboniad o brif amcanion yr elusen am y flwyddyn.
ch) Esboniad o strategaethau'r elusen ar gyfer cyflawni'r amcanion a nodwyd.
d) Manylion am weithgareddau arwyddocaol (gan gynnwys ei phrif raglenni, prosiectau neu wasanaethau a ddarparwyd) sy'n cyfrannu at fodloni'r amcanion a nodwyd. Dylai'r manylion a roddir ganolbwyntio ar y gweithgareddau y cred yr ymddiriedolwyr sydd o bwys wrth ystyried yr elusen yn ei chyfanrwydd. Fan lleiaf, dylai'r Adroddiad Blynyddol esbonio'r amcanion, gweithgareddau, prosiectau neu wasanaethau a nodwyd o fewn y nodyn dadansoddi sy'n cyd-fynd â’r gweithgareddau elusennol a bennwyd yn y Datganiad o Weithgareddau Ariannol (SOFA).
	Os yw'r elusen yn ymgymryd â swm sylweddol o'i gweithgareddau trwy roi grantiau, dylid rhoi datganiad sy'n esbonio ei pholisïau rhoi grantiau.	49
	Os yw gweithgareddau buddsoddi cymdeithasol neu gysylltiedig â rhaglen yn sylweddol yng nghyd-destun y gweithgareddau elusennol a wnaed, dylid esbonio’r polisïau buddsoddi.	50
	Os yw elusen yn defnyddio gwirfoddolwyr i raddau helaeth yn ei gweithgareddau elusennol neu gynhyrchu incwm, dylid nodi hyn. Nid yw cyfraniadau gwirfoddol di-dâl wedi'u cynnwys yn y SOFA, oherwydd yr anawsterau ynghylch priodoli gwerth ariannol iddynt, ond mae’n bwysig bod darllenwyr yr adroddiad yn gallu deall rôl a chyfraniad gwirfoddolwyr. Felly gall yr wybodaeth esbonio'r gweithgareddau lle mae gwirfoddolwyr yn helpu, meintioli eu cyfraniad o ran oriau neu staff cyflogedig cyfatebol, a rhoi syniad o werth eu cyfraniad.	51
4. Cyraeddiadau a pherfformiad			53
Dylai'r adroddiad gynnwys gwybodaeth sy'n cynnig modd i'r darllenydd ddeall ac asesu cyraeddiadau'r elusen a'i his-ymgymeriadau yn ystod y flwyddyn. Dylai adolygu ei pherfformiad yn erbyn yr amcanion sydd wedi cael eu gosod. Mae'n debygol o gynnwys perfformiad meintiol ac ansoddol i esbonio cyrhaeddiad a pherfformiad, a byddai'n ddefnyddiol i adnabod unrhyw ddangosyddion, cerrig milltir a meincnodau y mae'r elusen yn eu defnyddio i asesu a ydynt wedi bodloni ei hamcanion. Yn arbennig, dylai'r adroddiad gynnwys:
a) Adolygiad o'r gweithgareddau elusennol sy'n esbonio'r perfformiad a gyflawnwyd yn erbyn yr amcanion a osodwyd. Os yw gwybodaeth feintiol neu ansoddol yn cael ei defnyddio i asesu canlyniad gweithgareddau, dylid cynnwys crynodeb o'r mesurau neu'r dangosyddion a ddefnyddiwyd i asesu cyrhaeddiad.
b) Os oes gweithgareddau codi arian sylweddol, manylion am y perfformiad a gyflawnwyd yn erbyn amcanion codi arian a osodwyd, gan gynnig sylwadau ar unrhyw wariant sylweddol a allai wella cynhyrchu incwm yn y dyfodol, ac esbonio'r effaith ar elw codi arian y cyfnod cyfredol.
c) Os oes buddsoddiadau sylweddol gan yr elusen, manylion am y perfformiad buddsoddi a gyflawnwyd yn erbyn yr amcanion buddsoddi a osodwyd.
ch) Sylwadau ar ffactorau o fewn a thu allan i reolaeth yr elusen sy'n berthnasol i gyflawni ei hamcanion; gallent gynnwys y berthynas â gweithwyr, defnyddwyr, buddiolwyr, noddwyr a sefyllfa’r elusen yn y gymuned ehangach.
5. Adolygiad ariannol			55
Dylai'r Adroddiad Blynyddol ddarparu'r wybodaeth adolygiad ariannol ychwanegol ganlynol am yr elusen, gan gynnwys adolygiad o sefyllfa ariannol yr elusen a'i his-ymgymeriadau, a datganiad am y prif bolisïau rheoli ariannol sy'n weithredol yn ystod y flwyddyn:
a) Prif ffynonellau cyllid a sut mae'r gwariant yn y flwyddyn dan sylw wedi cynnal amcanion allweddol yr elusen.
b) Os yw buddsoddiadau sylweddol yn cael eu dal, y polisi ac amcanion buddsoddi, gan gynnwys i ba raddau y mae ystyriaethau cymdeithasol, moesegol neu amgylcheddol yn cael eu hystyried.
6. Cynlluniau ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol			57
Dylai'r adroddiad esbonio cynlluniau'r elusen ar gyfer y dyfodol gan gynnwys y nodau ac amcanion allweddol a osodwyd ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol ynghyd â manylion unrhyw weithgareddau arfaethedig sydd i'w cyflawni.