Yn yr adran hon...

Beth sy'n newdd?

Dewis Cydweithredu: Eich helpu chi i lwyddo

Medi 2009

Gallwch weld y fersiwn lliw argraffedig o'r cyhoeddiad hwn hefyd: Dewis Cydweithredu: Eich helpu chi i lwyddo (fformat PDF).

Cynghorion ar gyfer cydweithredu llwyddiannus

 1. Eglurwch fod unrhyw gydweithredu er lles buddiolwyr eich elusen

 2. Gwnewch yn siŵr eich bod yn hapus bod y cydweithredu yn hyrwyddo amcanion eich elusen

 3. Sicrhewch fod eich cytundeb yn gwneud yr amcanion, prosesau, rolau a chyfrifoldebau yn eglur

 4. Rhowch sylw i gyfathrebu a gwnewch yn siŵr bod pob rhanddeiliad yn deall sut a pham y dylai'ch elusen gydweithredu

 5. Gwnewch yn siŵr nad yw annibyniaeth eich elusen yn cael ei chyfaddawdu

6. Cysylltwch â'r Comisiwn Elusennau yn gynnar yn y broses os oes angen ein cyngor neu ein cymorth arnoch

Mae ein gwefan yn cynnig ystod eang o wasanaethau, offer, gwybodaeth a chanllawiau hawdd eu cyrchu ar-lein.  Cyn cysylltu â ni am gyngor neu gymorth efallai yr hoffech chwilio ein cronfa ddata ar-lein o gwestiynau cyffredin.  Gall y rhan fwyaf o bobl gael hyd i'r ateb y mae ei angen arnynt heb ffonio neu ysgrifennu e-bost.  Fel arall, ceir dolen i'n tudalen Cysylltu â ni ar frig ac ar waelod pob tudalen we.

Dylid darllen y pecyn cymorth hwn ochr yn ochr â chyhoeddiad y Comisiwn Elusennau Cydweithio a Chyfuniadau: Cyflwyniad (CC34)

Cynnwys

Blychau
Blwch 1: Rhwystrau i lwyddiant
Blwch 2: Materion i'w cynnwys mewn cytundeb

1. Cyflwyniad

1.1 Cydweithredu wedi'i esbonio

Mae cydweithredu yn disgrifio dau sefydliad neu fwy sy'n gweithio ar y cyd er mwyn cyflawni eu dibenion yn well, tra eu bod yn parhau i fod yn sefydliadau ar wahân.

Gall hyn ymwneud ag unrhyw agwedd ar weithgareddau elusennau, gan gynnwys gweinyddiaeth, codi arian, rhannu adnoddau, symleiddio costau, ymgyrchu a darparu gwasanaeth. Gall elusennau gydweithredu mewn amryw o ffyrdd, yn amrywio o gytundebau anffurfiol iawn i gontractau ar raddfa fawr. Gall y trefniadau bara am gyfnod penodol neu gallant fod yn barhaol.

Weithiau gall penderfyniad i gydweithio arwain at uno dwy elusen neu fwy yn ffurfiol. Gan fod materion ymarferol a chyfreithiol gwahanol i'w hystyried, rydym hefyd wedi cynhyrchu Uno llwyddiannus: Eich helpu chi i lwyddo i gynorthwyo elusennau a hoffai archwilio'r dewis hwn.

1.2 Y Comisiwn Elusennau a chydweithredu

Mae'r Comisiwn Elusennau yn annog elusennau i ystyried yn gyson ac yn greadigol ar yr hyn y gallant ei gyflawni i'w buddiolwyr drwy weithio gydag eraill. Prif nod unrhyw elusen yw darparu'r gwasanaethau gorau posibl i'r rhai sy'n cael budd o'i gwaith ac un ffordd y gellir gwneud hyn yw drwy weithio ar y cyd.

Gall cydweithredu arwain at wella effeithiolrwydd sefydliadol, lleihau dyblygu, defnydd gwell o adnoddau a mwy o werth am arian, ac mae'r cyfan yn galluogi'r elusen i roi mwy o gymorth i'w buddiolwyr. Dylai ymddiriedolwyr ystyried yn aml a oes unrhyw agweddau ar eu gwaith y gellid eu cyflenwi'n well mewn partneriaeth ag eraill. Gallai fod yn rhywbeth mor syml â rhannu bws mini neu ddarparu hyfforddiant ar y cyd neu gall olygu trefniadau mwy cymhleth.

Gall elusennau gysylltu â ni gydag ymholiadau technegol neu am gyngor ar arfer da a chymorth ar agweddau cyffredinol ar gydweithredu.

1.3 Defnyddio'r pecyn cymorth hwn

Mae Dewis cydweithredu: Eich helpu chi i lwyddo yn ceisio bod o gymorth ymarferol i bob elusen os ydynt yn ystyried, cynllunio a gweithredu trefniadau gweithio ar y cyd.

Mae'r pecyn cymorth yn tynnu sylw at y meini tramgwydd cyffredin ac yn cynnig cyngor arfer da a fydd yn helpu elusennau i gydweithredu, o ystyried y penderfyniad i'w werthuso. Mae'n canolbwyntio ar rai o'r agweddau cyfreithiol a phroses pwysicaf ar gydweithredu cyffredinol, yn ogystal â rhoi sylw i nifer o'r materion sy'n codi'n aml yn ein gwaith achos. Rydym hefyd yn cyfeirio elusennau at gymorth ac adnoddau eraill sy'n rhoi gwybodaeth fwy penodol ar fathau arbennig o gydweithredu. Mae manylion llawn ynghylch ble i gael y rhain i'w gweld yn adran 6.

Bydd gweithio drwy'r pecyn cymorth yn cynnig modd i elusennau adnabod y gwahanol gamau a'r camau ymarferol sy'n hanfodol i sicrhau cydweithredu llwyddiannus. Bydd yn eu helpu i benderfynu a ydynt am gysylltu â ni am gymorth pellach a phryd y dylent ystyried ceisio cyngor proffesiynol.

'Rhaid' a 'dylai'

Pan ddefnyddiwn 'rhaid', golygwn fod ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol. Rhaid i ymddiriedolwyr a'r elusen gydymffurfio â'r gofynion hyn. Mae'r adrannau hyn wedi'u hamlygu gan y symbol Symbol cyfreithiol.

Defnyddiwn 'dylai' pan fyddwn yn argymell bod ymddiriedolwyr yn dilyn canllawiau arfer da oni bai fod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

2. Ystyried cydweithredu

Cwestiynau allweddol i ymddiriedolwyr

1. Sut gallwn ni ateb anghenion ein helusen a'i buddiolwyr yn well drwy gydweithio ag eraill?

2. Sut byddwn yn adnabod darpar bartneriaid? Oes gennym ni berthynas â nhw eisoes?

3. Ydy'r elusen(au) partner arfaethedig yn gydnaws â ni o ran ei hamcanion, ei diwylliant, ei threfniadau llywodraethu, ei strwythurau sefydliadol a'i sylfaen ariannu?

4. Beth yw'r rhesymau dros gydweithredu?

5. Beth fydd neu beth allai ein helusen ei ennill neu ei golli drwy gydweithredu? Ydym ni wedi ystyried yr effeithiau ehangach ar ein helusen?

6. Ydym ni'n bwriadu cysylltu â rhanddeiliaid i geisio eu barn, yn enwedig defnyddwyr gwasanaeth?

7. Ydy'r cydweithredu yn hyrwyddo ein dibenion elusennol? A yw'n ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol? Ydy unrhyw fudd preifat yn atodol?Symbol cyfreithiol

8. Oes risgiau arwyddocaol i enw da neu risgiau ariannol? Os oes, ydym ni'n cynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy?

2.1 Adnabod eich sefydliad

Dylai pob elusen adolygu eu nodau a sut y maent yn gweithredu yn gyson, gan gynnwys ffyrdd o weithio ac iechyd sefydliadol. Drwy wneud hyn, gellir adnabod dyblygu neu feysydd lle y gall fod yn fanteisiol i'r sefydliad ystyried cydweithio ag eraill er mwyn gwella'r gwasanaethau i fuddiolwyr.

Gall adolygiad helpu'r sefydliad i adnabod buddion, rhwystrau a risgiau pellach i weithio ar y cyd hefyd. Gall fod yn ddefnyddiol i elusennau ystyried y gwersi a ddysgwyd o bartneriaethau presennol a chyn-bartneriaethau hefyd, yn enwedig os ydynt wedi gweithio â darpar bartneriaid o'r blaen.

Am wybodaeth bellach: 

  • Tools for Success (Cass Business School): cyfres o ganllawiau, templedi ac offeryn hunanasesu ar-lein sy'n galluogi sefydliadau i adnabod meysydd o gryfder a bylchau mewn gallu.
  • Testun Trafod (Comisiwn Elusennau): mae'n helpu byrddau ymddiriedolwyr i adolygu gwydnwch eu helusen yn sgîl y dirywiad economaidd.

2.2 Dod o hyd i bartneriaid a chysylltu â nhw

Bydd cynigion i gydweithredu yn codi mewn amryw o ffyrdd, er enghraifft, drwy gysylltiadau anffurfiol, agosrwydd swyddfeydd, gweithgareddau tebyg, neu drwy drafodaethau strategaeth. Mewn rhai achosion, bydd trefniadau gweithio ar y cyd yn datblygu'n naturiol o berthnasoedd presennol. Ar adegau eraill, bydd elusennau'n mynd ati i chwilio am bartneriaid newydd.

Dylai fod eglurder o'r cychwyn ynghylch beth mae'r elusen am ei gael o'i phartneriaid ac i'r gwrthwyneb. Wrth gysylltu â phartneriaid, dylai elusennau ystyried a ydynt yn gydnaws â nhw o ran amcanion elusennol, diwylliant, trefniadau llywodraethu, ariannu, strwythurau sefydliadol a phrosesau gwneud penderfyniadau. Os ydynt yn gydnaws, bydd y broses yn llawer haws. Dylid tynnu sylw at y meysydd y tybir eu bod yn anghydnaws a dylai elusennau ystyried a oes modd datrys y gwahaniaethau hyn. Dylid rhoi sylw arbennig i'r gwahaniaeth mewn diwylliant a dulliau gweithio.

Mae'n dra thebygol y bydd elusen yn cydweithredu ag elusen arall. Fodd bynnag, weithiau bydd elusennau'n gweithio gyda phartneriaid o'r sector cyhoeddus a'r sector preifat. Ym mhob achos, rhaid i ymddiriedolwyr fod yn hyderus bod y cydweithredu yn hyrwyddo amcanion eu helusen, yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol a bod unrhyw fudd preifat yn atodol. Os oes unrhyw amheuaeth, dylai elusennau neu ymddiriedolwyr gysylltu â ni am gyngor.

Am wybodaeth bellach: 

  • Ar ôl adnabod a chysylltu â phartneriaid newydd:
    • Cofrestr Elusennau (Comisiwn Elusennau): mae'n rhoi manylion cyswllt unrhyw elusen gofrestredig a ffeithiau perthnasol megis ei hamcanion. Gellid ei defnyddio i chwilio am elusennau sy'n gweithio mewn ardal arbennig neu sydd wedi'u sefydlu at ddibenion arbennig.
    • Clymblaid elusennau bach: mae'n paru elusennau bach â sefydliadau eraill i gynyddu adnoddau neu wella gwybodaeth a sgiliau.
    • Partner Zone: gall defnyddwyr chwilio am sefydliadau y gellir cydweithredu â nhw ar brosiectau a datblygu cynigion ar y cyd.
    • Gallai cyrff mantell lleol megis Cynghorau Gwasanaethau Gwirfoddol fod yn ffynhonnell dda o wybodaeth, a hefyd Partneriaethau Strategol Lleol.

     

  • Pan fyddwch yn cydweithredu â phartneriaid o'r sector cyhoeddus neu'r sector preifat

2.3 Bod yn glir ynghylch beth rydych am ei gyflawni

Dylai elusennau fuddsoddi amser ac ymdrech yng nghamau cynnar y broses i adnabod amcanion cyffredin clir ar gyfer cydweithredu. Fel man cychwyn, dylai elusennau neilltuo amser i adnabod a chytuno ar y pwnc cyffredin y mae'r cydweithredu yn mynd i'r afael ag ef a'r canlyniadau dymunol. Dylai'r pwnc, a'r canlyniadau dymunol, fod yn ganolog i drafodaethau a chael lle blaenllaw wrth gynllunio ar gyfer cyfnod y cydweithredu.

Am wybodaeth bellach: 

  • Identify - Being clear about your goals (Bassac): offer a thempledi a fydd yn helpu elusennau i ystyried dewisiadau fel cydweithredu, sut y bydd o fudd i'ch sefydliad, ei ddefnyddwyr a beth fydd elusennau yn ei gael o'r bartneriaeth a phwy fydd yn cymryd rhan ynddi.

2.4 Deall yr hyn sy'n ysgogi cydweithredu

Dylai elusennau a'u hymddiriedolwyr fod yn glir iawn bob amser ynghylch y ffactorau sy'n dylanwadu ar eu penderfyniad. Gall deialog agored rhwng partneriaid o'r cychwyn cyntaf am y cymhellion helpu i atal cymhlethdodau rhag codi yn ddiweddarach.

Bydd cymhellion a manteision trefniadau gweithio ar y cyd yn amrywio. Fodd bynnag, mae'r cymhellion mwyaf cyffredin yn cynnwys:

  • Lleihau costau a gorbenion: Gall elusennau wella effeithiolrwydd eu sefydliad, lleihau dyblygu, elwa ar fwy o bŵer prynu a gwneud defnydd gwell o adnoddau, ee rhannu gwasanaethau cefn swyddfa.
  • Cynyddu gwasanaethau: Gall elusennau gyrraedd nifer ac ystod ehangach o fuddiolwyr.
  • Mwy o allu i godi arian: Gall elusennau gyrraedd grŵp ehangach o roddwyr a chynyddu'r ystod o gyfleoedd cyhoeddusrwydd, ee apeliadau trychineb.
  • Ymgyrchu, lobïo ac ymwybyddiaeth gyhoeddus gryfach: Gall elusennau siarad gyda mwy o awdurdod, manteisio ar sylfaen cefnogwyr ehangach, cynyddu ymwybyddiaeth y cyhoedd a gwella hygrededd gyda phenderfynwyr, ee ymgyrchoedd atal tlodi ar y cyd.
  • Mwy o gyllid: Mae mwy o gyllidwyr yn ystyried gweithio mewn partneriaeth yn ffordd o gael gwerth am arian gwell, a bydd nifer o gyllidwyr grantiau bach yn cynnig cyllid sy'n cynnig modd i elusennau archwilio'r posibilrwydd o gydweithio neu uno.
  • Gwella dysgu a sgiliau: Gall elusennau rannu profiadau a dysgu ffyrdd newydd a gwell o weithio.
  • Manteision graddfa: Gall elusennau mawr elwa ar arbenigedd sefydliadau arbenigol bach. Gall sefydliadau bach elwa ar broffil, gallu ac ehangder sefydliadau mwy.

Mae cydweithredu hefyd yn cynnig manteision cynyddu ffydd a hyder y cyhoedd oherwydd bydd elusennau'n cael eu gweld yn gyrff sy'n dangos synnwyr o gydweithredu yn hytrach na bod yn rhy gystadleuol.

2.5 Asesu'r effaith ar eich elusen

Dylai elusennau ac ymddiriedolwyr fod yn glir o'r cychwyn cyntaf ynghylch yr effaith a gaiff gydweithredu ar eu sefydliad a'u buddiolwyr. Gellir gwneud hyn drwy ystyried yr effeithiau uniongyrchol ac ehangach ar fuddiolwyr, staff ac enw da'r elusen a thrwy asesu'r hyn y bydd yr elusen yn debygol o'i ennill neu ei golli yn y tymor byr, canolig a hir.

Dau risg cyffredin yw y gallai cydweithredu wyro adnoddau o weithgareddau presennol neu y gallai gyfaddawdu annibyniaeth elusen. Mae'n rhaid i elusennau ac ymddiriedolwyr ystyried sut y byddai unrhyw drefniadau yn effeithio ar anghenion ariannu presennol yr elusen, gweithrediadau parhaus, a sut y byddai'n effeithio ar gapasiti staffio. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod trefniadau cydweithredu yn parchu annibyniaeth pob parti. Mae hyn yn arbennig o bwysig mewn achosion lle mae elusennau'n cydweithredu i gael at gyllid.

Gallai fod yn ddefnyddiol i elusennau ymgynghori â rhanddeiliaid, staff a buddiolwyr i gael asesiad llawn o'r buddion a'r risgiau tebygol.

Rhwystrau i lwyddiant

Dylai elusennau neilltuo amser wrth ystyried cydweithredu i feddwl am y rhwystrau posibl i lwyddiant cydweithredu. Gall rhwystrau fod yn ddiwylliannol, strwythurol, ariannol, proffesiynol neu wleidyddol.

Bydd adnabod y rhain yn gynnar yn y broses ac ystyried a oes modd eu datrys yn helpu i benderfynu a ddylid bwrw ymlaen â'r cydweithredu neu beidio. Mae'r rhwystrau mwyaf problematig a nodwyd gan elusennau yn cynnwys:

  • diffyg cyfathrebu digonol â rhanddeiliaid;
  • dim amcanion penodedig neu ddulliau gwerthuso;
  • integreiddio staff o wahanol sefydliadau;
  • integreiddio systemau TG;
  • diffyg cynllunio prosiect/rheoli proses;
  • personoliaethau yn gwrthdaro;
  • rhuthro'r broses, cael disgwyliadau gwanhaol neu dargedau afrealistig.

Blwch 1: Rhwystrau i lwyddiant

2.6 Penderfynu cydweithredu Symbol cyfreithiol

Yn dilyn y cwmpasu cychwynnol ac adnabod risgiau a chyfleoedd, bydd rhaid penderfynu p'un ai i fwrw ymlaen â'r cydweithredu neu beidio.

Yr ymddiriedolwyr sy'n gyfrifol am y penderfyniad i gydweithredu neu beidio, a rhaid iddynt weithredu'n ddoeth ac er lles gorau'r elusen. Mae hyn yn golygu y bydd rhaid iddynt fodloni eu hunain y bydd buddion gwell i'r buddiolwyr. Gallai'r rhain gynnwys buddion costau, gwella ansawdd y gwasanaeth neu'r gallu i gyrraedd grŵp mwy amrywiol o bobl. Dylai'r ymddiriedolwyr allu dangos bod:

  • Cydweithredu yn hyrwyddo amcanion eu helusen. Yn gyfreithiol, ar yr amod bod yr elusennau yn gallu cyfiawnhau bod cydweithredu yn hyrwyddo eu hamcanion eu hunain, mae posibilrwydd y gellid cydweithio. Mewn sawl achos, bydd amcanion tebyg neu gydnaws gan elusennau sy'n cydweithredu ac yn yr achos hwn, gall y broses fod yn symlach byth.

  • Mae'n ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol. Rhaid i adnoddau a ddefnyddir ar gyfer cydweithredu fod yn rhesymol o'i gymharu â'r graddau y mae'r amcanion yn cael eu hyrwyddo.

  • Mae unrhyw fudd preifat yn atodol. Mae buddion preifat yn fuddion y gall pobl, neu sefydliadau, eu derbyn heblaw fel buddiolwr. Gall elusennau ddarparu buddion preifat i bobl heblaw eu buddiolwyr ar yr amod bod y buddion hynny yn atodol i'w dibenion elusennol.

Pan fydd risg isel ac anffurfiol i gydweithredu, bydd y penderfyniad i gydweithredu yn cael ei wneud gan staff elusen yn aml. Fodd bynnag, dylai hyn fod o fewn cyd-destun strategaeth gyffredinol yr elusen sydd wedi cael ei chytuno gan yr ymddiriedolwyr. Os yw'r cydweithredu yn gymhleth a gall olygu risg ariannol neu risg i enw da, dylai'r ymddiriedolwyr gymryd rhan lawn ac, yn dibynnu ar natur a/neu gymhlethdod y trefniadau, dylent geisio cyngor proffesiynol. Hefyd mae'n bosibl y bydd ymddiriedolwyr yn dymuno cynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy. Mae ffurfioldeb y cytundeb yn fater i'r ymddiriedolwyr ei ystyried hefyd, gan geisio cyngor proffesiynol fel y bo angen.

Am wybodaeth bellach: 

2.7 Ymdrin â risgiau ariannol neu risgiau i enw da (Diwydrwydd dyladwy)

Os yw elusen am gydweithredu ac mae risgiau ariannol a risgiau i enw da sylweddol yn codi, yn gyffredinol bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr gynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy ffurfiol.

'Diwydrwydd dyladwy' yw'r term a ddefnyddir i ddisgrifio'r camau y bydd sefydliadau'n eu cymryd i sicrhau eu hunain fod cydweithredu neu uno er lles gorau'r elusen. Mae'r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am benderfynu'r lefel briodol o ddiwydrwydd dyladwy sy'n ofynnol. Mae costau comisiynu gwaith diwydrwydd dyladwy yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol, ond dylid eu rhagweld ar y cychwyn a'u hadolygu er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gymesur â'r risgiau sy'n codi.

Dylai dadansoddiad risg sy'n canolbwyntio ar bob agwedd ar y trefniadau helpu i sefydlu'r blaenoriaethau ar gyfer ymarfer diwydrwydd dyladwy. Am fwy o wybodaeth gweler yr atodiadau.

Am wybodaeth bellach: 

Astudiaeth Achos: Atal Anhrefn Hinsawdd - clymblaid ymgyrchu

Clymblaid Atal Anhrefn Hinsawdd yw'r grŵp mwyaf o bobl yn y DU sydd wedi ymrwymo i weithredu ar newid hinsawdd a chyfyngu ei effaith ar gymunedau tlotaf y byd.

Mae'n cynnwys dros 100 o sefydliadau di-elw, o elusennau amgylcheddol a datblygu i undebau, grŵpiau ffydd, grŵpiau cymunedol a grŵpiau menywod. Mae aelodau'r glymblaid yn amrywio o elusennau cenedlaethol mawr proffil uchel sydd â hanes o ymgyrchu ar newid hinsawdd i grŵpiau cymunedol llai ac elusennau gweithredol nad oes ganddynt yr adnoddau o reidrwydd i ymgyrchu a rhedeg ymgyrchoedd eu hunain. Gyda'i gilydd maent yn galw am weithredu ymarferol i atal twymo byd-eang ac mae amcanion cyffredin penodol ganddynt.

Amcanion y glymblaid yw bod yn fudiad amrywiol, agored a chynhwysol. Gall elusennau a sefydliadau dielw sydd â diddordeb yn y pwnc gofrestru fel aelodau ond parhau â'u gwaith eu hunain yn annibynnol. Os yw'n ymarferol, bydd sefydliadau yn gwneud cyfraniad ariannol, ond prif amod aelodaeth yw cefnogi prif amcanion a gweithgareddau'r ymgyrch. Drwy ddod at ei gilydd, mae llais unedig gan yr elusennau ar y pwnc a'r hyn y maent yn galw ar y llywodraeth, cymdeithas a diwydiant i'w wneud. Hefyd maent yn cynyddu'n sylweddol nifer y bobl gyffredin sy'n ymwneud â'r pwnc ac yn gwarantu ymwybyddiaeth gyhoeddus gyffredinol. Gyda'i gilydd mae ganddynt sylfaen cefnogwyr o fwy na 11 miliwn o bobl. Mae'r glymblaid hefyd yn eu galluogi i gyrraedd amrywiaeth fwy helaeth o sefydliadau a chefnogwyr, gan roi cyfle i ddysgu, rhannu gwybodaeth a gwella cyfathrebu â'i gilydd.

Sefydlwyd y glymblaid fel ymgyrch yr elusen gofrestredig, Climate Movement, sy'n cael ei gweinyddu gan ysgrifenyddiaeth fach ac yn cael ei llywodraethu gan fwrdd etholedig sy'n cynnwys y prif aelodau.

Dywedodd Dr Ashok Sinha, Cyfarwyddwr y glymblaid:

'Mae maint, amrywiaeth ac undod llais ein clymblaid yn ychwanegu gwerth at y gwaith hanfodol y mae ein haelodau yn ei wneud yn unigol. Er bod llawer o waith i'w wneud o hyd, mae'r cynghrair traws-sector rydym wedi'i adeiladu wedi cael effaith bwysig ar bolisi newid hinsawdd y DU. Bydd ein clymblaid yn parhau i weithredu er mwyn wynebu'r her fawr hon.'

Am wybodaeth bellach:

Astudiaethau achos: Sut y gall cydweithio ag eraill fod o fudd i elusennau bach

Dysgu gan eraill

Sefydlwyd Prosiect Carchardai Affrica (APP) bum mlynedd yn ôl i wella bywydau carcharorion yn Affrica drwy ddarparu addysg, gofal iechyd a mynediad i gyfiawnder. Fel elusen fach, mae'n cydweithredu â sefydliadau o faint tebyg trwy'r amser. Er enghraifft, roedd APP wedi gwahodd gwirfoddolwyr o elusen oedd yn codi ffioedd dysgu ar gyfer ffoaduriaid o Uganda yn y DU i goginio bwyd o Uganda mewn noson gerddorol wedi'i threfnu i godi arian. Mae APP hefyd yn dibynnu ar elusennau mwy profiadol am gyngor. Drwy gydweithredu â Mentrau Affrica, sefydliad cyfiawnder cymdeithasol sy'n gweithio gyda chymunedau yn Affrica, mae gwirfoddolwyr APP wedi dysgu llawer iawn yn ddiweddar ynghylch sut y dylai cyrff anllywodraethol rhyngwladol fel nhw fynd ati i wneud cais am arian o'r llywodraeth.

Dywedodd Adam Smith, un o ymddiriedolwyr APP:

'Mae gweithio mewn partneriaeth ag elusen fach arall fel hyn yn ddefnyddiol tu hwnt: mae staff Mentrau Affrica wedi wynebu'r un sialensiau a, gan fod yr elusen yn weddol fach, mae'n hawdd cysylltu â nhw ac maen nhw bob amser yn barod i helpu.'

Am wybodaeth bellach:

Cefnogi datblygiad

Roedd Armley Common Right Trust, elusen fach sy'n cynnal a chadw tiroedd comin a pharciau lleol yn Leeds yn ei chael hi'n anodd i recriwtio gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr iau i'w helpu i barhau â'i gwaith. Roedd Health Living Network-Leeds (HLN) wedi cydweithio â'r Ymddiriedolaeth i ddenu gwirfoddolwyr newydd ac ysgogi mwy o gyfranogiad gan y gymuned drwy wella cyfansoddiad yr Ymddiriedolaeth, rhannu contractau ac adnoddau megis llungopïo, darparu cyrsiau hyfforddi a chynnal digwyddiadau cymunedol ar y cyd.

Am wybodaeth bellach:

Astudiaeth achos Healthy Living Network Leeds ac ACRT (Bassac)

Ehangu cyfleoedd a lleihau dyblygu

Mae gweithio mewn partneriaeth yn Leeds wedi arwain at gynnig hyfforddiant mwy cydgysylltiedig ac mae'n helpu elusennau bach i gael at fwrsariaethau. Mae'r prosiect i ddatblygu un cyfeirlyfr hyfforddiant cyffredin, sy'n rhestru'r cyrsiau a gynigir gan amryw o ddarparwyr, yn helpu grŵpiau i adnabod yn gyflym y cyfleoedd ar gyfer meithrin gallu. Mae hefyd yn darparu dull cynllunio defnyddiol i ddarparwyr, gan dynnu sylw at fylchau a gorgyffwrdd.

Am wybodaeth bellach:

Astudiaeth achos cyfeirlyfr hyfforddiant Leeds (Bassac)

3. Sut i gydweithredu

Cwestiynau allweddol i ymddiriedolwyr 

1. Ydym ni wedi ystyried pa fath o gytundeb fydd yn briodol ar gyfer anghenion ein helusen?

2. Oes angen i ni geisio cyngor proffesiynol am y math o gytundeb a'i gynnwys?

3. Ydy'r cytundeb yn datgan amcanion y cydweithredu, y buddion i bob parti, cyfnod y cydweithredu a'r trefniadau ariannu?

4. Ydy'r cytundeb yn ymdrin â'r risgiau a nodwyd gan gynnwys unrhyw wrthdaro buddiannau?

5. Oes unrhyw broblemau cyflogaeth neu staffio i'w hystyried? Gallai'r rhain gynnwys gofynion TUPE, rhwymedigaethau pensiwn a chydymffurfio â'r gyfraith cyflogaeth.

3.1 Mathau o gydweithredu

Mae cydweithredu yn cwmpasu ystod eang o ddulliau cydweithio. Gall gynnwys syniadau anffurfiol syml iawn ac ymestyn i drefniadau dan gontract mwy cymhleth, a fydd fel arfer yn gofyn am gyngor proffesiynol.

Mae enghreifftiau o gydweithredu anffurfiol yn cynnwys:

  • benthyca offer neu roi offer ar fenthyg;
  • grŵpiau rhwydweithio;
  • digwyddiadau hyfforddi ar y cyd;
  • rhannu gwybodaeth ac arbenigedd, aelodaeth o gymdeithasau, grŵpiau neu ffederasiynau.

Gall cydweithredu mwy ffurfiol gynnwys:

  • digwyddiadau codi arian ar y cyd proffil uchel;
  • rhannu gwasanaethau cefn swyddfa;
  • rhannu adeiladau, trefniadau prydlesu neu hurio cerbydau;
  • cyflogi aelodau staff ar y cyd (ee swyddog AD);
  • prosiectau adeiladu ar y cyd;
  • rhannu darpariaeth gwasanaeth (ee rhaglen ymwybyddiaeth cyffuriau neu ddarparu gofal);
  • consortiwm yn gwneud cynnig am brosiectau cyflenwi gwasanaeth.

Bydd yr ymagwedd at gydweithredu y dylai elusen ei mabwysiadu yn dibynnu ar raddfa'r hyn a gynigir a'r lefelau risg ac adnoddau sydd dan sylw. Mae nifer o'r cydweithrediadau mwyaf effeithiol yn syml iawn gyda lefelau isel o risg. Bydd natur y gweithgaredd hefyd yn ffactor dylanwadol. Gall fod yn ddefnyddiol ystyried canllawiau ac astudiaethau achos o'r hyn sydd wedi gweithio i elusennau eraill.

Am wybodaeth bellach ar gydweithredu: 

Ymgyrchu a lobïo

Rhannu gwasanaethau cefn swyddfa ac adeiladau

Cyflenwi gwasanaethau

Codi arian

Rhwydwaith

Gweithio'n rhyngwladol

3.2 Strwythurau ar gyfer trefniadau cydweithredu

Mae nifer o strwythurau y gall elusennau eu defnyddio yn ôl natur y cydweithredu. Mae'r strwythurau mwyaf cyffredin yn cynnwys:

  • Clymblaid

Mae'r trefniadau cydweithredu mwyaf cyffredin yn gweld sefydliadau gwahanol yn cydweithio i gyflawni amcan cyffredin penodol. Mae pob sefydliad yn cadw ei hunaniaeth a'i annibyniaeth ei hun, er y gall fod enw ar y cyd ar gyfer y gweithgaredd cydweithredol, ee digwyddiad codi arian ar y cyd. Gall y cydweithredu fod yn drefn dros dro gyda nod penodol mewn golwg, neu gallai gael ei sefydlu ar sail fwy ffurfiol. Gallai clymbleidiau mwy ffurfiol gynnwys sefydlu trefniadau gweithio newydd megis fforwm rheolaidd, neu bartneriaeth o elusennau annibynnol sy'n ffurfio mewn rhai amgylchiadau, er enghraifft, rhoi cymorth ar gyfer trychineb naturiol.

Gall y partneriaid mewn clymblaid benodi corff arweiniol neu atebol, fel sy'n digwydd yn aml pan fydd elusennau'n gweithio ar y cyd er mwyn cael at gyllid. Mae'r partner arweiniol neu bartner atebol yn atebol i'r cyllidwr neu'r comisiynwr am dderbyn y cyllid a chyflawni'r gwaith. Y corff arweiniol sy'n ysgwyddo'r risg sy'n gysylltiedig â'r cyllid, fodd bynnag gallant ystyried dewisiadau ar gyfer rhannu'r risg ymysg partneriaid. Dylai fod cytundeb gweithio ar y cyd clir sy'n cwmpasu materion megis gwneud penderfyniadau, cydbwyso pŵer a dylid datblygu perchnogaeth o risg. Mae'r materion eraill y dylai ei gwmpasu wedi'u nodi ym mlwch 2.

 

Gall elusennau benderfynu sefydlu corff newydd i reoli'r trefniadau cydweithredol. Un rheswm bosibl am hyn yw'r awydd i neilltuo risgiau ariannol neu atebolrwydd drwy eu trosglwyddo i endid newydd. Mae'n bosibl bod partneriaid am neilltuo neu wahanu'r elfen cydweithio o'u gweithgareddau parhaus ar wahân. Yn yr achosion hyn, bydd pob sefydliad gwreiddiol yn cynnal ei hunaniaeth ei hun ar wahân i'r sefydliad newydd hwn. Ond gall strwythur cyfreithiol yr endid newydd fod yn wahanol i'r elusennau sy'n cydweithredu. Dylai elusennau ystyried yn llawn y trefniadau llywodraethu, bydd angen iddynt geisio cyngor proffesiynol a dylent ystyried unrhyw oblygiadau TAW neu dreth. Mae'r model hwn yn cael ei ddefnyddio'n aml ar gyfer elusennau sy'n rhannu swyddogaethau cefn swyddfa.

  • Grŵp

Mae strwythurau grŵp yn wahanol ac yn ffurf sefydledig o gydweithio. Maent yn gymdeithas ffurfiol o sefydliadau ar wahân a gallent, er enghraifft, gynnwys rhiant-elusen yn sefydlu elusennau ac is-gwmnïau anelusennol eraill. Mae strwythurau yn cynnig modd i elusennau gyflawni dibenion cyffredin dros ardal eang, neu gyflenwi amrywiaeth gymhleth o wasanaethau cysylltiedig i'w buddiolwyr. Maent yn arbennig o gyffredin yn y sector tai elusennol.

  • Ymgysylltu neu ffederasiwn

Yr enghraifft fwyaf cyffredin o'r math hwn o strwythur yw pan fydd elusen fantell genedlaethol fawr yn ymarfer rhywfaint o reolaeth dros elusennau annibynnol lleol sy'n aelodau neu'n ymgysylltu â'r corff mantell. Enghraifft adnabyddus yw'r Ganolfan Gynghori, lle mae gan bob elusen leol ei hymddiriedolwyr ei hun sy'n gyfrifol am reolaeth gyffredinol yr elusen leol. Mae'r grŵp cenedlaethol yn cynnig adnoddau neu arbenigedd i'w aelodau a gall fod pŵerau eraill ganddo.

  • Uno

Mewn sawl achos mae'r trefniadau cydweithio yn arwain at uno llawn. Mae'n digwydd pan fydd dwy elusen wahanol neu fwy yn dod at ei gilydd i ffurfio un sefydliad neu pan fydd un elusen neu fwy yn trosglwyddo ei hasedau i elusen arall sydd â dibenion tebyg. Pan fydd hyn yn digwydd, bydd naill ai elusen newydd yn cael ei ffurfio i barhau â'r gwaith neu gymryd asedau'r elusennau gwreiddiol, neu bydd un elusen yn dod o dan reolaeth y llall. Rhaid i'r ymddiriedolwyr weithredu yn unol â'r pŵerau yn nogfen lywodraethol eu helusen neu'r pŵerau a roddir iddynt yn ôl y gyfraith er mwyn sicrhau bod unrhyw gyfuniad yn gyfreithiol gadarn.

Am wybodaeth bellach:

Am strwythurau grŵp, ymgysylltu a ffederasiwn

Am uno

3.3 Mathau o gytundebau

Mae sawl gwahanol fath o drefniadau cydweithredu yn amrywio o drefniadau anffurfiol iawn, megis rhai llafar neu wedi'u hymgorffori yng nghynnwys llythyr neu e-bost, i gontractau ffurfiol, megis y rhai a ddefnyddir ar gyfer prosiectau cyflenwi gwasanaeth ar raddfa fawr.

Argymhellwn fod hyd yn oed cydweithredu anffurfiol sy'n cynnwys gweithgareddau risg isel, megis rhannu gwybodaeth, profiad neu arferion gorau, yn cael eu hamlinellu'n ysgrifenedig er mwyn osgoi unrhyw gamddealltwriaeth. Er bod ymddiriedaeth yn chwarae rhan hanfodol mewn perthnasoedd gweithio ar y cyd, nid yw'n ddigon i ddibynnu ar hwn yn unig. Mae cytundebau ysgrifenedig yn ffurfio man cyfeirio cyffredin, gallant fod yn amodol ar y gyfraith contractau a gallant hefyd ddiogelu elusennau rhag risgiau i'w hasedau a'u henw da.

Dylai pob elusen dan sylw wneud gwaith ymchwil ar y ffurf fwyaf priodol o gytundeb, a lle y bo angen, ceisio cyngor proffesiynol. Fel canllaw, dylai ffurfioldeb a manylion y cytundeb fod yn gymesur i lefel y risg dan sylw a'r adnoddau a fuddsoddwyd. Dylai fod yn ddigon cadarn i warchod buddiannau pob parti ac ystyried y risgiau, ond ni ddylai fod yn rhwystr i arloesi neu gynhyrchu costau gweinyddol afresymol. Yr ymddiriedolwyr fydd yn penderfynu i ba raddau y dylid ffurfioli'r cytundeb.

Gall cytundebau ysgrifenedig fod mewn sawl ffurf yn dibynnu ar y ffurfioldeb sydd ei angen. Mae rhai o'r enghreifftiau mwyaf cyffredin yn cynnwys:

  • Memorandwm dealltwriaeth (MD): cytundeb rhwng dau barti neu fwy sydd â llinell gweithredu arfaethedig gyffredin. Fe'i defnyddir yn fwyaf aml mewn achosion lle nad yw'r naill barti neu'r llall yn dymuno cael ymrwymiad y gellir ei orfodi'n gyfreithiol neu ni allant greu cytundeb y gellir ei orfodi'n gyfreithiol;
  • Cytundeb lefel gwasanaeth (CLG): rhan o gontract gwasanaeth lle mae lefel y gwasanaeth wedi'i diffinio'n ffurfiol ar bapur;
  • Contract: cytundeb y gellir ei orfodi'n gyfreithiol.

3.4 Datblygu cytundeb

Mae'n bwysig bod y cytundeb yn cael ei ddeall yn llawn a bod pob sefydliad yn berchen arno ar y cyd. Dylai elusennau gydweithio ar ddrafftio a chytuno ar y cynnwys craidd. Mae hyn hefyd yn rhoi cyfle i drafod pryderon a sicrhau bod trefniadau yn parchu annibyniaeth pob parti. Fodd bynnag, er ei bod hi'n bwysig gosod y rheolau sylfaenol, ni ddylai elusennau gymhlethu'r trefniadau'n ormodol.

Mae'r math o faterion y dylai'r cytundeb eu cwmpasu wedi'u rhestru isod.

Materion i'w cynnwys mewn cytundeb

Nid yw'n rhestr gyflawn a dylai elusennau ystyried eu hamgylchiadau arbennig nhw a cheisio cyngor proffesiynol fel y bo angen.

  • Amcanion penodol y cydweithredu a'r manteision i bob partner
  • Cyfnod y cydweithredu, gan gynnwys amserlenni a cherrig milltir
  • Rolau, cyfrifoldebau a disgwyliadau pob partner
  • Strwythurau a phrosesau gwneud penderfyniadau
  • Yr adnoddau sydd eu hangen, cyfraniadau gan bob partner, costau rheoli a sut y bydd unrhyw danwario/gorwario yn cael ei reoli
  • Trefniadau penodol os oes corff atebol
  • Trefniadau staffio, yn enwedig os yw staff yn cael eu cyflogi'n benodol ar gyfer cydweithredu
  • Cynlluniau cyfathrebu ar gyfer gweithio ar y cyd, gan gynnwys brandio, a threfniadau ar gyfer cyswllt rheolaidd rhwng partneriaid
  • Eglurdeb ynghylch perchnogaeth a hawliau i asedau, eiddo deallusol ac unrhyw incwm a enillir
  • Cofnod risg sy'n amlinellu'r risgiau i lwyddiant y cydweithredu a sut y cânt eu lleihau
  • Cymal yn amlinellu sut y bydd anghydfodau'n cael eu datrys
  • Strategaeth ymadael a threfniadau ar gyfer terfynu'r cydweithredu rhag ofn y bydd amgylchiadau'n newid, gan gynnwys cyfnod o rybudd a goblygiadau cost
  • Cynlluniau ar gyfer adolygu a gwerthuso

Blwch 2: Materion i'w cynnwys yn y cytundeb

Am wybodaeth bellach:

3.5 Trefniadau cyfrifyddu

Bydd y trefniadau cyfrifyddu ar gyfer cydweithredu yn dibynnu ar natur y cytundeb ac a yw unrhyw fenter ar y cyd yn cael ei chreu. Wrth benderfynu'r atebion cyfrifyddu bydd rhaid i elusennau adolygu sylwedd y trafodiad ac asedau a rhwymedigaethau pob parti dan sylw. Yr egwyddor sylfaenol yw bod pob parti yn nodi ei ddiddordeb yn y gweithgareddau ac yn adlewyrchu ei asedau a'i rwymedigaethau ei hun sy'n deillio o fod yn rhan o'r trefniadau yn eu cyfrifon. Dylai elusennau wirio hefyd a oes unrhyw oblygiadau treth a TAW.

Am wybodaeth bellach: 

3.6 Ystyriaethau cyfreithiol eraill

Efallai y bydd elusennau sy'n cydweithredu am geisio cyngor cyfreithiol hefyd ar faterion megis:

  • contractau newydd a phresennol â thrydydd partïon a allai gael eu heffeithio gan y trefniadau cydweithredu;
  • rhwymedigaethau pensiwn a pholisïau yswiriant;
  • rheoliadau TUPE (Trosglwyddo Ymgymeriadau er mwyn Diogelu Cyflogaeth), os yw gwaith newydd yn cynnwys symud staff o un cyflogwr i gorff sydd newydd ei sefydlu;
  • trefniadau ar gyfer perchnogaeth unrhyw eiddo deallusol neu hawlfraint ar ddeunyddiau a grëwyd o ganlyniad i'r cydweithredu;
  • cydweithredu i gynhyrchu incwm neu hyrwyddo eu hamcanion drwy fasnachu ar y cyd;
  • materion cystadlu pe gallai Deddf Cystadleuaeth 1998 fod yn gymwys;
  • unrhyw faterion sy'n ymwneud â gwirfoddolwyr.

Am wybodaeth bellach: 

Astudiaeth achos: Blenheim CDP a Thames Reach

Mae Blenheim CDP a Thames Reach yn ddwy elusen maint canolig sy'n gweithio ar draws Llundain ac mae eu gwasanaethau yn cydweddu â'i gilydd. Mae Blenheim CDP yn darparu gwasanaethau i bobl â phroblemau cyffuriau ac mae Thames Reach yn gweithio gyda'r digartref. Maent yn gweithio ar y cyd i ddarparu rhai gwasanaethau rheng-flaen.

Penderfynodd yr elusennau ffurfio'r bartneriaeth newydd hon ar ôl cydweithredu ar brosiect sy'n cefnogi pobl ddigartref sydd â phroblemau camddefnyddio sylweddau hefyd. Mae'r bartneriaeth strategol newydd hon yn ffurfioli eu hymrwymiad ar y cyd i ddatblygu prosiectau mwy arloesol, gan ddwyn ynghyd y sgiliau a'r wybodaeth o'r ddau sefydliad i roi'r cymorth mwyaf posibl i bobl.

Maent wedi cytuno ar femorandwm dealltwriaeth (MD) sy'n bwriadu caniatáu ymagwedd fwy strategol at wella eu gwasanaethau. Mae'n mynegi'r ysbryd o bartneriaeth, cydweithredu ac ymddiriedaeth sy'n bodoli rhwng y ddwy elusen ac mae'n sefydlu fframwaith o egwyddorion ar gyfer cydweithredu a gweithio ar y cyd mewn meysydd penodol. Mae'r ddwy elusen wedi gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau eraill cyn hynny ac yn disgrifio'r MD fel cyfuno gwerthoedd. Mae'r MD yn diystyru'r posibilrwydd o uno ffurfiol rhwng yr elusennau sy'n golygu y gall staff ganolbwyntio ar ddarparu gwasanaeth gwell yn hytrach na phryderu am faterion megis sicrwydd swyddi. 

Mae'r elusennau'n teimlo bod rhannu gwybodaeth ac arbenigedd yn ganlyniad pwysig i weithio ar y cyd - mae wedi eu galluogi i ystyried contractau cyflenwi gwasanaeth cyhoeddus fel partneriaeth sy'n darparu gwasanaeth cynhwysfawr. Maent yn ffyddiog hefyd y byddant yn gwneud defnydd mwy effeithiol o'u hadnoddau drwy sefydlu'r bartneriaeth hon.

Dywedodd Jeremy Swain, Prif Weithredwr Thames Reach:

"Rydym eisoes wedi dangos beth y gall dau sefydliad gyda meysydd arbenigol tebyg ei gyflawni pan fydd eu perthynas weithio yn seiliedig ar barch mawr at ei gilydd. Rwy'n edrych ymlaen at weld y bartneriaeth hon yn gweddnewid mwy o fywydau dros y blynyddoedd i ddod."

Am wybodaeth bellach:

4. Cynllunio a chyfathrebu

Cwestiynau allweddol i ymddiriedolwyr

1. Ydym ni wedi sefydlu bwrdd prosiect, pwyllgor neu grŵp i arolygu'r prosiect? Oes unigolyn sy'n rheoli'r broses gyfan neu a oes trefniadau eraill yn eu lle?

2. Ydym ni wedi sefydlu cynllun prosiect gyda cherrig milltir?

3. Ydym ni wedi adnabod y risgiau sy'n gysylltiedig â chydweithredu a rhoi mesurau ar waith i leihau'r risgiau hynny?

4. Ydym ni wedi amcangyfrif cost lawn cydweithredu a sut y cawn adnoddau ar ei gyfer? Dylai hyn gynnwys costau megis amser staff, ail-frandio, ffioedd proffesiynol, costau adleoli a chostau annisgwyl.

5. Ydym ni wedi cynnal dadansoddiad rhanddeiliaid ac wedi sefydlu cynllun cyfathrebu sy'n cwmpasu pob rhanddeiliad a chynulleidfa berthnasol? Sut byddwn ni'n rheoli unrhyw frandio ar y cyd?

6. Ydym ni wedi adnabod mesurau clir i fonitro llwyddiant y cydweithredu? Sut caiff ei werthuso?

7. Ydym ni wedi datblygu strategaeth ymadael ar gyfer terfynu trefniadau cydweithredu os bydd yr amgylchiadau'n newid?

4.1 Cynllunio a rheoli prosiectau

Mae cyfleoedd, risgiau a sialensiau yn gysylltiedig â llunio perthynas gweithio ar y cyd a dylai elusennau fuddsoddi amser ar y cychwyn er mwyn cynllunio'n briodol. Nid oes rhaid i gynllunio fod yn ormodol o gymhleth ar gyfer cydweithredu ar raddfa fach, ond fel arfer gorau dylai elusennau feddwl am y canlynol a all helpu i lywio'r cytundeb ysgrifenedig:

  • amcanion cyffredinol;
  • risgiau a rhwystrau;
  • trafod sut a phwy fydd yn rheoli'r broses;
  • pwy sy'n rhaid cymryd rhan yn y broses gwneud penderfyniadau;
  • sut caiff effeithiolrwydd y cydweithredu ei werthuso.

Arweinwyr sefydliadol: Dylai fod arweinydd dynodedig ym mhob sefydliad sy'n cydlynu cyfraniad ei sefydliad, sy'n gyfrifol am fonitro'r cytundeb ysgrifenedig ac sy'n gweithredu fel y man cyswllt cyntaf ar gyfer unrhyw gyfathrebu ar y cyd. Dylai'r unigolyn hwn fonitro perfformiad ei sefydliad ei hun ac eraill yn gyson o dan y cytundeb a bod yn ymwybodol o unrhyw ddyddiadau cau, megis cyflwyno gwybodaeth am berfformiad a thaliadau.

Rheolwr prosiect: Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i bennu neu benodi un unigolyn i reoli, goruchwylio neu gydlynu'r broses gyfan. Gallai'r unigolyn hwn gael ei gyflogi gan un sefydliad ac ymgymryd â rôl rheolwr prosiect neu gall fod yn hwylusydd allanol.

Bwrdd prosiect: Efallai y bydd elusennau am sefydlu bwrdd prosiect, pwyllgor neu grŵp i arolygu'r gwaith o ddatblygu a gweithredu'r cydweithrediad gyda chynrychiolwyr o bob elusen. Dylid gwneud penderfyniad am:

  • amlder cyfarfodydd cynllunio neu bartneriaeth;
  • pwy fydd yn mynychu ac yn cadeirio'r cyfarfodydd;
  • sut a phryd y gall y grŵp wneud penderfyniadau;
  • trefniadau i'r ymddiriedolwyr arolygu'r cydweithredu, yn arbennig os oes risg uchel.

Bydd cyfraniad ymddiriedolwyr ac uwch reolwyr yn amrywio yn ôl graddfa a natur y cydweithredu. Os oes lefelau uchel o risg, efallai y bydd ymddiriedolwyr am ffurfio pwyllgor arolygu ar y cyd gyda chynrychiolwyr o bob bwrdd ymddiriedolwyr a nodi'n ffurfiol sut y byddant yn gweithio gyda'i gilydd. Fel arall, gallant ddirprwyo ei weithredu i staff unigol o bob sefydliad a derbyn adroddiadau ar gerrig milltir cytûn i olrhain cynnydd.

Am wybodaeth bellach:

  • Making Partnerships Work (Ymddiriedolaeth y Tywysog): mae'n amlinellu'r mathau o bartneriaethau, astudiaethau achos ac offer fel rhan o broses 10 cam ar gyfer partneriaethau effeithiol.

4.2 Cyfathrebu'n effeithiol

Mae cyfathrebu da yn hanfodol i sicrhau cydweithredu llwyddiannus. Dylai pob elusen sy'n rhan o gydweithrediad, waeth pa mor fach y bo, ystyried ei rhanddeiliaid a pha wybodaeth, os oes, y mae angen ei chyfleu. Nid oes rhaid iddi fod yn broses gymhleth, ond fel arfer gorau dylai elusennau:

  • gynnal dadansoddiad rhanddeiliaid, sy'n ystyried pwy gaiff ei effeithio gan y cydweithredu neu pwy fydd efallai am gynnig sylwadau ar y cynigion i gydweithredu, neu sydd â diddordeb ynddynt. Er enghraifft:
    • defnyddwyr gwasanaeth buddiolwyr;
    • aelodau'r elusen;
    • staff a allai gael eu heffeithio;
    • sefydliadau ariannu neu awdurdodau lleol.
  • datblygu cynllun cyfathrebu wedi'i gysylltu â dadansoddiad rhanddeiliaid ac sy'n ystyried y gwahanol gynulleidfaoedd. Dylai amlinellu sut a phryd y byddant yn cyfathrebu â rhanddeiliaid a phartneriaid gwahanol. Er enghraifft, bydd yr ymagwedd at ddefnyddwyr gwasanaeth yn wahanol i'r ymagwedd at staff elusennau, cyrff ariannu ac ati. Dylai'r cynllun cyfathrebu gysylltu â'r amcanion cydweithredu oherwydd bydd yn helpu pob rhanddeiliad i gofio'r ffaith bod rhaid iddynt weithredu er lles gorau'r elusen a'i buddiolwyr.

Nid oes rhaid iddynt fod yn ormodol o gymhleth ar gyfer cydweithredu ar raddfa fach, ond mae'n werth i elusennau fuddsoddi'r amser i'w hystyried yn drwyadl.

Fel rhan o gynllunio cyfathrebu, efallai y bydd elusennau am feddwl sut y byddant yn cyfeirio at y cydweithredu mewn unrhyw ddeunyddiau cyhoeddusrwydd hefyd, gan gynnwys brandio, defnyddio logos ac ati. Hefyd dylid ystyried rolau a chyfrifoldebau ac adnoddau ar gyfer unrhyw gyfathrebu ar y cyd ac i ba raddau y bydd yr elusennau dan sylw yn hybu'r cydweithredu drwy eu sianeli cyfathrebu eu hunain.

4.3 Adnoddau

Dylai elusennau ystyried anghenion adnoddau y cydweithredu dros gyfnod y cydweithredu cyn ymrwymo. Mae materion i'w hystyried yn cynnwys:

  • a oes angen dyrannu cyfrifoldeb am gydlynu a rheolaeth ariannol ymysg partneriaid;
  • costau rheoli a sut y cânt eu rhannu, gan gynnwys os yw'n gymwys, costau ail-frandio, adleoli, ffioedd proffesiynol a'r costau sy'n codi os oes corff atebol;
  • costau penodol i bob partner gan gynnwys amser staff;
  • staffio, gan gynnwys pwy fydd yn cyflogi staff, sut y cânt eu rheoli a ble y byddant yn gweithio. Mewn nifer o gydweithrediadau ar raddfa fach, gall aelodau staff presennol ymgorffori gwaith ar y cydweithrediad yn eu rolau presennol;
  • costau posibl yn y dyfodol gan gynnwys tanwario/gorwario tebygol a sut y caiff ei reoli;
  • sut y bydd incwm a enillwyd ac asedau sydd ym mherchnogaeth ar y cyd yn cael eu rhannu, yn enwedig os yw'r cydweithredu yn gorffen;
  • sut y bydd costau annisgwyl yn cael eu trin;
  • sut bydd penderfyniadau'n cael eu gwneud am gyllidebau yn y dyfodol.

Am wybodaeth bellach:

 

4.4 Rheoli risgiau

Mae risgiau'n gysylltiedig â chydweithredu a dylai elusennau eu trafod yn fewnol ac, os yw'n briodol, gyda phartneriaid. Mae risgiau cyffredin yn cynnwys:

  • adnoddau'n cael eu gwyro o waith presennol i ariannu neu staffio'r cydweithrediad neu sefydlu corff newydd;
  • effaith negyddol ar broffil, os yw'r elusen yn cydweithredu â sefydliad y mae ei amcanion, dibenion, dulliau trafod busnes neu enw da yn groes i amcanion, dibenion, dulliau trafod busnes neu enw da yr elusen ei hun;
  • gwyro o'r genhadaeth, er enghraifft, elusen yn colli golwg ar amcan gwreiddiol y cydweithredu a gweithredu mewn ffordd sy'n groes i'w hamcanion.

Dylai elusennau fod yn ymwybodol hefyd o'r prif rwystrau i drefniadau cydweithredu llwyddiannus. Yn aml iawn nid agweddau cyfreithiol neu dechnegol sy'n creu problemau, ond ffactorau personol a diwylliannol.

Nid oes un ateb ar gyfer sicrhau y bydd trefniadau cydweithredu yn gweithio'n effeithiol heb unrhyw broblemau. Fel pob maes risg, mae gallu rheoli, lleihau neu ddileu problemau posibl yn dibynnu ar adnabod y materion a chael hyd i'r dulliau priodol.

Pan fydd cydweithredu'n gymhleth a gall gynnwys risg ariannol neu risg i enw da, efallai y bydd ymddiriedolwyr am gynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy. (Gweler Atodiad 2)

Am wybodaeth bellach:

4.5 Gwerthuso'r cydweithredu

Dylai elusennau gynllunio sut a phryd y caiff y cydweithredu ei werthuso. Mae gwersi i'w dysgu o'r mentrau cydweithredu mwyaf syml a gall fod yn ddefnyddiol o ran helpu i gyfiawnhau'r penderfyniad gwreiddiol a ph'un ai i barhau neu beidio. Nid oes rhaid i'r gwerthusiad ei hun fod yn hir neu'n gostus. Mewn sawl achos, gellir cynnal gwerthusiad mewnol a chynnwys barn y rhai sy'n ymwneud â'r cydweithredu neu sy'n cael ei effeithio ganddo.

Fel canllaw sylfaenol, dylai'r gwerthusiad ganolbwyntio ar effaith gyffredinol ac amcanion y cydweithredu, ond yn fwy pwysig, cysylltu yn ôl â rhesymau pob elusen dros gymryd rhan. Dylai mesurau llwyddiant gael eu hadnabod o'r cychwyn a'u defnyddio i fonitro cyflawniadau'r cydweithrediad. Gall hyn ynddo'i hun helpu i sicrhau bod y cydweithrediad yn aros ar y trywydd iawn er mwyn cyflawni ei amcanion ac mae'n helpu i osgoi unrhyw wyro.

Os yw adnoddau sylweddol wedi cael eu hymrwymo, efallai y bydd elusennau am gynnal gwerthusiad mwy ffurfiol neu gomisiynu gwerthuswr allanol. Os yw hyn yn debygol, dylai elusennau ystyried unrhyw gostau sy'n codi wrth gynllunio.

Am wybodaeth bellach:

4.6 Datblygu strategaeth ymadael

Astudiaeth achos: Life Education a CORAM

Mae Life Education Centres a CORAM, yn gweithio gyda phlant a phobl ifanc, ac mae ganddynt drefniadau cydweithredu unigryw sy'n dwyn ynghyd cryfderau'r ddau sefydliad nid yw'n cynrychioli uniad llawn.

Drwy gydweithio mae'r ddwy elusen yn ceisio gwella'r gwasanaethau addysgol rhanbarthol a gynigir i blant a phobl ifanc. Mae Coram yn darparu ystod o wasanaethau i blant difreintiedig sy'n canolbwyntio ar feithrin hunan-barch a lles emosiynol. Mae Life Education yn defnyddio ystafelloedd dosbarth symudol i gyfleu negeseuon iechyd i blant ar bynciau fel cyffuriau a bwyta'n iach, ac mae wedi'i ffurfio o 38 grŵp lleol. Mae'r cyfuniad o gryfder ariannol ac enw da Coram fel yr elusen plant hynaf, wedi'i gyfuno ag ehangder ac amcan addysg iechyd cyffredinol Life Education wedi profi'n llwyddiant gyda noddwyr.

O dan y trefniadau hyn, mae Coram yn dal 75 y cant yn y sefydliad ac mae grŵpiau lleol Life Education yn dal y 25 y cant sy'n weddill. Ymddiriedolwyr Life Education sy'n rheoli cyfansoddiad ac amcanion yr elusen, gan ddangos ymrwymiad Coram i'r elusen ac ymgysylltiad aelodau lleol o'r rhwydwaith sydd, drwy eu hymrwymiad a'u gwirfoddoli, yn ffurfio enaid Life Education. Mae'r drefn yn cynnig modd i Coram Life Education adeiladu o'r rôl bresennol mewn ysgolion a chyda theuluoedd gartref, gan ategu agenda'r llywodraeth ar gyfer Addysg Bersonol Gymdeithasol ac Iechyd, ond yn benodol rhoi mwy o gydnabyddiaeth i rôl hanfodol rhieni ac athrawon fel addysgwyr cynradd i integreiddio a chryfhau dull gweithredu'r elusen.

Dywedodd Stephen Burgess, cyfarwyddwr cenedlaethol Coram Life Education:

"Yr hyn a oedd yn allweddol bwysig oedd cyfathrebu â phob un o'n rhanddeiliaid ac yn arbennig y gwirfoddolwyr a'r aelodau lleol oedd yn cymryd rhan lawn drwy ymgynghori â nhw pob cam o'r ffordd, ac roedd y cynrychiolwyr wedi helpu i lunio'r trefniadau ariannol."

Mae'r cytundeb yn cwmpasu agweddau megis llywodraethu, cyllidebu ac yn amlinellu sut y bydd y cydweithredu o fudd i ddyfodol y ddwy elusen. Roedd y Comisiwn wedi helpu gyda'r broses drwy gwrdd ag ymddiriedolwyr y ddwy elusen i gynnig cyngor ar sicrhau amcanion cydnaws a strwythurau llywodraethu posibl.

Am wybodaeth bellach:

Dylai elusennau ystyried sut, p'un ai a phryd y byddant yn gadael neu'n gorffen cydweithredu fel rhan o'r broses gynllunio. Mae'r ffactorau i'w hystyried yn cynnwys:

  • ydy pawb yn cytuno i aros yn y bartneriaeth am gyfnod lleiaf, ee wedi'u hymrwymo i gontract arbennig;
  • yr amgylchiadau pan all sefydliad benderfynu tynnu'n ôl o'r cydweithredu;
  • sut y caiff penderfyniad ei wneud;
  • yr effaith ar fuddiolwyr;
  • sut y bydd yr incwm a enillir, asedau a rhwymedigaethau yn cael eu rhannu;
  • materion cyflogaeth.  

5. Gwybodaeth arall

5.1 Geirfa

Dogfen lywodraethol: unrhyw ddogfen sy'n pennu dibenion yr elusen ac fel arfer sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn ewyllys, yn drawsgludiad, yn Siarter Frenhinol neu'n Gynllun y Comisiwn.

Asedau: tir, adeiladau, arian parod, buddsoddiadau ac unrhyw eiddo arall y mae'r elusen yn berchen arno.

Ymddiriedolwyr (ymddiriedolwyr elusen): y bobl sy'n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw'n ymddiriedolwyr, yn ymddiriedolwyr rheoli, yn aelodau'r pwyllgor neu'n llywodraethwyr, neu gellir cyfeirio atynt trwy ddefnyddio rhyw deitl arall. Weithiau bydd ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol gan elusen hefyd, ac mae eu rôl wedi'i chyfyngu i ddal ei heiddo. Nid oes gan ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol unrhyw bŵer i wneud penderfyniadau rheoli ac mae'n rhaid iddynt weithredu yn ôl cyfarwyddyd cyfreithiol yr ymddiriedolwyr elusen.

TUPE - Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth): mae'n gwarchod telerau ac amodau gweithwyr pan fydd busnes neu ymgymeriad, neu ran o un, yn cael ei drosglwyddo i gyflogwr newydd.

SORP: Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP): Cyfrifon ac adroddiadau elusennau yw'r SORP ar gyfer y sector elusennol sy'n pennu'r fframwaith cyfrifyddu ac adrodd ar gyfer pob elusen yn y DU, ac eithrio os yw SORP mwy arbenigol yn gymwys.

5.2 Sefydliadau defnyddiol

ACEVO
ACEVO yw'r corff proffesiynol ar gyfer prif weithredwyr y trydydd sector, gyda mwy na 2000 o aelodau. Mae'n cysylltu, datblygu a chynrychioli arweinwyr y sector, gyda'r nod o gynyddu effaith ac effeithlonrwydd y sector.

1 New Oxford Street
Llundain
WC1A 1NU

www.acevo.org.uk
ffôn: 0845 345 8481
e-bost: info@acevo.org.uk

Bassac
Mae Bassac yn rhedeg y rhaglen Manteision Cydweithredu sy'n darparu hyfforddiant a chymorth i helpu grŵpiau cymunedol a gwirfoddol i ddatblygu partneriaethau cryf a llwyddiannus.

Bassac
33 Corsham Street
Llundain
N1 6DR

www.Bassac.org.uk/
e-bost: info@Bassac.org.uk
ffôn: 0845 241 0375

Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol (NCVO)
Mae NCVO yn darparu gwybodaeth arfer da a chyngor ar bob agwedd ar gydweithredu i gymdeithasau gwirfoddol a chymunedol.

Regent's Wharf
8 All Saints Street
Llundain N1 9RL

www.ncvo-vol.org.uk
e-bost: ncvo@ncvo-vol.org.uk
ffôn: 020 7520 2440

Cymdeithas genedlaethol mudiadau gwirfoddol a chymunedol NAVCA
NAVCA yw llais cenedlaethol seilweithiau trydydd sector lleol yn Lloegr.

The Tower
2 Furnival Square
Sheffield S1 4QL

www.navca.org.uk
ffôn: 0114 278 6636
e-bost: navca@navca.org.uk

Charities Evaluation Services (CES)
Elusen yw CES sy'n darparu adnoddau, gwasanaeth ymgynghori, gwerthuso allanol a chymorth ar systemau ansawdd a gwerthuso i'r sector gwirfoddol.

4 Coldbath Square
Llundain EC1R 5HL

www.ces-vol.org.uk/
e-bost: enquiries@ces-vol.org.uk
ffôn: 020 7713 5722

Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu (ACAS)
Mae ACAS yn ceisio gwella sefydliadau a bywyd gwaith drwy gysylltiadau cyflogaeth gwell. Mae'n hyrwyddo arferion gorau yn y gweithle drwy gynnig cyngor a gwasanaethau hawdd cael atynt a gwasanaethau annibynnol ar gyfer delio ag anghydfodau.

Euston Tower
286 Euston Road
Llundain
NW1 3JJ

www.acas.org.uk/
ffôn: 0845 47 47 47

HACT
Mae Ymddiriedolaeth Elusennol Cymdeithasau Tai (HACT) yn cynnig atebion arloesol i bobl ar y cyrion. Mae'n gweithio drwy bartneriaethau a rhwydweithiau, gan weithredu fel pont rhwng cymdeithasau tai a'r Trydydd Sector ehangach.

Octavia House
50 Banner Street
Llundain
EC1Y 8ST

ffôn:: 020 7247 7800
ffacs: 020 7247 2212
e-bost: hact@hact.org.uk

Improvement and Development Agency (IDeA)
Mae IDeA yn hyrwyddo cynlluniau gwella ac arloesi mewn llywodraeth leol, gan ganolbwyntio ar y materion sy'n bwysig i gynghorau a defnyddio ffyrdd profedig o ...

Layden House
76-86 Turnmill Street
Llundain EC1M 5LG

www.idea.gov.uk
e-bost: ihelp@idea.gov.uk
ffôn: 020 7296 6880

Institute for Voluntary Action Research (IVAR)
Mae IVAR yn gweithio gyda sefydliadau trydydd sector i gynnig ymateb arloesol i'r sialensiau sefydlu a rheoli a wynebir gan sefydliadau trydydd sector.

26 Russell Square
Bloomsbury
Llundain WC1B 5DQ

ffôn: 020 7631 6608
e-bost enquiries@ivar.org.uk

Y Rheolydd Pensiynau
Y Rheolydd Pensiynau yw rheolydd cynlluniau pensiwn seiliedig ar waith yn y DU.

Napier House
Trafalgar Place
Brighton BN1 4DW

www.thepensionsregulator.gov.uk/
E-bost: customersupport@thepensionsregulator.gov.uk
Ffôn: 0870 6063636

Rheolydd Cwmnïau Corfforedig Elusennol (CICS)
Rhaid i'r Rheolydd gymeradwyo cofrestru cwmni fel cwmni corfforedig elusennol (CIC) ac mae rôl monitro a gorfodi parhaus ganddo hefyd.

Ystafell 3.68
Tŷ'r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Y Maendy
Caerdydd CF14 3UZ

www.cicregulator.gov.uk/
e-bost: cicregulator@companieshouse.gov.uk
ffôn: 029 20346228

Small Charities Coalition
Mae'r Small Charities Coalition yn bodoli i helpu elusennau bach i fanteisio ar y sgiliau, y profiad a'r adnoddau y mae eu hangen arnynt i gyflawni eu hamcanion. Mae hefyd yn paru elusennau bach â sefydliadau eraill er mwyn cynyddu adnoddau neu wella gwybodaeth a sgiliau.

24 Stephenson Way
Llundain
NW1 2DP

www.smallcharities.org.uk
E-bost: info@smallcharities.org.uk
ffôn: 0207 391 4812

The Social Investment Business - Futurebuilders Fund

Mae Futurebuilders yn cynnig ariannu benthyciadau, wedi'i gyfuno'n aml â grantiau a chymorth proffesiynol, i sefydliadu trydydd sector sydd angen buddsoddiad i'w helpu i wneud cais am, ennill a chyflenwi contractau gwasanaeth cyhoeddus.

5th Floor
6 St Andrew Street
Llundain
EC4A 3AE

www.socialinvestmentbusiness.org
e-bost: info@socialinvestmentbusiness.org
ffôn: 0191 261 5200

Swyddfa Cymdeithas Sifil

Mae Swyddfa Cymdeithas Sifil yn arwain gwaith ar draws y llywodraeth i hyrwyddo amgylchedd ar gyfer trydydd sector ffyniannus, gan alluogi'r sector i ymgyrchu dros newid, cyflenwi gwasanaethau cyhoeddus, hybu menter gymdeithasol a chryfhau cymunedau.

2nd Floor, Admiralty Arch, South Side
The Mall, Llundain SW1A 2WH

www.cabinetoffice.gov.uk/third_sector
e-bost: OTS.info@cabinet-office.x.gsi.gov.uk
ffôn: 020 7276 6400

Swyddfa Eiddo Deallusol (IPO)
Yr IPO yw corff swyddogol y llywodraeth sy'n gyfrifol am hawliau Eiddo Deallusol yn y Deyrnas Unedig. Mae'r hawliau hyn yn cynnwys patentau, dyluniadau, nodau masnach a hawlfraint.

Concept House
Cardiff Road
Casnewydd, De Cymru
NP10 8QQ

www.ipo.gov.uk/
e-bost: Enquiries@ipo.gov.uk
ffôn: 0845 9500 505

Swyddfa Masnachu Teg
Mae'n gorfodi'r gyfraith diogelu'r defnyddiwr a'r gyfraith cystadleuaeth, yn adolygu cynlluniau arfaethedig ac yn cynnal astudiaethau marchnad.

Swyddfa Masnachu Teg
Fleetbank House
2-6 Salisbury Square
London, EC4Y 8JX.

www.oft.gov.uk
e-bost: enquiries@oft.gsi.gov.uk
ffôn: 08454 04 05 06

Tŷ'rCwmnïau
Mae Tŷ'rCwmnïau yn ymgorffori ac yn diddymu cwmnïau cyfyngedig, yn archwilio ac yn storio gwybodaeth am gwmnïau o dan y Ddeddf Cwmnïau a deddfwriaeth gysylltiedig, ac yn sicrhau bod yr wybodaeth hon ar gael i'r cyhoedd.

Ffordd y Goron
Y Maendy
Caerdydd CF14 3UZ

www.companieshouse.gov.uk/
e-bost: enquiries@companies-house.gov.uk
ffôn: 087 0333 3636

VCS Engage
Mae VCS Engage yn rhedeg rhaglen i gryfhau cyfranogiad sector gwirfoddol a chymunedol (VCS) wrth gyflenwi'r agenda Mae Pob Plentyn yn Bwysig: Newid i Blant.

8 Wakley Street
Llundain
EC1V 7QE

www.vcsengage.org.uk/
e-bost: info@vcsengage.org.uk
ffôn: +44 (0)207 843 6000

Volunteering England
Mae Volunteering England yn elusen sydd wedi ymrwymo i gefnogi a galluogi gwirfoddoli. Mae'n ffynhonnell hynod ddefnyddiol a chynhwysfawr o wybodaeth a chyngor ar bob agwedd ar wirfoddoli.

Regents Wharf
8 All Saints Street
Llundain
N1 9RL

www.volunteering.org.uk/
e-bost: volunteering@volunteeringengland.org
ffôn: 0845 305 6979

Ymddiriedolaeth y Tywysog
18 Park Square East
Llundain NW1 4LH

www.princes-trust.org.uk
e-bost: webinfops@princes-trust.org.uk
ffôn: 020 7543 1234

 

5.3 Cyhoeddiadau a dolenni defnyddiol i adnoddau a gwasanaethau ar-lein

Comisiwn Elusennau

Mae modd gweld a llwytho i lawr y cyhoeddiadau canlynol o'n gwefan ar www.charitycommission.gov.uk

Canllawiau ac adnoddau

Gwasanaethau ar-lein

Ffynonellau eraill o wybodaeth

Gall y cyhoeddiadau, adnoddau, offer ac astudiaethau achos canlynol, y ceir cyfeiriadau at nifer ohonynt yn y pecyn cymorth, fod o ddiddordeb i elusennau sy'n bwriadu cydweithredu ag eraill.

Adroddiadau ymchwil

Adnoddau a modelau cydweithredu

Gwasanaethau ar-lein

ATODIAD 1

Cydweithredu

20 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn

Mae cydweithredu yn disgrifio dwy elusen neu fwy yn gweithio ar y cyd er mwyn cyflawni eu dibenion, tra eu bod yn parhau i fod yn elusennau ar wahân. Gall cytundebau amrywio o gytundebau anffurfiol iawn i gontractau cyflenwi gwasanaeth ar raddfa fawr. Weithiau gall y penderfyniad i gydweithio arwain at uno ffurfiol.

Pwrpas y rhestr gyfeirio

Bwriedir i'r rhestr gyfeirio hon fod yn ganllaw syml i'r materion cyffredin y bydd angen i ymddiriedolwyr feddwl amdanynt wrth ystyried cydweithredu. Rhaid i ymddiriedolwyr weithredu'n ddoeth er lles eu helusen. Mae hyn yn golygu y dylent fodloni eu hunain y bydd manteision digonol i'w buddiolwyr. Mae ffurfioldeb y cytundeb hefyd yn fater i'r ymddiriedolwyr ei ystyried, a gall fod angen ceisio cyngor proffesiynol.

Bwriedir i'r rhestr gyfeirio hon fod yn ganllaw syml i'r materion cyffredin y bydd angen i ymddiriedolwyr feddwl amdanynt wrth ystyried cydweithredu. Rydym wedi cynllunio'r rhestr gyfeirio i fod yn addas i bob elusen. Mae'n bosibl na fydd pob cwestiwn yn berthnasol i bob elusen - bydd yn dibynnu ar natur a graddfa'r cydweithredu arfaethedig.

Dylid ystyried y rhestr gyfeirio ochr yn ochr â chyhoeddiadau'r Comisiwn:

Cychwyn cydweithredu 

  1. Sut gallwn ni ateb anghenion ein helusen a'i buddiolwyr yn well drwy gydweithio ag eraill?
  2. Sut byddwn yn adnabod darpar bartneriaid? Oes gennym ni berthynas â nhw eisoes?
  3. Ydy'r elusen(au) partner arfaethedig yn gydnaws â ni o ran ei hamcanion elusennol, ei diwylliant, ei threfniadau llywodraethu, ei strwythurau sefydliadol a'i sylfaen ariannu?
  4. Beth yw'r rhesymau dros gydweithredu?
  5. Beth fydd neu beth allai ein helusen ei ennill neu ei golli drwy gydweithredu? Ydym ni wedi ystyried yr effeithiau ehangach ar ein helusen?
  6. Ydym ni'n bwriadu cysylltu â rhanddeiliaid i geisio eu barn, yn enwedig defnyddwyr gwasanaeth?
  7. Ydy'r cydweithredu arfaethedig yn hyrwyddo ein dibenion elusennol? A yw'n ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol? Ydy unrhyw fudd preifat yn atodol? Symbol cyfreithiol
  8. Oes risgiau arwyddocaol i enw da neu risgiau ariannol? Os oes, ydym ni'n cynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy?

Ymagweddau at gydweithredu 

  1. Ydym ni wedi ystyried pa fath o gytundeb fydd yn briodol ar gyfer anghenion ein helusen?
  2. Oes angen i ni geisio cyngor proffesiynol am y math o gytundeb a'i gynnwys?
  3. Ydy'r cytundeb yn datgan amcanion y cydweithredu, y buddion i bob parti, cyfnod y cydweithredu hyd a'r trefniadau ariannu?
  4. Ydy'r cytundeb yn ymdrin â'r risgiau a nodwyd gan gynnwys unrhyw wrthdaro buddiannau?
  5. Oes risgiau arwyddocaol i enw da neu risgiau ariannol? Os oes, ydym ni'n cynnal ymarfer diwydrwydd dyladwy?

Cynllunio a chyfathrebu 

  1. Ydym ni wedi sefydlu bwrdd prosiect, pwyllgor neu grŵp i arolygu'r prosiect? Oes unigolyn sy'n rheoli'r broses gyfan neu a oes trefniadau eraill yn eu lle?
  2. Ydym ni wedi sefydlu cynllun prosiect gyda cherrig milltir?
  3. Ydym ni wedi adnabod y risgiau sy'n gysylltiedig â chydweithredu a rhoi mesurau ar waith i leihau'r risgiau hynny?
  4. Ydym ni wedi amcangyfrif cost lawn cydweithredu a sut y cawn adnoddau ar ei gyfer? Dylai hyn gynnwys costau megis amser staff, ail-frandio, ffioedd proffesiynol, costau adleoli a chostau annisgwyl.
  5. Ydym ni wedi cynnal dadansoddiad rhanddeiliaid ac wedi sefydlu cynllun cyfathrebu sy'n cwmpasu pob rhanddeiliad a chynulleidfa berthnasol? Sut byddwn ni'n rheoli unrhyw frandio ar y cyd?
  6. Ydym ni wedi adnabod mesurau clir i fonitro llwyddiant y cydweithredu? Sut caiff ei werthuso?
  7. Ydym ni wedi datblygu strategaeth ymadael ar gyfer terfynu trefniadau cydweithredu os bydd yr amgylchiadau'n newid?

Symbol cyfreithiol mae'n golygu bod gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol. Rhaid i ymddiriedolwyr a'r elusen gydymffurfio â'r gofynion hyn.

Mae'r rhestr gyfeirio hon yn ffurfio rhan o'r gyfres Testun Trafod.

I gael mwy o wybodaeth gweler ein gwefan www.charitycommission.gov.uk

ATODIAD 2

Rhestr gyfeirio diwydrwydd dyladwy

Beth yw 'diwydrwydd dyladwy'?

Fe ddefnyddir 'diwydrwydd dyladwy' i ddisgrifio'r camau y mae sefydliadau yn eu cymryd i sicrhau eu hunain fod uno neu gydweithredu cymhleth er eu lles gorau nhw. Canlyniad ymarfer diwydrwydd dyladwy yw bod gan elusen wybodaeth lawn am y sefydliad y mae'n bwriadu uno neu gydweithio ag ef (hy, nid oes unrhyw beth annisgwyl).

Mae costau comisiynu gwaith diwydrwydd dyladwy yn ddefnydd priodol o gronfeydd elusennol, ond dylid eu rhagweld ar y cychwyn a'u hadolygu'n gyson er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gymesur â'r risgiau.

Mae gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn rhannu'n dri phrif gategori:

  • masnachol;
  • ariannol;
  • cyfreithiol

Dylai natur y gwiriadau fod yn gymesur i:

  • faint a natur y cynnig;
  • swm yr incwm a'r gwariant;
  • natur y gweithgareddau presennol ac arfaethedig.

Gall fod angen ymarfer mwy trylwyr os oes gan elusennau un neu fwy o'r canlynol:

  • trefniadau cyflenwi gwasanaeth cymhleth;
  • gwaith proffil uchel neu sensitif;
  • cysylltiadau ag elusennau cyswllt;
  • gweithrediadau mewn sawl lleoliad daearyddol;
  • un is-gwmni masnachu neu fwy;
  • daliadau ac asedau eiddo helaeth;
  • gronfeydd cyfyngedig neu waddolion parhaol.

Rôl yr ymddiriedolwyr

Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol am benderfynu ar y lefel briodol o ddiwydrwydd dyladwy sy'n ofynnol wrth ystyried uno ag elusen(au) arall(eraill) neu drefniadau cydweithredu cymhleth. Mae dyletswydd gyfreithiol arnynt i weithredu'n ddoeth. Wrth gynllunio uno arfaethedig neu drefniadau cydweithredu dan gontract, dylent sicrhau eu bod nhw wedi adnabod unrhyw risgiau posibl i'w helusen cyn arwyddo unrhyw gytundeb.

Yn sgîl eu hasesiad cychwynnol, gall fod angen cyngor proffesiynol ar ymddiriedolwyr er mwyn sicrhau lefel briodol o ddiwydrwydd dyladwy.

Am y rhestr gyfeirio hon

Mae'r rhestr gyfeirio ganlynol yn ganllaw i'r meysydd i'w hadolygu mewn ymarfer diwydrwydd dyladwy. Ei bwriad yw helpu ymddiriedolwyr i ddeall yr ymarfer diwydrwydd dyladwy.

MASNACHOL A STRATEGOL

Maes i'w adolygu

Beth i'w wneud?

Sut i ddefnyddio'r wybodaeth / Cwestiynau i'w gofyn

Rhesymau dros uno

Adolygu cofnodion bwrdd priodol ac adnabod manteision uno i'r buddiolwyr.

Beth yw'r rhesymau dros uno? Pa fanteision fydd uno yn eu cynnig i'r buddiolwyr?

Amcanion elusennol

Adolygu amcanion elusennol.

Ydy'r amcanion elusennol yn gydnaws?

Strategaeth codi arian

Adolygu'r swm a godwyd yn y ddwy flynedd ddiwethaf a'i gymharu â'r gyllideb.

Ydy effeithiolrwydd y strategaeth codi arian yn cael ei adolygu yn erbyn rhaglen a bennwyd ymlaen llaw?

Rhoddwyr a chyllidwyr

Ymgynghori â rhoddwyr a chyllidwyr presennol am uno. Adolygu ffynonellau cyllid a chymorth eraill.

Fyddant yn parhau i gefnogi'r elusen gyfunedig arfaethedig?

Buddiolwyr

Adolygu buddiolwyr presennol a darpar fuddiolwyr.

Yn y tymor hir, o ganlyniad i'r uno, fydd nifer y buddiolwyr yn cynyddu?

Ymddiriedolwyr a rheolwyr

Adolygu CVs a chontractau cyflogaeth prif weithredwyr ac uwch reolwyr. Cael CVs ymddiriedolwyr. Cymharu'r ddarpariaeth bresennol ag anghenion yn y dyfodol.

Oes profiad digonol gan yr ymddiriedolwyr / rheolwyr mewn gwahanol ddisgyblaethau ar gyfer yr elusen gyfunedig?

Strwythur sefydliadol

Adolygu siartiau sefydliadau a llawlyfrau staff.

Ydy strwythurau sefydliadol yr elusennau yn gydnaws?

Llywodraethu

Adolygu dulliau llywodraethu cyfredol.

Pa ddulliau llywodraethu dros dro / yn y dyfodol fydd eu hangen?

Effeithiolrwydd cyfarfodydd bwrdd

Adolygu cofnodion cyfarfodydd bwrdd. Adolygu cofnodion sy'n ymwneud â gwybodaeth ariannol.

Oes materion sy'n ailddigwydd mewn cofnodion bwrdd sy'n awgrymu nad yw problem yn cael ei datrys yn briodol? Ydy cofnodion a phapurau wedi'u cyflwyno'n dda yn enwedig gwybodaeth ariannol? Ydy cyfrifon rheolaeth yn darparu'r wybodaeth berthnasol ac angenrheidiol sydd ar gael i ymddiriedolwyr a rheolwyr gweithredol?

Rheoli risg

Adolygu cofrestri risg a chofnodion bwrdd priodol.

Oes risgiau arwyddocaol y mae angen eu datrys cyn uno?

Technoleg gwybodaeth

Adolygu systemau technoleg gwybodaeth.

Ydy'r systemau'n gydnaws? Sut gallai systemau TG presennol gael eu defnyddio yn yr elusen gyfunedig? Oes lle i'w cyfnerthu?

Barn rhanddeiliaid

Ymgynghori â rhanddeiliaid am yr uno.

Fyddant yn parhau i gefnogi'r elusen gyfunedig arfaethedig?

Sefyllfa gystadleuol

Adnabod elusennau sydd ag amcanion tebyg.

Fydd yr elusennau hyn yn rhy gystadleuol ac yn atal elusennau cyfunedig rhag cyflawni eu hamcanion?

Dadansoddiad SWOT

Adolygu unrhyw ddadansoddiad SWOT sy'n bod neu gynnal dadansoddiad SWOT.

Pa faterion sy'n codi?

ARIANNOL

a. Cyfrifon

Maes i'w adolygu

Beth i'w wneud?

Sut i ddefnyddio'r wybodaeth / Cwestiynau i'w gofyn

Datganiadau ariannol blynyddol

Adnabod prif ffynonellau incwm a chategorïau gwariant am y 2/3 blynedd diwethaf.
Adolygu asedau a rhwymedigaethau dros y 2/3 diwethaf.

Beth yw'r tueddiadau am y 2/3 blynedd diwethaf o ran incwm a gwariant ac asedau a rhwymedigaethau?
Bydd hyn yn cadarnhau hyfywedd yr elusen.

Cyfrifon rheolaeth

Cymharu

  • cywirdeb y cyfrifon rheolaeth diwedd blwyddyn â'r datganiadau ariannol blynyddol ar gyfer y flwyddyn honno
  • cyfrifon rheolaeth gyda chyllideb neu'r rhagolwg diweddaraf
  • cyfrifon rheolaeth a datganiadau ariannol blynyddol am y 2 flynedd flaenorol gyda chyllideb/rhagolwg am y 2 flynedd ganlynol.

Ydy cyfrifon rheolaeth cyfnodol yn ddibynadwy o ran gwneud penderfyniadau?
Ydy cyllidebu/rhagolygon cyfredol yn ddibynadwy ac yn realistig?
Beth yw'r rhesymau dros unrhyw amrywiadau sydd wedi codi?

Llif arian

Adolygu llif arian a chwilio am dueddiadau sy'n dangos cynaliadwyedd.

Oes unrhyw ddiffygion posibl y mae angen eu monitro sy'n codi o'r gwahaniaeth mewn amseru yn y llif arian yn y dyfodol?

Safonau cyfrifyddu

Cadarnhau cydymffurfiaeth â'r Datganiad o Arferion Cymeradwy, Cyfrifon ac Adroddiadau (SORP) elusennau, Datganiadau Safonol o Arferion Cyfrifyddu (SSAP) a Safonau Adroddiadau Ariannol (FRS).

Oes unrhyw wyro o'r SORP, SSAP a FRS?

Polisïau cyfrifyddu a rheolaethau ariannol mewnol

Cymharu polisïau cyfrifyddu a rheolaethau ariannol mewnol â'ch polisïau a'ch rheolaethau chi.

Oes unrhyw wahaniaeth sy'n golygu bod y sefydliadau yn anghydnaws? Beth sy'n cydweddu'n dda?
Pa mor effeithiol yw rheolaethau ariannol mewnol ac oes angen adolygu unrhyw feysydd?

Llythyron rheoli gan yr archwiliwr

Adolygu copïau archwilwyr o lythyrau rheoli am y tair blynedd diwethaf. Dylai'r rhain gynnwys ymatebion yr elusen.

Oes unrhyw beth o bryder yn sylwadau'r archwilwyr neu elusennau? Oes unrhyw ddiffygion posibl yn y rheolaethau mewnol?

b. Ymrwymiadau ac asedau

Maes i'w adolygu

Beth i'w wneud?

Sut i ddefnyddio'r wybodaeth / Cwestiynau i'w gofyn

Ariannu yn y dyfodol

Adolygu cynlluniau ar gyfer ariannu yn y 2/3 blynedd nesaf.

A fydd ariannu yn debygol o gael ei wireddu yn y dyfodol?

Ariannu prosiectau

Gwirio bod arferion adennill costau llawn yn cael eu dilyn a bod cyllidebau yn caniatáu ar gyfer ychwanegu gwarged bach at gronfeydd wrth gefn.

Beth yw risg ymgymryd â phrosiectau os na ellir adennill costau llawn a beth fydd yr effaith os oes rhaid cymorthdalu'r prosiectau hyn o gronfeydd anghyfyngedig?

Eiddo a dadfeiliadau

Cael rhestr eiddo. Cynnal chwiliad y Gofrestrfa Tir a chael gweithredoedd teitl ar gyfer eiddo rhydd-ddaliad a les-ddaliad. Gwirio a yw costau yn fwy na gwerth y farchnad mewn unrhyw achosion.
Adolygu prydlesi ar gyfer cymalau dadfeilio.

Allai colledion godi os oes rhaid gwaredu â'r eiddo?

Fydd y costau yn uchel iawn os yw unrhyw brydlesi yn cael eu hildio?

Gosodiadau a ffitiadau

Cael cofrestr o asedau sefydlog a chysoni'r ffigurau i'r cyfrifon. Gwirio sampl o osodiadau a ffitiadau.

Ydy'r gofrestr yn rhoi darlun teg o'r asedau?
Oes asedau a gaiff eu defnyddio yn y sefydliad cyfunedig?
Fydd rhaid gwaredu ar rai asedau am golled?

Buddsoddiadau

Cael rhestr o gostau a gwerth buddsoddiadau.

Allwch chi ddilysu'r teitl cyfreithiol drwy wirio tystysgrifau neu dystiolaeth gyfreithiol arall?

Stociau

Cael rhestr o stoc a gwerthoedd. Mynychu cyfrif stoc diwedd blwyddyn os yw gwerth y stoc yn berthnasol.

Oes stoc sy'n symud yn araf neu'n anarferedig a allai arwain at orbrisio stoc?

Dyledwyr

Cael rhestr o ddyledwyr a'r symiau sy'n ddyledus. Cael dilysiad trydydd parti uniongyrchol ar gyfer symiau perthnasol yn enwedig dyledwyr grantiau.

Oes darpariaethau digonol ar gyfer dyledion amheus?

Rhagdaliadau

Cael rhestr o ragdaliadau. Dilysu sampl o ragdaliadau.

Os yw rhagdaliadau yn ymwneud â chytundebau a chaiff eu terfynu, oes angen lleihau gwerth y rhagdaliad?

Banc

Cael rhestr o weddill(ion) banc a gwirio cysondeb(au) banc.

Ydy gweddillion banc yn gywir? Ydy pob cyfrif banc wedi ei gyfrif amdano?

Credydwyr

Cael rhestr o gredydwyr a'r symiau sy'n ddyledus. Holi ac ystyried cael dilysiadau trydydd parti uniongyrchol ar symiau perthnasol a hir-sefydlog.

Ydy symiau'n daladwy i bob credydwr neu a allai fod problemau gyda'r cofnodion?

Dyled a gwarantau

Cael manylion telerau pob dyled, wedi'i gwarantu a heb ei gwarantu ac unrhyw warantau. Adolygu amseru ad-dalu dyledion fel rhan o ddadansoddiad llif arian.

All unrhyw delerau, cyfamodau a gwarantau barhau yn eu lle yn dilyn uno?

Croniadau

Cael rhestr o groniadau. Dilysu sampl.

Ydy rhwymedigaethau posibl yn cael eu cyfrifo ar sail resymol ac ydy'r rhestr yn gyflawn?

Eitemau annirweddol

Cael manylion patentau, trwyddedau, brandiau a hawliau eiddo deallusol eraill ac ewyllys da ynghyd â chopïau o gytundebau perthnasol.

Ydy prisio eitemau annirweddol yn rhesymol?

Cynlluniau pensiwn

Rhaid ceisio cyngor arbenigol gan y darparwr pensiwn a chynghorwyr proffesiynol perthnasol eraill.

Pa fath o rwymedigaethau allai godi os yw aelodaeth o'r cynllun yn cael ei therfynu naill ai gan staff sy'n gadael neu'n trosglwyddo neu os yw'r sefydliad cyfunedig yn peidio â bodoli?

c. Treth

Maes i'w adolygu

Beth i'w wneud?

Sut i ddefnyddio'r wybodaeth / Cwestiynau i'w gofyn

Treth incwm ac yswiriant gwladol

Archwilio'r gyflogres a nodi'r ymrwymiad misol arferol ar gyfer TWE.

Ydy'r swm sy'n daladwy ar gyfer treth ac Yswiriant Gwladol am fis neu gyfnod hwy? Oes unrhyw ordaliadau posibl ac, os felly, oes modd eu hadennill?

Treth gorfforaeth

Gwiriwch nad oes unrhyw ymrwymiad i dalu treth gorfforaeth ar unrhyw fath o wariant masnachu sy'n gysylltiedig â gwariant anelusennol.

Trafod gyda chynghorwyr treth.

TAW

Gwirio a yw'r sefydliad wedi cofrestru ar gyfer TAW neu a ddylai fod wedi cofrestru. Os felly, gwirio ei gweithdrefnau o ran TAW y gellir ei hadennill.

Trafod gyda chynghorwyr treth.

Cymorth Rhodd

Cael rhestr o roddion y mae cymorth rhodd yn cael ei adennill ar ei gyfer. Gwirio sampl i weld a yw'r dogfennau yn gywir er mwyn gallu ei adennill.

Fyddai archwiliad cymorth rhodd HMRC yn datgelu ymrwymiadau ar gyfer cymorth rhodd sy'n cael eu hadennill ar gam?

CYFREITHIOL

Maes i'w adolygu

Beth i'w wneud?

Sut i ddefnyddio'r wybodaeth / Cwestiynau i'w gofyn

Pŵer i uno

Cael copïau o ddogfennau llywodraethol cyfredol. Adolygu'r sail gyfreithiol ar gyfer uno.

Oes pŵer i elusennau uno yn y dogfennau llywodraethol?

Cyfranogiad y Comisiwn Elusennau

Ystyried yr angen am gyngor neu awdurdod y Comisiwn.

Oes unrhyw ansicrwydd ynghylch sut i weithredu? Fyddai cyfranogiad y Comisiwn Elusennau yn helpu?

TUPE a chontractau cyflogaeth

Adolygu contractau cyflogaeth a cheisio cyngor proffesiynol.

Beth yw'r goblygiadau o ran trosglwyddo staff gan gynnwys contractau cyflogaeth?

Eiddo

Ystyried cymalau amrywiol prydlesi megis cymalau dadfeilio a cheisio cyngor proffesiynol.

Beth yw goblygiadau'r rhain? Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Eiddo deallusol

Cael manylion patentau, nodau masnach a hawliau eiddo deallusol eraill a cheisio cyngor proffesiynol.

Beth yw goblygiadau'r rhain? Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Contractau cyfreithiol eraill

Adolygu contractau presennol.

Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Cyflenwi gwasanaeth cyhoeddus

Adolygu contractau presennol a chysylltu ag asiantaeth ddyfarnu. Ceisio barn yr asiantaeth ddyfarnu i uno.

Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Pensiynau

Adolygu cynlluniau ac adnabod unrhyw faterion. Penderfynu a fydd digwyddiad tynnu'n ôl neu ddarfyddiad yn cael ei achosi a chysylltu â'r Rheolydd Pensiynau.

Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Yswiriant

Cael manylion pob polisi yswiriant a chysylltu ag yswirwyr.

Beth yw gofynion yswiriant yr elusen gytunedig?

Gwaddol parhaol

Cael gweithredoedd ymddiriedolaeth perthnasol a dogfennau eraill.

Ydy'r trefniadau arfaethedig ar gyfer dal gwaddol parhaol yn gyfreithiol gadarn? Gweithredu ar gyngor proffesiynol.

Cymynroddion

Ystyried dibynnu ar incwm cymynroddion yn y dyfodol.

Oes angen cofrestru'r uno gyda'r Comisiwn?

© Hawlfraint y Goron

© 2012 Hawlfraint y Goron          Hysbysiad Hawlfraint, Ymwadiad a Datganiad Preifatrwydd