Cynnwys
Cw: Rydym newydd gwblhau ein blwyddyn ariannol. Pryd fyddwn yn derbyn ein Ffurflen Flynyddol/Diweddariad?
A: Byddwn yn dechrau cyhoeddi hysbysiadau ar gyfer cwblhau'r Ffurflen Flynyddol/Diweddariad 2009 o fis Mehefin 2009. Byddwn yn anfon y ffurflen atoch naill ai trwy'r post neu drwy'r e-bost os ydych wedi rhoi cyfeiriad e-bost i ni ar gyfer cysylltu â'r Comisiwn. Bydd yr hysbysiad a gewch yn cynnig y dewis o wneud cais am ffurflen bapur ond bydd rhaid i chi wneud cais penodol am un. Ni fyddwn yn anfon ffurflen bapur atoch fel rheol. Os teimlwch y bydd angen ffurflen bapur arnoch peidiwch â gadael pethau tan y funud olaf cyn gofyn am un. Gall gymryd hyd at 7 diwrnod i gynhyrchu ffurflen ragargraffedig a'i phostio atoch ac erbyn hynny mae'n bosibl y bydd eich ffurflen yn hwyr. Gallwch ofyn am ffurflen bapur trwy ffonio ein gwasanaeth archebu ar 0845 045 4002 (8.30am a 5.30pm, Llun - Gwener).
Cw: Rydym wedi derbyn hysbysiad am ein Ffurflen Flynyddol/Diweddariad gan y Comisiwn. Pryd mae angen i ni ei chyflwyno?
A: Os yw incwm eich elusen yn fwy na £10,000 rhaid i chi gyflwyno eich ffurflen cyn pen 10 mis o ddiwedd blwyddyn ariannol eich elusen. Bydd y dyddiad cau wedi'i argraffu ar eich llythyr neu e-bost cychwynnol. Argymhellwn eich bod yn dychwelyd y ffurflen o leiaf dair wythnos cyn y dyddiad cau hwn. Os oedd cyfnod adrodd eich elusen yn dod i ben ar neu cyn 31 Mawrth 2009 ac roedd incwm yn fwy na £10,000, cofiwch gynnwys Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon pan fyddwch yn cyflwyno'r ffurflen. Os oedd ei chyfnod adrodd yn dod i ben ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009 ac roedd ei hincwm yn fwy na £25,000, cofiwch amgáu Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon. Os yw incwm eich elusen yn £10,000 neu lai nid oes dyddiad cau statudol, ond gofynnwn i chi ei ffeilio cyn gynted â phosibl.
Cw: Pa gyfnod(au) ariannol ydy'r ffurflen yn cyfeirio ato?
A: Mae rhif y ffurflen yn cyfeirio at ddiwedd blwyddyn ariannol yr elusen. Er enghraifft, dylai Ffurflen Flynyddol 2008 (AR2008) gael ei chwblhau gan elusennau ar gyfer cyfnodau ariannol yn diweddu yn 2008. Yna caiff Ffurflen Flynyddol 2009 (AR2009 ei chwblhau ar gyfer cyfnodau ariannol yn diweddu yn 2009, ac yn y blaen. Fel arfer bydd "blwyddyn" ariannol elusen nad yw'n gwmni yn cwmpasu cyfnod o 12 mis ond gall fod cyn lleied â 6 mis neu cyn hired â 18 mis mewn amgylchiadau eithriadol megis newid diwedd y flwyddyn ariannol. Gall elusen nad yw'n gwmni newid diwedd ei blwyddyn ariannol dim ond os nad yw wedi gwneud hynny eisoes o fewn y 3 blynedd diwethaf. Os ydych yn cael eich effeithio gan newid i ddiwedd y flwyddyn ariannol ac nid ydych yn siŵr beth i'w wneud, cysylltwch â'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol ar 0845 3000 218 am gyngor. Mae cynghorwyr ar gael i ateb eich ymholiadau rhwng 8am - 8pm, Llun - Gwener a rhwng 9am - 1pm ar ddydd Sadwrn (ac eithrio gwyliau banc). Mae gwasanaeth Ffôn Testun gennym hefyd ar 0845 3000 219 i alwyr sydd â nam ar y clyw neu'r lleferydd.
Fe welwch y rheolau ynghylch Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifyddu i gwmnïau elusennol ar wefan Tŷ'r Cwmnïau.
Cw: Mae diwedd blwyddyn ariannol yr elusen wedi newid ac erbyn hyn mae y tu allan i'r flwyddyn a gwmpasir gan y ffurflen y gofynnoch i mi ei chwblhau. Beth ddylwn i ei wneud?
A: Os yw diwedd eich blwyddyn ariannol wedi newid o 30 Medi 2008 (AR2009 i 31 Ionawr 2010(AR2010) er enghraifft, dylech roi gwybod i'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol ar 0845 3000 218. Byddant yn trefnu i newid diwedd eich blwyddyn ariannol ar ein cronfa ddata a byddwn yn gofyn i chi gwblhau ffurflen briodol maes o law.
Cw: Beth yw diben yr adran ar Ddosbarthu Elusennau?
A: Gofynnwn i elusennau ddosbarthu eu hunain drwy ddefnyddio tri phennawd. Mae'r rhain yn disgrifio BETH mae'r elusen yn ei wneud, PWY rydych yn ei helpu, a SUT rydych yn gweithredu. Mae hyn yn ei gwneud hi'n haws i roddwyr posibl, buddiolwyr ac eraill i gael hyd i'r elusennau y maen nhw'n chwilio amdanynt ar y Gofrestr Elusennau. Rydym yn arddangos y dosbarthiadau rydych wedi'u dewis yn flaenorol. Gwiriwch y rhain, ac os yw'r manylion yn anghywir neu'n anghyflawn, newidiwch nhw ar eich ffurflen bapur drwy dicio'r blychau perthnasol wrth ochr pob dosbarthiad. Mae'r dosbarthiadau yn gategorïau cyffredinol bras na allwn eu teilwra i weddu i elusennau unigol, felly ni fyddwn yn diweddaru ein cofnodion o unrhyw newidiadau llaw a wnewch i'r testun. Mae darpariaeth mewn man arall ar eich ffurflen, fodd bynnag, i esbonio'n llawnach yr hyn a wnewch, o dan yr adran 'Gweithgareddau elusennau'.
Dylech ddewis o leiaf un categori o dan bob un o'r tri phennawd dosbarthu i ddisgrifio gweithgareddau'ch elusen. Bydd y dosbarthiadau hyn ar gael i'r cyhoedd eu gweld.
Cw: Pwy yw ein hymddiriedolwyr?
A: Yr ymddiriedolwyr yw'r rhai sydd, o dan ddogfen lywodraethol yr elusen, yn gyfrifol am redeg yr elusen. Gellir cyfeirio atynt fel ymddiriedolwyr neu drwy deitl gwahanol fel aelodau cyngor, pwyllgor rheoli neu, os yw'r elusen yn gwmni, cyfarwyddwyr. Ni ddylid drysu rhyngddynt ac ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod sydd weithiau'n dal eiddo ar ran yr elusen ond nid oes cyfrifoldebau rheoli ganddynt.
Weithiau gall fod ymddiriedolwr corfforedig gan elusennau, ond bydd gan y rhan fwyaf ohonynt naill ai ymddiriedolwr corfforedig neu ymddiriedolwyr unigol, ond nid y ddau. Mae ymddiriedolwr corfforedig yn gorff sydd ag endid cyfreithiol ar wahân ac mae wedi cael ei adnabod yn y ddogfen lywodraethol fel ei hymddiriedolwr. Ni ddylid drysu rhwng hwn â sefydliad a nodwyd yn y ddogfen lywodraethol fel corff enwebu sy'n gallu penodi ymddiriedolwyr unigol.
Cw: Pam mae rhai o'r cwestiynau yn y Ffurflen Flynyddol Rhan B - Gwybodaeth Ariannol yn gofyn am wybodaeth sydd eisoes wedi'i darparu yn y cyfrifon? Pam na all y Comisiwn dynnu'r wybodaeth o'r cyfrifon?
A: Mae cwestiynau'r Ffurflen Flynyddol y flwyddyn hon yn ceisio gwybodaeth am yr adnoddau sydd ar gael i'r sector elusennol ac yn cael eu gwario gan y sector hwnnw. Bydd cofnod y Gofrestr ar gyfer pob elusen sydd wedi cwblhau Rhan B yn troi'r wybodaeth yn gynrychiolaeth graffigol o'r elusen a gaiff ei harddangos ar ein gwefan. Bydd hyn yn gwneud yr wybodaeth yn haws ei deall ac yn fwy hygyrch i'r cyhoedd.
Bydd y Gofrestr Elusennau gyhoeddus ar ein gwefan hefyd yn cynnwys gwybodaeth ariannol gyfunol wedi'i chymryd o Ran B yr holl Ffurflenni Blynyddol a gyflwynwyd a gaiff eu cyflwyno'n graffigol fel braslun o'r Gofrestr gyfan.
Cyflawnir hyn trwy ddal yn awtomatig yr wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y Ffurflen Flynyddol wedi'i chyfuno â'r wybodaeth sydd wedi'i chymryd o sampl o elusennau, yn hytrach na thrwy archwilio â llaw gyfrifon mwy na 75,000 o elusennau y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno eu cyfrifon i'r Comisiwn.
Cw: Pam ydych chi eisiau gwybod dyddiad geni ein hymddiriedolwyr?
A: Rhaid i ni gael dyddiad geni'r ymddiriedolwyr er mwyn i ni allu sicrhau eu bod yn gymwys i weithredu fel ymddiriedolwyr yn ôl y gyfraith. Hefyd, defnyddiwn yr wybodaeth hon at ddibenion adnabod a hysbysrwydd. Mae dyddiadau geni yn cynnig modd i ni wahaniaethu rhwng unigolion gydag enwau tebyg ac adnabod y rhai sy'n ymwneud â sawl elusen wahanol.
Mae'r ffordd y mae'r Comisiwn yn dal gwybodaeth bersonol yn golygu na fyddwn efallai yn gallu ychwanegu (neu ddiweddaru) ymddiriedolwyr oni bai fod set lawn o fanylion gennym ar eu cyfer, gan gynnwys dyddiad geni. Nid yw dyddiadau geni, cyfeiriadau neu rifau ffôn ymddiriedolwyr ar gael i'r cyhoedd.
Cw: Beth sy'n digwydd pan fyddwn wedi cyflwyno'r ffurflen?
A: Pan fydd ffurflen ar-lein yn cael ei chyflwyno, mae cofnod yr elusen yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu'r wybodaeth a ddarparwyd ar y ffurflen. Mae'r wybodaeth wedi'i diweddaru yn ymddangos ar gofnod yr elusen ar ein gwefan cyn pen dau ddiwrnod gwaith o'i chyflwyno. Mae ffurflen bapur sy'n cael ei derbyn yn ein Is-adran Gwybodaeth am Elusennau, yn cael ei gwirio a'i mewngofnodi fel ffurflen sydd wedi cael ei derbyn. Mae hyn yn diweddaru cofnod cyflwyno'r elusen ar ein gwefan ac yn atal nodiadau atgoffa pellach rhag cael eu hanfon yn y dyfodol. Yna mae'r ffurflenni'n cael eu hanfon i'n biwro postio allanol er mwyn dal data. Ar ôl ei dilysu, bydd yr wybodaeth o'r ffurflenni yn cael eu harddangos ar y Gofrestr Elusennau sy'n ymddangos ar ein gwefan. Gall y broses hon gymryd hyd at bythefnos neu hwy ar adegau prysur. Mae hyn yn pwysleisio mantais cyflwyno ar-lein o ran cynnal cofnod cyfoes o fanylion yr elusen.
Gall archwilio cychwynnol ffurflenni papur a chyfrifon godi cwestiynau am yr wybodaeth a ddarparwyd. Gall fod angen i staff y Comisiwn gysylltu â chi i egluro unrhyw feysydd ansicr neu y teimlant y byddai'r elusen yn elwa o gael cyngor a chymorth pellach, mwy manwl.
Cw: Rwyf wedi cyflwyno fy ffurflen ar-lein, beth ydw i'n ei wneud am fy Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon?
A: Pan fyddwch yn cyflwyno'ch Ffurflen Flynyddol ar-lein fe gewch y dewis i atodi eich Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr (ABY) a chyfrifon. Mae Hafan Gwasanaethau Ar-lein hefyd yn arddangos dewis i elusennau gyflwyno eu cyfrifon a'u hadroddiad ar-lein. Yn gyntaf bydd angen i chi glicio ar "Anfon Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a Chyfrifon atom". Er mwyn i chi gyflwyno’r rhain trwy'r dudalen Gwasanaethau Ar-lein, rhaid iddynt gael eu cadw mewn Fformat Dogfen Gludadwy (PDF). Mae'n bosibl eich bod eisoes wedi'u paratoi yn y fformat hwn. Os nad ydych, ond gallwch ddefnyddio sganiwr, gall y meddalwedd sganio gynnig modd i chi gadw'r cyfrifon wedi'u sganio fel dogfen PDF. Yna gallwch eu cyflwyno trwy'r Hafan Gwasanaethau Ar-lein. Os nad ydych eisiau anfon eich ABY a chyfrifon ar-lein, wrth gwrs gallwch eu postio atom i'r cyfeiriad canlynol:
Comisiwn Elusennau
Blwch SP 1329
Lerpwl
L69 3DY
Cw: Beth sy'n digwydd os nad wyf yn cyflwyno'r ffurflen?
A: Bydd system bostio awtomatig y Comisiwn yn cynhyrchu o leiaf dau nodyn atgoffa. Mae'r nodyn atgofffa cyntaf a'r ail nodyn atgoffa ar gyfer Ffuffeln Flynyddol 2009, er enghraifft, yn hysbu ymddiriedolwyr bod eu dyddiad cau yn agosáu a chaiff ei anfon at gyswllt yr elusen tua thri mis ac 1 mis cyn dyddiad cau'r elusen. Bydd hysbysiad diffyg gweithredu yn hysbysu'r ymddiriedolwyr eu bod wedi colli eu dyddiad cau 10 mis ar gyfer cyflwyno gwybodaeth. Bydd cofnod cyflwyno'r elusen yn cael ei ddangos ar y Gofrestr Gyhoeddus fel cofnod hwyr. Os ydych yn meddwl na fyddwch yn gallu cyflwyno'r ffurflenni erbyn eich dyddiad cau ffoniwch y Comisiwn Elusennau Uniongyrchol (0845 3000 218) am ganllawiau pellach.
Mae'r Comisiwn wedi datblygu ei bolisi yn ddiweddar tuag at elusennau sydd heb weithredu. Mae'n cynnwys cyhoeddi nodiadau atgoffa pellach. Bydd y rhain yn cynghori ymddiriedolwyr y gall methu'n barhaus ag ymateb i geisiadau am wybodaeth gael ei ystyried yn dystiolaeth bod yr elusen wedi peidio â gweithredu neu fodoli. Gallai hyn olygu bod elusennau sydd heb weithredu'n gyson yn cael eu dileu o'r Gofrestr.
Cw: Anfones i fy ffurflen i'r Comisiwn yr wythnos ddiwethaf, ond cefais lythyr atgoffa yn bygwth camau gorfodi, pam?
A: Ein hamser aros ar gyfer cyhoeddi nodiadau atgoffa yw tua phythefnos ar hyn o bryd, a gall hyn gael ei estyn gan ohiriadau post. Hefyd, mae cofnodi derbyn dogfennau yn arafach ar adegau pan ddisgwylir derbyn nifer o ffurflenni (Ionawr a Hydref yn arbennig). Gwnawn bob ymdrech i sicrhau bod ffurflenni'n cael eu cofnodi ar y diwrnod pan gânt eu derbyn, ond weithiau gall fod orgyffwrdd rhwng cynhyrchu nodiadau atgoffa a chofnodi gwybodaeth a gyflwynwyd. Dyma pam ein bod yn dweud wrthych i anwybyddu'r nodyn atgoffa os ydych wedi cyflwyno'ch dogfennau yn ddiweddar. Wrth i fwy o elusennau gyflwyno'u ffurflenni ar-lein, sy'n golygu bod dogfennau'n cael eu cofnodi yn fwy amserol, bydd y broblem hon yn lleihau dros amser. Gallwch wirio i weld a yw'ch dogfennau wedi cael eu cofnodi fel rhai a dderbyniwyd trwy edrych ar gofnod eich elusen ar y Gofrestr ar ein gwefan.
Cw: Cefais nodyn atgoffa yr wythnos ddiwethaf ond nid wyf wedi derbyn ffurflen gennych eto. Sut ydych chi'n disgwyl i mi gwblhau ffurflen nad wyf wedi'i derbyn?
A: Fel yr esboniwyd mewn man arall ar y tudalennau hyn, ni fyddwch yn derbyn fersiwn papur o'r Ffurflen Flynyddol/Diweddariad gyda'ch hysbysiad cychwynnol. Bydd yr hysbysiad cychwynnol a gewch yn eich gwahodd i gwblhau'ch ffurflen ar-lein. Pe byddai'n well gennych gwblhau ffurflen bapur, rhaid i chi ofyn am un. Peidiwch ag oedi. Gallai gymryd hyd at 7 diwrnod i ffurflen ragargraffedig gael ei chynhyrchu a'i phostio atoch. Gallwch ofyn am ffurflen bapur ar ein Hafan Gwasanaethau Ar-lein neu drwy ffonio ein gwasanaeth archebu ar 0845 045 4002 (8.30am a 5.30pm, Llun - Gwener).
Cw: A ddylem ni gyflwyno'r ffurflen bob blwyddyn hyd yn oed os nad yw unrhyw beth wedi newid?
A: Dylech. Hyd yn oed os nad oes unrhyw newid i'r ymddiriedolwyr neu lefelau incwm ac ati, bydd angen i ni dderbyn yr holl ffurflenni perthnasol er mwyn i'r Gofrestr gael ei diweddaru gyda'r wybodaeth gywir. Mae'r Gofrestr Elusennau gyhoeddus (y gellir ei chyrchu o'n gwefan) yn dangos ar ba ddyddiadau yr oedd yr elusen wedi cyflwyno ei dogfennau. Os nad ydym yn derbyn unrhyw ffurflenni gan elusen cyn pen 10 mis o ddiwedd y flwyddyn ariannol, bydd cofnod yr elusen yn dangos "dogfennau'n hwyr". Gall hyn gael effaith niweidiol ar ddelwedd gyhoeddus eich elusen.
Cw: Mae'r elusen wedi dirwyn i ben. Beth ddylwn i ei wneud am y rhybudd i gyflwyno Ffurflen Flynyddol/Diweddariad?
A: Anfonwch yr hysbysiad yn ôl atom gan esbonio amgylchiadau diddymu'r elusen. Yna caiff hwn ei anfon at is-adran berthnasol y Comisiwn. Gallwn ofyn am wybodaeth bellach, gan gynnwys cyfrifon terfynol yr elusen, cyn cadarnhau ei bod wedi cael ei dileu o'r Gofrestr.
Cw: Rwyf wedi colli'r ffurflen bapur y gofynnais amdani. Beth ddylwn i ei wneud?
A: Byddai ffurflen bapur wedi cael ei chyhoeddi'n awtomatig oherwydd ein bod yn annog elusennau i gwblhau eu ffurflen ar-lein. Fodd bynnag, os ydych wedi derbyn ffurflen bapur y mae angen ei newid gallwn drefnu i ffurflen ddyblyg gael ei chyhoeddi. Gallwch ei chael trwy ffonio ein gwasanaeth archebu ar 0845 045 4002 (8.30am a 5.30pm, Llun - Gwener). Bydd un o'n gweithredwyr yn cymryd eich manylion ac yn trefnu i chi dderbyn ffurflen ddyblyg. Bydd angen i chi ddyfynnu rhif cofrestru'r elusen pan fyddwch yn ffonio. Bydd ffurflen ddyblyg yn cael ei rhagargraffu gyda manylion yr elusen a gallai gymryd hyd at 7 diwrnod i'ch cyrraedd o ddyddiad eich cais. Mae'n bwysig felly, i beidio â gadael eich cais am ffurflen bapur tan y funud olaf.
Cw: Ble galla i gael cymorth pellach i gwblhau'r ffurflen?
A: Rydym wedi cynhyrchu Canllawiau i gyd-fynd â Ffurflen Flynyddol/Diweddariad bob blwyddyn. Gallwch eu gweld ar ein gwefan. Fel arall gallwch ffonio'r Comisiwn Elusennau Uniongyrchol ar 0845 3000 218. Mae cynghorwyr ar gael i ateb eich ymholiadau rhwng 8am - 8pm, Llun - Gwener a rhwng 9am - 1pm ar ddydd Sadwrn (ac eithrio gwyliau banc). Mae gwasanaeth Ffôn Testun gennym hefyd ar 0845 3000 219 i alwyr sydd â nam ar y clyw neu'r lleferydd.