1. Mae'r polisi hwn yn rheoli i ba raddau y gall y Comisiwn gyhoeddi copïau electronig o'r Gofrestr Elusennau, neu ddogfennau llywodraethol a chyfrifon elusennau.
2. Mae'r Comisiwn yn ymrwymedig i ddarparu copïau o'r fath ar sail deg a thryloyw nad yw'n gwahaniaethu rhwng y rhai sy'n gofyn am gopïau o'r fath mewn ffordd sy'n groes i Reoliadau Ailddefnyddio Gwybodaeth Sector Cyhoeddus 2005 ('rheoliadau AGSC').
Cyd-destun Cyfreithiol
3. O dan adran 18 o Ddeddf Elusennau 2011 mae'n rhaid i'r Comisiwn, pan fydd yn derbyn cais gan unrhyw unigolyn, roi iddo neu iddi gopïau, neu ddarnau, o unrhyw ddogfen yn ei feddiant sydd y pryd hynny ar gael i'w harchwilio. Gall y Comisiwn Elusennau godi tâl am gyflenwi copïau o ddogfennau o'r fath o dan adran 19 o Ddeddf 2011.
4. Nid yw'r gofyniad i ddarparu copïau yn estyn i ofyniad i ddarparu copi electronig o ddata. O ganlyniad mae disgresiwn gan y Comisiwn pan fydd yn delio â cheisiadau am gopi electronig. Gall y Comisiwn Elusennau ddewis cyflawni ei rwymedigaeth i ddarparu copi o ddogfennau o'r fath i rywun sy'n gofyn amdano (y Ceisydd) trwy ddarparu copi electronig pan fydd y Ceisydd yn cytuno iddo fod mewn ffurf o'r fath.
5. Ar 1 Gorffennaf 2005 daeth y rheoliadau AGSC i rym. Diben y Rheoliadau yw sefydlu fframwaith sy'n darparu ar gyfer yr ailddefnydd effeithiol o wybodaeth sector cyhoeddus. Fodd bynnag, nid yw rheoliadau AGSC yn gymwys i ddogfen lle mae trydydd parti yn berchen ar hawliau eiddo deallusol perthnasol. Bydd hyn yn debygol o fod yn wir yn achos adroddiadau blynyddol a dogfennau ategol a dogfennau llywodraethol elusennau.
6. Mae'r Gofrestr Elusennau yn amodol ar hawlfraint cronfa ddata'r Goron(1). Ni all y Comisiwn Elusennau roi trwydded i ailddefnyddio unrhyw ddeunydd sy'n amodol ar hawlfraint cronfa ddata'r Goron. Cyfrifoldeb adran HMSO Swyddfa Gwybodaeth Sector Cyhoeddus (OPSI) yw hwn. Maen nhw'n ymgynghori â'r Comisiwn ynghylch y broses hon ond nhw sy'n gyfrifol amdani.
7. Mae Rheoliad 11 o reoliadau AGSC yn datgan, lle y bo'n bosib ac yn briodol, y bydd corff sector cyhoeddus yn sicrhau bod dogfen ar gael i'w hailddefnyddio trwy ddulliau electronig. Fel y nodwyd uchod, nid yw'r rheoliadau hyn yn gymwys i adroddiadau blynyddol, unrhyw ddogfen ategol megis cyfrifon, neu ddogfennau llywodraethol. Bydd y Gofrestr yn amodol ar y rheoliadau ond bydd OPSI yn gyfrifol am drwyddedu unrhyw ailddefnydd.
Polisi
8. Bydd y Comisiwn yn sicrhau bod copïau o'r Gofrestr, darnau ohoni, dogfennau llywodraethol a chyfrifon ar gael ar ffurf electronig yn unol â'r weithdrefn a amlinellir isod.
9. Mae'r weithdrefn hon yn ymwneud â chael mynediad i gopi electronig ac nid ailddefnyddio (nid yw hyn yn fater y mae pŵer gan y Comisiwn i'w drwyddedu). Fodd bynnag, wrth benderfynu p'un ai i ddarparu copi electronig neu beidio bydd y Comisiwn yn ystyried yr ailddefnydd arfaethedig o'r wybodaeth dan sylw.
10. Gall y Comisiwn ddarparu copi electronig wrth gyflawni ei ddyletswydd i ddarparu copi o wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd os yw'r person sy'n gwneud cais am y copi yn fodlon ei dderbyn yn y ffurf honno. Nid oes unrhyw reidrwydd ar y Comisiwn i ddarparu copi yn y ffurf hon.
11. Wrth ddarparu copïau o ddogfennau llywodraethol, adroddiadau blynyddol, cyfrifon a darnau o'r Gofrestr nid yw'r Comisiwn yn cynnig y rhain i'w hailddefnyddio. Mae ailddefnyddio yn fater i'r sawl sy'n berchen ar yr hawliau eiddo deallusol. Yn achos dogfennau llywodraethol, adroddiadau blynyddol a chyfrifon, yr elusen dan sylw bydd y perchennog fel arfer. Mae'r mater o ailddefnyddio mewn perthynas â'r Gofrestr yn gyfrifoldeb OPSI.
12. Ni fydd y Comisiwn yn darparu copi electronig o'r wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd ar gais os bwriedir defnyddio'r wybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol.
13. Ni fydd y Comisiwn yn darparu copi electronig o unrhyw ddeunydd sy'n amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron oni bai ei fod yn fodlon ar y canlynol:
(i) mae'r ailddefnydd arfaethedig ar gyfer un o'r dibenion cymeradwy canlynol nad oes angen trwydded ar ei gyfer
(a) defnyddio rhannau ansylweddol o'r wybodaeth a ddarparwyd ar gyfer unrhyw ddiben;
(b) defnyddio rhan sylweddol o'r wybodaeth at ddiben addysgu neu ymchwil ac nid at ddiben masnachol ar yr amod bod y ffynhonnell wedi'i nodi;
(c) defnyddio'r cyfan neu ran sylweddol o'r wybodaeth at ddiben nad yw'n cynnwys cynnig y cyfan neu ran sylweddol o'r cynnwys hwnnw i'r cyhoedd trwy unrhyw ddull.
neu
(ii) mae trwydded gan y Ceisydd gan OPSI mewn perthynas â'r ailddefnydd arfaethedig neu mae wedi cael cadarnhad gan OPSI nad oes angen trwydded o'r fath ar y Ceisydd ar gyfer yr ailddefnydd arfaethedig;
a
(iii) mae'r Ceisydd yn bwriadu ailddefnyddio'r wybodaeth mewn dull priodol. Wrth benderfynu beth sy'n briodol bydd y Comisiwn yn rhoi sylw dyledus i bolisi'r llywodraeth i annog ailddefnyddio gwybodaeth sector cyhoeddus er budd busnes, cymdeithas a'r dinesydd. Bydd unrhyw achos lle mae'r Comisiwn yn gwrthod darparu copi electronig ar y sail hon yn ymwneud â'r dibenion y bwriedir ailddefnyddio'r wybodaeth ar eu cyfer yn unig a bydd unrhyw achos o wrthod yn cael ei gyhoeddi a bydd agwedd debyg yn cael ei mabwysiadu at bob cais tebyg. Ni fydd y Comisiwn yn gwrthod rhoi copi electronig am resymau sy'n ymwneud â dosbarth y Ceisydd dan sylw.
14. Dylai pobl sydd am gael copi electronig ar gyfer ailddefnydd a ganiateir (gweler paragraff 13(i) uchod) neu sydd eisoes yn dal trwydded gysylltu â Chyswllt Cyntaf y Comisiwn Elusennau. Dylai pobl sydd am gael trwydded wneud cais i Is-adran Drwyddedu HMSO, Swyddog Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus, St Clements House, 2 - 16 Colegate, Norwich, NR3 1BQ, Ffacs 01603 723000, e-bost, neu ewch i'w wefan yn www.opsi.gov.uk. Bydd angen trwydded arnoch dim ond os ydych yn bwriadu gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus. Cysylltwch ag OPSI yn yr achosion hyn yn unig.
Amodau Cytundeb i ddarparu copi electronig
15. Ni ellir ailddefnyddio unrhyw ddogfen y rhoddir copi electronig ohoni mewn unrhyw fater sy'n torri'r hawlfraint yn y ddogfen. Os yw'r Ceisydd yn cyhoeddi dogfen, neu'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y ddogfen, sy'n amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron, bydd y Ceisydd yn cynnwys datganiad bod y ddogfen neu'r wybodaeth yn amodol ar hawlfraint y Goron neu hawlfraint cronfa ddata'r Goron, ei fod wedi'i ddarparu gan y Comisiwn, a bod ef neu hi wedi cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol angenrheidiol mewn perthynas ag ailddefnyddio.
16. Mae un o amodau'r cytundeb i ddarparu copi electronig yn datgan na fydd y Ceisydd yn defnyddio unrhyw ddata personol a ddarperir fel rhan o'r wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd at ddibenion marchnata uniongyrchol.
17. Mewn unrhyw achos un o amodau unrhyw gytundeb yw y caiff unrhyw ddata personol ei broses gan y Ceisydd dim ond yn unol â'r egwyddorion diogelu data a bennwyd yn Neddf Diogelu Data 1998.
18. Bydd y cytundeb i ddarparu copi electronig o wybodaeth yn amodol ar y Ceisydd yn talu'r gost a ddaw i'r Comisiwn o ddarparu copi o'r fath. Bydd y dewis o fformat electronig yn ôl disgresiwn y Comisiwn. Bwriedir gosod y tâl am ddarparu copi electronig o wybodaeth ar gyfradd sy'n cwmpasu'r gost wirioneddol o'i ddarparu a hefyd 6% o'r costau cyfalaf dan sylw. Mae hyn yn unol â rheoliadau AGSC a chanllawiau'r Trysorlys. Bwriedir datblygu amrywiaeth o daliadau safonol a fydd ar gael i'w weld ar wefan y Comisiwn.
19. Os yw'r diben y caiff y data ei ailddefnyddio ar ei gyfer yn elusennol, yn ddyngarol neu'n llesiannol, bydd y tâl a nodir ym mharagraff 18 yn cael ei hepgor waeth beth fo statws y Ceisydd. Yn yr un modd, os yw'r diben y mae angen y data ar ei gyfer yn fasnachol codir y tâl waeth beth fo statws y Ceisydd. Os yw'r diben arfaethedig at ddibenion elusennol, dyngarol neu lesiannol a diben masnachol, codir y tâl beth bynnag fo statws y Ceisydd.
Brig y dudalen