Penderfynwch chi: ymddiriedolwyr elusen a gwneud penderfyniadau

Cynnwys

A. Cyflwyniad

A1. Am beth mae'r canllaw hwn a phwy ddylai ei ddarllen?

Mae'r canllaw hwn yn esbonio yn fanwl sut y dylai'r ymddiriedolwyr elusen fynd ati i wneud penderfyniadau sy'n effeithio ar eu helusen. I gael crynodeb cyflym, gweler ein herthygl ar y we ar wneud penderfyniadau.

Dylai'r egwyddorion yn y canllaw hwn lywio ymagwedd yr ymddiriedolwyr at wneud penderfyniadau yn gyffredinol. Mae'n bwysig eu dilyn wrth wneud penderfyniadau arwyddocaol neu strategol, megis y rhai sy'n effeithio ar fuddiolwyr, asedau neu gyfeiriad yr elusen yn y dyfodol. Nid ydym yn disgwyl i ymddiriedolwyr eu dilyn gam wrth gam ar gyfer mân benderfyniadau.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am rai o'r pethau cyfreithiol ac ymarferol y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr eu gwneud i sicrhau bod y penderfyniadau yn cael eu gwneud a'u cofnodi'n briodol.

Mae'r canllaw hwn yn gymwys i ymddiriedolwyr pob elusen yng Nghymru a Lloegr, yn gofrestredig, yn anghofrestredig neu wedi'u hesgusodi. Mae hyn yn cynnwys ymddiriedolwyr elusennau corfforedig.

A2. Ymddiriedolwyr a gwneud penderfyniadau - cyflwyniad a chrynodeb

Beth yw'r egwyddorion ar gyfer ymddiriedolwyr sy'n gwneud penderfyniadau?

C_Symbol.jpg Dyma'r egwyddorion y mae'r llysoedd wedi'u datblygu ar gyfer adolygu penderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan ymddiriedolwyr. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr:

  • weithredu o fewn eu pwerau
  • gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles yr elusen
  • sicrhau bod digon o wybodaeth ganddynt
  • rhoi sylw i'r holl ffactorau perthnasol
  • anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol
  • rheoli gwrthdaro buddiannau
  • gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud

Mae'n rhaid iddynt allu dangos sut y maent wedi dilyn yr egwyddorion hyn. Esboniwn yr egwyddorion yn fwy manwl yn adran B y canllaw hwn.

Mae'r egwyddorion yn rhyng-ddibynnol. Er enghraifft, mae rheoli gwrthdaro buddiannau hefyd yn rhan o ddefnyddio gweithdrefnau cywir, gweithredu mewn ewyllys da ac anwybyddu ffactorau amherthnasol. Gallwch fod yn hyderus bod eich penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai fod yn rhesymol i gorff ymddiriedolwyr eu gwneud dim ond os ydych wedi dilyn yr egwyddorion eraill.

Bydd dilyn egwyddorion arfer da wrth lywodraethu hefyd yn ategu gwneud penderfyniadau effeithiol ac yn helpu i sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â'r gyfraith. I gael rhagor o wybodaeth gweler Arfer da i elusennau.

Pam mae hi'n bwysig dilyn y canllaw hwn?

Mae elusennau yn annibynnol. Mae'r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am lywodraethu'r elusen a gwneud penderfyniadau ynghylch sut y dylai gael ei rhedeg. Mae gwneud penderfyniadau yn un o'r rhannau pwysicaf o rôl ymddiriedolwyr. Mae rhai penderfyniadau yn syml, ond gall eraill fod yn gymhleth neu'n bellgyrhaeddol eu canlyniadau. Gall ymddiriedolwyr fod yn hyderus ynghylch gwneud penderfyniadau os ydynt yn deall eu rôl a'u cyfrifoldebau, gwybod sut i wneud penderfyniadau effeithiol a bod yn barod i fod yn atebol i bobl sydd â budd yn eu helusen.

Ni allwn redeg elusennau neu weithredu ar ran ymddiriedolwyr. Rydym yn disgwyl i ymddiriedolwyr wneud y penderfyniadau gorau y gallant ar gyfer eu helusen, rydym yn ymddiried ynddynt i wneud hynny a'u cefnogi. Os oes modd, byddwn yn helpu ymddiriedolwyr i fynd yn ôl ar y trywydd iawn os yw rhywbeth yn mynd o'i le er gwaethaf eu hymdrechion gorau. Byddwn yn defnyddio ein pwerau rheoleiddio pan, yn unol â'n fframwaith risg, rydym yn penderfynu ei fod yn briodol i wneud hynny.

Bydd dilyn egwyddorion gwneud penderfyniadau yn:

  • helpu ymddiriedolwyr i sicrhau eu bod yn gweithredu o fewn eu pwerau a'r gyfraith elusennau
  • cynnig modd i ymddiriedolwyr gael eu had-dalu gan yr elusen am gostau a threuliau gweithredu ar y penderfyniad
  • helpu'r ymddiriedolwyr i ddangos eu bod wedi gweithredu'n briodol
  • helpu i ddiogelu ymddiriedolwyr os aiff rhywbeth o'i le

Os nad yw'r ymddiriedolwyr yn dilyn egwyddorion gwneud penderfyniadau:

  • gallant fod yn gyfrifol am golled ariannol neu niwed i enw da'r elusen
  • gallai eu penderfyniad fod yn annilys, neu efallai y bydd rhaid ei wrthdroi
  • gall yr elusen fod yn agored i'r risg o gamau cyfreithiol, a gallan nhw fod ag atebolrwydd personol
  • efallai y bydd rhaid i'r Comisiwn weithredu a defnyddio ei bwerau i warchod eiddo'r elusen ac unioni pethau
Beth arall ddylai ymddiriedolwyr ei ystyried wrth wneud penderfyniadau?

Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau mewn ffordd sy'n bodloni gofynion y gyfraith elusennau a'u dogfen lywodraethol. Mae hyn yn cynnwys:

  • dilyn unrhyw ofynion penodol yn y ddogfen lywodraethol ynghylch gwneud penderfyniadau a chynnal cyfarfodydd
  • gwneud penderfyniadau ar y cyd (gyda'i gilydd) gan sicrhau bod cyfle gan bob ymddiriedolwr i gymryd rhan
  • os ydynt yn defnyddio pŵer i wneud penderfyniadau y tu allan i gyfarfod, dilyn darpariaethau'r pŵer hwn yn gaeth
  • os ydynt yn dirprwyo i staff neu is-bwyllgorau, cael gweithdrefnau adrodd a llinellau atebolrwydd clir a chadarn yn eu lle
  • cofnodi penderfyniadau yn briodol, gan sicrhau nad oes unrhyw amheuaeth ynghylch beth gafodd ei benderfynu a phryd

I gael rhagor o fanylion, gweler adran C y canllaw hwn sydd hefyd yn esbonio beth i'w wneud os yw ymddiriedolwr yn anghytuno â penderfyniad, a sut y gall aelodau a gweithwyr gymryd rhan wrth wneud penderfyniadau.

Pryd mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ofyn i'r Comisiwn am gyngor?

Gall ymddiriedolwyr gael cyngor neu arweiniad i lywio eu penderfyniadau o amryw o ffynonellau, gan gynnwys ein gwefan. Dylai ymddiriedolwyr deimlo'n hyderus ynghylch dilyn ein canllawiau a'u cymhwyso i'w sefyllfa nhw; nid oes rhaid iddynt wirio eu dealltwriaeth gyda ni.

Mae rhai sefyllfaoedd pan fydd rhaid i ymddiriedolwyr gysylltu â ni, oherwydd gallwn roi'r cyngor neu'r caniatâd sydd ei angen arnynt, neu oherwydd ei fod er lles yr elusen i ofyn i ni am gyngor arbenigol. Mae adran C8 y canllaw hwn yn esbonio mwy am y sefyllfaoedd hyn, a ble i gael rhagor o wybodaeth.

A3. Rhai termau a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Defnyddiwn y gair 'rhaid' i nodi gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â nhw. Defnyddiwn y symbol C_Symbol.jpg i'ch helpu i'w gweld nhw.

Defnyddiwn 'dylai' ar gyfer eitemau y mae'r Comisiwn yn eu hystyried yn arfer da lleiaf, ond nid oes gofyniad cyfreithiol penodol i'w cyflawni. Dylai ymddiriedolwyr ddilyn y canllawiau arfer da oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

Deddf 2011 yw Deddf Elusennau 2011.

Buddiolwr neu fuddiolwyr yw unigolyn neu grŵp o bobl sy'n gymwys i gael budd o waith elusen. Fel rheol diffinnir grŵp buddiolwyr posibl elusen yn ei dogfen lywodraethol. Bydd rhai elusennau'n galw eu buddiolwyr yn gleientiaid neu'n ddefnyddwyr gwasanaeth.

Dogfen lywodraethol yw'r ddogfen gyfreithiol sy'n amlinellu amcanion yr elusen ac, fel arfer, y dull o'i gweinyddu. Fel arfer mae'n weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad neu'n erthyglau cymdeithasu. Fel arall gallai fod yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siarter Frenhinol, yn gynllun y Comisiwn, neu'n ddogfen ffurfiol arall.

Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw'r bobl sy'n gyfrifol am lywodraethu'r elusen. Maen nhw'n penderfynu ar ei strategaeth ac yn cyfeirio sut y caiff ei rheoli. Gallant gael eu galw'n ymddiriedolwyr, y bwrdd, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr neu'n enw arall. Mae'r Ddeddf Elusennau yn eu diffinio fel ymddiriedolwr oherwydd eu cyfrifoldeb.

Ymddiriedolwr proffesiynol yw rhywun (e.e. cyfreithiwr neu gyfrifydd) sy'n ymddiriedolwr fel rhan o'i fusnes neu broffesiwn. Byddai hefyd yn cynnwys ymddiriedolwr sydd (neu'n sy'n honni fod ganddo neu ganddi) wybodaeth arbenigol neu brofiad o rywbeth.

Er lles (gorau) yr elusen yw lles (gorau) cyflawni amcanion yr elusen, nawr ac yn y dyfodol. Nid yw'n golygu er lles yr elusen ei hun (nid yw elusennau yn bodoli er mwyn parhau eu hunain). Nid yw'n golygu buddiannau personol ei hymddiriedolwyr, ei staff neu ei haelodau chwaith.

Eiddo yw asedau elusen, gan gynnwys tir ac adeiladau, arian, buddsoddiadau, cerbydau ac offer.

Unigolyn rhesymol (weithiau'n cael ei alw'n unigolyn busnes doeth) yw prawf yn seiliedig ar yr hyn y byddai'r llysoedd yn disgwyl unigolyn gwybodus a chyfrifol i'w wneud mewn sefyllfa. Gweithio'n rhesymol yw gweithredu yn y ffordd hon.

Unigolyn neu gynghorydd cymwysedig addas yw rhywun y gallai fod yn rhesymol i'r ymddiriedolwyr ddisgwyl ei fod yn gymwys i'w cynghori ar fater arbennig. Mae hyn yn cynnwys cynghorwyr proffesiynol (megis cyfreithwyr, cyfrifwyr a syrfewyr). Gallai hefyd gynnwys aelod o staff yr elusen, ymddiriedolwr cymwysedig proffesiynol neu gynghorydd o gorff mantell neu elusen arall.

Rhanddeiliaid yw pobl sydd â budd yn yr elusen. Gallai hyn gynnwys buddiolwyr, cefnogwyr, aelodau, staff a noddwyr.

B. Yr egwyddorion ar gyfer gwneud penderfyniadau da - yn fwy manwl

Mae'r adran hon yn esbonio yn fwy manwl egwyddorion gwneud penderfyniadau sydd wedi'u crynhoi yn adran A2.

B1. Sut mae ymddiriedolwyr yn gweithredu o fewn eu pwerau?

C_Symbol.jpg Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau sy'n cyd-fynd ag amcanion a phwerau eu helusen yn unig. Daw'r pwerau hyn o'r gyfraith a dogfen lywodraethol yr elusen. Os nad yw'r ymddiriedolwyr yn siŵr am eu pwerau dylent geisio cyngor gan y Comisiwn (gan gynnwys drwy ddarllen ein canllaw) neu gan unigolyn cymwysedig addas.

Gall fod amodau neu gyfyngiadau ynghlwm wrth rai pwerau, neu gallant bennu sut y mae'n rhaid i'r elusen weithredu. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr ddilyn unrhyw amodau neu weithdrefnau sy'n gymwys i bŵer. Ni all ymddiriedolwyr ddefnyddio pwerau at ddibenion na chawsant eu bwriadu ar eu cyfer, er enghraifft, i osgoi rheol arall yn eu dogfen lywodraethol. Byddai camddefnyddio pŵer yn fwriadol yn cael ei ystyried yn torri eu dyletswydd i weithredu mewn ewyllys da (gweler adran B2).

Mae gweithdrefnau cywir yn cynnwys gwirio bod yr ymddiriedolwyr wedi cael eu penodi'n briodol ac yn gallu gweithredu yn unol â'r gyfraith elusennau a'r ddogfen lywodraethol. Gweler adrannau D3 a D4 Yr Ymddiriedolwr Hanfodol (CC3).

Mae hefyd yn cynnwys adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau ac, os oes angen, cael caniatâd gan y Comisiwn ar gyfer gwrthdaro buddiannau neu fudd i ymddiriedolwr (neu rywun sy'n gysylltiedig ag ymddiriedolwr). Gweler ein canllaw Gwrthdaro buddiannau.

B2. Beth mae'n ei olygu i weithredu mewn ewyllys da?

Ystyr 'ewyllys da' yw bwriad neu gymhellion dilys, gonest i wneud y peth iawn, er lles yr elusen.

Mewn gwrthgyferbyniad, y gwrthwyneb fyddai mewn ewyllys drwg. Gallai ewyllys drwg gynnwys:

  • gweithredu mewn ffordd nad oedd yr ymddiriedolwyr yn credu o fod yn onest ei bod er lles yr elusen
  • rhoi budd bwriadol i rywun mewn ffordd sydd heb fod er lles yr elusen
  • defnyddio pŵer yn fwriadol at ddiben nad oedd wedi'i fwriadu ar ei gyfer

Os yw ymddiriedolwyr wedi gweithredu mewn ewyllys drwg

  • efallai na fydd hawl ganddynt adennill o'r elusen unrhyw dreuliau cysylltiedig a ddaeth i'w rhan
  • gallai eu penderfyniad gael ei herio yn y gyfraith (gweler adran Ch2)
  • efallai y bydd rhaid i'r Comisiwn weithredu (gweler adran Ch3)
  • efallai y bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr ad-dalu'r elusen am unrhyw golledion y maent wedi'u hachosi (gweler adran Ch4)

B3. Sut mae ymddiriedolwyr yn sicrhau bod digon o wybodaeth ganddynt?

Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr allu dangos bod eu penderfyniadau yn seiliedig ar dystiolaeth ddigonol a phriodol. Bydd yr hyn y mae hyn yn ei olygu yn ymarferol yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Mae'n cynnwys penderfynu p'un ai i gymryd cyngor gan unigolyn cymwysedig addas. Gall ffactorau megis:

  • y gost neu'r gwerth dan sylw
  • cymhlethdod y mater
  • unrhyw bwnc dadleuol sy'n effeithio ar y mater
  • effaith y penderfyniad
  • pa mor bellgyrhaeddol mae'r penderfyniad, a
  • pha mor brys mae'r penderfyniad.

gael effaith ar yr hyn sy'n ddigonol yn yr amgylchiadau.

Byddem yn disgwyl i ymddiriedolwyr ddarllen unrhyw ganllawiau perthnasol ar ein gwefan (gan gynnwys Cwestiynau cyffredin y gallwch eu cyrchu o'r hafan) ac ystyried sut y mae'n gymwys i'w hamgylchiadau nhw. Cyhoeddwn Cyfeirlyfr Partneriaid hefyd sy'n helpu elusennau i gael hyd i gyrff mantell a sefydliadau eraill sy'n cynnig cyngor a chymorth wedi'u teilwra.

Un ffordd y gall ymddiriedolwyr gael gwybodaeth briodol yw gwneud asesiadau risg - a'u diweddaru'n gyson. Gall ein canllaw ar Elusennau a Rheoli Risg (CC26) helpu. Mae'n esbonio'r gwahanol fathau o risgiau y gall elusennau eu hwynebu, ffyrdd gwahanol o reoli risgiau, sut i adnabod ac asesu risgiau, a gwybodaeth arall y gall fod ei hangen ar ymddiriedolwyr.

Er enghraifft, os oedd yr ymddiriedolwyr yn prynu tir, bydden nhw am wybod ei werth, a oes gan y gwerthwr 'deitl da', unrhyw gyfyngiadau ar y defnydd ohono, y risg o lifogydd neu dirlithriad, ceisiadau cynllunio sy'n effeithio ar y tir, ac ati. Fel rheol bydden nhw am gael cyngor gan syrfewyr a chyfreithiwr.

Dylai ymddiriedolwyr sy'n ceisio cyngor wneud yr hyn a allant i sicrhau fod digon o arbenigedd gan eu cynghorydd a bod gwybodaeth ddigonol a chywir ganddynt am y mater. Er bod yr ymddiriedolwyr yn parhau'n gyfrifol am y penderfyniad y maent yn ei wneud, os ydynt wedi ystyried a gweithredu ar gyngor priodol, mae hyn yn debygol o'u gwarchod.

Nid ydym yn disgwyl i ymddiriedolwyr weld i'r dyfodol. Mae'n ymwneud â'r hyn y gallai fod yn rhesymol iddynt wybod, neu ei ganfod ar y pryd. Os aiff rhywbeth o'i le neu os caiff penderfyniad ei herio, mae'r llysoedd a'r Comisiwn yn ystyried y ffaith nad yw'r rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn arbenigwyr cyfreithiol neu dechnegol.

Dylai cofnodion, adroddiadau neu gofnodion ffurfiol eraill ddangos, os yw'n briodol, sut y cafodd yr ymddiriedolwyr wybodaeth a chyngor, a'r dewisiadau a gafodd eu harchwilio.

Weithiau gall fod yn ddefnyddiol i ymgynghori â rhanddeiliaid am benderfyniadau pwysig. Dylai'r bobl sy'n cael eu hymgynghori fod yn glir y bydd y penderfyniad terfynol yn cael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr, ond o'i gynnal yn dda, gall ymgynghoriad helpu.

  • ymddiriedolwyr i wneud penderfyniadau gwybodus, gan ystyried barn pobl eraill ac asesu effaith y penderfyniad arfaethedig
  • y rhai sy'n cael eu heffeithio'n uniongyrchol i gymryd rhan yn y penderfyniadau sy'n effeithio arnynt
  • dangos bod y cynigion yn agored ac yn dryloyw, sy'n arbennig o bwysig pan fyddant yn cael effaith arwyddocaol (megis tynnu gwasanaeth yn ôl)
  • elusen yn dangos ei fod yn gwrando ac yn ymateb i sylwadau a phryderon wrth wneud penderfyniadau

B4. Beth mae'n ei olygu i roi sylw i'r holl ffactorau perthnasol?

Gall fod amryw o ffactorau i'w hystyried yn dibynnu ar yr amgylchiadau a phwysigrwydd y penderfyniad. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd yr ymddiriedolwyr am geisio cyngor ar eu cyfrifoldebau.

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gallai ffactorau perthnasol gynnwys, er enghraifft:

  • Ydy'r penderfyniad arfaethedig er lles gorau'r elusen? (Mae hyn bob amser yn debygol o fod yn ystyriaeth allweddol)
  • Os yw'r penderfyniad arfaethedig yn effeithio ar weithgareddau'r elusen, a yw'n cyfateb ag amcanion yr elusen?
  • Ydy'r ymddiriedolwyr wedi rhoi sylw i ganllawiau budd cyhoeddus y Comisiwn?
  • Oes gan yr ymddiriedolwyr yr holl bwerau y mae eu hangen arnynt i wneud a gweithredu ar y penderfyniad?
  • Oes unrhyw ddewisiadau eraill i'w hystyried?
  • Oes digon o gyngor proffesiynol neu arbenigol gan yr ymddiriedolwyr i'w galluogi i wneud penderfyniad gwybodus? Os ydynt yn cynnig peidio â'i ddilyn, pam ei fod er lles gorau'r elusen i beidio â gwneud hynny?
  • Beth yw risgiau/manteision y penderfyniad arfaethedig?
  • Sut gallai hyn effeithio ar enw da'r elusen? Oes unrhyw gamau y dylai'r elusen eu cymryd i reoli neu leddfu risgiau i enw da?
  • Fydd y penderfyniad yn effeithio ar allu'r elusen i hyrwyddo ei diben yn effeithiol yn y dyfodol? Os bydd yn cael effaith negyddol, oes modd ei gyfiawnhau o hyd fel penderfyniad sydd er lles yr elusen?
  • Oes gan yr elusen ddigon o gronfeydd i gyflawni'r penderfyniad a pharhau ar ôl gweithredu?
  • Os yw'r ymddiriedolwyr wedi ymgynghori â rhanddeiliaid yr elusen, beth maen nhw wedi'i ddysgu o'r ymgynghoriad hwnnw? Faint o bwysau ddylen nhw eu rhoi ar farn rhaddeiliaid?
  • Os yw'r ymddiriedolwyr yn ymrwymo i benderfyniad arfaethedig, fydd unrhyw gyfle i dynnu'n ôl ar adeg diweddarach heb fynd i gostau neu gael cosbau na ellir eu fforddio?

Dylai cofnodion neu gofnodion ffurfiol eraill ddangos bod yr ymddiriedolwyr wedi ystyried y materion hyn. Dylai'r cofnod ysgrifenedig fod yn ddigonol i alluogi rhywun i ddeall y materion, y penderfyniad a'r rhesymau drosto.

Efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ailystyried o bryd i'w gilydd a yw penderfyniad yn parhau i fod er lles gorau'r elusen. Gall hyn fod yn arbennig o bwysig yn ystod prosiect neu weithgaredd parhaus lle y gall yr amgylchiadau newid dros amser.

B5. Sut mae ymddiriedolwyr yn adnabod y ffactorau amherthnasol?

C_Symbol.jpg Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr benderfynu beth sy'n berthnasol neu'n amherthnasol yn yr amgylchiadau. Dylen nhw bob amser ystyried amcanion yr elusen a beth y mae'n ceisio ei gyflawni. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud y penderfyniadau gorau y gallant yn seiliedig ar wybodaeth gadarn. Ni ddylent adael i ragfarnau personol liwio eu barn; byddai gwneud hynny yn dor-ddyletswydd (gweler C2 ac Ch2).

Rhai enghreifftiau o ystyriaethau amherthnasol:

Roedd ymddiriedolwyr yn gwerthu tir oedd yn fwy nag anghenion eu helusen. Nid oedden nhw'n hoffi'r cynigiwr uchaf a derbyniwyd y cynnig uchaf nesaf. Roedden nhw wedi caniatáu i'w rhagfarnau personol effeithio ar eu barn, a chollodd yr elusen colli arian o ganlyniad. Nid oedd penderfyniad yr ymddiriedolwyr yn seiliedig ar unrhyw bryder gwrthrychol, megis risg canfyddadwy i enw da'r elusen.

Cafodd elusen lleddfu caledi ariannol gynnig sylweddol gan ddatblygwr a hoffai brynu tir y mae'r elusen yn ei osod i gynhyrchu ei hincwm. Roedd gwrthwynebiad lleol i ddatblygu'r safle ar sail cadwraeth. Roedd rhaid i'r ymddiriedolwyr ddiystyru'r gwrthwynebiadau hyn oherwydd nid oeddent yn berthnasol i amcanion yr elusen. (Fodd bynnag, efallai y byddai wedi bod rhaid iddynt ystyried a oedd unrhyw risg o gyhoeddusrwydd niweidiol neu golli hyder neu gymorth gan bartneriaid neu noddwyr lleol, a beth fyddai bosibl effaith hynny.)

Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sy'n penderfynu pa gyflenwr i'w ddefnyddio ar gyfer gwasanaeth arbennig bwyso a mesur yn wrthrychol y gwahanol ddewisiadau a phenderfynu p'un sy'n cynrychioli'r fargen orau i'r elusen. Ni ddylent gael eu dylanwadu gan yr effaith y gallai eu penderfyniad ei chael ar ffrind agos neu fusnes perthynas.

Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sy'n penderfynu ar bolisi buddsoddi moesegol elusen anwybyddu eu barn bersonol am alcohol, tybaco neu'r fasnach arfau. Mae'n rhaid iddynt benderfynu eithrio rhai buddsoddiadau os yw'n berthnasol i amcanion neu fuddiolwyr yr elusen, neu os ydynt wedi dod i'r casgliad bod buddsoddiadau arbennig yn debygol o gael effaith niweidiol ar gefnogaeth i'r elusen. (Gweler ymhellach canllaw ar fuddsoddi moesegol).

B6. Sut mae ymddiriedolwyr yn sicrhau bod eu penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud?

C_Symbol.jpg Mewn unrhyw sefyllfa mae'n debygol o fod mwy nag un opsiwn y gallai'r ymddiriedolwyr ei ddewis.

Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr benderfynu pa opsiwn sydd er lles gorau'r elusen. Ni all y llysoedd a'r Comisiwn benderfynu a oedd penderfyniad yr ymddiriedolwyr yn gywir, neu'r penderfyniad gorau neu beidio. Gallwn ystyried a oedd y penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y byddai'n rhesymol i gorff ymddiriedolwyr ei wneud, ac a yw'r ymddiriedolwyr wedi dilyn prosesau priodol a'r egwyddorion yn y canllaw hwn.

Dylai ymddiriedolwyr adnabod yr opsiynau sydd ar gael iddynt. Dylent neilltuo amser i sefyll yn ôl o'u penderfyniad ac ystyried:

  • ydyn nhw wedi rhoi digon o amser ac ystyriaeth i'r penderfyniad hwn
  • ydyn nhw wedi colli unrhyw beth
  • ydyn nhw wedi cymryd ac ystyried cyngor proffesiynol neu arbenigol arall neu wedi darllen unrhyw ganllawiau perthnasol os dylen nhw fod wedi gwneud hynny, ac os nad ydynt wedi dilyn y cyngor neu'r canllaw, a ellir cyfiawnhau hyn
  • ydy hwn yn fath o benderfyniad y byddai buddiolwyr neu gefnogwyr yr elusen yn ei ddisgwyl i'r ymddiriedolwyr ei wneud (ac os na, faint o bwysau ddylai'r ymddiriedolwyr eu rhoi i'r barnau hyn)
  • all yr ymddiriedolwyr gyfiawnhau'r penderfyniad yn yr amgylchiadau
  • allai'r penderfyniad hwn fod yn anghyson â'r penderfyniadau y mae'r ymddiriedolwyr wedi'u gwneud yn y gorffennol, ac os felly, all y gwahaniaeth mewn ymagwedd gael ei esbonio
  • pa sail allai unrhyw un ei chael dros ddweud bod yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu'n afresymol

Mae'r graddau y mae angen iddynt wneud hyn yn amlwg yn dibynnu ar arwyddocâd ac effaith bosibl y penderfyniad i'r elusen.

C. Pethau eraill i'w hystyried

Mae'r adran hon yn edrych ar rai o'r agweddau cyfreithiol ac ymarferol ar y penderfyniadau y mae ymddiriedolwyr yn eu gwneud. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau mewn ffordd sy'n bodloni gofynion y gyfraith elusennau a'u dogfen lywodraethol. Mae'n rhaid i benderfyniadau gael eu cofnodi'n briodol, ac felly nid oes unrhyw amheuaeth ynghylch beth gafodd ei benderfynu.

C1. Oes rhaid i bob un o'r ymddiriedolwyr gymryd rhan wrth wneud penderfyniad?

C_Symbol.jpg Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr i wneud penderfyniadau 'ar y cyd' (gyda'i gilydd). Fel arfer nid yw'n golygu bod rhaid i bob un o'r ymddiriedolwyr gytuno, neu fod modd gwneud penderfyniad dim ond os yw pob ymddiriedolwr yn cymryd rhan. Ar gyfer y rhan fwyaf o benderfyniadau mae'n golygu bod:

  • dyletswydd ar bob un o'r ymddiriedolwyr i gymryd rhan yn y broses gwneud penderfyniad (oni bai bod gwrthdaro buddiannau ganddynt)*
  • mae'n rhaid i'r broses gwneud penderfyniad gydymffurfio â'r gweithdrefnau yn y ddogfen lywodraethol (e.e. ynghylch cworwm, pleidleisio, mwyafrif digonol, pŵer digonol i wneud penderfyniadau y tu allan i gyfarfodydd ffurfiol ac ati)
  • dylai fod hawl gan bob ymddiriedolwr sy'n cymryd rhan yn y penderfyniad i ofyn cwestiynau a mynegi eu barn
  • pan fydd penderfyniad wedi cael ei wneud, mae'n rhaid i'r ymddiriedolwyr gefnogi a gweithredu ar y penderfyniad hwnnw (gweler C2 ar gyfer achosion pan fydd ymddiriedolwyr yn anghytuno â phenderfyniad)

* Wrth gwrs, weithiau ni fydd ymddiriedolwr ar gael ar gyfer cyfarfod neu benderfyniad arbennig. Ond bydd ymddiriedolwr sy'n absennol yn parhau i rannu cyfrifoldeb am y penderfyniad y mae'r ymddiriedolwyr eraill yn ei wneud.

Mae'n rhan o rôl ymddiriedolwr i arfer barn annibynnol, holi'n adeiladol a herio cynigion. Ni ddylai unrhyw un allu cyfarwyddo'r ymddiriedolwyr neu yrru penderfyniadau trwyddo heb drafodaeth. Nid yw ymddiriedolwyr sy'n gohirio barn a phenderfyniadau un person yn cyflawni eu dyletswyddau.

Gall dogfen lywodraethol elusen ei gwneud hi'n ofynnol i bob ymddiriedolwr gytuno ar rai penderfyniadau. (Er enghraifft, os yw penderfyniadau'n gallu cael eu gwneud drwy benderfyniad ysgrifenedig heb gyfarfod, efallai y bydd rhaid i bob ymddiriedolwr gytuno). Mae dogfennau llywodraethol rhai elusennau yn darparu ar gyfer gwneud penderfyniad drwy gonsensws yn hytrach na phleidleisio (sy'n golygu nad yw unrhyw un sy'n cymryd rhan yn gwrthod y penderfyniad terfynol).

C2. Oes rhaid i benderfyniadau gael eu gwneud mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr?

C_Symbol.jpgFel arfer mae'n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd a alwyd yn briodol.

Yr unig eithriadau yw:

  • pan fydd pob un o'r ymddiriedolwyr yn cytuno â'r penderfyniad, ac nid yw gwneud y penderfyniad heb gyfarfod pŵer gan yr elusen i wneud penderfyniadau mewn rhyw ffordd arall, e.e. drwy benderfyniad ysgrifenedig neu gynhadledd ffôn, neu
  • pan fydd yn golygu bod yr ymddiriedolwyr yn torri unrhyw ofynion eu dogfen lywodraethol

Gall risgiau godi drwy wneud penderfyniadau dros y ffôn neu'r e-bost.  Gall ei gwneud hi'n anodd i bob un o'r ymddiriedolwyr gymryd rhan yn llawn yn y drafodaeth, deall pob agwedd ar y pwnc a'r wybodaeth y mae angen iddynt ei hystyried.

Mae pŵer gan rai elusennau i awdurdodi'r Cadeirydd i wneud penderfyniadau brys rhwng cyfarfodydd (weithiau'n cael eu galw'n 'weithredoedd y Cadeirydd'). Ni all Cadeirydd wneud penderfyniadau y tu allan i bolisïau sydd eisoes wedi'u cytuno gan yr ymddiriedolwyr, a dylent roi gwybod i'r ymddiriedolwyr am y penderfyniadau sy'n cael eu gwneud. Hyd yn oed os nad yw'n ofynnol gan y ddogfen lywodraethol, argymhellwn y dylai unrhyw benderfyniadau o'r fath gael eu hadolygu a chael eu cadarnhau gan yr ymddiriedolwyr yn eu cyfarfod nesaf.

C3. Beth os nad yw'r ymddiriedolwyr yn gallu cytuno?

C_Symbol.jpg Mae dadl a her adeiladol yn arwyddion o lywodraethu iach. Maen nhw'n adlewyrchu'r amrywiaeth o brofiad ac annibyniaeth meddwl rydym yn annog cyrff ymddiriedolwyr i'w gael. Pan fydd penderfyniad wedi cael ei wneud yn dilyn y gweithdrefnau priodol, fodd bynnag, hyd yn oed os nad yw'r ymddiriedolwyr i gyd yn cytuno, mae'n rhaid iddynt barchu'r penderfyniad hwnnw.

Os yw ymddiriedolwr yn anghytuno'n gryf â phenderfyniad, gallant ofyn i'r anghytundeb gael ei gofnodi (gweler C4). Weithiau, gallai ymddiriedolwr deimlo mor gryf nad yw penderfyniad er lles yr elusen fel nad oes unrhyw ddewis ganddo ond ymddiswyddo. Ond nid yw ymddiriedolwyr sy'n anghytuno oherwydd cymhellion neu ragfarnau personol yn hytrach na chred ddilys ynghylch lles yr elusen yn cydymffurfio â'r egwyddorion yn y canllaw hwn na'u ddyletswydd fel ymddiriedolwr.

Hyd yn oed os yw ymddiriedolwr yn gofyn i'w anghytundeb â phenderfyniad gael ei gofnodi, gallan nhw barhau, o dan yr egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd, i fod yn gyfrifol ar y cyd. Mae hwn yn debygol o fod yn broblem dim ond os oes cwyn gan drydydd parti yn erbyn yr elusen.

Os yw'r ymddiriedolwyr mewn anghydfod, ac ni allant wneud penderfyniad, gallen nhw ystyried cyfryngu ffurfiol neu benderfyniad anghydfod arall. Gweler Anghytuno ac anghydfod o fewn elusennau.

C4. Sut dylai ymddiriedolwyr gofnodi eu penderfyniadau?

Dylai ymddiriedolwyr gadw cofnod ysgrifenedig o'u penderfyniadau. Y ffordd arferol o gofnodi penderfyniadau yw yng nghofnodion eu cyfarfodydd. Os yw penderfyniad yn cael ei wneud mewn ffordd arall (gweler C2) mae'n rhaid iddo gael ei gofnodi mewn ffordd debyg i benderfyniad sy'n cael ei wneud mewn cyfarfod.

Gall dogfen lywodraethol elusen (ac unrhyw reolau neu archebion sefydlog eraill) ofyn i'r ymddiriedolwyr gadw cofnodion a gall bennu beth ddylid ei gofnodi. Os nad yw'n ofynnol fel arall, dylai'r cofnod ddangos, er enghraifft:

  • dyddiad llawn y cyfarfod
  • pwy sy'n bresennol yn y cyfarfod (ac a oedd cworwm)
  • unrhyw wrthdaro buddiannau, ac a oedd unrhyw un wedi tynnu'n ôl o drafodaeth o unrhyw eitemau
  • beth wnaeth yr ymddiriedolwyr benderfynu
  • y prif resymau dros y penderfyniad
  • y ffactorau roedd yr ymddiriedolwyr wedi'u hystyried neu benderfynu eu hanwybyddu
  • a oedd yr ymddiriedolwyr wedi ceisio cyngor, gan bwy, a (lle y bo'n briodol) eu rhesymau dros beidio â dilyn unrhyw gyngor a gafwyd
  • pwyntiau allweddol unrhyw drafodaeth
  • os aeth y mater i bleidlais, canlyniadau'r bleidlais
  • a yw unrhyw ymddiriedolwr(wyr) yn anghytuno'n gryf â'r penderfyniad a gofyn i'w anghytundeb gael ei gofnodi

Dylai lefel y manylion fod yn gymesur ag arwyddocâd ac effaith bosibl y penderfyniad. Os yw'r ymddiriedolwyr yn dibynnu ar adroddiad neu ddogfen arall y sonnir amdano yn y cofnodion, dylid atodi copi. Mae cofnodi penderfyniadau fel hyn:

  • yn helpu i roi sicrwydd am yr hyn a gafodd ei benderfynu
  • helpu i ddatrys atgofion gwahanol am y penderfyniad
  • lleihau'r tebygolrwydd y gallai'r penderfyniad gael ei herio'r llwyddiannus
  • helpu ymddiriedolwyr i ddangos eu bod wedi gweithredu'n briodol a chydymffurfio â'u dyletswyddau

C5. Gwneud penderfyniadau a rheoli risgiau

Mae gwneud penderfyniadau wedi'i gysylltu'n agos â rheoli risg hefyd. Mae'n bwysig i'r ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol a chael gwybodaeth am risg. Nid yw hyn yn golygu osgoi'r risg yn gyfan gwbl bob amser; mae'n well cydnabod risgiau a chymryd camau priodol i'w rheoli. Fel arfer bydd rhyw elfen o risg wrth wneud penderfyniadau, ac weithiau daw arloesi drwy gymryd risg pwyllog yn unig. I gael gwybodaeth bellach gweler ein canllaw ar Risgiau a sut i'w rheoli.

Weithiau gallai rhywun anghytuno â phenderfyniad a cheisio ei newid. Dyna pam (yn achos penderfyniadau allweddol) bydd yn helpu ymddiriedolwyr os gallant ddangos sut y maent wedi dilyn yr egwyddorion a amlinellir yn y canllaw hwn wrth wneud eu penderfyniad.

C6. Dirprwyo a rôl staff ac is-bwyllgorau

Mae pŵer gan nifer o elusennau i ddirprwyo gwneud penderfyniadau i staff, is-bwyllgorau neu ymddiriedolwyr unigol. Gall hyn helpu ymddiriedolwyr i lywodraethu'n effeithiol. Pan fydd ymddiriedolwyr yn dirprwyo gwneud penderfyniadau, mae'n rhaid iddynt gadw'r prif gyfrifoldeb ac atebolrwydd am bob penderfyniad sy'n cael ei wneud.

Er enghraifft, mae un ymddiriedolwr yn cael ei ddynodi'n aml gan y Trysorydd, gan gymryd yr awenau ar faterion ariannol a chyfrifyddu. Ond nid y Trysorydd sy'n gyfrifol yn unig am y materion hyn. Mae pob ymddiriedolwr yn rhannu cyfrifoldeb am gyllid a chyfrifon yr elusen ac mae'n rhaid iddynt gymryd rhan yn y trafodaethau a'r penderfyniadau amdanynt.

Os yw ymddiriedolwyr yn dirprwyo, mae'n rhaid iddynt gael gweithdrefnau adrodd clir a chadarn a llinellau atebolrwydd yn eu lle i sicrhau bod awdurdod wedi'i ddirprwyo yn cael ei arfer yn briodol. Ni ddylai penderfyniadau risg uchel a newydd gael eu dirprwyo. Dylai'r ymddiriedolwyr gytuno ar ganllawiau priodol i helpu i asesu beth sy'n debygol o fod yn risg uchel neu newydd.

Os yw'r ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad, gall staff chware rôl bwysig o ran darparu gwybodaeth a chyngor. Fodd bynnag, dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o wrthdaro buddiannau posibl a allai effeithio ar staff.

C7. Rôl aelodau wrth wneud penderfyniadau

Mae gan rai elusennau aelodau sy'n gallu cymryd rhan wrth wneud penderfyniadau drwy bleidleisio mewn cyfarfodydd cyffredinol. Nid oes lle yn y canllaw hwn i archwilio rôl aelodau yn llawn, ond:

  • gall a dylai aelodau chwarae rôl hollbwysig wrth hyrwyddo amcanion yr elusen a dal yr ymddiriedolwyr i gyfrif
  • mae'n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio ag unrhyw ofynion yn eu dogfen lywodraethol i gynnal cyfarfodydd aelodau neu gynnwys aelodau wrth wneud penderfyniadau
  • ni all aelodau rwymo ymddiriedolwyr i wneud rhywbeth sydd heb ei ganiatáu gan ddogfen lywodraethol yr elusen neu a fyddai'n cael ei ystyried yn dor-ddyletswydd

I gael arweiniad ar reoli'r berthynas rhwng yr ymddiriedolwyr a'r aelodau gweler Elusennau aelodaeth (RS7).

C8. Pryd dylai ymddiriedolwyr ofyn i'r Comisiwn am gyngor cyn gwneud penderfyniad?

Yn y rhan fwyaf o achosion disgwyliwn i ymddiriedolwyr ddarllen ein canllaw a'i gymhwyso i'w hamgylchiadau arbennig nhw, gan geisio cyngor priodol os ydynt yn teimlo bod angen gwneud hynny. Fel rheol ni fydd rhaid iddynt ofyn i ni am gyngor.

Mae rhai sefyllfaoedd lle y dylai ymddiriedolwyr geisio ein cyngor:

  • os mai dim ond ni (neu'r llys) all roi cyngor awdurdodol, er enghraifft, os oes angen cyngor ar yr ymddiriedolwyr ynghylch eu cyfrifoldebau neu eu pwerau mewn sefyllfa arbennig (newydd neu gymhleth) neu os yw eu dogfen lywodraethol yn aneglur
  • pan fydd angen awdurdod cyfreithiol (caniatâd) gan y Comisiwn arnynt - bydd rhaid iddynt gysylltu â ni i gytuno ar ba ganiatâd sy'n briodol a pha wybodaeth y bydd ei hangen arnom. Mae ffurflenni ar-lein gennym ar gyfer nifer o'r mathau o ganiatâd y gall fod eu hangen ar ymddiriedolwyr
  • mewn rhai achosion, gallwn roi cyngor ffurfiol i'r ymddiriedolwyr (gweler adran C9) yn lle caniatâd (er enghraifft, mewn perthynas â chynnal achos cyfreithiol)
  • uno ac ailstrwythuro cymhleth
  • os ydym ni, neu'r ymddiriedolwyr eu hunain, wedi nodi pryderon difrifol am weinyddu elusen
  • mewn unrhyw sefyllfa arall lle na fydd yr ymddiriedolwyr yn gallu cydymffurfio â'u dyletswyddau cyfreithiol oni bai eu bod yn cael ein cyngor ni

Mae ein Fframwaith Risg a Chanllaw Risg yn esbonio yn fwy manwl pryd y gallem arfer ein pwerau yn achos elusen.

C9. Pa fath o gyngor all y Comisiwn ei roi?

Gallwn roi unrhyw gyngor neu arweiniad y teimlwn bydd yn annog neu'n galluogi gweinyddiaeth elusennau well i elusennau (unigol neu'n gyffredinol).

Mae'r pŵer gennym hefyd i roi cyngor ffurfiol i ymddiriedolwyr am eu dyletswyddau cyfreithiol neu weinyddu eu helusen. Mae'n rhaid i ymddiriedolwyr sydd am gael ein cyngor ffurfiol wneud cais ysgrifenedig amdano. Ni allwn gynghori ymddiriedolwyr ynghylch pa gamau i'w cymryd; gallwn gynghori a yw'r hyn yr hoffent ei wneud yn cyd-fynd â'u pwerau a'u dyletswyddau neu beidio.

Bydd unrhyw ymddiriedolwr sy'n dilyn ein cyngor ffurfiol mewn ewyllys da wedi gweithredu'n briodol yn ôl y gyfraith. Yn yr un modd, byddem hefyd yn ystyried bod unrhyw ymddiriedolwr sydd wedi ceisio dilyn ein cyngor anffurfiol mewn ewyllys da wedi gweithredu'n briodol.

Ch. Pam mae hi'n bwysig dilyn y canllaw hwn

Ch1. Beth yw manteision dilyn y canllaw hwn?

Os yw ymddiriedolwyr yn dilyn yr egwyddorion a amlinellir yn y canllaw hwn wrth wneud penderfyniadau:

  • bydd yn eu helpu i sicrhau eu bod yn gweithredu o fewn eu pwerau ac ymddiriedolaethau'r elusen
  • bydd hawl ganddynt dalu costau a threuliau cyflawni'r penderfyniad o gronfeydd yr elusen

Nid yw rhai penderfyniadau'n cael y canlyniadau a fwriedir. Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol am weithredu ar yr hyn y gallai fod yn rhesymol iddynt wybod pan wnaethon nhw'r penderfyniad, hyd yn oed os yw'r penderfyniad yn mynd o chwith. Ni allai'r llysoedd na'r Comisiwn benderfynu a oedd y penderfyniad ei hun yn gywir neu'n anghywir, os oedd pŵer gan yr ymddiriedolwyr i'w wneud ac roedd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai fod yn rhesymol i gorff ymddiriedolwyr ei wneud.

Ni fyddai'r llysoedd yn dal ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol am dor-ddyletswydd os ydynt wedi gweithredu'n onest ac yn rhesymol. (Efallai y bydd rhaid i'r ymddiriedolwyr ad-dalu unrhyw fudd a gawsant ond nid oedd hawl ganddynt i'w gael).

Ch2. Beth yw canlyniadau peidio â gwneud penderfyniad yn briodol?

Yn dibynnu ar effaith y penderfyniad, ni fydd unrhyw ganlyniadau niweidiol yn codi yn aml i'r elusen neu ei hymddiriedolwyr, ond gall y canlyniadau fod yn ddifrifol iddyn nhw, yn arbennig:

  • os yw penderfyniad a gafodd ei wneud yn amhriodol yn esgor ar golled ariannol neu niwed i enw da'r elusen
  • yw'r ymddiriedolwr yn cael budd personol heb awdurdod
  • oes ansicrwydd ynghylch a yw penderfyniad yn ddilys neu beidio, gan roi'r elusen mewn perygl o ymgyfreitha neu golled ariannol

Gallai hyn arwain at weithredu gan y Comisiwn (gweler Ch3). Mewn rhai achosion gallai olygu bod rhaid i'r ymddiriedolwyr weithredu i adennill colledion, neu hyd yn oed ad-dalu'r elusen eu hunain (gweler Ch4).

Os yw'r ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad amhriodol, maent yn debygol o fod wedi cyflawni tor-ymddiriedaeth. Mae hyn yn golygu torri unrhyw un o'u dyletswyddau cyfreithiol. Mae ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi'u ffurfio fel cwmnïau mewn perygl o dorri eu dyletswydd fel cyfarwyddwyr o dan y gyfraith cwmnïau. Gall ymddiriedolwyr fod yn atebol yn bersonol am unrhyw golled i'r elusen sy'n deillio o dor-ymddiriedaeth a gyflawnwyd neu roeddent yn rhan ohono. Efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr sy'n cael budd personol heb awdurdod ad-dalu'r budd i'r elusen.

Os nad oedd ymddiriedolwyr wedi dilyn yr egwyddorion yn y canllaw hwn:

  • efallai y byddant yn gwneud penderfyniad oedd y tu allan i'w pwerau neu ymddiriedolaethau'r elusen, a fyddi'n annilys yn awtomatig ('annilys')
  • fel arall gallai eu penderfyniad fod yn agored i'w herio ('ei wneud yn annilys') ar y sail eu bod wedi torri eu dyletswyddau (er enghraifft, mewn ewyllys drwg)

Os oedd eu penderfyniad yn annilys, neu os cafodd ei herio'n llwyddiannus a'i wrth-droi gan y llys, gallai hyn olygu colled ariannol i'r elusen. Er enghraifft, os yw trydydd parti yn colli arian o ganlyniad, gallant erlyn yr elusen. Byddai rhywun oedd wedi prynu eiddo, nwyddau neu wasanaeth o'r elusen mewn ewyllys da yn parhau i fod â'r hawl i'w cael.

Mewn rhai achosion gallai hyn arwain at ymddiriedolwyr yn gorfod ad-dalu'r elusen i dalu am y golled ariannol (gweler Ch4).

Ch3. Pryd fyddai'r Comisiwn yn gweithredu?

Nid ydym yn debygol o ofyn cwestiynau am unrhyw benderfyniad sy'n cael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr elusen eu hunain oni bai bod rheswm da dros amau:

  • eu bod wedi gweithredu y tu allan i amcanion a phwerau'r elusen, neu
  • eu bod wedi ystyried ffactorau oedd yn amherthnasol, neu
  • nid oeddent wedi rheoli gwrthdaro buddiannau yn briodol, neu
  • roedden nhw wedi gwneud y penderfyniad na fyddai unrhyw gorff rhesymol o ymddiriedolwyr elusen a feddai ar y ffeithiau fod wedi'i gymryd

Ni fyddem yn ystyried cwyn yn erbyn ymddiriedolwr oni bai bod tystiolaeth dda i'w chefnogi.

Mae nod statudol gennym i sicrhau bod ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â'u rhwymedigaethau cyfreithiol o ran rheoli elusennau. Mae swyddogaeth statudol gennym hefyd i adnabod ac ymchwilio i gamddefnyddio a chamreoli elusennau. Gwnawn hyn mewn sawl ffordd drwy ein gwaith rheoleiddio.

Pan ddaw pryder at ein sylw byddwn yn ystyried difrifoldeb y mater a graddfa'r risg dan sylw a sut y mae'r ymddiriedolwyr yn delio â'r mater. Yn y rhan fwyaf o achosion, gall problemau mewn elusennau gael eu datrys gan yr ymddiriedolwyr eu hunain, weithiau gyda'n cyngor ni. Fodd bynnag, yn y rhan fwyaf o achosion difrifol, efallai y bydd angen i ni ymchwilio'n ffurfiol i faterion drwy gychwyn ymchwiliad statudol. Cynhaliwn ymchwiliadau i adnabod ac ymchwilio i bryderon am yr achosion mwyaf difrifol o beidio â chydymffurfio a chamddefnydd mewn elusennau. Mae hyn yn debygol o fod lle mae'r mater ei hun yn ddifrifol a lle mae tystiolaeth neu amheuaeth ddifrifol o gamymddygiad neu gamreolaeth. Gallai tor-ymddiriedaeth ddifrifol (megis gwneud penderfyniad amhriodol) fod yn arwydd o gamymddygiad neu gamreoli wrth weinyddu'r elusen. Gallem hefyd gychwyn ymchwiliad os oes risg uchel i'r elusen neu i ffydd gyhoeddus mewn elusen yn fwy cyffredinol. Bydd hyn yn cynnwys pan fydd risg arwyddocaol o gamddefnydd neu niweidio asedau, gwasanaethau neu fuddiolwyr elusen.

Os ydym wedi cychwyn ymchwiliad statudol, mae hyn yn ein galluogi i ddefnyddio pwerau i warchod yr elusen, ei hasedau a'i buddiolwyr. Gallai hyn hefyd arwain at ddiswyddo ymddiriedolwyr. I gael rhagor o wybodaeth gweler Ymchwiliadau Statudol i Elusennau: Canllawiau i elusennau a'u cynghorwyr (CC46).

I gael rhagor o wybodaeth am ein hymagwedd reoleiddio gweler ein fframwaith risg.

Ch4. Pryd allai ymddiriedolwyr orfod ad-dalu'r elusen?

Os yw ymddiriedolwyr gwirfoddol di-dâl wedi ceisio gwneud y peth iawn, mae'n annhebygol iawn y bydd y cwestiwn o orfod ad-dalu'r elusen yn codi. Mae'r Comisiwn a'r llysoedd yn disgwyl i ymddiriedolwyr geisio gwneud eu gorau, gan ystyried eu gwybodaeth a'u profiad. Mae safonau uwch ar gyfer ymddiriedolwyr proffesiynol neu ymddiriedolwyr sy'n cael eu talu i weithredu, oherwydd y sgiliau a'r profiad y disgwylir iddynt eu cael.

Os oes tystiolaeth o gamweithredu difrifol gan ymddiriedolwyr neu eraill sy'n ymwneud â'r elusen, fodd bynnag, bydd y Comisiwn yn ei gymryd o ddifrif. Yn y pen draw gallai fod rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu'r colledion a ddaeth i ran yr elusen a gafodd eu hachosi gan benderfyniadau a gafodd eu gwneud yn amhriodol. Ac os yw'r ymddiriedolwyr wedi cael budd heb awdurdod, hyd yn oed mewn ewyllys da, efallai y bydd rhaid iddynt ei ad-dalu.

I gael manylion pellach gweler ein polisi ar adfer cronfeydd elusennol sydd wedi'u camddefnyddio neu eu colli i elusen sy'n cyflawni tor-ymddiriedaeth.

Mae gwahaniaeth rhwng bod yn atebol yn bersonol i'r elusen oherwydd tor-ddyletswydd a bod yn atebol i drydydd parti am ddyled na all elusen anghorfforedig ei dalu. I gael rhagor o wybodaeth gweler Elusennau ac yswiriant (CC49) ac Ymgorffori elusen bresennol fel cwmni: cwestiynau ac atebion.

Dylid nodi, fodd bynnag, bod achosion lle mae ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol yn brin.

D. Ffynonellau gwybodaeth bellach

D1. Canllawiau'r Comisiwn Elusennau

D2. Adnoddau eraill

Llywodraethu Da: cod i'r sector gwirfoddol a chymunedol

Codau Ymddygiad i Ymddiriedolwyr: (CTN/Small Charities Coalition, 2008)

Canfod sefydliadau eraill sy'n gallu darparu cymorth, gwybodaeth neu gyngor

Argraffwch y dudalen